Mitarbeitende
- Zeiten schnell erfassen, nebenher im Arbeitstag.
- Eigene Stunden jederzeit im Blick.
- Weniger Nachfragen, mehr Fokus auf die Arbeit.
Stundenzettel digital erfassen, prüfen und freigeben.
Der digitale Stundenzettel von teamspace ersetzt Excel-Tabellen und Papier-Listen. Gebuchte Zeiten stellen sich zur Freigabe zusammen, werden mit aktivierbarem GoBD-Modus aufbewahrt und gehen ohne Doppelerfassung an Lohn und Rechnung. Teil der Zeiterfassung online, ohne Modul-Aufpreis.
Ausgangslage
Noch jede Woche die Excel-Liste per Mail?
- Die Excel-Vorlage wird jede Woche per Mail an die Buchhaltung geschickt
- Eine vergessene Pause oder eine verrutschte Formel fällt erst beim Rechnungslauf auf
- Aus der Tabelle entsteht kein DATEV-Lohnimport und kein Nachweis auf Knopfdruck
- Freigaben laufen über Postfächer, niemand weiß genau, welcher Stand gerade gilt
Das kostet das Office-Management jede Woche Stunden Handarbeit
Warum digital
Warum die Excel-Vorlage ausgedient hat.
Der Excel-Stundenzettel ist in vielen Dienstleistern noch Standard: eine Vorlage mit Spalten für Beginn, Ende, Pause und Projekt, einmal pro Woche per Mail an die Buchhaltung. Günstig, aber überholt. Drei Punkte machen den Wechsel fällig.
- Rechtssicherheit: Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) und dem EuGH-Urteil C-55/18 muss Arbeitszeit objektiv und verlässlich erfasst werden. Eine Excel-Zelle, die sich ohne Spur überschreiben lässt, scheitert an der Verlässlichkeit.
- Datenqualität: Excel verzeiht keinen Tippfehler, keine vergessene Pause und keine verrutschte Formel. Differenzen fallen oft erst beim Rechnungslauf auf, wenn die Korrektur teuer wird.
- Folgeprozesse: Aus einer Tabelle entsteht kein DATEV-Lohnimport und kein Tätigkeitsnachweis auf Knopfdruck. Was Mitarbeitende in zwei Klicks erfassen, kostet das Office-Management hinterher Stunden Handarbeit.
teamspace löst alle drei in einer Cloud-Anwendung. Zeiten landen lückenlos, jede Änderung bleibt nachvollziehbar, und der fertige Stundenzettel geht ohne Umweg weiter.
Prüfen und freigeben
Freigabe läuft nach Ihrer Projektregel.
Der Stundenzettel sammelt die gebuchten Projektzeiten und durchläuft einen Prüf-Workflow, den Sie pro Projekt festlegen. Nach der Freigabe sind die Stunden gesperrt und versandfertig.
Woche Monat Stundenkonto
Stundenzettel · K. Lang
KW 20 TagBeginn · EndeΣ
Mo 08:30 – 17:00 · 0:45 7,75
Di 08:30 – 17:00 · 0:45 8,00
Mi 08:30 – 17:00 · 0:45 7,75
Do 08:30 – 17:00 · 0:45 8,00
Fr 08:30 – 17:00 · 0:45 6,50
Summe Woche 38,00 h
eingereicht
Zur Prüfung
Mitarbeitende reichen die Woche ein
freigegeben
Freigegeben
Projektleiter prüft, kann Zeiten anpassen
gesperrt
Festgeschrieben
GoBD-Sperre · 10 Jahre · RZ Frankfurt
Nach der Freigabe sind die Stunden nicht mehr bearbeitbar. Der Stundenzettel ist versandfertig und geht in Lohn und Rechnung.
Für jede Rolle
Was der Stundenzettel jeder Rolle bringt.
Derselbe Stundenzettel beantwortet drei verschiedene Fragen, je nachdem, wer ihn öffnet.
Projektleitung
- Projektzeiten live statt erst zum Monatsende.
- Stunden klar dem Projekt und der Phase zugeordnet.
- Abrechnungssicher prüfen und mit einem Klick freigeben.
Geschäftsführung
- Verlässliche Zahlen statt Schätzungen.
- Weniger Abstimmung, klarere Nachweise bei Prüfungen.
- Bessere Entscheidungen, weil die Zahlen früher stehen.
„Unsere Mitarbeiter schätzen die Simplizität des Systems."
Teil der Zeiterfassung online
Der Stundenzettel ist ein Baustein der gesamten Zeiterfassung.
Stundenzettel, Tätigkeitsnachweis, Projektzeiten, Reisekosten und Überstunden laufen im selben System. Eine Erfassung speist Stundenkonto, Projekt-Auswertung und Lohndaten zugleich. Wie das ganze Modul zusammenhängt, zeigt die Übersichtsseite.
Zur Zeiterfassung onlineAutomatisch
Der Stundenzettel stellt sich selbst zusammen.
Anders als bei Hand- oder Excel-Listen entsteht der Stundenzettel in teamspace von selbst. Sie wählen Mitarbeitenden, Projekt und Zeitraum, das System stellt die passenden Buchungen zusammen.
- Mitarbeiter, Projekt, Zeitraum auswählen, der Rest läuft automatisch.
- Der Prüfer wird benachrichtigt in der Kachel „Meine Projekte" und kann Zeiten vor der Freigabe anpassen.
- Brauchen Sie keine Prüfung? Dann zeigt der Tätigkeitsnachweis dieselbe Darstellung ohne Freigabeprozess.
So wird der Stundenzettel kein eigener Arbeitsschritt mehr, sondern ein Knopfdruck auf die Zeiten, die ohnehin gebucht sind.
Vom Tag bis zur Freigabe
Vom ersten Stempel bis zur gesperrten Woche.
- 1
Tag starten
Ein Klick auf Start im Browser, in der installierbaren App oder am Tablet-Terminal am Eingang. Beginn, Ende und Pausen werden nach den hinterlegten Regeln erfasst.
- 2
Projektzeit buchen
Während des Tages werden Stunden auf Projekte oder Tickets gebucht. Eine Buchung speist Stundenzettel und Projekt-Reporting zugleich.
- 3
Wochenübersicht prüfen
Am Wochenende sehen Mitarbeitende ihren Stundenzettel im Wochenformat: Tagesbalken, Pausen, Projektsumme, Soll-Ist.
- 4
Korrektur mit Audit-Trail
Tippfehler und vergessene Buchungen lassen sich nachtragen. Jede Korrektur notiert Bearbeiter und Zeitstempel.
- 5
Freigabe mit einem Klick
Mitarbeitende reichen ein, Vorgesetzte prüfen und geben frei. Freigegebene Stunden gehen in Lohn und Rechnung und sind danach gesperrt.
Excel oder teamspace
Excel-Stundenzettel und teamspace im Vergleich.
Eine Gegenüberstellung für alle, die heute mit einer Excel-Vorlage arbeiten und überlegen, ob der Wechsel sich lohnt.
Funktion
Excel-Stundenzettel
teamspace
Empfohlen Stempeln in einem Klick
Pausen automatisch nach hinterlegten Regeln
manuell
Projektzeiten je Phase und Aufgabe
begrenzt
Installierbare Web-App (PWA) auf iOS und Android
Audit-Trail bei Korrekturen
Wochen- und Monatsübersicht tagesaktuell
Formel-Pflege nötig
Freigabe-Workflow pro Projekt
Mail
Übergabe an Rechnung und Lohn
manuell
GoBD-Modus aktivierbar (Aufbewahrung im aktivierten Modus)
fraglich
Erfassung im Sinne des BAG-/EuGH-Urteils
fraglich
Hosting in Deutschland (Frankfurt)
variiert
Betrieb im ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum
variiert
Drei Sichten
Tag, Woche und Monat in einer Oberfläche.
Mitarbeitende sehen ihren Stundenzettel in drei Sichten, alle aus denselben Buchungen.
- Tagesansicht: Beginn, Ende, Pausen und Projektzeiten in einer Zeitleiste.
- Wochenansicht: Tagesbalken mit Soll-Ist, Pausensummen und Projektverteilung.
- Monatsübersicht: Stundenkonto, Überstundensaldo, Urlaub und Krankheitstage in einer Zusammenfassung.
Eine Korrektur in der Tagesansicht wirkt sofort auf Woche und Monat. Bei Bedarf lässt sich der Überblick als Excel-Bericht herunterladen.
Erstgespräch
Passt das zu Ihrer Stundenzettel-Vorlage?
In 15 bis 30 Minuten gehen wir Ihre aktuelle Vorlage, Ihren Genehmigungsweg und die Schnittstellen durch. Danach wissen Sie, ob sich der Umstieg aus Excel für Ihr Team lohnt.
Weitere Anwendungsfälle
Was sonst auf erfassten Zeiten aufbaut.
Vom Projektzeit-Buchen bis zur Abwesenheit: sechs Anwendungsfälle im selben System wie der Stundenzettel.
Projektzeiten buchen
Stunden auf Projekt, Phase und Aufgabe, abrechenbar oder intern unterschieden.
Mehr erfahrenTätigkeitsnachweis
Stundennachweis pro Mandant als PDF auf Knopfdruck.
Mehr erfahrenReisekostenabrechnung
Verpflegungspauschalen automatisch nach Dauer und Land, Belege inklusive.
Mehr erfahrenÜberstunden erfassen
Soll-Ist live, Zuschläge nach Tarif, Auszahlung oder Freizeitausgleich.
Mehr erfahrenUrlaub und Krankheit verwalten
Abwesenheiten beantragen, genehmigen und im Zeitkonto verrechnen.
Mehr erfahrenZeiten erfassen per Check-in
Kommen und Gehen am Terminal, in der App oder im Browser stempeln.
Mehr erfahrenFestschreibung
Freigegebene Wochen bleiben gesperrt.
Ein Nachweis hält nur, wenn er sich nicht heimlich ändern lässt. Die Freigabe macht den Stundenzettel fertig, die Festschreibung macht ihn unveränderlich, zwei Schritte mit unterschiedlicher Wirkung.
- Bearbeitungsfrist je Person: wie viele Tage rückwirkend noch geändert werden darf, einstellbar bis zu einem festen Stichtag im Folgemonat.
- Festschreibung manuell, zentral oder automatisch im wöchentlichen oder monatlichen Lauf.
- Ein geschlossener Monat bleibt zu. Wer dann noch korrigieren muss, braucht das Recht der Finanz-Sachbearbeitung.
Im aktivierbaren GoBD-Modus liegen die festgeschriebenen Daten revisionssicher über 10 Jahre, in zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt am Main. Eine Betriebsprüfung bekommt damit denselben Stand, den der Mitarbeitende abgezeichnet hat.
Übergabe
Freigegebene Stunden laufen in Lohn und Rechnung.
Ein Stundenzettel ist erst dann wertvoll, wenn die Daten ohne Abtippen in die Folgeprozesse fließen. teamspace übergibt freigegebene Zeiten in einem Lauf.
- Lohnbuchhaltung: über die DATEV-zertifizierte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online; Lexware und Sage über Standard-Exporte.
- Rechnung: aus freigegebenen, abrechenbaren Stunden entstehen Honorarrechnungen mit den hinterlegten Sätzen.
- Eigene Auswertungen: REST-API und CSV-Export für Dashboards in gängigen BI-Werkzeugen oder Excel.
Der Stundenzettel endet so nicht im Ordner, sondern wird zur Datengrundlage von Lohn und Profitabilität.
Nachweis
Nachweise entstehen als PDF auf Knopfdruck.
Für Steuerberatungen, Anwaltskanzleien, Unternehmensberatungen und alle, die mandanten- oder kundenbezogen abrechnen, ist der Tätigkeitsnachweis Pflicht. teamspace erzeugt ihn aus denselben Stunden.
- Pro Mandant oder Kunde, mit Datum, Stunden und Tätigkeitsbeschreibung.
- Als PDF mit Firmenlogo, online prüfbar und zur Unterschrift versendbar.
- Der Tätigkeitsnachweis bietet dieselbe Darstellung wie der Stundenzettel, nur ohne Prüf- und Freigabeprozess.
Funktionsumfang
Was der digitale Stundenzettel erfasst.
Anwesenheit
- Beginn, Ende und Pausen je Tag
- Überstundenkonto und Saldo
- Soll-Ist je Tag
- Zuschläge für Nacht-, Wochenend- und Feiertagsarbeit
Projekt
- Buchung auf Projekt, Phase und Aufgabe
- Abrechenbar oder nicht abrechenbar
- Stundensätze pro Person und Projekt
- Reisezeit und Reisekosten je Buchung
- Tätigkeitsnachweis pro Mandant
Ausgabe
- Stundenzettel als PDF-Export
- Wochen- und Monatsübersicht
- Excel-Bericht zum Herunterladen
- DATEV-zertifizierte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online
- Direkte Übernahme in die Rechnungssoftware
Worum es geht
Was ein digitaler Stundenzettel ist und was er ablöst.
Ein digitaler Stundenzettel erfasst die Arbeitszeit eines Mitarbeitenden, also Beginn, Ende und Pausen, samt den darauf gebuchten Projektzeiten, in einer Cloud-Anwendung statt in einer Excel-Vorlage. Er bildet die Grundlage für Lohn, Honorarrechnung und Nachweise.
Der Unterschied zur Tabelle liegt nicht im Aussehen, sondern in den Folgeprozessen. Eine Excel-Liste muss am Ende jemand prüfen, zusammenrechnen und übertragen. Ein digitaler Stundenzettel ist tagesaktuell, dokumentiert jede Änderung und gibt seine Daten ohne Abtippen an Lohn und Rechnung weiter.
Der Umstieg aus Excel läuft typischerweise in zwei bis vier Wochen. Zuerst die Bestandsaufnahme: welche Vorlage wird genutzt, welche Felder sind kritisch, welche Schnittstellen bestehen. Dann die Konfiguration von Pausenregeln, Stundensätzen und Kostenstellen. Ein Team erfasst eine Woche parallel, um Differenzen zu klären, danach ziehen die übrigen Teams mit einer kurzen Einweisung nach. Zum Schluss wird die Excel-Vorlage archiviert.
Verwandte Module
Drei Module greifen direkt auf die Stunde zu.
Der freigegebene Stundenzettel ist nicht das Ende. Aus ihm werden Projektkennzahlen, Rechnungen und Lohndaten. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Projektmanagement
Gebuchte Stunden landen auf Projekt und Phase und tragen Plan-Ist, Deckungsbeitrag und Auslastung.
- Buchung auf Projekt, Phase und Aufgabe
- Plan-Ist und Deckungsbeitrag tagesaktuell
- Auslastung pro Person und Team
Rechnungssoftware
Freigegebene Stunden werden ohne Export zur Rechnungsgrundlage, mit Stundensätzen, Pauschalen und Reisekosten.
- Teil-, Abschlags- und Schlussrechnung
- ZUGFeRD und XRechnung
- Übergabe an DATEV Unternehmen online
HR-Software
Stunden, Überstunden und Abwesenheiten laufen vorbereitet ins Lohnbüro, ohne Doppelpflege.
- Lohndaten vorbereitet exportieren
- Urlaub und Krankheit im selben System
- Überstundenkonten je Mitarbeitenden
Häufige Fragen zum digitalen Stundenzettel
Ersetzt der digitale Stundenzettel die Excel-Vorlage komplett?
Ja. teamspace deckt alle Funktionen einer Excel-Stundenzettel-Vorlage ab, plus Pausen-Automatik, Projektzuordnung, Audit-Trail, Freigabe-Workflow und Schnittstellen. Eine parallele Excel-Pflege entfällt.
Erfüllt der digitale Stundenzettel die GoBD-Anforderungen?
teamspace bietet einen aktivierbaren GoBD-Modus. In ihm werden freigegebene Belege und Perioden gegen nachträgliche Änderungen gesperrt und revisionssicher über 10 Jahre aufbewahrt; jede Buchung und Korrektur wird mit Bearbeiter und Zeitstempel dokumentiert. Der Modus wird durch teamspace aktiviert. Eine pauschale GoBD-Konformität hängt zusätzlich von Ihren organisatorischen Prozessen ab.
Funktioniert der Stundenzettel auch im Home Office?
Ja. Der digitale Stundenzettel funktioniert ortsunabhängig im Browser oder per App. Mehr dazu auf Zeiterfassung im Home Office.
Können Mitarbeitende ihren Stundenzettel als PDF exportieren?
Ja. Der Wochen- und Monatsstundenzettel lässt sich als PDF exportieren, mit Firmenlogo, Mitarbeitendendaten, Tagesübersicht und Summen. Auch ein Tätigkeitsnachweis pro Mandant lässt sich als PDF erzeugen, etwa für Steuerberatungen, Anwaltskanzleien oder Unternehmensberatungen.
Wie unterscheidet teamspace zwischen Anwesenheits- und Projektzeit?
teamspace führt zwei verbundene Sichten: die Anwesenheitszeit hält Beginn, Ende und Pausen fest, die Projektzeit dient der betriebswirtschaftlichen Steuerung (welches Projekt, abrechenbar oder nicht). Eine einzige Buchung speist beide Sichten.
Wie lange werden die Daten des digitalen Stundenzettels aufbewahrt?
Im aktivierten GoBD-Modus bewahrt teamspace die Daten 10 Jahre auf. Mitarbeitende und Vorgesetzte können auf historische Stundenzettel zugreifen, für Prüfungen lassen sich vollständige Auswertungen erzeugen.
Wo werden die Stundenzettel gespeichert?
Alle Daten werden in zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt am Main verarbeitet, ausschließlich in der EU. teamspace ist Made in Germany, gehostet in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt und DSGVO-konform. Vertragspartner ist die 5 POINT AG mit Sitz in Darmstadt.
Stundenzettel digital in 15 Minuten geprüft.
Wir schauen auf Ihre Stundenzettel-Vorlage, Ihren Genehmigungsweg und Ihre Schnittstellen zu Lohn und Rechnung. Ein kurzes Gespräch zeigt, ob teamspace zu Ihrem Team passt.