Kein Beleg geht mehr verloren
- Alle Kanäle laufen in einer Eingangsliste zusammen.
- Jeder Beleg trägt seinen Status, sichtbar für alle Berechtigten.
- Nichts bleibt in einem privaten Postfach liegen.
Eingangsrechnungen digital empfangen, prüfen und buchen.
Lieferantenrechnungen kommen per Mail, Upload oder als E-Rechnung herein, durchlaufen die Freigabe und landen dort, wo sie hingehören: am Projekt und in der Buchhaltung. teamspace verwaltet sie in der enterprise-Edition, ohne ein zweites Programm.
Das Ziel
Jede Rechnung geprüft, jede Ausgabe am richtigen Projekt.
Wer Eingangsrechnungen verwaltet, will vor allem eines wissen: welche Lieferantenrechnungen offen sind, ob sie geprüft wurden und was sie kosten. Kein Beleg bleibt liegen, keine Zahlung läuft ungeprüft.
Für projektbasierte Dienstleister kommt ein zweites Ziel dazu. Jede Ausgabe gehört dem Projekt zugeordnet, das sie verursacht hat. Erst dann zeigt der Deckungsbeitrag die Wahrheit, und erst dann gehen die Belege geprüft an die Buchhaltung. teamspace führt diesen Weg vom Posteingang bis zur Buchung an einer Stelle.
Der Rechnungseingang heute
Wer hat die Rechnung, und ist sie schon geprüft?
- Eine Rechnung kommt per Mail, die nächste auf Papier, die dritte als XML.
- Wer den Beleg schon geprüft hat, weiß am Ende niemand genau.
- Am Monatsende sucht jemand die offenen Belege für den Steuerberater zusammen.
- Welche Ausgabe zu welchem Projekt gehört, steht in keiner Auswertung.
- Skonto verfällt, weil die Freigabe zu lange im Postfach lag.
- Die Belege liegen in vier Postfächern, die Übersicht fehlt.
Ein digitaler Rechnungseingang heißt: ein Eingang, eine Liste, ein nachvollziehbarer Weg.
Der Weg einer Rechnung
Eingangsrechnungen verwalten Sie in fünf Schritten.
Vom Eingang bis zur Buchung führt teamspace jede Lieferantenrechnung an einer Stelle. Jeder Beleg trägt dabei sichtbar seinen Stand, und niemand muss nachfragen, wo er gerade liegt.
- 1
Rechnung empfangen
Lieferantenrechnungen kommen über ein zentrales Eingangs-Postfach, per Upload, als Foto aus der Web-App oder als ZUGFeRD und XRechnung herein. Alle Kanäle sammeln sich in einer Eingangsliste.
- 2
Daten erfassen
Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz und Fälligkeit liest teamspace aus dem Beleg aus. Bei E-Rechnungen direkt aus dem eingebetteten XML, bei Scans über die zuschaltbare Texterkennung.
- 3
Prüfen und freigeben
Hängt ein Freigabe-Workflow am Beleg, lässt er sich nicht direkt erstellen, sondern nur zur Prüfung einreichen. Der hinterlegte Prüfer wird benachrichtigt und gibt frei, und wer wann freigegeben hat, bleibt nachvollziehbar.
- 4
Dem Projekt zuordnen
Die freigegebene Rechnung wird ihrem Projekt zugeordnet und zählt dort als Fremdkosten. Erst damit steht der Deckungsbeitrag neben Honorar, Stunden und Reisekosten vollständig da.
- 5
Zahlen und buchen
teamspace merkt sich die Zahlweise je Lieferant, und der geprüfte Beleg geht über die DATEV-Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung. Im GoBD-Modus bleibt er zehn Jahre revisionssicher erhalten.
Empfang
Jeder Kanal landet in einer Liste.
Lieferantenrechnungen kommen auf vier Wegen herein: per Mail an ein zentrales Eingangs-Postfach, per Upload, als Foto über die installierbare Web-App, oder direkt als ZUGFeRD und XRechnung. teamspace sammelt sie in einer Liste.
- Das Eingangs-Postfach zieht Rechnungen aus einer zentralen Adresse automatisch ein.
- Papierbelege fotografieren Mitarbeitende mit der Web-App oder ziehen das PDF per Drag-and-drop ins System.
- E-Rechnungen erkennt teamspace am eingebetteten XML und importiert sie per Klick.
So verwalten Sie den Rechnungseingang an einer Stelle statt in vier Postfächern, sortierbar nach Eingang, Lieferant oder Status.
Erkennung
Felder erkennen, statt abtippen.
Eingangsrechnungen erfassen Sie in teamspace, ohne sie abzutippen. Aus dem eingehenden Beleg liest das System die Daten aus, die für Prüfung und Buchung zählen: Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz und Fälligkeit.
- Bei ZUGFeRD und XRechnung wird das eingebettete XML direkt verarbeitet, ohne Texterkennung.
- Für gescannte oder fotografierte Belege lässt sich die OCR über die Google-Vision-API zuschalten. Sie ist standardmäßig deaktiviert und braucht eine schriftliche Freigabe als Subdienstleister.
- Der erkannte Lieferant wird dem Kontakt im System zugeordnet.
So steht die Rechnung mit ihren Werten bereit, bevor jemand sie zur Prüfung gibt.
Drei Wege
Eine Eingangsrechnung endet nicht im Export.
Ist der Beleg geprüft, wirkt er an drei Stellen zugleich: Er wird bezahlt, er belastet den Deckungsbeitrag seines Projekts, und er geht als Buchung an den Steuerberater.
Eingangsrechnung geprüft
Netzwerk GmbH
Nr. 2026-4471 · 3.880,00 € · fällig 14.06.
Zahlung
Zahlweise Lastschrift
Status autom. erledigt
Projekt-Deckungsbeitrag
Zugeordnet Mandat Berger
Zählt als Fremdkosten
DATEV-Buchung
Kostenstelle vorbefüllt
Übergabe DUO-Cloud-API
Einmal geprüft, und Zahlung, Projekt-Deckungsbeitrag und Buchung ziehen von selbst nach.
Was Sie gewinnen
Drei Gewinne aus dem digitalen Rechnungseingang.
Wer Lieferantenrechnungen digital führt, gewinnt mehr als ein aufgeräumtes Postfach.
Jede Ausgabe trifft das richtige Projekt
- Eine Eingangsrechnung lässt sich einem Projekt zuordnen.
- Als Fremdkosten steht sie im Deckungsbeitrag neben Honorar und Stunden.
- Auswertbar nach Lieferant, Kategorie oder Produktart.
Geprüft beim Steuerberater
- Erst nach Freigabe geht der Beleg in die Buchung.
- Über die DATEV-Schnittstelle landet er in der Finanzbuchhaltung.
- Im GoBD-Modus bleibt er revisionssicher erhalten.
Freigabe
Erst geprüft, dann gebucht.
Eingangsrechnungen dürfen nicht ungeprüft in die Buchhaltung wandern. In teamspace koppeln Sie einen Freigabe-Workflow an den Beleg. Ist er aktiv, lässt sich der Beleg nicht direkt erstellen, sondern nur zur Prüfung einreichen.
- Prüfer und Bedingungen legen Sie vorab in der Konfiguration fest.
- Der hinterlegte Prüfer wird benachrichtigt, prüft den Beleg und gibt ihn frei.
- Über das Modul „Nächste Schritte" entstehen beim Validieren Folge-Aufgaben, etwa ein offener Punkt oder eine Mail.
So bleibt nachvollziehbar, wer was wann freigegeben hat, bevor die Zahlung läuft.
Die Prüfung
Eine Eingangsrechnung prüfen Sie auf drei Ebenen.
Eingangsrechnungen kontrollieren Sie sachlich, rechnerisch und rechtlich. Erst wenn alle drei Ebenen stimmen, geht der Beleg in die Zahlung.
Sachlich
- Wurde die Leistung tatsächlich erbracht?
- Stimmt sie mit Bestellung oder Auftrag überein?
- Passen Menge und Leistungszeitraum?
Rechnerisch
- Sind Einzelpreise und Summen korrekt addiert?
- Stimmen Steuersatz und ausgewiesene Steuer?
- Passen Netto, Steuer und Brutto zueinander?
Rechtlich
- Sind Aussteller und Empfänger vollständig genannt?
- Liegen Rechnungsnummer, Datum und Steuer- oder Umsatzsteuer-ID vor?
- Sind Art und Menge der Leistung benannt?
„Wir arbeiten hauptsächlich mit der Budgetspalte."
Controlling
Jede Ausgabe landet im Deckungsbeitrag.
Hier trennt sich teamspace von einer reinen Belegablage. Eine Eingangsrechnung lässt sich einem Projekt zuordnen und zählt dort als Fremdkosten, neben dem Honorar, den gebuchten Stunden und den Reisekosten. So entsteht ein vollständiger Deckungsbeitrag.
- Ausgaben auswerten nach Kategorie, Lieferant oder Produktart.
- Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger füllt eine Regel automatisch vor und macht sie in Listen filterbar.
- Der Subunternehmer auf der Eingangsrechnung erscheint als Kostenposition am richtigen Projekt.
Wer Projekte rechnet, sieht die Marge erst dann ehrlich, wenn auch die Fremdkosten darin stecken.
Nächster Schritt
Wie kommen Ihre Lieferantenrechnungen heute herein?
Erzählen Sie uns von Ihrem Rechnungseingang, und wir zeigen Ihnen den Weg vom Beleg bis zur Buchung in teamspace.
Zahlung
teamspace merkt sich, wie Sie zahlen.
Manche Lieferanten zahlen Sie immer gleich. teamspace merkt sich die Zahlweise je Lieferant und setzt die Zahlung automatisch auf erledigt, sobald sie fällig ist.
- Per Lastschrift beglichene Rechnungen gelten ohne weiteren Klick als bezahlt.
- Die Online-Banken-Schnittstelle gleicht Zahlungseingänge täglich ab; sie prüft die Eingänge und löst selbst keine Zahlungen aus.
- Offene Beträge bleiben in der Liste sichtbar, bis sie ausgeglichen sind.
Das spart die kleinen Handgriffe, die sich über einen Monat zu einem halben Tag summieren.
An die Buchhaltung
Freigegeben, gebucht, zehn Jahre sicher.
Geprüfte Eingangsrechnungen übergibt teamspace an die Finanzbuchhaltung, mit Buchungssatz aus Konto, Kostenstelle, Kostenträger und Steuerschlüssel.
- Über die DATEV-zertifizierte Schnittstelle gehen Eingangsrechnungen als Cloud-API direkt an DATEV Unternehmen online, pro Mandant ein eigener Buchungsstapel, ohne CSV-Datei.
- Für Lexware, Sage und SAP gibt es keinen eigenen Konnektor; sie übernehmen die Daten über Standard-Exporte oder die REST-API.
- Im GoBD-Modus, den 5 POINT auf Wunsch aktiviert, bleiben freigegebene Belege zehn Jahre revisionssicher erhalten.
Niemand schickt Dateien hin und her, die Buchung liegt beim Steuerberater.
Anwendungsfälle
Was am Beleg-Prozess noch hängt.
Der Rechnungseingang teilt Belege, Schnittstellen und die Buchhaltungs-Übergabe mit diesen Bereichen.
Digitale Belegerfassung
Belege per Foto, Upload oder Mail erfassen und zentral ablegen.
Mehr erfahrenDATEV-Export
Buchungssätze mit Konto, Kostenstelle und Steuerschlüssel an DATEV.
Mehr erfahrenE-Rechnung
ZUGFeRD und XRechnung empfangen und erstellen, nach EN 16931.
Mehr erfahrenFaktura-Software
Ausgangsrechnungen erstellen, versenden und nachverfolgen.
Mehr erfahrenAuftragsabrechnung
Festpreis, Aufwand und Pauschale am selben Auftrag abrechnen.
Mehr erfahrenReisekostenabrechnung
Belege erfassen, prüfen und dem Kunden weiterverrechnen.
Mehr erfahren
Teil der Rechnungssoftware
Eingang und Ausgang in einer Faktura.
Lieferantenrechnungen prüfen und verbuchen ist die eine Seite. Angebote, Aufträge und Ausgangsrechnungen sind die andere. In teamspace laufen beide über dieselbe Faktura, mit DATEV-Übergabe und aktivierbarem GoBD-Modus. Wie alles zusammenhängt, zeigt die Übersicht zur Rechnungssoftware.
Zur RechnungssoftwareWorum es geht
Was eine Eingangsrechnung enthalten muss.
Eine Eingangsrechnung ist eine Lieferanten- oder Dienstleisterrechnung, die ein Unternehmen erhält, prüft und bezahlt. Für den Empfänger ist sie eine Verbindlichkeit, das Gegenstück zur Ausgangsrechnung, mit der er selbst Leistungen abrechnet.
Damit eine eingehende Rechnung bezahlt und die Vorsteuer gezogen werden kann, gehören feste Angaben hinein: Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Rechnungsnummer und Datum, Steuer- oder Umsatzsteuer-ID, Leistungszeitraum, Art und Menge der Leistung sowie Netto, Steuer und Brutto. Bei Kleinbeträgen bis 250 Euro genügen wenige Pflichtangaben.
Geprüft wird auf drei Ebenen: sachlich (stimmt die Leistung mit der Bestellung überein?), rechnerisch (sind Beträge und Steuersätze korrekt?) und rechtlich (sind alle Pflichtangaben da?). teamspace bildet diesen Weg vom Empfang über die Freigabe bis zur Buchung digital ab und verarbeitet die Daten ausschließlich in der EU, in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag als Standard. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft. Erfasst wird in der Zeiterfassung, das Projekt entsteht im Projektmanagement, abgerechnet wird in der Rechnungssoftware.
Erstgespräch
Wir sehen uns Ihren Rechnungseingang an.
Zeigen Sie uns, wie Lieferantenrechnungen heute hereinkommen. In zwanzig Minuten klären wir, was sich in teamspace abbilden lässt und wie die Übergabe an Ihre Buchhaltung aussieht.
Verwandte Module
Woran der Rechnungseingang hängt.
Der Beleg-Prozess zieht aus drei Modulen und gibt an sie zurück.
Zeiterfassung online
Gebuchte Stunden und Eingangsrechnungen stehen gemeinsam im Deckungsbeitrag eines Projekts. Erfassung und Kosten laufen im selben Login.
- Projektzeit und Anwesenheit
- Stunden je Projekt und Phase
- Grundlage des Deckungsbeitrags
Projektmanagement
Eine Eingangsrechnung lässt sich einem Projekt zuordnen und belastet dort die Marge. Plan, Ist und Fremdkosten stehen an einer Stelle.
- Kosten am Projekt
- Deckungsbeitrag je Mandat
- Auswertung nach Lieferant
CRM
Lieferanten und Kunden sind Organisationen im CRM. Der erkannte Lieferant findet seinen Kontakt, die Historie hängt am selben Stamm.
- Lieferant als Organisation
- Beleg am Kontakt
- Adresse für die Buchung
Häufige Fragen zu Eingangsrechnungen
Wie verwaltet man Eingangsrechnungen richtig?
Eingangsrechnungen verwalten heißt, jede Lieferantenrechnung von ihrem Eingang bis zur Buchung an einer Stelle zu führen. Der Weg läuft über fünf Schritte: die Rechnung empfangen, ihre Daten erfassen, sie sachlich, rechnerisch und rechtlich prüfen und freigeben, sie dem verursachenden Projekt zuordnen und sie zahlen und verbuchen. Entscheidend ist, dass alle Eingangskanäle in einer Liste zusammenlaufen und jeder Beleg sichtbar seinen Status trägt, damit keine Rechnung in einem privaten Postfach liegen bleibt.
Wie prüft man eine Eingangsrechnung?
Auf drei Ebenen. Sachlich: Wurde die Leistung erbracht, und stimmt sie mit der Bestellung überein? Rechnerisch: Sind Beträge, Steuersätze und Summen korrekt? Rechtlich: Sind alle Pflichtangaben vorhanden, also Aussteller und Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Steuer- oder Umsatzsteuer-ID, Leistungszeitraum sowie Netto, Steuer und Brutto? Bei Kleinbeträgen bis 250 Euro genügen wenige Pflichtangaben. In teamspace koppeln Sie dafür einen Freigabe-Workflow an den Beleg, sodass er erst nach der Prüfung in die Buchhaltung geht.
Wie kommen Eingangsrechnungen ins System?
Auf vier Wegen: über ein zentrales E-Mail-Eingangs-Postfach, per manuellem Upload, per Foto über die installierbare Web-App (PWA) oder direkt als ZUGFeRD beziehungsweise XRechnung. Alle Belege sammeln sich in einer Eingangsliste.
Wie funktioniert die Erkennung der Belegdaten?
Bei ZUGFeRD und XRechnung wird das eingebettete XML direkt verarbeitet, ohne Texterkennung. Für gescannte oder fotografierte Belege lässt sich eine OCR über die Google Vision API zuschalten. Sie ist standardmäßig deaktiviert und wird nur nach schriftlicher Freigabe durch den Kunden als Subdienstleister aktiviert. Erkannt werden Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz und Fälligkeit.
Wie läuft die Freigabe einer Eingangsrechnung?
Sie koppeln einen Freigabe-Workflow an den Beleg. Ist er aktiv, lässt sich die Rechnung nicht direkt erstellen, sondern nur zur Prüfung einreichen. Der hinterlegte Prüfer wird benachrichtigt, prüft und gibt frei. Welche Prüfer und Bedingungen gelten, legen Sie vorab in der Konfiguration fest; über das Modul „Nächste Schritte“ entstehen automatisch Folge-Aufgaben.
Kann ich Eingangsrechnungen einem Projekt zuordnen?
Ja. Eine Eingangsrechnung lässt sich einem Projekt zuordnen und zählt dort als Fremdkosten, neben Honorar, gebuchten Stunden und Reisekosten. So entsteht ein vollständiger Deckungsbeitrag. Ausgaben lassen sich zusätzlich nach Kategorie, Lieferant oder Produktart auswerten.
Wie funktioniert die Übergabe an DATEV?
Über die DATEV-zertifizierte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online (DUO) in der Enterprise-Edition. Eingangsrechnungen gehen als Cloud-API direkt in die Finanzbuchhaltung, pro Mandant ein eigener Buchungsstapel, ohne CSV-Export. Für Lexware, Sage oder SAP gibt es keinen eigenen Konnektor; der Austausch läuft über Standard-Exporte oder die REST-API. Mehr auf DATEV-Export.
Werden die Belege revisionssicher aufbewahrt?
Im aktivierten GoBD-Modus bleiben freigegebene Belege zehn Jahre erhalten und sind technisch nicht mehr löschbar. Den Modus aktiviert ausschließlich 5 POINT auf Kundenwunsch. Die Aufbewahrung erfolgt in zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt am Main.
Ist die Eingangsrechnungs-Verwaltung in jeder Edition enthalten?
Die digitale Belegerfassung mit Eingangsrechnungen, die DATEV-Schnittstelle und die Online-Banken-Schnittstelle gehören zur Enterprise-Edition. Im Erstgespräch klären wir, welche Edition zu Ihrem Eingangs-Workflow passt.