Verursachergerecht zugeordnet
Jede Ausgabe, Stunde und Buchung bekommt Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger, statt unsortiert im Sammelkonto zu liegen.
Kosten- und Leistungsrechnung für Dienstleister, die jede Buchung zuordnet.
Materialkosten, eine Reise, eine gebuchte Stunde: in teamspace bekommt jede davon Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger, automatisch und nach Ihren Regeln. Aus verteilten Kosten wird eine Auswertung, die zeigt, welches Projekt am Ende Geld bringt.
Was sichtbar wird
Kosten landen bei dem, der sie verursacht.
Eine Kosten- und Leistungsrechnung lohnt sich erst, wenn jede Ausgabe weiß, wohin sie gehört. In teamspace tut sie das von selbst.
Nach Kostenträger ausgewertet
Listen zeigen die drei Koordinaten als Spalte und lassen sich danach filtern. Sie sehen auf einen Blick, wohin das Geld fließt.
Rentable Leistungen erkannt
Welches Projekt sich rechnet, welches mehr kostet als es bringt: Kostentreiber und rentable Produkte werden sichtbar.
Die Mechanik
Drei Koordinaten an jeder Buchung, automatisch gesetzt.
Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger füllen sich beim Erfassen vor. Welche Quelle zuerst greift, legen Sie einmal pro Element-Art als Regel fest, danach läuft die Zuordnung mit.
Kostenelement · Reisekosten
gebucht · 480,00 € · Ausgabetyp gesetzt
Kostenart Koordinate 1
Reisekosten
Regel 1. Ausgabetyp
greift auf Ausgabetyp
Ergebnis Reisekosten
Kostenstelle Koordinate 2
Vertrieb
Regel 1. Mitarbeiter → 2. Kunde
greift auf Mitarbeiter
Ergebnis Vertrieb
Kostenträger Koordinate 3
Projekt Müller
Regel 1. Projekt
greift auf Projekt
Ergebnis Projekt Müller
Eine Regel pro Element-Art setzt die Zuordnung, an jedem Element automatisch, nicht von Hand kontiert.
In teamspace
Vier Element-Arten bekommen die Zuordnung.
In teamspace haben vier Arten von Elementen einen Geldwert: Finanzpositionen, Zeiten, Kostenelemente und Buchungen. Jede davon lässt sich um Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger ergänzen, und zwar regelbasiert und automatisch vorbefüllt.
Soweit möglich, setzt das System die Zuordnung schon beim Anlegen. Dafür greift es in einer festen Reihenfolge auf verschiedene Informationsquellen zu, die sich pro Element-Art einzeln einstellen lassen. Für Kostenelemente kann die Regel etwa so aussehen:
- Kostenart aus dem Ausgabetyp, also Materialkosten, Reisekosten und so weiter.
- Kostenträger aus dem Kundenprojekt.
- Kostenstelle zuerst aus dem Mitarbeiter, ersatzweise aus dem Kunden, wenn der Mitarbeiter keine feste Stelle hat.
Wer das richtige Recht hat, sieht und ändert die Zuordnung direkt beim Erstellen. So sind die Kosten präzise verteilt, ohne dass jemand jede Buchung von Hand kontiert.
Auswerten
Kostentreiber stehen als Spalte in der Liste.
Die Zuordnung zahlt sich in der Auswertung aus. In Listen wie den Projektzeiten lassen sich Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger als aktive Spalte einblenden und filtern. Was vorher im Sammelkonto verschwand, lässt sich jetzt nach Verursacher gruppieren.
- Aus gebuchten Stunden und internen Stundensätzen entstehen Arbeitskosten und Deckungsbeitrag laufend, ohne Nacharbeit.
- Eingangsrechnungen am Projekt fließen in dessen Deckungsbeitrag und lassen sich nach Lieferant oder Kategorie auswerten.
- Ein Filter auf den Kostenträger zeigt, welches Projekt am Ende rentiert und welches mehr kostet, als es einbringt.
So wird aus der Kostenrechnung kein Monatsbericht im Nachhinein, sondern eine Sicht, die mit den Buchungen mitwächst.
„Wir arbeiten hauptsächlich mit der Budgetspalte."
Plan und Ist
Jede Kostenstelle zeigt selbst, wo sie im Jahr steht.
Mit dem nächsten Release bekommen Kostenstelle und Kostenträger jeweils einen eigenen Detailmanager. Sie sind damit nicht mehr nur ein Merkmal an einer Buchung, sondern ein Ort: mit einer Übersicht über das laufende Jahr und den laufenden Monat und den Bewegungen, die auf sie gelaufen sind.
Dazu kommen die Planwerte. Gespeichert werden sie pro Monat, eintragen lassen sie sich einzeln oder für einen ganzen Abschnitt am Stück, etwa die nächsten zwölf Monate. Die Grafik in der Übersicht stellt Plan und Ist dann Monat für Monat gegenüber.
Eine Abweichung fällt damit in dem Monat auf, in dem sie entsteht, und nicht erst beim Jahresabschluss. Sie stellen dafür keine Auswertung zusammen, sondern sehen auf der Kostenstelle nach.
Interne Leistungsverrechnung
Die Kostenstelle zeigt, was von der Zeit nicht beim Projekt ankommt.
Personalkosten entstehen in teamspace an der gebuchten Zeit. Bucht ein Mitarbeiter Stunden auf ein Projekt, werden sie mit seinem internen Satz bewertet, und der Betrag steht als Personalkosten am Kostenträger. Der Satz lässt sich je Mitarbeiter mit Gültigkeitsdatum hinterlegen, eine Anpassung wirkt also ab ihrem Stichtag und lässt die Bewertung der zurückliegenden Monate unberührt.
Mit dem nächsten Release kommt dazu ein Schalter für die interne Leistungsverrechnung, der für den gesamten Mandanten gilt. Ist er gesetzt, entlastet derselbe Betrag zugleich die Kostenstelle des Mitarbeiters. Belastet ist sie ohnehin, denn dort liegt sein Gehalt.
Interessant ist, was danach stehen bleibt. Wer 5.000 Euro kostet und für 6.000 Euro auf Projekte gebucht hat, lässt seine Kostenstelle im Plus. Wer für 3.000 Euro gebucht hat, hinterlässt dort 2.000 Euro, die bei keinem Projekt angekommen sind. Einen internen Kostensatz tragen nur Projektzeiten. Urlaub und Krankheit bleiben deshalb auf der Kostenstelle liegen, ebenso jede andere Anwesenheit ohne Projektbezug. Die Kostenstelle beantwortet damit nicht mehr die Frage, was ein Mitarbeiter kostet, sondern was von seiner Zeit nicht beim Kunden angekommen ist.
Ehrliche Grenze
Die Umbuchung entscheiden Sie, nicht ein Verteilungsschlüssel.
teamspace ordnet Primärkosten zu: Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger an Finanzpositionen, Zeiten, Kostenelementen und Buchungen. Das ist die Grundlage, auf der sich Kosten ihrem Verursacher zuweisen und auswerten lassen.
Mit dem nächsten Release kommen die Sekundärkosten dazu. Aus dem Detailmanager heraus buchen Sie dann um: Was im Monat auf einer Stabsstelle oder in der Verwaltung aufgelaufen ist, belasten Sie anderen Kostenstellen oder direkt den Projekten. Eine Kostenstelle lässt sich auf diesem Weg für einen Monat vollständig leerräumen.
Im Deckungsbeitrag werden dann beide Stufen sichtbar. Der DB 1 rechnet mit den Primärkosten, der DB 2 zusätzlich mit den umgebuchten Sekundärkosten. Sie sehen also, welches Projekt sich aus eigener Kraft trägt und was davon übrig bleibt, wenn es seinen Anteil an den internen Kosten mitträgt.
Was teamspace nicht tut: Gemeinkosten automatisch nach einem Schlüssel umlegen. Es gibt keinen Betriebsabrechnungsbogen, der die Verteilung für Sie entscheidet. Und die Finanzbuchhaltung bleibt beim Steuerberater, die Belege gehen über die DATEV-zertifizierte Schnittstelle.
Ihre Fragen
Rechnen wir eine Ihrer Ausgaben einmal durch.
Bringen Sie eine typische Position mit, eine Reise, eine Materialrechnung, eine gebuchte Stunde. Im Erstgespräch sehen Sie, wie sich Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger in teamspace zuordnen und nach Kostenträger auswerten lassen.
Grundlagen
Die Kosten- und Leistungsrechnung steuert das interne Rechnungswesen.
Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) gehört zum internen Rechnungswesen. Sie betrachtet die Kosten und Leistungen, die in der innerbetrieblichen Wertschöpfung entstehen. Anders als die Finanzbuchhaltung ist sie nicht verpflichtend und weniger stark reglementiert, ein Unternehmen richtet sie nach seinem eigenen Steuerungsbedarf ein.
Ihr Zweck ist Controlling: Kosten erkennen und ihrem Verursacher zuordnen. Erst wenn klar ist, wo und wofür ein Aufwand entsteht, lässt sich ein interner Ablauf auf seine Wirtschaftlichkeit prüfen. Aus der Zuordnung werden Einsparungen sichtbar, und es zeigt sich, welche Leistung sich rechnet und welche nicht.
Aufbau
Drei Stufen führen von der Kostenart zum Betriebserfolg.
Die KLR ordnet Kosten nach drei Kriterien. Kostenarten teilen sie in Kategorien wie Material oder Personal. Kostenstellen benennen den Bereich, in dem sie anfallen, etwa Produktion, Service oder Marketing. Kostenträger sind die Produkte und Leistungen, denen die Kosten am Ende zugerechnet werden.
Auf diesen Kriterien rechnet die KLR in drei Stufen:
- Kostenartenrechnung: Welche Kosten sind angefallen? Die Kosten werden erfasst und einer Kostenart zugeordnet, eingeteilt etwa nach Produktionsfaktoren oder nach betrieblicher Funktion. Was sich direkt einem Kostenträger zuordnen lässt (Einzelkosten), geht weiter in die Kostenträgerrechnung; der Rest (Gemeinkosten) läuft zuvor über die Kostenstellen.
- Kostenstellenrechnung: Wo sind die Kosten angefallen? Gemeinkosten verteilen sich nach einem internen Schlüssel auf die Kostenstellen, also meist die Abteilungen. Hauptkostenstellen erstellen die Leistung unmittelbar, Hilfskostenstellen liefern anderen Stellen zu.
- Kostenträgerrechnung: Wofür sind die Kosten angefallen? Einzel- und Gemeinkosten treffen am Kostenträger zusammen. Die Stückrechnung ermittelt die Kosten je Einheit, die Zeitrechnung die Kosten einer Periode. Den Erlösen gegenübergestellt, ergibt sich daraus der Betriebserfolg.
Aus der fertigen Verteilung lässt sich ablesen, wie effizient eine Leistung erbracht wird, wo Einsparpotenzial liegt und welches Produkt sich rechnet.
Anwendungsfälle
Wo die zugeordneten Kosten entstehen.
Die Beträge mit Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger kommen aus diesen Bereichen der Rechnungssoftware und fließen in sie zurück.
Auftragsabrechnung
Stunden, Material und Reisekosten am Auftrag sammeln und in einem Klick abrechnen.
Mehr erfahrenEingangsrechnungen
Lieferantenrechnungen erfassen, Projekten zuordnen und in den Deckungsbeitrag rechnen.
Mehr erfahrenReisekostenabrechnung
Belege einer Reise zuordnen, Pauschalen rechnen, dem Kunden weiterverrechnen.
Mehr erfahrenDATEV-Export
Belege, Rechnungen und Reisekosten als Cloud-API an DATEV Unternehmen online.
Mehr erfahrenFaktura
Angebot, Auftrag und Rechnung als ein Lauf, mit jeder Position am richtigen Konto.
Mehr erfahrenMahnungen schreiben
Offene Forderungen klettern mehrstufig, jede Stufe mit eigener Frist.
Mehr erfahren
Teil der Rechnungssoftware
Kostenrechnung sitzt an Auftrag, Projekt und Beleg.
Die Koordinaten entstehen nicht in einem eigenen Kostenrechnungs-Modul, sondern an den Belegen, Aufträgen und Buchungen, die ohnehin durch teamspace laufen. Wie Angebot, Auftrag, Rechnung und Beleg zusammenhängen, zeigt die Übersicht zur Rechnungssoftware.
Zur RechnungssoftwareWorum es geht
Vom internen Rechnungswesen zur tagesaktuellen Auswertung.
Die Kosten- und Leistungsrechnung weist Kosten ihrem Verursacher zu, über Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger, und macht damit sichtbar, wo ein Unternehmen wirtschaftlich arbeitet. In teamspace ist das keine Aufgabe für den Monatsabschluss: Die Zuordnung entsteht beim Buchen, die Auswertung wächst mit.
Erfasst werden Stunden und Belege unterwegs in der Web-App, verrechnet wird in der Rechnungssoftware, ausgewertet am Projekt nach Deckungsbeitrag und Kostenträger. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft, die teamspace seit 1999 in Darmstadt entwickelt und ausschließlich in der EU betreibt.
Verwandte Module
Woran die Kostenrechnung hängt.
Kosten entstehen, verrechnen und werten sich über drei Module hinweg aus.
Zeiterfassung online
Gebuchte Stunden und Belege entstehen am selben Ort und bekommen ihre Kostenart schon beim Erfassen.
- Stunde und Beleg an einem Login
- Kostenart aus dem Ausgabetyp
- Reisekosten direkt am Beleg
Projektmanagement
Das Projekt ist der häufigste Kostenträger, mit Plan, Ist und Deckungsbeitrag an einem Ort.
- Projekt als Kostenträger
- Deckungsbeitrag pro Projekt
- Kosten neben Honorar
CRM
Kunde und Lieferant kommen aus dem CRM und stehen als Kostenstelle ersatzweise bereit.
- Kunde und Lieferant im Stamm
- Kostenstelle aus dem Kunden
- Kosten am richtigen Kontakt
Erstgespräch
Wir schauen auf Ihre Kostenstruktur gemeinsam.
Erzählen Sie uns, welche Kosten Sie heute schon zuordnen und welche Auswertung Ihnen noch fehlt. In einem kurzen Gespräch sehen Sie, wie die Kosten- und Leistungsrechnung in teamspace zu Ihren Projekten und Kostenträgern passt.
Häufige Fragen zur Kosten- und Leistungsrechnung
Ersetzt teamspace eine Kostenrechnungs-Software oder die Buchhaltung?
teamspace ordnet Primärkosten zu und wertet sie nach Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger aus. Es ersetzt keine Finanzbuchhaltung. Die Belege und Rechnungen gehen über die DATEV-zertifizierte Schnittstelle an den Steuerberater.
Verteilt teamspace Gemeinkosten auf Kostenstellen?
Mit dem nächsten Release ja, allerdings per Umbuchung statt nach einem Verteilungsschlüssel. Aus dem Detailmanager einer Kostenstelle heraus buchen Sie beliebige Beträge auf andere Kostenstellen oder direkt auf Kostenträger um und räumen eine Stabsstelle so für einen Monat leer. Einen automatischen Betriebsabrechnungsbogen gibt es nicht.
Kann ich Kostenstellen und Kostenträger planen?
Mit dem nächsten Release ja. Planwerte werden pro Monat gespeichert und lassen sich einzeln oder für einen ganzen Abschnitt am Stück eintragen, etwa die nächsten zwölf Monate. In der Übersicht der Kostenstelle stellt eine Grafik Plan und Ist Monat für Monat gegenüber, sodass eine Abweichung im laufenden Jahr auffällt.
Was bewirkt der Schalter für die interne Leistungsverrechnung?
Er entlastet die Kostenstelle eines Mitarbeiters um die Personalkosten, die aus seinen gebuchten Zeiten entstehen, während das Gehalt sie belastet. Einen internen Kostensatz tragen nur Projektzeiten, deshalb bleiben Urlaub und Krankheit ebenso auf der Kostenstelle liegen wie jede andere Anwesenheit ohne Projektbezug. Der Schalter gilt für den gesamten Mandanten und kommt mit dem nächsten Release.
Wie entstehen die Personalkosten in teamspace?
Aus der gebuchten Zeit mal dem internen Satz des Mitarbeiters. Der Satz lässt sich je Mitarbeiter mit Gültigkeitsdatum hinterlegen, deshalb verändert eine spätere Anpassung die Bewertung zurückliegender Monate nicht.
Was ist der Unterschied zwischen DB 1 und DB 2?
Der Deckungsbeitrag 1 rechnet mit den Primärkosten, die dem Projekt direkt zugeordnet sind. Der Deckungsbeitrag 2 rechnet zusätzlich die Sekundärkosten mit, die aus internen Kostenstellen auf das Projekt umgebucht wurden. Beide Stufen zusammen zeigen, ob ein Projekt auch dann noch trägt, wenn es seinen Anteil an den internen Kosten mitträgt.
Muss ich jede Buchung von Hand kontieren?
Nein. Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger füllen sich über eine Regelkette automatisch vor, die Sie pro Element-Art festlegen. Sie greifen nur ein, wo eine Buchung von der Regel abweicht.
Kann ich nach Kostenträger filtern und auswerten?
Ja. In Listen wie den Projektzeiten lassen sich Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger als Spalte einblenden und danach filtern. So werden Kostentreiber und besonders rentable Leistungen sichtbar.
Welche Elemente bekommen die Zuordnung?
Finanzpositionen, Zeiten, Kostenelemente und Buchungen. Jede dieser vier Element-Arten lässt sich um Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger ergänzen, mit einer eigenen Regel je Art.