Auftragsabrechnung
Ein Auftrag mischt Festpreis, Aufwand und Pauschale und schlägt die Rechnung in einem Klick vor.
Mehr erfahrenWiederkehrende Rechnungen: Verträge, die sich selbst abrechnen.
Wartung, Lizenzen und Abos sind Leistungen, die immer weiterlaufen. teamspace führt sie als laufenden Vertrag, der seine Rechnung in jeder Periode selbst stellt und sich verlängert, bis jemand kündigt.
Wenn Verträge wachsen
Noch für jede Vertragsänderung ein neuer Auftrag?
- Jede Änderung bekommt ein eigenes Angebot und einen eigenen Auftrag.
- Mal kommen zwei Lizenzen dazu, mal fallen welche weg, in lauter einzelnen Belegen.
- Wer den heutigen Stand braucht, sucht ihn aus mehreren Aufträgen zusammen.
- Verträge mit verschiedenen Laufzeiten und Rabatten lassen sich kaum zusammenfassen.
- Eine Abo-Rechnung bleibt liegen, weil jemand vergisst, sie zu stellen.
teamspace führt wiederkehrende Leistungen als laufenden Vertrag, der sich von selbst abrechnet und verlängert.
Der Serienvertrag
Ein Serienvertrag rechnet jede Periode von selbst ab.
Ein Auftrag trägt seine Vertragsdaten: er läuft, pausiert, verlängert sich oder ist gekündigt. Daraus wird ein Vertrag, der seine Rechnung in jeder Periode selbst stellt, monatlich, quartalsweise oder jährlich.
Einmal eingerichtet, rechnet der Vertrag jede Periode von selbst ab und verlängert sich, bis jemand kündigt.
Freikontingent
Eine Wartungspauschale bringt ihr Freikontingent mit.
Wartung verkauft sich selten als reine Stundenleistung. Eine Pauschale schließt eine feste Zahl Servicestunden ein, und erst die Mehrleistung kommt extra auf die Rechnung.
- Eine Monatspauschale deckt zum Beispiel vier Servicestunden ab.
- Erst was über dem Freikontingent liegt, rechnet teamspace zusätzlich nach Aufwand.
- Die Gratiszeiten zählt das System zuerst, den Rest berechnet es automatisch.
So bleibt die Wartung planbar, ohne dass jemand am Monatsende die Stunden gegen das Kontingent abgleicht.
Änderung
Mehr Lizenzen wandern in den laufenden Vertrag.
Bestellt ein Kunde zwei Lizenzen nach, braucht es keinen zweiten Vertrag. teamspace übernimmt die Leistung aus dem Erweiterungsauftrag in den bestehenden.
- Die Zusatzposition wird passiviert und mit dem Vertrag verknüpft, der Bezug bleibt nachvollziehbar.
- Der laufende Vertrag rechnet die zusätzliche Leistung im gewohnten Takt mit ab.
- Kein Auftrag bleibt offen, nur weil eine kleine Zusatzposition weiterläuft.
Aus vielen Einzeländerungen wird so ein Vertrag, an dem der aktuelle Stand wirklich ablesbar ist.
„Ich spare viel Zeit beim Rechnungen schreiben."
Erstgespräch
Wie sind Ihre Verträge getaktet?
Wir schauen auf Ihre laufenden Verträge: welche Leistungen monatlich, quartalsweise oder jährlich abrechnen und wo teamspace die Rechnung selbst stellt.
Rechnungslauf
Der Rechnungslauf stellt fällige Rechnungen ohne Zutun.
Ist der Vertrag eingerichtet, muss niemand mehr an die Rechnung denken. Ein Rechnungslauf prüft in festem Rhythmus, welche Verträge fällig sind, und erzeugt die Rechnungen.
- Pro Vertrag legen Sie fest, wie weit der Lauf geht: gar nicht, nur als Entwurf, geprüft oder fertig versendet.
- Auf der höchsten Stufe geht die fällige Rechnung von selbst raus, mit den Kontaktdaten aus dem CRM.
- Was offen bleibt, übernimmt der mehrstufige Mahnungslauf.
Wer alles aktiviert, hat am Monatsende mit den laufenden Verträgen wenig zu tun.
Preisänderung
Eine Preisänderung greift erst ab der nächsten Periode.
Preise hängen am Artikel, nicht in einer Nebentabelle. teamspace führt eine Preisliste pro Kunde, mit Staffeln und Mengenrabatten.
- Eine Anpassung lässt sich über viele Artikel auf einmal fahren, nicht Vertrag für Vertrag.
- Sie wirkt auf Wunsch erst ab der nächsten Periode, die laufende Abrechnung bleibt stabil.
- Steuersatz und Buchungskonto liegen am Artikel und stehen für die Buchhaltung bereit.
So bleibt der Preis sauber, von der Preisliste bis auf die wiederkehrende Rechnung.
Was bleibt
Der Vertrag hält den Takt.
Weil jede Periode aus demselben Vertrag entsteht, beantwortet teamspace die Fragen, die ein Stapel Einzelaufträge offenlässt.
- Takt
Monat, Quartal, Jahr
im eingestellten Rhythmus
- Auto
Verlängerung
bis jemand kündigt
- Frei
Kontingent inklusive
Rest automatisch berechnet
- Filter
Jetzt abzurechnen
zeigt fällige Verträge
Anwendungsfälle
Wo der Vertrag in den Beleg greift.
Ein laufender Vertrag teilt Positionen, Preise und Status mit dem übrigen Beleg-Geschäft.
Auftragsverwaltung
Vertragsdaten, Status und Positionen liegen am Auftrag, der Filter zeigt die Serienverträge.
Mehr erfahrenLizenzmanagement
Ein Produkt bündelt alle Belegpositionen und zeigt, wer welche Lizenz seit wann bezieht.
Mehr erfahrenMahnungen schreiben
Offene Forderungen klettern mehrstufig, jede Stufe mit eigener Frist und Gebühr.
Mehr erfahrenE-Rechnung
ZUGFeRD und XRechnung entstehen beim Versand, auch für die wiederkehrende Rechnung.
Mehr erfahrenReisekostenabrechnung
Geprüfte Reisekosten landen am richtigen Auftrag und auf der Kundenrechnung.
Mehr erfahren
Teil der Rechnungssoftware
Der Auftrag ist die Abrechnungszentrale.
Ein laufender Vertrag ist ein Auftrag, der seine Rechnung immer wieder selbst stellt. Am Auftrag sammeln sich Positionen, Pauschalen und Reisekosten, bis er die fertige Rechnung vorschlägt. Angebot, Mahnwesen, E-Rechnung und der DATEV-Buchungsdatenservice laufen im selben System. Wie alles zusammenhängt, zeigt die Übersicht zur Rechnungssoftware.
Zur RechnungssoftwareWorum es geht
Was eine Software für wiederkehrende Rechnungen leistet.
Eine Software für wiederkehrende Rechnungen führt Leistungen, die immer weiterlaufen, als Verträge mit eigener Laufzeit: Wartung, Software-Lizenzen, Managed Services, Miete und Abos. Statt für jede Periode eine Rechnung von Hand zu schreiben, läuft der Auftrag als Serienvertrag und stellt seine Rechnung im eingestellten Takt, monatlich, quartalsweise oder jährlich.
Der Nutzen wird im Alltag spürbar: Aus den Vertragsdaten entsteht der laufende Vertrag, der sich automatisch verlängert, bis jemand kündigt. Eine Auftragsabrechnung rechnet daneben den einzelnen Auftrag mit seinen gemischten Positionen ab, und das Lizenzmanagement zeigt pro Kunde, welche Produkte er heute bezieht.
Wir entwickeln teamspace seit 1999 in Darmstadt. Der Betrieb läuft in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, die Datenverarbeitung ausschließlich in der EU. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft nach deutschem Recht.
Verwandte Module
Woran der Vertrag hängt.
Ein laufender Vertrag zieht aus drei Modulen und gibt an sie zurück.
Zeiterfassung online
Gebuchte Stunden auf Wartung und Service sind die Grundlage jeder Aufwands-Position über dem Freikontingent. Buchung und Abrechnung laufen am selben Mitarbeiter.
- Projektzeit und Anwesenheit
- Freigabe vor der Abrechnung
- Stoppuhr, Browser, Web-App
Projektmanagement
Aus dem Auftrag entsteht das Projekt mit Budget, Phasen und Team. Aufwand und Pauschalen fließen zurück in die Rechnung.
- Projekt aus dem Auftrag
- Plan, Ist und Forecast
- Nachkalkulation am Auftrag
CRM
Organisation und Vorgang halten fest, wer welchen Vertrag hält. Aus der Verlängerung wird die Vertriebschance.
- Vertragssicht pro Kunde
- Verlängerung als Chance
- Volle Kundenhistorie
Erstgespräch
Wir nehmen Ihre laufenden Verträge einmal auseinander.
Zeigen Sie uns einen typischen Wartungs- oder Lizenzvertrag. In einem kurzen Gespräch sehen Sie, wie er sich in teamspace selbst abrechnet und verlängert.
Häufige Fragen zu wiederkehrenden Rechnungen
Wie werden wiederkehrende Leistungen abgerechnet?
Über Zeitdauer-Positionen. Der Auftrag läuft als Serienvertrag und stellt seine Rechnung im eingestellten Rhythmus, monatlich, quartalsweise oder jährlich. Aus den Vertragsdaten entstehen Serien-Verträge, die sich automatisch verlängern, bis jemand kündigt. Mehr zur Auftragsabrechnung.
Was passiert, wenn ein Kunde zwei Lizenzen nachbestellt?
Sie brauchen keinen zweiten Vertrag. teamspace übernimmt die Leistung aus dem Erweiterungsauftrag in den bestehenden Vertrag: die Position wird passiviert und mit dem Ziel verknüpft, der Bezug bleibt nachvollziehbar. Der laufende Vertrag rechnet die zusätzliche Leistung im gewohnten Takt mit ab.
Kann eine Wartungspauschale Gratisstunden enthalten?
Ja. Eine Pauschale schließt ein Freikontingent ein, etwa vier Servicestunden im Monat. teamspace zählt die Gratiszeiten zuerst; erst was darüber liegt, kommt nach Aufwand zusätzlich auf die Rechnung. So bleibt die Wartung planbar.
Wann greift eine Preisänderung?
Auf Wunsch erst ab der nächsten Periode, die laufende Abrechnung bleibt stabil. Preise hängen am Artikel, mit Staffeln und Mengenrabatten pro Kunde. Eine Anpassung lässt sich über viele Artikel auf einmal fahren, nicht Vertrag für Vertrag.
Stellt teamspace die Rechnungen automatisch?
Ja. Ein Rechnungslauf prüft in festem Rhythmus, welche Verträge fällig sind. Pro Vertrag wählen Sie, wie weit der Lauf geht: nicht teilnehmen, nur als Entwurf, geprüft, oder erstellt und automatisch versendet. Auf der höchsten Stufe gehen fällige Rechnungen ohne Zutun raus, was offen bleibt, übernimmt der Mahnungslauf.
Wie unterscheidet sich das von der Auftragsabrechnung?
Die Auftragsabrechnung rechnet einen einzelnen Auftrag mit seinen gemischten Positionen aus Festpreis, Aufwand und Pauschale ab. Wiederkehrende Rechnungen führen den laufenden Vertrag, der sich über die Zeit immer wieder selbst abrechnet und verlängert. Beide nutzen dieselben Belegpositionen.
Wie behalte ich den Überblick, was ein Kunde bezieht?
Darüber sehen Sie im Lizenzmanagement den aktuellen Stand: ein Produkt bündelt alle Belegpositionen über alle Aufträge hinweg und zeigt pro Kunde, wer welche Lizenz seit wann zu welchem Preis bezieht.
Sehe ich, welche Verträge gerade fällig sind?
Ja. Der Auftrags-Filter führt die Kategorien Laufende Verträge, Serienverträge und Jetzt abzurechnen. So sehen Sie auf einen Blick, welche Verträge eine Rechnung fällig haben, ohne in einzelnen Aufträgen zu suchen.
Was sind wiederkehrende Rechnungen?
Wiederkehrende Rechnungen sind Rechnungen, die sich in festem Takt wiederholen, weil die Leistung dauerhaft weiterläuft, etwa Wartung, Software-Lizenzen, Managed Services, Miete oder Abos. Statt jede Periode eine Rechnung von Hand zu schreiben, führt teamspace die Leistung als laufenden Vertrag, der seine Rechnung monatlich, quartalsweise oder jährlich selbst stellt und sich automatisch verlängert, bis jemand kündigt.
Kann teamspace Abo-Rechnungen automatisch stellen?
Ja. Ein Abo ist in teamspace ein Serienvertrag mit einer Zeitdauer-Position: Die Abo-Rechnung entsteht im gebuchten Takt automatisch, das Freikontingent wird zuerst verrechnet, Mehrverbrauch kommt nach Aufwand dazu. Nachbestellungen wandern in den laufenden Vertrag, ohne dass ein zweiter Auftrag nötig ist.