Der Empfänger sieht das PDF wie immer
- Die Rechnung öffnet sich als gewohntes PDF, mit Logo und Layout.
- Wer das XML nicht verarbeitet, merkt von ihm nichts.
- Kein Portal, kein Viewer, kein Sonderweg für den Kunden.
ZUGFeRD-Rechnung erstellen, direkt aus dem Auftrag.
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF mit eingebettetem XML nach EN 16931. Der Empfänger sieht die Rechnung wie gewohnt, sein Buchhaltungssystem liest die Daten automatisch. teamspace erzeugt sie aus den abgerechneten Stunden und Aufträgen, ZUGFeRD und XRechnung zugleich, ohne Zusatztool.
Warum ZUGFeRD
Was die ZUGFeRD-Rechnung beiden Seiten bringt.
Ein Format, das den Empfänger nicht zwingt, etwas umzustellen, und seine Buchhaltung trotzdem entlastet.
Sein System bucht die Daten automatisch
- Im PDF steckt ein strukturierter Datensatz nach EN 16931.
- Buchhaltungs- und ERP-Systeme lesen ihn ohne Abtippen aus.
- Weniger Tippfehler, schnellere Verbuchung beim Empfänger.
Ein Dokument erfüllt die Pflicht
- ZUGFeRD nach EN 16931 zählt als zugelassene E-Rechnung.
- Ab 2025 müssen Unternehmen solche Rechnungen empfangen.
- Sie versenden eine Datei, kein PDF plus separate XML.
Das Hybrid-Format
Ein Dokument, zwei Leser.
ZUGFeRD legt das Bild und die Daten in dieselbe Datei. Das ist der ganze Trick, und der Grund, warum es im B2B-Geschäft so verbreitet ist.
Das PDF · für Menschen sichtbar
RE-2026-0142
Gesamtbetrag 5.236,00 €
Das XML · für Maschinen eingebettet
BT-1 Rechnungsnummer RE-2026-0142
BT-2 Rechnungsdatum 2026-05-13
BT-31 USt-IdNr. Aussteller DE204657828
BT-106 Summe netto 4.400,00
BT-110 Steuer (19 %) 836,00
BT-112 Gesamtbetrag 5.236,00
Norm EN 16931
Der Empfänger öffnet das PDF wie jede andere Rechnung. Sein Buchhaltungssystem liest dieselben Werte aus dem eingebetteten XML, ohne dass jemand etwas abtippt.
Kurz gesagt
Was eine ZUGFeRD-Software leisten muss.
Eine ZUGFeRD-Software erzeugt Rechnungen als hybrides PDF mit eingebettetem XML nach der Norm EN 16931, sodass der Empfänger ein gewohntes PDF sieht und sein Buchhaltungssystem die Daten automatisch ausliest. Entscheidend ist, dass das Format nicht über einen separaten Konverter nachgebaut, sondern direkt aus der fertigen Rechnung erzeugt wird. In teamspace ist die ZUGFeRD-Software kein Zusatztool, sondern Teil der Faktura: Aus abgerechneten Stunden und Aufträgen entstehen ZUGFeRD und XRechnung beim Versand zugleich, in der jeweils aktuellen Version und ohne eigene Lizenz.
Aus dem Auftrag
Beide Formate entstehen mit der Rechnung.
Eine E-Rechnung ist kein Extra-Schritt. Sie entsteht aus dem, was ohnehin im Auftrag steht: abgerechnete Stunden, Pauschalen, Reisekosten. Ist die Fakturierung in teamspace aktiv, erzeugt das System beim Erstellen der Rechnung das hybride ZUGFeRD-PDF und parallel die XRechnung als reines XML. Beide liegen im Datei-Reiter des Belegs, validiert nach EN 16931.
Welches Format Sie versenden, hängt vom Empfänger ab: Geschäftskunden bekommen in der Regel die ZUGFeRD-Datei, öffentliche Auftraggeber die XRechnung. Den Datensatz baut niemand von Hand, und ein zweites Programm braucht es dafür nicht.
Format-Wahl
ZUGFeRD oder XRechnung, wann welches?
Beide Formate sind in Deutschland anerkannt und beide stehen in teamspace bereit. Sie unterscheiden sich im Empfänger, nicht in der Qualität.
Funktion
ZUGFeRD
XRechnung
Aufbau
PDF mit eingebettetem XML
reines XML, ohne Bild
Typischer Empfänger
Geschäftskunden (B2B)
Behörden (B2G)
Ohne Software lesbar
Maschinell verarbeitbar
Üblicher Versandweg
E-Mail, Portal, Peppol
Peppol, ZRE Bund, OZG-RE
Norm
EN 16931
EN 16931, CIUS Deutschland
Selbst-Check
Müssen Sie ZUGFeRD können?
Zwei Fragen, und Sie wissen, ab wann die E-Rechnung für Sie Pflicht ist, beim Empfangen wie beim Versenden.
Orientierung anhand der gesetzlichen Stichtage des Wachstumschancengesetzes, keine Rechtsberatung. Kleinbetragsrechnungen unter 250 € bleiben ausgenommen.
Einrichtung
Einmal eingestellt, dann läuft es.
ZUGFeRD wird einmal aktiviert, danach verhält es sich wie eine ganz normale Rechnung. In der Konfiguration unter Finanzen schalten Sie die E-Rechnung ein und legen fest, ob künftig alle Rechnungen so erzeugt werden oder nur die für bestimmte Kunden. Pro Organisation lässt sich das in den Stammdaten gezielt setzen.
Damit der Datensatz vollständig ist, gehören ein paar Dinge in die Stammdaten: vollständige Anschriften mit Land bei Aussteller und Empfänger, ein hinterlegtes Bankkonto und, für Behörden, die Leitweg-ID am Kontakt. teamspace zieht diese Angaben dann bei jeder Rechnung selbst.
Nächster Schritt
ZUGFeRD einrichten, ohne Umweg.
Wir richten das Format gemeinsam mit Ihnen ein: aktivieren, Pflichtangaben prüfen, eine erste Testrechnung an einen Kunden schicken. In einem kurzen Termin sehen Sie, wie wenig dahintersteckt.
Anhänge
Der Tätigkeitsnachweis fährt mit.
Viele Dienstleister legen jeder Rechnung einen Nachweis bei: einen Tätigkeitsnachweis, eine Kostenaufstellung, den aktuellen Auftragsstatus. In teamspace definieren Sie solche Anhänge einmal, dann fahren sie auf Wunsch automatisch mit.
Beim Fakturieren mit ZUGFeRD landen die Dokumente direkt in der PDF/A-3, eingebettet neben dem strukturierten Datensatz. Der Kunde bekommt eine Datei statt einer Mail mit drei Anhängen, und der Nachweis liegt da, wo die Rechnung liegt.
„Ich spare viel Zeit beim Rechnungen schreiben."
Prüfen und aufbewahren
Erst geprüft, dann revisionssicher abgelegt.
Die wichtigen Daten einer E-Rechnung sind unsichtbar, sie stecken im XML. Wer hineinschauen will, lässt teamspace die Rechnung als lesbare Vorschau anzeigen. Für eine Gegenprüfung von außen visualisieren Sie das XML mit dem kostenlosen ELSTER-Dienst, falls ein Auftraggeber einmal ein Feld anmahnt.
Ist die Rechnung raus, gehört sie aufbewahrt. Im aktivierten GoBD-Modus, den 5 POINT für Ihren Mandanten setzt, lassen sich Rechnungen, Stornos und freigegebene Belege nicht mehr löschen; sie bleiben über zehn Jahre nachvollziehbar erhalten, in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main.
Eingang
Kommt eine ZUGFeRD-Rechnung herein.
ZUGFeRD geht in beide Richtungen. Erreicht Sie eine E-Rechnung per Mail, erkennt teamspace sie am eingebetteten Datensatz und markiert den Anhang mit einem Barcode-Symbol. Ein Klick auf „Eingangsrechnung erzeugen", und die ausgelesenen Daten stehen im Beleg: Lieferant, Nummer, Betrag, Steuersatz.
Unter dem Reiter Belegdaten sehen Sie die ausgelesenen Felder, unter Vorschau das menschenlesbare PDF zur Kontrolle. Von dort läuft der Beleg in den gewohnten Weg: Zuordnung zum Lieferanten und Projekt, Freigabe und Übergabe an die Buchhaltung über die zertifizierte DATEV-Schnittstelle.
Profile
Welches Profil trägt welche Daten.
Der ZUGFeRD-Standard kennt mehrere Profile. Sie unterscheiden sich darin, wie viel der Datensatz enthält.
Profil
Was der Datensatz trägt
EN 16931
MINIMUM
Nur Kopfdaten: Rechnungsnummer, Datum, Gesamtbetrag
–
BASIC
Kopfdaten, Summen und Positionen, Mindestdatensatz für die Verarbeitung
teilweise
EN 16931
Vollständige Rechnung nach europäischer Norm, der Standard für B2B
EXTENDED
EN 16931 plus Zusatzfelder wie Bestellnummer, Konto-Referenz, Rahmenvertrag
teamspace erzeugt nach EN 16931, dem vollständigen Profil, das die E-Rechnungspflicht erfüllt. Welches Profil ein Empfänger darüber hinaus verlangt, hängt von ihm ab.
Im Inneren
So sieht der eingebettete Datensatz aus.
Niemand baut dieses XML von Hand. Es zeigt aber, was im PDF steckt: jeder Wert mit klarer Kennung nach EN 16931.
<rsm:ExchangedDocument>
<ram:ID>RE-2026-0142</ram:ID>
<ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>
<ram:IssueDateTime>
<udt:DateTimeString format="102">20260513</udt:DateTimeString>
</ram:IssueDateTime>
</rsm:ExchangedDocument>
<rsm:SupplyChainTradeTransaction>
<ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
<ram:SellerTradeParty>
<ram:Name>5 POINT AG</ram:Name>
<ram:SpecifiedTaxRegistration>
<ram:ID schemeID="VA">DE204657828</ram:ID>
</ram:SpecifiedTaxRegistration>
</ram:SellerTradeParty>
<ram:BuyerTradeParty>
<ram:Name>Mustermann GmbH</ram:Name>
</ram:BuyerTradeParty>
</ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
<ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>
<ram:InvoiceCurrencyCode>EUR</ram:InvoiceCurrencyCode>
<ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
<ram:LineTotalAmount>4400.00</ram:LineTotalAmount>
<ram:TaxBasisTotalAmount>4400.00</ram:TaxBasisTotalAmount>
<ram:TaxTotalAmount currencyID="EUR">836.00</ram:TaxTotalAmount>
<ram:GrandTotalAmount>5236.00</ram:GrandTotalAmount>
</ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
</ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>
</rsm:SupplyChainTradeTransaction>Diesen Datensatz erzeugt teamspace automatisch und bettet ihn in das PDF ein. Das Buchhaltungssystem des Empfängers liest daraus Rechnungsnummer, Beträge und Steuer, ohne dass jemand etwas abtippt. Der Typ-Code 380 steht dabei für eine Rechnung.
Anwendungsfälle
Was am Rechnungs-Prozess noch hängt.
Die E-Rechnung ist ein Baustein im Faktura-Weg. Diese Bereiche greifen direkt an sie an.
E-Rechnung im Überblick
Formate, Pflicht-Termine und der Weg vom Auftrag zur versendeten E-Rechnung.
Mehr erfahrenXRechnung erstellen
Reines XML mit Leitweg-ID und Peppol-Versand für Bund, Länder und Kommunen.
Mehr erfahrenFaktura-Software
Angebote, Aufträge und Rechnungen erstellen, versenden und nachverfolgen.
Mehr erfahrenAuftragsabrechnung
Festpreis, Aufwand und Pauschale am selben Auftrag in einer Rechnung.
Mehr erfahrenEingangsrechnungen
Eingehende ZUGFeRD-Rechnungen erkennen, prüfen und verbuchen.
Mehr erfahrenDATEV-Export
Buchungssätze als Cloud-API an DATEV Unternehmen online, ohne CSV-Brücke.
Mehr erfahren
Teil der Rechnungssoftware
ZUGFeRD ist ein Baustein, nicht das ganze System.
Die E-Rechnung steht am Ende eines Weges, der beim Angebot beginnt und über den Auftrag zur Rechnung führt. In teamspace laufen Angebote, Aufträge, Mahnwesen und die Übergabe an DATEV über dieselbe Faktura, mit aktivierbarem GoBD-Modus. Wie das zusammenhängt, zeigt die Übersicht zur Rechnungssoftware.
Zur RechnungssoftwareHintergrund
Pflichtfelder und die Pflicht ab 2025.
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Das Forum (FeRD) hat das Format entwickelt; gepflegt wird es heute gemeinsam mit dem französischen FNFE, weshalb eine ZUGFeRD-Rechnung technisch identisch mit dem französischen Factur-X ist und grenzüberschreitend funktioniert.
Damit eine Rechnung nach EN 16931 maschinell verarbeitbar ist, gehören feste Angaben hinein: Rechnungsnummer, Datum und Rechnungstyp; Name, Anschrift und Steuernummer von Aussteller und Empfänger; Leistungszeitraum; je Position Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz; die Summen nach Netto, Steuer und Brutto; sowie Zahlungsbedingungen und Bankverbindung. Für Behörden kommt die Leitweg-ID hinzu. Diese Felder befüllt teamspace aus dem Auftrags- und Mandanten-Stamm.
Hintergrund ist die E-Rechnungspflicht aus dem Wachstumschancengesetz. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle im B2B-Geschäft. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Rechnungen an Privatpersonen. Für öffentliche Auftraggeber gilt die XRechnung-Pflicht schon seit 2020. Neben ZUGFeRD und XRechnung gibt es im Großhandel noch EDIFACT; teamspace erstellt die beiden EN-16931-Formate, ZUGFeRD und XRechnung. Mehr dazu auf der Übersicht zur E-Rechnung.
Unverbindlich
Wir bringen Ihre erste E-Rechnung auf den Weg.
Zeigen Sie uns einen Empfänger, der ZUGFeRD verlangt. In zwanzig Minuten gehen wir Format, Pflichtangaben und Versandweg durch und schicken gemeinsam eine erste Rechnung raus.
Verwandte Module
Woran die E-Rechnung hängt.
Eine Rechnung entsteht nicht für sich. Sie zieht aus drei Modulen und gibt an sie zurück.
Zeiterfassung online
Die Positionen einer Rechnung kommen aus gebuchten Stunden. Erfassung und Abrechnung laufen im selben Login.
- Projektzeit je Auftrag und Phase
- Abrechenbare Stunden freigegeben
- Grundlage der Rechnungsposition
Projektmanagement
Aus dem Auftrag entsteht das Projekt, aus dem Projekt die Rechnung. Plan, Ist und Marge stehen an einer Stelle.
- Auftrag wird zum Projekt
- Nachkalkulation Plan gegen Ist
- Abrechnung nach Fortschritt
CRM
Empfänger und Behörden sind Organisationen im CRM. Adresse, Leitweg-ID und Historie hängen am selben Stamm.
- Empfänger als Organisation
- Leitweg-ID am Kontakt
- Beleg-Historie am Kunden
Erstgespräch
Ihre erste ZUGFeRD-Rechnung ginge in einem Termin raus.
Wir schauen uns Ihre Rechnungen an, aktivieren das Format und prüfen die Pflichtangaben. Danach läuft die E-Rechnung im selben Schritt wie bisher das PDF.
Häufige Fragen zur ZUGFeRD-Rechnung
Was ist eine ZUGFeRD-Software?
Eine ZUGFeRD-Software erzeugt Rechnungen im ZUGFeRD-Rechnungsformat, einem hybriden PDF mit eingebettetem XML nach der Norm EN 16931. In teamspace ist sie kein Zusatztool, sondern Teil der Faktura: Aus den abgerechneten Stunden und Aufträgen entsteht die ZUGFeRD-Datei beim Versand automatisch, in der jeweils aktuellen Version, parallel zur XRechnung. Der Empfänger sieht ein gewohntes PDF, sein Buchhaltungssystem liest den strukturierten Datensatz aus. Die Rechnungen liegen dabei in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, DSGVO-konform.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format aus PDF und eingebettetem XML, Standard im B2B-Geschäft. XRechnung ist reines XML, Pflicht für öffentliche Auftraggeber. Beide beruhen auf der Norm EN 16931, und teamspace erzeugt beide parallel. Mehr auf XRechnung erstellen.
Welches ZUGFeRD-Profil nutzt teamspace?
teamspace erzeugt nach EN 16931, dem vollständigen Profil, das die E-Rechnungspflicht erfüllt. Welches Profil ein Empfänger darüber hinaus verlangt, hängt von ihm ab; den Datensatz bauen Sie nicht selbst.
Können wir ZUGFeRD an alle Kunden senden?
An Geschäftskunden ja. Auch Privatkunden bekommen ein normales PDF mit eingebettetem XML; sie sehen die Rechnung wie gewohnt, das XML wird ignoriert. Es entsteht kein Nachteil.
Welche ZUGFeRD-Version müssen wir wählen?
Keine. teamspace erzeugt ZUGFeRD in der jeweils aktuellen Version und hält das Format auf dem Stand der offiziellen Releases. Um Versionsnummern müssen Sie sich nicht kümmern.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?
Faktisch keiner. Factur-X ist das französische Pendant zu ZUGFeRD und technisch identisch. Eine in teamspace erzeugte ZUGFeRD-Rechnung ist in Frankreich als Factur-X lesbar und umgekehrt. Gepflegt wird das Format gemeinsam von FeRD in Deutschland und FNFE in Frankreich.
Brauchen wir für die ZUGFeRD-Erstellung ein Zusatztool?
Nein. ZUGFeRD und XRechnung sind in der Rechnungssoftware enthalten. Bei aktivierter Fakturierung entstehen sie automatisch beim Erstellen der Rechnung, ohne zweites System, ohne externen Konverter.
Was ist die Leitweg-ID und brauchen wir sie?
Die Leitweg-ID adressiert die zentrale Rechnungseingangsstelle eines öffentlichen Auftraggebers. Für E-Rechnungen an Behörden ist sie Pflichtfeld. Im B2B-Geschäft mit Privatunternehmen wird sie nicht benötigt. teamspace führt sie im Feld Buyer Reference (BT-10) am CRM-Kontakt des Empfängers.
Wie validieren wir eine ZUGFeRD-Rechnung?
teamspace zieht die Pflichtangaben aus Ihren Stammdaten: vollständige Anschriften mit Land, ein hinterlegtes Bankkonto und für Behörden die Leitweg-ID. Wer das XML extern gegenprüfen möchte, visualisiert es mit dem kostenlosen ELSTER-Dienst.
Können wir ZUGFeRD-Rechnungen automatisiert in DATEV verbuchen?
Ja. teamspace übergibt Ausgangs- und Eingangsrechnungen über die zertifizierte Schnittstelle an DATEV Unternehmen online, als Cloud-API ohne CSV-Brücke. Mehr auf DATEV-Export.
Wie hängt das mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 zusammen?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle im B2B-Geschäft. ZUGFeRD nach EN 16931 und XRechnung sind die zugelassenen Formate. Mehr auf E-Rechnung.