Nichts bleibt liegen
Der Mahnungslauf prüft die offenen Posten im eingestellten Rhythmus und mahnt, woran am Monatsende sonst niemand denkt.
Mahnungen schreiben für Dienstleister, vom offenen Posten bis zum Zahlungseingang.
Mahnstufen, Fristen und Gebühren legen Sie je Rechnung fest, den Rest erledigt der Mahnungslauf in festem Rhythmus. Verzugszinsen rechnet teamspace selbst dazu, bezahlte Posten verschwinden aus der Liste. Teil der Rechnungssoftware, ohne Modul-Aufpreis.
Was zählt
Gutes Mahnwesen vergisst nichts und bleibt freundlich.
Drei Dinge trennen einen ruhigen Forderungsbestand von einer wachsenden Liste offener Posten.
Abgestufter Ton, kein Holzhammer
Von der freundlichen Erinnerung bis zur Inkasso-Stufe: vier Stufen, jede mit eigener Frist, eigener Gebühr und eigenem Text.
Bezahltes verschwindet sauber
Die optionale Bankenschnittstelle gleicht Zahlungseingänge ab und markiert die passende Rechnung automatisch als bezahlt. Nur unklare Eingänge ordnen Sie von Hand zu.
Der Ablauf
Vom offenen Posten zum Zahlungseingang.
Fünf Schritte aus dem Mahnwesen. Jeder Posten wandert weiter, niemand führt eine zweite Liste.
- 1
Rechnung mit Zahlungsziel
Aus dem Auftrag entsteht die Rechnung mit Zahlungsziel und Skonto, je Kunde vorbelegt und am Beleg sichtbar.
- 2
Versand der Rechnung
Versand per Mail, als ZUGFeRD oder XRechnung. Das Versanddatum hält teamspace fest, ab da läuft die Frist.
- 3
Fällig, dann Mahnstufe
Ist das Zahlungsziel überschritten, greift die nächste Mahnstufe. Frist, Gebühr und Text liegen je Rechnung fest.
- 4
Zahlungseingang buchen
Voll- oder Teilzahlung wird gebucht, der Status ergibt sich aus der noch offenen Forderung. Die Bankenschnittstelle gleicht in der Enterprise-Edition ab.
- 5
Was offen bleibt
Übrig bleiben die Belege mit Handlungsbedarf, nicht eine Excel-Liste mit hunderten Positionen.
Mahnstufen
Eine überfällige Rechnung klettert vier Stufen.
Zahlungserinnerung, Mahnstufe 1, Mahnstufe 2, Inkasso. Mit jeder Stufe wird der Ton bestimmter, die Frist kürzer, die Gebühr höher.
RE-2026-0042
offene Forderung
Stufe 1
Zahlungserinnerung
Frist +7 Tage
Gebühr 0,00 €
Stufe 2
Mahnstufe 1
Frist +14 Tage
Gebühr 5,00 €
Stufe 3
Mahnstufe 2
Frist +21 Tage
Gebühr 10,00 €
Stufe 4
Inkasso
Frist Übergabe
Gebühr nach Aufwand
Pro Stufe stellen Sie Frist, Gebühr, Sachbearbeiter und Text ein. Der Lauf geht automatisch oder nach Freigabe, Verzugszinsen fügt teamspace ab einer eingestellten Stufe dazu.
Mit einem Klick
Jede Mahnung entsteht aus der Rechnung.
Niemand tippt eine Mahnung neu. teamspace erzeugt das Dokument aus der Rechnung, Kontakt- und Belegdaten kommen automatisch mit. Was Sie vorher einmal einstellen, wiederholt sich von selbst.
- Pro Mahnstufe eine eigene Vorlage mit Frist, Gebühr, Sachbearbeiter und dem Text, der oben auf der Mahnung steht.
- Der Versand läuft als Mail aus dem System, die Mahnung hängt als PDF an. Für Mahnungen und Rechnungen lässt sich ein erweiterter Empfängerkreis einstellen.
- Stufen überspringen oder einzelne Rechnungen von Hand wechseln bleibt jederzeit möglich.
So wird aus einem überfälligen Beleg mit einem Klick eine fertige, versandbereite Mahnung.
Mahnungslauf
Der Mahnungslauf mahnt, woran sonst niemand denkt.
Statt jede Woche die offenen Posten durchzugehen, richten Sie den Lauf einmal ein. Er prüft alle Rechnungen, wechselt die Stufe und versendet, was nicht gesperrt ist. Wie weit er geht, bestimmen Sie selbst.
Zeitplan
jeden Montag, 07:00
automatisch
oder nach Freigabe
Lauf bis Mahnstufe 1
danach prüft ein Bearbeiter
Offene Posten · 14 Belege wird geprüft
RE-2026-0051
fällig · in 3 Tagen · Kulanz 2 Tage
RE-2026-0042
überfällig · 12 Tage · Stufe 0 → 1
RE-2026-0037
Handlungsbedarf · Stufe 1 → 2
RE-2026-0033
Großkunde · Mahnsperre aktiv
Mahnungslauf-Kachel
Lauf vom 10.06.
geprüft 14
Erinnerungen 6
Mahnungen versendet 3
Lauf abgeschlossen
Der Lauf prüft Fälligkeit und Kulanztage, wechselt die Mahnstufe und versendet, was nicht gesperrt ist.
Zahlungseingang
Bezahltes verschwindet aus der Mahnliste.
Kommt das Geld, buchen Sie den Zahlungseingang an der Rechnung. Den Status ermittelt teamspace aus dem Verhältnis von offener Forderung und Zahlbetrag, eine Teilzahlung lässt die Restforderung sauber stehen.
- Die optionale Bankenschnittstelle der Enterprise-Edition gleicht die Zahlungseingänge täglich ab und markiert die passende Rechnung automatisch als bezahlt.
- Nur Eingänge ohne eindeutige Zuordnung weisen Sie noch von Hand zu, statt jede Buchung einzeln abzuhaken.
- Eine Mahnsperre hält einen Beleg aus dem Lauf, solange ein Eingang noch zugeordnet wird.
Was bezahlt ist, taucht im nächsten Lauf nicht mehr auf. Nur die wirklich offenen Forderungen bleiben übrig.
„Ich spare viel Zeit beim Rechnungen schreiben."
Forderungsmanagement
Offene Posten sortieren sich nach Status.
Im Belegüberblick steht jede Rechnung in ihrem Status, an einem farbigen Punkt erkennbar. So sehen Sie auf einen Blick, wo gehandelt werden muss, statt eine Liste von Hand zu durchsuchen.
- Fällig in Grün, überfällig in Orange, Handlungsbedarf in Rot, bezahlt mit grünem Haken.
- Die Zusammenfassung links zeigt die offene Forderung als Summe, gefiltert nach Status.
- Per Drilldown springen Sie von der Summe bis zur einzelnen Rechnung und ihrer Historie.
Teilzahlungen zeigen die Restforderung, vollständig bezahlte Rechnungen fallen aus der Liste. Der Forderungsbestand bleibt tagesaktuell.
Erstgespräch
Wie sieht Ihre Liste offener Posten aus?
Zeigen Sie uns Ihre Mahnstufen und Zahlungsziele. In zwanzig Minuten richten wir den Lauf gemeinsam ein und Sie sehen, was er übernimmt.
Verzugszinsen
Verzugszinsen rechnet die Mahnung selbst.
Ab Verzug stehen Ihnen Verzugszinsen zu. Den Satz definieren Sie einmal im Mahnwesen und legen fest, ab welcher Mahnstufe er greift. teamspace fügt die Zinsen ab dieser Stufe selbst in die Forderung ein.
- Die Mahngebühr hängt an der einzelnen Stufe, der Zinssatz wird zentral hinterlegt und ab der eingestellten Stufe auf die offene Forderung gerechnet.
- Hauptforderung, Mahngebühr und Zinsen stehen klar getrennt auf der Mahnung.
- Mit jeder weiteren Stufe wächst die Forderung nachvollziehbar, der Kunde sieht jede Position einzeln.
So bleibt der Zinsanspruch nicht liegen, nur weil das Nachrechnen lästig ist.
Storno und Korrektur
Stornieren, ohne die Historie zu verlieren.
Manchmal stimmt eine Rechnung nicht. Dann stornieren Sie sie und stellen sie korrigiert neu, ohne dass eine Spur verschwindet. teamspace führt für jede Rechnung eine eigene Historie.
- Storniert wird vollständig, Teilstornos gibt es nicht. Beim Stornieren entscheiden Sie, ob Zeiten und Kosten wieder zur Abrechnung frei werden.
- Die Rechnungskorrektur entsteht als eigener Beleg und sammelt sich im Belegüberblick.
- Im GoBD-Modus bleiben freigegebene Rechnungen und Stornos erhalten, sie lassen sich nicht mehr löschen.
Den GoBD-Modus aktiviert 5 POINT auf Wunsch. Dann erzwingt das System die Aufbewahrung über zehn Jahre.
Anwendungsfälle
Woran die Mahnung in der Faktura hängt.
Die Mahnung sitzt am Ende des Beleg-Wegs und greift auf diese Bereiche zu.
Auftragsabrechnung
Aus dem Auftrag entsteht die Rechnung, die später fällig wird.
Mehr erfahrenAuftragsverwaltung
Vertragsdaten, Status und Übergabe an die Abrechnung.
Mehr erfahrenAngebote erstellen
Strukturierte Angebote, die per Klick zum Auftrag werden.
Mehr erfahrenE-Rechnung
ZUGFeRD und XRechnung an private und öffentliche Auftraggeber.
Mehr erfahrenDATEV-Export
Rechnungen und Stornos an DATEV Unternehmen online.
Mehr erfahrenReisekostenabrechnung
Geprüfte Reisekosten auf der Kundenrechnung weiterverrechnen.
Mehr erfahren
Teil der Rechnungssoftware
Die Mahnung ist das Ende einer Kette.
Aus Stunden und Positionen wird die Rechnung, aus der Rechnung bei Verzug die Mahnung, am Ende der gebuchte Zahlungseingang. Alles läuft im selben System, vom Angebot bis zum Forderungsbestand. Wie das zusammenhängt, zeigt die Übersicht zur Rechnungssoftware.
Zur RechnungssoftwareWorum es geht
Made in Germany, mit aktivierbarem GoBD-Modus.
Mahnwesen ist der geregelte Weg, mit dem ein Unternehmen überfällige Rechnungen einfordert: von der Zahlungserinnerung über mehrere Mahnstufen bis, im äußersten Fall, zur Inkasso-Übergabe. Eine Mahnwesen-Software führt diesen Weg automatisch, mit eigenen Fristen, Gebühren und Texten je Stufe.
Ob ein Kunde in Verzug ist, hängt vom Empfänger ab: Geschäftskunden geraten ohne vereinbarte Frist 30 Tage nach Rechnungserhalt in Verzug, bei Privatkunden braucht es den Hinweis auf der Rechnung oder eine erste Mahnung. teamspace bildet beide Wege über die Mahnstufen ab.
Mahndaten sind buchhaltungsrelevant. teamspace verarbeitet sie ausschließlich in der EU, in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag als Standard. Erfasst und abgerechnet wird in der Rechnungssoftware, der Auftrag entsteht aus dem CRM-Vorgang, die Leistung kommt aus der Zeiterfassung. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft.
Verwandte Module
Woran die offene Forderung hängt.
Die Mahnung zieht aus drei Modulen ihre Daten und ihren Kontext.
Zeiterfassung online
Die freigegebenen Stunden sind die Grundlage jeder Rechnung, die später fällig werden kann. Erfassung und Abrechnung laufen am selben Mitarbeiter.
- Projektzeit und Anwesenheit
- Freigabe vor der Abrechnung
- Stoppuhr, Browser, Web-App
Projektmanagement
Aus dem Auftrag entsteht das Projekt mit Budget und Phasen. Was abgerechnet ist, fließt in den Forderungsbestand zurück.
- Projekt aus dem Auftrag
- Plan, Ist und Forecast
- Abrechnung am Projekt
CRM
Organisation und Kontakt liefern Adresse, Ansprechpartner und das Zahlungsverhalten. Die Mahnung geht an die richtige Stelle.
- Stammdaten für den Beleg
- Ansprechpartner am Kontakt
- Historie der Vorgänge
Erstgespräch
Wir gehen Ihre offenen Posten gemeinsam durch.
Bringen Sie Ihre Mahnstufen und ein paar typische Forderungen mit. In einem kurzen Gespräch sehen Sie, wie der Mahnungslauf und der Zahlungsabgleich bei Ihnen aussehen.
Häufige Fragen zum Mahnwesen
Wie automatisch läuft das Mahnwesen?
So weit, wie Sie es einstellen. Der Mahnungslauf prüft in festem Rhythmus alle offenen Posten und überführt überfällige Rechnungen in die nächste Stufe, auf Wunsch mit direktem Versand. Pro Rechnung lassen sich Kulanztage nach Fälligkeit setzen, eine Mahnsperre hält Großkunden oder Klärfälle heraus. Mehrere Rechnungen wechseln Sie über die Mehrfachauswahl auch von Hand.
Können wir Mahngebühren und Verzugszinsen erheben?
Ja, beides getrennt. Die Mahngebühr legen Sie pro Mahnstufe fest. Den Verzugszinssatz hinterlegen Sie zentral im Mahnwesen und bestimmen, ab welcher Mahnstufe er greift. teamspace fügt die Zinsen ab dieser Stufe automatisch in die offene Forderung ein und weist Hauptforderung, Gebühr und Zinsen getrennt aus. Beachten Sie die rechtlichen Grenzen für Mahngebühren bei Geschäftskunden und Privatkunden.
Ab wann ist ein Kunde in Zahlungsverzug?
Bei Geschäftskunden gilt ohne vereinbarte Frist die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen nach Rechnungserhalt, ab dem 31. Tag ist der Kunde in Verzug. Bei Privatkunden müssen Sie auf der Rechnung auf die Zahlungsfrist hinweisen oder zunächst eine Mahnung schicken, damit Verzug eintritt.
Welches Zahlungsziel gehört in eine Mahnung?
Das entscheiden Sie selbst, zu kurze Fristen wirken aber unglaubwürdig. Üblich sind zehn Werktage in der ersten Mahnung und fünf Werktage in der zweiten, um den Druck Schritt für Schritt zu erhöhen. In teamspace hinterlegen Sie die Frist je Mahnstufe.
Wie kommt der Zahlungseingang in teamspace?
Sie buchen den Zahlungseingang an der Rechnung, voll oder in Teilen. Der Zahlungsstatus ergibt sich automatisch aus dem Verhältnis von offener Forderung und Zahlbetrag, lässt sich aber manuell setzen. In der Enterprise-Edition gleicht die optionale Online-Bankenschnittstelle die Zahlungseingänge täglich ab und markiert die passende Rechnung automatisch als bezahlt. Nur Eingänge, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen, weisen Sie noch von Hand zu. Eigene Zahlungen löst die Schnittstelle nicht aus.
Wie weit soll der Mahnungslauf automatisch gehen?
Das legen Sie fest, pro Rechnung bestimmen Sie, bis zu welcher Stufe der Lauf automatisch läuft. Wir empfehlen, höchstens bis zur Zahlungserinnerung oder Mahnstufe 1 automatisch zu mahnen und vor der schärferen Mahnung einen Bearbeiter draufschauen zu lassen. Manchmal ging eine Rechnung an die falsche Adresse, dann fängt der kurze Blick das ab. Für Mahnungen und Rechnungen lässt sich zusätzlich ein erweiterter Empfängerkreis hinterlegen.
Was passiert auf der Inkasso-Stufe?
Inkasso ist die letzte der vier Mahnstufen. Wechselt eine Rechnung dorthin, ist das in der Historie dokumentiert, und der Lauf mahnt nicht weiter. Die Übergabe an einen Dienstleister stoßen Sie außerhalb von teamspace an, der Status der Forderung bleibt im System sichtbar.
Können wir Rechnungen stornieren und korrigieren?
Ja. Eine Rechnung wird vollständig storniert, Teilstornos gibt es nicht. Beim Stornieren entscheiden Sie, ob die verknüpften Zeiten und Kosten wieder zur Abrechnung frei werden. Für Anpassungen erstellen Sie eine Rechnungskorrektur als eigenen Beleg. Jede Rechnung führt eine eigene Historie, im GoBD-Modus bleiben freigegebene Belege unlöschbar erhalten.