Stärke 1
Überblick pro Kunde
Aus den Aufträgen leitet teamspace ab, wer welches Produkt bezieht, seit wann und zu welchem Preis. Niemand pflegt diese Liste ein zweites Mal.
Lizenzmanagement Software: Lizenzen, Wartung und Verträge im Blick.
Eine Lizenzmanagement-Software führt Lizenzen, Wartungen und Managed Services als Laufzeitprodukte, ganz ohne Lager. teamspace leitet aus den Aufträgen ab, welcher Kunde welche Lizenz bezieht, wie viele und seit wann, ohne dass jemand die Liste doppelt pflegt.
Im Alltag
Produkte führen, ohne ein Lager zu pflegen.
Dienstleister verkaufen nicht nur Stunden. Lizenzen, Wartungen und Managed Services sind Produkte, nur eben ohne Regal. Drei Dinge nimmt teamspace dafür in die Hand.
Stärke 2
Produkte ohne Lager
Lizenzen, Abos und Wartungen stapeln sich nirgends. Sie laufen als Laufzeitprodukte und rechnen sich im eingestellten Rhythmus ab.
Stärke 3
Folge-Aktionen am Artikel
Wartungsposition und Lieferanten-Bestellung sind am Artikel hinterlegt. Im Auftrag stehen sie mit einem Griff bereit.
Der Überblick
Wie viele Lizenzen hat der Kunde gerade?
Lizenzen werden selten auf einmal gekauft. Sie wachsen über viele Angebote und Aufträge, mal kommen welche dazu, mal fallen welche weg. Wer dann wissen will, wie viele ein Kunde heute hat, sucht in lauter einzelnen Belegen.
Ein Produkt führt diese Positionen zusammen, gleich aus welchem Beleg sie stammen, und zeigt den Stand zu jedem Zeitpunkt.
- Aktueller Stand auf einen Blick: wie viele Lizenzen heute aktiv sind, aus allen Aufträgen zusammengeführt.
- Verlauf über die Zeit: wie sich die Zahl entwickelt hat, hoch wie runter.
- Automatisch pro Kunde: die Produktübersicht steckt als Tab in der digitalen Kundenakte und ist immer aktuell.
Besonders wer selbst Lizenzen an eigene Kunden weiterverkauft, zieht hier pro Kunde die ganze Liste: welche Produkte, wie viele, zu welchem durchschnittlichen Monatspreis. Für Managed Support steht analog der Umsatz pro Produkt.
Der Artikel
Am Artikel hängen seine Folge-Aktionen.
Ein Produkt in teamspace ist mehr als ein Preis. Was einmal am Artikel gepflegt ist, taucht im Auftrag von selbst wieder auf.
Einmal am Artikel gepflegt, steht im Auftrag mit einem Griff bereit.
Mehr als ein Katalog
Ein Produkt kann auch eine einzelne Instanz sein.
Ein Produkt muss kein Katalog-Eintrag sein. Es kann eine einzelne Instanz abbilden, etwa einen bestimmten Dienstwagen oder ein einzelnes Gerät. Alle Belege dazu sammeln sich dann an einer Stelle.
- Rechnungen, Services und Wartungen zu dieser einen Instanz laufen am selben Produkt zusammen.
- Eine Sicht statt vieler Ablagen: was an der Instanz hängt, ist auf einen Blick beisammen.
- Frei einsetzbar, überall wo Kosten und Leistungen zu einem einzelnen Objekt gehören.
So wird aus dem Produktstamm ein Werkzeug, das mehr kann, als Lizenzen zu zählen.
„Die Zeiterfassung ist wesentlich einfacher und komfortabler als in Excel."
Erstgespräch
Wie sind Ihre Produkte aufgebaut?
Wir schauen auf Ihre Produktstruktur: welche Lizenzen, Wartungen und Laufzeitverträge zusammenkommen und in welchem Rhythmus sie sich abrechnen.
Preise
Preise, Staffeln und Anpassungen pro Kunde.
Am Artikel hängen die Preise, nicht in einer separaten Tabelle. teamspace führt eine Preisliste pro Kunde, mit gestaffelten Sätzen und Mengenrabatten.
- Staffelpreise und Mengengerüste, geschlossen, offen oder als Prozentstaffel.
- Steuersatz und Buchungskonto sind am Artikel hinterlegt und stehen für die Buchhaltung bereit.
- Preisanpassung über viele Artikel auf einmal, wahlweise erst ab der nächsten Periode wirksam.
So bleibt der Preis konsistent, von der Preisliste über das Angebot bis auf die Rechnung.
Erfolg messen
Jedes Produkt bleibt messbar.
Weil die Produktdaten aus den Aufträgen entstehen, beantwortet teamspace die Fragen, die ein Katalog nicht beantwortet: was bringt ein Produkt, und wo läuft ein Vertrag aus?
- Umsatz
Je Produkt
über alle Kunden sichtbar
- Verlauf
Lizenzzahl über Zeit
hoch und runter nachvollziehbar
- Restlaufzeit
Vor Ablauf sichtbar
über den Auftrags-Filter
- Auto
Verlängerung
solange nicht gekündigt
Anlegen
Viele ähnliche Produkte über Vorlagen.
Jedes Produkt von Hand komplett neu anzulegen kostet Zeit. Über Vorlagen stehen die Voreinstellungen bereits, nur die Feinheiten kommen pro Produkt dazu.
- Eine Vorlage pro Produktart, etwa Software-Lizenz, Managed Service oder Hardware-Artikel.
- Steuersatz, Konto, Wartungsposition und Abrechnungsart sind vorbelegt.
- Frei anpassbar, wo ein Produkt von der Vorlage abweicht.
Anwendungsfälle
Wo die Produkte im Beleg auftauchen.
Ein Produkt steht selten allein. Es zieht durch Angebot, Auftrag und Rechnung, und teilt mit ihnen dieselben Positionen und Preise.
Auftragsverwaltung
Produkte liegen als Positionen am Auftrag, der Status läuft tagesaktuell mit.
Mehr erfahrenAuftragsabrechnung
Aus rechnungsreifen Positionen wird die Rechnung in einem Klick.
Mehr erfahrenAngebote erstellen
Produkte aus dem Artikelstamm landen mit Preis und Staffel im Angebot.
Mehr erfahrenAngebote nachfassen
Offene Angebote systematisch verfolgen, mit Wiedervorlage am Stichtag.
Mehr erfahrenMahnungen schreiben
Offene Forderungen klettern mehrstufig, jede Stufe mit eigener Frist.
Mehr erfahrenWiederkehrende Rechnungen
Lizenzen und Wartungen laufen als Vertrag, der sich jede Periode selbst abrechnet.
Mehr erfahrenFunktionsumfang
Funktionen rund ums Lizenzmanagement.
Produkte
- Stammdaten je Artikel mit Steuersatz und Buchungskonto
- Staffelpreise, Mengenrabatte und Mengengerüste
- Preisliste pro Kunde
- Übergeordnete Preisanpassung über viele Artikel
- Produkte über Vorlagen anlegen
Verträge und Übersicht
- Produktübersicht pro Kunde aus den Aufträgen
- Lizenzen mit Laufzeit und automatischer Verlängerung
- Laufzeitprodukte mit periodischer Abrechnung
- Wartungsgebühr mit inkludierten Gratiszeiten
- Umsatz pro Produkt sichtbar
Anwendung im Beleg
- In Angeboten und Aufträgen
- Wartungsposition aus dem Artikel erzeugen
- Bestellposition beim Lieferanten auslösen
- Position als Referenz in einen anderen Auftrag verschieben
- Wiederkehrende Rechnungen für Lizenzen und Wartungen
Teil der Rechnungssoftware
Der Auftrag ist die Abrechnungszentrale.
Produkte werden im Auftrag zu Positionen, am Auftrag sammeln sich Stunden, Pauschalen und Reisekosten, bis er die fertige Rechnung vorschlägt. Angebot, Mahnwesen, E-Rechnung und der DATEV-Buchungsdatenservice laufen im selben System. Wie alles zusammenhängt, zeigt die Übersicht zur Rechnungssoftware.
Zur RechnungssoftwareWorum es geht
Was eine Lizenzmanagement-Software leistet.
Eine Lizenzmanagement-Software führt die verkauften Leistungen eines Dienstleisters als Laufzeitprodukte mit Stammdaten, Preisen und Vertragslaufzeiten: Software-Lizenzen, Managed Services, Wartungspakete, Hardware und Schulungen. Im Gegensatz zum Handel braucht sie keine Lagerverwaltung, denn diese Produkte stapeln sich nirgends. Viele davon sind Laufzeitprodukte, die kontinuierlich erbracht und periodisch abgerechnet werden.
Der Nutzen wird im Alltag spürbar: Weil die Produktdaten aus den Aufträgen entstehen, sieht man pro Kunde, wer welches Produkt bezieht, zu welchem Preis und wie lange der Vertrag noch läuft. Preise kommen aus der Preisliste mit Staffeln und Rabatten, laufende Verträge rechnen über wiederkehrende Rechnungen ab, und das Verlängerungs-Geschäft führt das CRM als Vertriebschance weiter.
Wir entwickeln teamspace seit 1999 in Darmstadt. Der Betrieb läuft in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, die Datenverarbeitung ausschließlich in der EU. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft nach deutschem Recht.
Verwandte Module
Woran die Produkte hängen.
Ein Produkt entsteht im Auftrag, wird abgerechnet und im Kontakt nachgehalten. Drei Module greifen direkt darauf zu.
Zeiterfassung online
Gebuchte Stunden auf Wartung und Service sind die Grundlage jeder Aufwands-Position. Buchung und Abrechnung laufen am selben Mitarbeiter.
- Projektzeit und Anwesenheit
- Freigabe vor der Abrechnung
- Stoppuhr, Browser, Web-App
Projektmanagement
Aus dem Auftrag entsteht das Projekt mit Budget, Phasen und Team. Aufwand und Pauschalen fließen zurück in die Rechnung.
- Projekt aus dem Auftrag
- Plan, Ist und Forecast
- Nachkalkulation am Auftrag
CRM
Organisation, Kontakt und Vorgang halten fest, wer welches Produkt nutzt. Aus der Verlängerung wird die Vertriebschance.
- Produktsicht pro Kunde
- Verlängerung als Chance
- Volle Kundenhistorie
Erstgespräch
Wir gehen Ihre Produkte und Verträge einmal durch.
Wir reißen gemeinsam auf, wie Ihre Lizenzen, Wartungen und Laufzeitverträge laufen, und wo teamspace die Doppelpflege herausnimmt.
Häufige Fragen zum Lizenzmanagement
Sehe ich, welcher Kunde welches Produkt bezieht?
Ja. teamspace leitet aus den Aufträgen ab, wer welches Produkt nutzt, zu welchem Preis und wie lange der Vertrag noch läuft. Für Lizenzen sehen Sie die Entwicklung der Lizenzzahl über die Laufzeit, für Managed Support den Umsatz pro Produkt. Die Daten pflegen Sie nicht doppelt.
Brauche ich dafür eine Lagerverwaltung?
Nein. Lizenzen, Abos, Wartungen und Managed Services sind nicht greifbar, sie stapeln sich nirgends. teamspace führt sie als Laufzeitprodukte mit Preisen und Vertragslaufzeiten, ohne Bestände zu verwalten. Auch Hardware lässt sich als Artikel führen, dann mit Einkaufs- und Verkaufspreis.
Wie werden Laufzeitprodukte abgerechnet?
Über Zeitdauer-Positionen: der Auftrag wird zum Vertrag, der sich automatisch verlängert und seine Rechnung im eingestellten Rhythmus stellt, monatlich, quartalsweise oder jährlich. Wie das im Detail läuft, vom Freikontingent bis zum automatischen Rechnungslauf, zeigen die wiederkehrenden Rechnungen.
Wie unterscheidet sich das Lizenzmanagement von der Auftragsverwaltung?
Die Auftragsverwaltung führt den einzelnen Auftrag mit seinen Positionen und seinem Status. Das Lizenzmanagement bündelt ein Produkt über alle Aufträge hinweg und zeigt pro Kunde, wer es seit wann zu welchem Preis bezieht. Beide teilen dieselben Belegpositionen.
Wie lege ich viele ähnliche Produkte an?
Über Vorlagen. Eine Vorlage pro Produktart belegt Steuersatz, Konto, Abrechnungsart und Wartungsposition vor, sodass nur noch die Feinheiten pro Produkt dazukommen. Das spart das wiederholte Anlegen von Hand.