Gemischte Vertragsarten an einem Auftrag
- Festpreis, Aufwand und Pauschale stehen als Positionen am selben Auftrag.
- Auf- und Abschläge laufen als Prozent-Position darauf.
- Ein Beleg fasst alles zusammen, klar pro Position.
Auftragsabrechnung für Dienstleister, die Festpreis, Aufwand und Pauschale mischen.
Eine Auftragsabrechnungs-Software rechnet einen Auftrag aus seinen Positionen ab, jede in ihrer eigenen Art: Festpreis, Aufwand nach Stunden oder wiederkehrende Pauschale. teamspace sammelt sie an einem Auftrag und schlägt am Periodenende die Rechnung in einem Klick vor, als ZUGFeRD oder XRechnung.
Was zählt
Was eine Auftragsabrechnung leisten muss.
Drei Dinge entscheiden, ob aus geleisteter Arbeit verlässlich eine Rechnung wird.
Nichts bleibt liegen
- Freigegebene Stunden, Material und Reisekosten landen von selbst am Auftrag.
- Der Vorschlag zeigt jede abrechenbare Position.
- Vergessene Leistung kostet keinen Umsatz mehr.
Die Rechnung in einem Klick
- Aus freigegebenen Positionen entsteht der Vorschlag auf Knopfdruck.
- Prüfen, korrigieren, freigeben, versenden.
- Kein Excel-Übertrag, kein zweites Programm.
Abrechnungsarten
Jede Position wählt ihre eigene Abrechnungsart.
Aufwand für gebuchte Stunden, Festpreis für die feste Leistung, Zeitdauer für die wiederkehrende Wartung. Dazu Prozent-Positionen, die sich aus anderen Positionen, Bereichen oder Zwischensummen berechnen, etwa für Auf- und Abschläge. Die Art bestimmt, wie eine Position abrechnet, und ein Auftrag mischt sie in einem Beleg.
Position · Beratung
Auftrag 20250017
Aufwand Festpreis Zeitdauer
gebuchte Zeit 142 h × 95 €
Position 13.490,00 €
unabhängig von der Zeit pauschal
Position 1.000,00 €
regelmäßig, je Periode monatlich
Position 120,00 € / Monat
Am Auftrag
Material und Fremdleistung sammeln sich am Auftrag.
Nicht nur Stunden landen am Auftrag. Material, Lizenzen, Reisekosten und die Stunden von Subunternehmern hängen an derselben Stelle, jede Position mit ihrer eigenen Abrechnungsart.
- Projektstunden kommen aus der Zeiterfassung, sobald sie freigegeben sind.
- Material und Lizenzen buchen Sie mit Einkaufspreis und einem Aufschlag je Auftrag oder Kunde.
- Reisekosten liegen mit Beleg am Auftrag und lassen sich dem Kunden weiterverrechnen.
- Subunternehmer rechnen mit ihrem eigenen Satz, die Differenz bleibt in der Marge sichtbar.
Wer eine Position vergisst, verschenkt Umsatz. Am Auftrag liegt alles beieinander, bis die Rechnung entsteht.
Regelpositionen
Eine Regel rechnet die Pauschale von selbst dazu.
Manche Pauschalen hängen an den gebuchten Zeiten. War jemand vor Ort beim Kunden oder hatte einen Reisetag, darf eine Pauschale extra auf die Rechnung. teamspace erzeugt diese Positionen bei der Rechnungsstellung selbst.
- Eine Regelposition prüft die mit der Rechnung verknüpften Zeiten und legt die Pauschale automatisch an.
- Zum Beispiel ab sechs Stunden vor Ort eine Hotelpauschale, je Reisetag eine eigene Reisepauschale.
- Mindeststunden, Rubrik oder eine Serie über mehrere Tage legen Sie am Auftrag fest.
Was sonst jemand am Monatsende von Hand nachträgt, steht so ohne Zutun auf der Rechnung.
Der Vergleich
Jede Vertragsart in ihrem eigenen Tool?
Getrennte Programme
- Festpreis-Aufträge, Aufwandsstunden und Wartung liegen in verschiedenen Programmen.
- Am Monatsende trägt jemand alles von Hand in Excel zusammen.
- Abrechenbare Stunden bleiben liegen, weil niemand die offenen Posten sieht.
- Der Tätigkeitsnachweis wird separat zusammengestellt.
Ein Auftrag in teamspace
- Festpreis, Aufwand und Pauschale stehen als Positionen am selben Auftrag.
- Freigegebene Stunden, Material und Reisekosten fließen von selbst in den Vorschlag.
- Ein Klick erzeugt die Rechnung, der Tätigkeitsnachweis hängt als Anlage an.
- ZUGFeRD, XRechnung und die Übergabe an DATEV laufen im selben System.
Vom Auftrag zur Rechnung
Vom Auftrag zum Rechnungsvorschlag in einer Spur.
Fünf Schritte aus der Auftragsabrechnung. Jeder Wert wandert aus dem vorigen Schritt weiter, niemand erfasst etwas zweimal.
- 1
Auftrag mit Positionen anlegen
Festpreis-Phase, Aufwandsstunden, Wartungspauschale, Hardware-Position. Pro Position liegen Konditionen, Sätze und Periodenrhythmus fest.
- 2
Stunden und Aufwände erfassen
Mitarbeitende buchen Stunden auf die richtige Position, mobil oder am Desktop. Material, Reisekosten und Subunternehmer-Stunden kommen direkt am Auftrag dazu.
- 3
Wochen- oder Monats-Freigabe
Vorgesetzte geben die Stunden frei, Korrekturen bleiben über den Audit-Trail nachvollziehbar. Erst freigegebene Stunden gehen in die Rechnung.
- 4
Rechnungsvorschlag erzeugen
Am Periodenende entsteht aus freigegebenen Stunden, Pauschalen und Reisekosten der Vorschlag in einem Klick. Sie prüfen, korrigieren bei Bedarf, geben frei.
- 5
Versand und Buchhaltung
Versand als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung. Der DATEV-Buchungsdatenservice übergibt an die Buchhaltung, das Mahnwesen läuft bei Zahlungsverzug von selbst.
E-Rechnung
Die Rechnung geht als E-Rechnung raus.
Stellt der Auftrag die Rechnung, entsteht sie gleich im richtigen Format. teamspace erzeugt ZUGFeRD und XRechnung beim Versand, ohne dass jemand umschalten muss.
- ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML, für Menschen lesbar und maschinell auswertbar zugleich.
- XRechnung ist das reine XML für öffentliche Auftraggeber, die Leitweg-ID liegt am Kontakt.
- Beide nach EN 16931, ohne Zusatztool. Die Fakturierung aktivieren Sie global oder pro Kunde.
Versendet wird über die üblichen Wege, von der Mail bis zum Behördenportal. Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen, der Versand wird ab 2027 schrittweise Pflicht.
„Wir arbeiten hauptsächlich mit der Budgetspalte."
Abrechnungsmodus
Der Auftrag zeigt, welche Position jetzt fällig ist.
Nicht jede Position wird sofort abgerechnet. Ein Abrechnungsmodus legt fest, wann sie reif ist: nach Projektfortschritt, nach einem Datum im Zahlungsplan oder von Hand.
- Regeln prüfen Bedingungen wie den Fortschritt eines Teilprojekts und geben die Position frei, sobald sie erfüllt sind.
- Der Zahlungsplan stellt Abschläge zu festen Terminen oder Meilensteinen.
- Wiederkehrende Positionen rechnen im eingestellten Rhythmus ab, etwa eine Wartung monatlich.
Der Filter „Jetzt abzurechnen" sammelt, was reif ist. Sie sehen auf einen Blick, welche Aufträge eine Rechnung fällig haben.
Rechnungslauf
Fällige Rechnungen gehen ohne Zutun raus.
Ist der Auftrag eingerichtet, muss niemand mehr an die Rechnung denken. Ein Rechnungslauf prüft in festem Rhythmus, welche Aufträge fällig sind, und erzeugt die Rechnungen automatisch.
- Pro Auftrag legen Sie fest, wie weit der Lauf geht: gar nicht, nur als Entwurf, geprüft, oder fertig versendet.
- Auf der höchsten Stufe erstellt und verschickt teamspace die fällige Rechnung von selbst, mit den Kontaktdaten aus dem CRM.
- Parallel gleicht die Online-Bankenschnittstelle in der Enterprise-Edition die Zahlungseingänge ab; der Mahnungslauf erinnert und mahnt, was offen bleibt.
Über die zertifizierte DATEV-Schnittstelle landet die Rechnung zugleich beim Steuerberater. Wer alles aktiviert, hat am Monatsende wenig zu tun.
Nachkalkulation
Bleibt die kalkulierte Marge in der Rechnung?
Auftragsabrechnung schließt den Kreis. Der Auftrag stellt die kalkulierten Positionen neben die tatsächlich gestellte Rechnung, mit dem Projekt-Ist dazwischen. So sehen Sie, ob die geplante Marge ankommt, bevor das Quartal vorbei ist.
Auftrag · kalkuliert Soll
Festpreis
Konzeptphase
Aufwand
84 h geplant
Stundenkosten
Team-Satz
Marge geplant 9.440,00 €
Rechnung · gestellt Ist
Festpreis
voll abgerechnet
Aufwand
79 h freigegeben
Stundenkosten
tatsächlich
Marge tatsächlich 9.265,00 €
Der Auftrag stellt Plan, Projekt-Ist und Rechnung nebeneinander. So verschwindet die kalkulierte Marge nicht still, bis die Rechnung rausgeht.
Zahlungsplan
Abschläge und Schlussrechnung laufen über den Plan.
Größere Aufträge zahlt niemand auf einmal. Ein Zahlungsplan teilt die Auftragssumme in Abschläge, fällig nach Datum, nach Prozent oder nach erreichtem Meilenstein.
- Abschlagsrechnungen über feste Beträge oder prozentuale Anteile.
- Die Schlussrechnung saldiert am Ende gegen die geleisteten Abschläge, klar ausgewiesen.
- Eine kumulierte Rechnung zeigt auf Wunsch den Gesamtstand: erbracht, gestellt, bezahlt, offen.
Wiederkehrende Positionen wie Wartungen rechnen im eingestellten Rhythmus ab, eine Preisänderung greift erst ab der nächsten Periode.
Erstgespräch
Wie sieht ein typischer Auftrag bei Ihnen aus?
In zwanzig Minuten gehen wir Ihre Auftragsstruktur und den Abrechnungs-Mix durch und zeigen, wie der Vorschlag entsteht.
Tätigkeitsnachweis
Der Tätigkeitsnachweis hängt an der Rechnung.
Bei Beratungs- und IT-Mandaten ist der Tätigkeitsnachweis Vertragsbestandteil. teamspace erzeugt ihn aus den gebuchten Stunden und legt ihn der Rechnung bei, ohne dass jemand eine Liste zusammenstellt.
- Als PDF-Anlage zur Rechnung oder als Anhang der XRechnung.
- Je Auftrag mit Datum, Mitarbeitender, Tätigkeit und Stunden.
- Nachvollziehbar bis zur einzelnen Buchung in der Zeiterfassung.
Das ersetzt das Excel-Workbook, in dem sonst eine Person die Nachweise pro Auftrag pflegt.
An die Buchhaltung
Rechnungen landen beim Steuerberater, ohne Dateien zu schicken.
teamspace ersetzt keine Buchhaltung, es übergibt an sie. In der Enterprise-Edition gehen Rechnungen, Stornos, Eingangsrechnungen und Reisekosten über den DATEV-zertifizierten Buchungsdatenservice direkt an DATEV Unternehmen online.
- Als Cloud-API, nicht als CSV-Datei, pro DATEV-Mandant ein eigener Buchungsstapel.
- Für Lexware, Sage und SAP gibt es keinen eigenen Konnektor; sie übernehmen die Daten über Standard-Exporte oder die REST-API.
- Im GoBD-Modus bleibt jede freigegebene Rechnung erhalten und nachvollziehbar.
Niemand schickt Dateien hin und her, die Buchung liegt beim Steuerberater.
Anwendungsfälle
Was am selben Auftrag noch hängt.
Die Auftragsabrechnung teilt Belege, Aufträge und Schnittstellen mit diesen Bereichen.
Auftragsverwaltung
Aufträge anlegen, Vertragsdaten pflegen, an die Abrechnung übergeben.
Mehr erfahrenProjektabrechnung
Laufende Projekte mit Honorar, Pauschale und Stunden abrechnen.
Mehr erfahrenReisekostenabrechnung
Geprüfte Reisekosten auf der Kundenrechnung weiterverrechnen.
Mehr erfahrenMahnungen schreiben
Offene Forderungen klettern mehrstufig, jede Stufe mit eigener Frist.
Mehr erfahrenE-Rechnung
ZUGFeRD und XRechnung an öffentliche und private Auftraggeber.
Mehr erfahrenDigitale Belegerfassung
Belege per Foto, zentral abgelegt, dem Auftrag zugeordnet.
Mehr erfahren
Teil der Rechnungssoftware
Der Auftrag ist die Abrechnungszentrale.
Stunden, Pauschalen und Reisekosten sammeln sich am Auftrag, bis er die fertige Rechnung vorschlägt. E-Rechnung, Mahnwesen und der DATEV-Buchungsdatenservice laufen im selben System. Wie alles zusammenhängt, zeigt die Übersicht zur Rechnungssoftware.
Zur RechnungssoftwareWorum es geht
Made in Germany, mit aktivierbarem GoBD-Modus.
Eine Auftragsabrechnung stellt die vereinbarten Leistungen eines Auftrags in Rechnung, vollständig oder als Teilrechnung über die schon abrechnungsreifen Positionen. Welche Form gilt, hängt von der Vereinbarung ab: Komplettzahlung, Teil- und Schlussrechnung oder Abschläge nach Fortschritt.
Auftragsabrechnung berührt buchhaltungsrelevante Daten. teamspace verarbeitet sie ausschließlich in der EU, in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag als Standard. Der GoBD-Modus lässt sich auf Wunsch aktivieren; dann sind freigegebene Rechnungen und Stornos technisch nicht mehr löschbar, die Aufbewahrung über zehn Jahre erzwingt das System.
Erfasst wird in der Zeiterfassung, der Auftrag entsteht aus dem CRM-Vorgang, abgerechnet wird in der Rechnungssoftware. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft.
Verwandte Module
Woran der Auftrag hängt.
Der Auftrag zieht aus drei Modulen und gibt an sie zurück.
Zeiterfassung online
Die freigegebenen Stunden sind die Grundlage jeder Aufwands-Position. Erfassung und Abrechnung laufen am selben Mitarbeiter, im selben Login.
- Projektzeit und Anwesenheit
- Freigabe vor der Abrechnung
- Stoppuhr, Browser, Web-App
Projektmanagement
Aus dem Auftrag entsteht das Projekt mit Budget, Phasen und Team. Pauschalen und Fortschritt fließen zurück in die Rechnung.
- Projekt aus dem Auftrag
- Plan, Ist und Forecast
- Nachkalkulation am Auftrag
CRM
Organisation, Kontakt und Vorgang liefern Adresse, Ansprechpartner und Layout für den Beleg. Aus dem Vorgang wird das Angebot.
- Stammdaten für den Beleg
- Angebot aus dem Vorgang
- Leitweg-ID am Kontakt
Erstgespräch
Wir rechnen einen Ihrer Aufträge gemeinsam durch.
Zeigen Sie uns einen typischen Auftrag mit seinem Abrechnungs-Mix. In einem kurzen Gespräch sehen Sie, wie der Vorschlag und der Tätigkeitsnachweis entstehen.
Häufige Fragen zur Auftragsabrechnung Software
Was ist eine Auftragsabrechnung-Software?
Eine Auftragsabrechnung-Software rechnet einen Auftrag aus seinen Positionen ab, jede in ihrer eigenen Art: Festpreis für die feste Leistung, Aufwand nach gebuchten Stunden, Pauschale für die wiederkehrende Wartung. teamspace sammelt Stunden, Material und Reisekosten am selben Auftrag und schlägt am Periodenende die Rechnung in einem Klick vor, als ZUGFeRD oder XRechnung mit Übergabe an DATEV. Anders als ein reines Rechnungsprogramm bleibt so jede Position bis zur Rechnung nachvollziehbar am Auftrag.
Was unterscheidet Auftragsabrechnung von Projektabrechnung?
Auftragsabrechnung rechnet einen konkreten Auftrag mit seinen Positionen aus Festpreis, Aufwand und Pauschale ab. Projektabrechnung betrachtet laufende Projekte, oft über längere Zeit. In teamspace liegen beide Logiken in einem System; je nach Fall nutzen Sie das eine, das andere oder beides parallel.
Sind ZUGFeRD und XRechnung im Standard dabei?
Ja, ohne zusätzliches Modul. Sobald die Faktura aktiv ist, erzeugt teamspace beide Formate beim Versand. Seit 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 und 2028 wird der Versand für viele Unternehmen verpflichtend. Beide Standards sind abgedeckt.
Wie funktionieren Abschlagsrechnungen?
Pro Auftrag lassen sich Abschläge mit Prozent-Anteil oder Festbetrag über den Zahlungsplan stellen, fällig nach Datum oder nach erreichtem Meilenstein. Die Schlussrechnung saldiert am Ende gegen die Abschläge, klar ausgewiesen.
Können wir Material und Reisekosten am Auftrag verbuchen?
Ja. Material mit Menge und Einkaufspreis, Reisekosten mit Fahrtweg, Spesen und Beleg-Foto, am Auftrag verbucht. Ein Aufschlag ist je Auftrag oder Kunde konfigurierbar, geprüfte Reisekosten lassen sich dem Kunden weiterverrechnen.
Wie läuft die Übergabe an DATEV?
Über den DATEV-zertifizierten Buchungsdatenservice in der Enterprise-Edition. Rechnungen, Stornos, Eingangsrechnungen und Reisekosten gehen als Cloud-API direkt an DATEV Unternehmen online, kein CSV-Export. Für Lexware, Sage oder SAP gibt es keinen eigenen Konnektor; der Austausch läuft über Standard-Exporte oder die REST-API.
Lassen sich wiederkehrende Wartungsrechnungen automatisch stellen?
Ja. Wartungen, Abos und Servicekosten laufen als Zeitdauer-Positionen im eingestellten Rhythmus, monatlich, quartalsweise oder jährlich. Aus den Vertragsdaten entstehen Serien-Verträge; eine Preisänderung greift wahlweise erst ab der nächsten Periode.
Können Pauschalen automatisch aus den gebuchten Zeiten entstehen?
Ja, über Regelpositionen. Eine Regelposition wird am Auftrag hinterlegt und erzeugt bei der Rechnungsstellung selbst neue Abrechnungspositionen, abhängig von den verknüpften Zeiten. Typische Fälle: ab einer Mindeststundenzahl vor Ort eine Hotelpauschale, je Reisetag eine Reisepauschale, oder eine Serie über mehrere Tage am Stück. Bedingung, Betrag und Zusammenfassung legen Sie pro Auftrag fest.
Kann teamspace Rechnungen ganz automatisch stellen und versenden?
Ja. Ein Rechnungslauf prüft in festem Rhythmus, welche Aufträge fällig sind. Pro Auftrag wählen Sie die Teilnahme: nicht teilnehmen, nur als Entwurf, erstellt und geprüft, oder erstellt und automatisch versendet. Auf der höchsten Stufe gehen fällige Rechnungen ohne Zutun raus. Parallel gleicht die Online-Bankenschnittstelle (Enterprise) die Zahlungseingänge ab, der Mahnungslauf mahnt offene Posten, und über die DATEV-Schnittstelle landen die Rechnungen in der Buchhaltung.
Wie sieht das Mahnwesen aus?
Mehrstufig, von der Zahlungserinnerung über Mahnstufe 1 und 2 bis zum Inkasso. Pro Stufe lassen sich Frist, Gebühr, Sachbearbeiter und Text einstellen, der Lauf geht automatisch oder nach Freigabe. Verzugszinsen werden auf Wunsch direkt angewendet.