Kosten- und Leistungsrechnung für Dienstleister: Stunden statt Stückzahlen.

Die Kosten- und Leistungsrechnung, kurz KLR und oft auch Kosten-Leistungsrechnung oder Kostenleistungsrechnung genannt, ordnet jeden Euro drei Fragen zu: Was ist angefallen (Kostenart), wo ist es angefallen (Kostenstelle) und wofür (Kostenträger). Den Kosten stellt sie die Leistungen gegenüber, bei Dienstleistern vor allem die verkauften Stunden. Heraus kommt der Deckungsbeitrag je Projekt, je Kunde und je Bereich. Die Finanzbuchhaltung hat eine andere Aufgabe: Sie ist für Finanzamt und Bilanz da und blickt auf das ganze Unternehmen.

Eine Kostenrechnung, die beim einzelnen Projekt aufhört, ist allerdings nur die halbe Wahrheit. IT, Verwaltung, Server und Lizenzen müssen auch bezahlt werden, Gehälter laufen im Urlaub weiter, und eine Reise für zwei Kunden steht fast nie richtig verteilt im System. teamspace bildet deshalb die ganze Kosten- und Leistungsrechnung ab, einschließlich der Sekundärkosten: automatische Umlagen nach Umlageschlüssel, eine Gehaltskostenstelle für die Personalkosten und manuelle Umbuchungen für den Einzelfall. Der Deckungsbeitrag II zeigt, was nach dieser Verteilung übrig bleibt.

Von Hand ist das unglaublich aufwendig: Stunden aus der Zeiterfassung exportieren, Eingangsrechnungen zuordnen, Gemeinkosten in Excel nach Schlüsseln verteilen, am Ende alles abstimmen, und das jeden Monat. In teamspace geht fast alles automatisch. Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger setzt eine Regel schon beim Buchen, Umlagen laufen zu einem festen Termin, und der Deckungsbeitrag ist tagesaktuell. Sie können sich auf den Nutzen der Auswertungen konzentrieren.

Jede Buchung in teamspace trägt eine Kostenstelle und einen Kostenträger. Damit gibt es zwei Sichten auf dasselbe Geld: Die Abteilung sieht alle ihre Kosten, das Projekt sieht alle seine. Beide Summen müssen immer dasselbe echte Ergebnis zeigen.

Ein Beispiel mit vier Buchungen: eine Lizenz über 1.000 Euro und eine Reise über 400 Euro auf Kostenstelle 1, Miete über 2.000 Euro und ein Erlös über 2.000 Euro auf Kostenstelle 2. Die Kostenstellen-Sicht ergibt minus 1.400 Euro, die Kostenträger-Sicht ebenfalls. Weicht nach einer Umbuchung oder Umlage eine der beiden Summen ab, ist etwas doppelt gezählt oder verloren gegangen.

Daraus folgt eine einfache Regel: Bewegungen bleiben in ihrer Sicht. Umgebucht und umgelegt wird von Kostenstelle zu Kostenstelle oder von Kostenträger zu Kostenträger. Die einzige Brücke zwischen beiden Sichten ist die Gehaltskostenstelle, auf der nur Gehalt ohne Kostenträger liegt.

Ein Tipp aus der Praxis: Buchen Sie auch Gemeinkosten vollständig. Die allgemeine Miete gehört auf eine Kostenstelle und zusätzlich auf einen internen Kostenträger, etwa „Verwaltung“. Fehlt eine der beiden Angaben, zeigen die Kostenstellen in Summe ein anderes Ergebnis als die Kostenträger.

Ausführlich und mit Beispielen im Hilfecenter: Zwei Sichten, ein Ergebnis. Wer es selbst nachrechnen möchte, findet dort auch eine Übung zum Durchrechnen von Hand.

Die Kosten- und Leistungsrechnung weist jeden Betrag einer Kostenart, einer Kostenstelle und einem Kostenträger zu und macht damit sichtbar, wo ein Unternehmen wirtschaftlich arbeitet. Für Dienstleister heißt das vor allem: Stunden mit internen Kostensätzen bewerten, Gemeinkosten auf Bereiche und Projekte verteilen und den Deckungsbeitrag mehrstufig rechnen, vom Projekt über den Kunden bis zum Bereich. Stücklisten, Lagerbewertung und Bilanz bleiben bewusst draußen.

Erfasst werden Stunden und Belege in der Zeiterfassung und der Rechnungssoftware, ausgewertet am Projekt und im Controlling. Die Kosten- und Leistungsrechnung ist mit der Kostenstellenplanung in den Editionen office und enterprise enthalten. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, die teamspace seit 1999 in Darmstadt entwickelt.

Wie Sie die KLR in teamspace einrichten und bedienen, beschreibt das Hilfecenter ausführlich, beginnend mit der Einführung in die Kosten- und Leistungsrechnung.