Kein Aufpreis, keine eigene Lizenz
ZUGFeRD und XRechnung gehören zur Faktura, die ab der Edition office enthalten ist. Für die E-Rechnung bezahlen Sie nichts extra und verwalten keinen weiteren Vertrag.
XRechnung erstellen: Rechnungen an Behörden direkt aus dem Auftrag
Die XRechnung ist die E-Rechnung für Bund, Länder und Kommunen, eine reine XML-Datei nach EN 16931. Mit der XRechnung-Software von teamspace erstellen Sie sie aus Ihrer normalen Rechnung, ohne Konverter und ohne zweites Programm. Die Leitweg-ID der Behörde kommt aus dem Kontakt.
4,8 von 5 auf ProvenExpert 17 Bewertungen rund 400 Unternehmen arbeiten mit teamspace
Pflicht und Fristen
Öffentliche Auftraggeber verlangen die XRechnung schon heute.
Beim Bund regelt das die E-Rechnungsverordnung, bei Ländern und Kommunen das jeweilige Landesrecht. Zwischen Unternehmen beginnt die Pflicht zum Versand 2027.
Alle Stufen der E-Rechnungspflicht-
Seit November 2020
Bund
Wer Bundesbehörden beliefert, rechnet als E-Rechnung ab, in der Regel als XRechnung. Ausgenommen sind unter anderem Direktaufträge bis 1.000 Euro.
-
Nach Landesrecht
Länder und Kommunen
Länder und Kommunen verlangen die E-Rechnung nach eigenen Regeln. Stichtage und Ausnahmen unterscheiden sich von Land zu Land.
-
Ab 2027
Auch zwischen Unternehmen
Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro umgesetzt hat, verschickt ab 2027 nur noch E-Rechnungen, ab 2028 gilt das für alle. Dafür genügt die ZUGFeRD-Rechnung, die teamspace im selben Schritt erzeugt.
Die Übersicht ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Warum teamspace
Was für die XRechnung in teamspace spricht.
Daten aus Stunden und Aufträgen
Die Positionen entstehen aus den gebuchten Stunden und dem Auftrag, die Preise aus der Preisliste des Kunden. Was in der XRechnung steht, hat vorher niemand abgetippt.
Eingehende E-Rechnungen auslesen
teamspace erkennt ZUGFeRD und XRechnung im Mail-Anhang und liest sie als Eingangsrechnung aus. Eingangsrechnungen gehören zur Edition enterprise.
Rechenzentrum in Frankfurt am Main
teamspace läuft in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Ihre Rechnungsdaten bleiben ausschließlich in der EU, der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört zum Standard.
So funktioniert’s
Von der gebuchten Stunde bis zur Annahme durch die Behörde.
-
Die Leistung wird erfasst
Stunden am Auftrag
Ihr Team bucht seine Stunden auf den Auftrag der Behörde. Pauschalen und Festpreise stehen als Positionen im Auftrag, die Preise kommen aus der Preisliste des Kunden.
-
Die Rechnung wird wie gewohnt geschrieben
aus den abrechenbaren Positionen
teamspace schlägt die Rechnung mit allen abrechenbaren Positionen vor. Sie prüfen sie und erstellen sie wie jede andere Rechnung.
-
PDF und XML entstehen automatisch
mit Vorschau zur Kontrolle
Beim Erstellen legt teamspace neben der PDF die XRechnung als XML ab. Die Vorschau zeigt, was in der Datei steht.
-
Die XRechnung geht über den vorgegebenen Weg
Portal oder E-Mail
Sie übermitteln die Datei auf dem Weg, den der Auftraggeber vorgibt. Sein Portal prüft die XRechnung beim Eingang und nimmt sie an, wenn sie gültig ist.
ZUGFeRD und XRechnung gehören ab der Edition office zur Abrechnung.
Funktionen im Detail
So sieht die XRechnung in teamspace aus.
Leitweg-ID, Format und Voraussetzungen richten Sie an wenigen Stellen ein. Danach arbeitet teamspace bei jeder Rechnung mit diesen Angaben.
StammdatenZeitleisteDateien
Rechnungseingang Stadt Musterstadt
- Organisation
- Stadt Musterstadt
- Straße
- Rathausplatz 1
- PLZ und Ort
- 12345 Musterstadt
- Land
- Deutschland
- Käuferreferenz (BT-10) · Leitweg-ID
- 04011000-1234512345-06
<ram:BuyerReference> 04011000-1234512345-06 </ram:BuyerReference>
Die Leitweg-ID steht am Kontakt und geht bei jedem Rechnungslauf mit.
In teamspace steht die Leitweg-ID einmal am Kontakt der Behörde, im Feld Käuferreferenz. Beim Rechnungslauf übernimmt teamspace sie in jede XRechnung an diesen Kontakt.
- Anschrift und Land kommen aus demselben Datensatz
- Wer die Rechnung schreibt, muss die Leitweg-ID nicht kennen
Das Format legen Sie einmal fest, beim Kunden oder in der Vorlage.
In der Konfiguration schalten Sie die E-Rechnung ein und bestimmen, für welche Rechnungen sie gilt: für alle, für bestimmte Kunden oder für bestimmte Belegvorlagen. Welche Kunden das sind, steht in den Stammdaten der Organisation. Danach entsteht die E-Rechnung bei jeder Rechnung dieser Kunden von selbst. Braucht eine einzelne Rechnung eine Ausnahme, schalten Sie die E-Rechnung dort im Bearbeitungsmodus um.
- Schalter unter Finanzen, Einstellungen, Belege
- Auswahl je Organisation oder je Belegvorlage
- Ausnahmen an der einzelnen Rechnung möglich
StammdatenPositionenVorschauPrüfungDateienAlarme
Rechnung Stadt Musterstadt 20210006 · 3.712,80 € brutto
- PDF Rechnung 20210006.pdf
- XML Rechnung 20210006.xml
Beide Dateien entstehen beim Erstellen der Rechnung.
ZUGFeRD für Unternehmenskunden entsteht im selben Schritt.
teamspace erzeugt zu jeder Rechnung beide Formate und legt sie im Reiter Dateien ab. Behörden bekommen die XRechnung als reines XML, Unternehmen die ZUGFeRD-Rechnung: eine PDF, in der dieselben Daten als XML stecken. Wenn Sie ab 2027 auch Unternehmen E-Rechnungen schicken müssen, ist dafür nichts mehr umzustellen.
- XRechnung als XML für Behörden
- ZUGFeRD als PDF mit XML für Unternehmen
- Tätigkeitsnachweis auf Wunsch in der ZUGFeRD-Datei
Jede Pflichtangabe steht im Beleg, mit ihrer BT-Nummer.
Im Reiter Rechnungsdaten stehen alle Angaben, die in die E-Rechnung gehen: Belegdaten, Rechnungssteller mit Ansprechpartner, Rechnungsempfänger und Zahlungsdaten, jedes Feld mit seiner Nummer nach EN 16931. Meldet ein Portal ein fehlendes Feld, etwa „BT-11 ist nicht gefüllt“, sehen Sie genau dort nach. Ist ein Prüf-Workflow hinterlegt, gibt eine zweite Person die Rechnung frei, bevor sie verschickt wird.
- Vorschau der Rechnung, so wie der Empfänger sie liest
- Freigabe im Prüf-Workflow, wenn Sie das wollen
- Rechnungskorrektur als eigener Beleg mit Bezug auf das Original
- Von
- rechnung@hosting-nord.de
- Betreff
- Rechnung RE-4711
XML RE-4711.xml
Eingangsrechnung erzeugen
BelegdatenVorschau
- Lieferant
- Hosting Nord GmbH
- Rechnungsnummer
- RE-4711
- Netto
- 1.240,00 €
- USt 19 %
- 235,60 €
- Fällig
- 30.09.2026
Eingehende XRechnungen werden per Klick zur Eingangsrechnung.
Kommt eine E-Rechnung per Mail, erkennt teamspace das XML im Anhang, auch das in einer ZUGFeRD-PDF eingebettete, und markiert den Anhang mit einem Barcode-Symbol. Ein Klick auf „Eingangsrechnung erzeugen“ liest Lieferant, Beträge, Steuer und Fälligkeit aus. Ist der Lieferant neu, schlägt teamspace ihn samt Kontakt vor und legt beide auf Wunsch gleich an.
Eingangsrechnungen verarbeiten Gehört zur Edition enterprise.
Für wen
Für Dienstleister, die für die öffentliche Hand arbeiten.
Planungsbüros, IT-Dienstleister, Agenturen und Beratungen rechnen regelmäßig mit Bund, Ländern und Kommunen ab. Für sie gehört die XRechnung zum Alltag.
Architekten und Ingenieure
Die Schlussrechnung verrechnet alle Abschläge und geht als XRechnung hinaus.
Wer für eine Kommune plant, stellt über Monate Abschlagsrechnungen und am Ende die Schlussrechnung. In teamspace berechnen Sie das Honorar mit dem HOAI-Rechner, die Abschläge laufen über den Zahlungsplan des Auftrags. Die Schlussrechnung zieht alle gestellten Abschläge ab und geht als ZUGFeRD oder XRechnung hinaus.
- Honorar nach HOAI mit Leistungsphasen, Honorarzonen und Zuschlägen
- Abschläge und Schlussrechnung im Zahlungsplan des Auftrags
- Auf Wunsch eine kumulierte Rechnung mit dem Stand des Auftrags
-
IT-Dienstleister
Wartung, Lizenzen und Support für Verwaltungen und Schulen.
Wiederkehrende Positionen wie Wartung und Lizenzen rechnet teamspace jeden Monat oder jedes Quartal automatisch ab. Stunden aus Tickets kommen als Positionen dazu.
Software für IT-Dienstleister -
Agenturen
Kampagnen und Öffentlichkeitsarbeit für Ministerien und Städte.
Pauschalen, Stunden nach Aufwand und weiterberechnete Fremdkosten stehen im selben Auftrag. Daraus entsteht die Rechnung mit allen Positionen, für die Behörde als XRechnung.
Software für Agenturen -
Beratungen
Gutachten, Studien und Beratung für die Verwaltung.
Tagessätze nach Aufwand oder Festpreise je Leistungsabschnitt stehen im Auftrag. Den Tätigkeitsnachweis zu den Stunden erzeugt teamspace aus denselben Zeiten.
Software für Beratungen
Vergleich
Word, Generator, Buchhaltungsprogramm oder teamspace?
Eine XRechnung bekommen Sie auf jedem dieser Wege. Der Unterschied liegt darin, woher die Daten kommen und wie viel Handarbeit jede Rechnung macht.
Merkmal
Word oder Excel mit Konverter
Online-Generator
Buchhaltungsprogramm
teamspace
Empfohlen Positionen kommen aus erfassten Stunden und Aufträgen
abtippen
abtippen
per Import
Leitweg-ID einmal am Kontakt hinterlegt
je Rechnung eintragen
meist je Rechnung
ZUGFeRD für Unternehmen aus derselben Rechnung
je nach Konverter
je nach Anbieter
Tätigkeitsnachweis in der E-Rechnung
von Hand
je nach Programm
Eingehende E-Rechnungen auslesen
Edition enterprise
Rechnung, Projekt und Zeiten in einem System
meist getrennt
Zusätzliche Kosten für die E-Rechnung
Konverter-Lizenz
je Rechnung oder im Abo
eigenes Abo
keine, ab office enthalten
Mit Ihrer eigenen Rechnung
Wir spielen eine echte Rechnung einmal mit Ihnen durch.
Bringen Sie eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber mit, Namen und Beträge dürfen Sie vorher schwärzen. Im Termin bauen wir sie in teamspace nach und zeigen Ihnen die XRechnung, die daraus entsteht, samt Leitweg-ID und Übermittlungsweg.
Kunden
Ein Rechnungsprogramm allein war zu wenig.
Die avasis unity GmbH, ein IT-Dienstleister aus Kolbermoor, hat sich zuerst ein Programm nur für Rechnungen angesehen und sich dann für eine Software entschieden, die auch Zeiten, Projekte und Kunden führt. Mit teamspace arbeiten auch Häuser, die fast nur für die öffentliche Hand tätig sind, etwa die B.B.S.M. aus Potsdam.
„Überall lässt man dann vier Euro, dort fünf Euro. Und man ist abhängig von mehreren.“
Josef Steiner geschäftsführender Gesellschafter, avasis unity GmbH IT-Dienstleister · 7 Mitarbeitende · Kolbermoor - schneller in der Abrechnung
- 60 % schneller in der Abrechnung
- schneller im Angebot
- 70 % schneller im Angebot
- Monate von der ersten Anfrage bis zur ersten Abrechnung in teamspace
- < 2 Monate von der ersten Anfrage bis zur ersten Abrechnung in teamspace
- Einarbeitung für alle sieben Mitarbeitenden
- 2 Std. Einarbeitung für alle sieben Mitarbeitenden
Die Prozentwerte sind Einschätzungen von avasis unity aus dem eigenen Betrieb. Wie stark der Effekt ausfällt, hängt von Ausgangslage, Abläufen und Umsetzung ab und ist nicht zugesichert.
Die ganze Geschichte von avasis unity lesen-
„Ich spare viel Zeit beim Rechnungen schreiben.“
con|energy consult · Beratung -
„Sowohl im Support als auch in der Projektierung haben Mitarbeiter Einsicht in Aufträge und Rechnungen. Das war vorher nicht möglich.“
A+W Software · Softwarehaus -
„Die Akzeptanz war von Anfang an hoch und ist hoch geblieben.“
B.B.S.M. · Beratung für Kommunen, Land und Bund
Ein Ausschnitt aus unseren Kunden: Ingenieurbüros, Beratungen und IT-Häuser
Einrichtung und Umstieg
So kommen Sie zur ersten XRechnung aus teamspace.
Wer teamspace schon nutzt, schaltet die E-Rechnung ein und trägt die Leitweg-IDs ein. Wer neu einsteigt, bringt zuerst seine Daten mit.
Einmal eingerichtet, danach wie jede andere Rechnung
Einmal eingestellt werden die Steuerberechnung, ein Bankkonto, vollständige Anschriften mit Land und ein Rechnungslayout, das als PDF/A-3 funktioniert. Dabei hilft Ihnen die Beratung. Danach ist eine XRechnung so schnell geschrieben wie eine normale Rechnung.
Kontakte und Projekte aus Excel übernehmen
Kontakte, Organisationen und Projektstrukturen lassen sich per Excel-Import übernehmen. So stehen Anschriften und Ansprechpartner Ihrer Auftraggeber von Anfang an im System.
Support aus Darmstadt und ein Testzugang
Der Support antwortet auf Deutsch, werktags von 8 bis 16 Uhr, per Telefon, E-Mail oder Ticket. Nach dem Erstgespräch richten wir Ihnen einen Testzugang mit Ihren Themen ein, den Sie 14 Tage kostenlos nutzen.
Kompaktwissen
Die XRechnung kurz erklärt.
Was vor der ersten XRechnung an eine Behörde fast immer gefragt wird. Pflicht, Fristen und Formate im Ganzen stehen in der Übersicht zur E-Rechnung.
Zuletzt aktualisiert:
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie ist eine reine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931, ergänzt um einige Regeln für Deutschland. Gepflegt wird der Standard von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag von Bund und Ländern.
Eine XRechnung hat keine eigene Ansicht. Die Buchhaltung des Empfängers liest die Daten direkt ein. Ein Mensch braucht ein Programm, das die Datei als Rechnung darstellt.
XRechnung oder ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?
Beide Formate beruhen auf der Norm EN 16931. Die XRechnung besteht nur aus der XML-Datei. ZUGFeRD ist eine PDF, in der die Rechnungsdaten als XML stecken: Menschen lesen die PDF, Programme das XML.
Behörden verlangen in der Regel die XRechnung. Zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD verbreitet, weil auch ein Empfänger ohne E-Rechnungsprogramm die Rechnung lesen kann. In teamspace entstehen beide Formate aus derselben Rechnung.
Welche Pflichtangaben braucht eine XRechnung, und was ist die Leitweg-ID?
Eine XRechnung enthält alle Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG, also unter anderem Rechnungsnummer, Datum, Anschriften, Leistung, Entgelt und Steuer je Satz. Der Standard verlangt einige Angaben zusätzlich, etwa die Zahlungsangaben und einen Ansprechpartner beim Rechnungssteller mit Telefon und E-Mail.
Die Leitweg-ID ist die Adresse der Behörde, an die die Rechnung geht, zum Beispiel 04011000-1234512345-06. In der XRechnung steht sie im Feld Käuferreferenz (BT-10). Der Auftraggeber teilt sie mit, meist mit dem Auftrag. Fehlt sie oder ist sie falsch, weist das Portal die Rechnung zurück.
Auf welchem Weg kommt die XRechnung zur Behörde?
Welchen Weg eine XRechnung nimmt, bestimmt der Auftraggeber. Der Bund nimmt Rechnungen über seine Plattformen ZRE und OZG-RE an. Einige Länder nutzen ebenfalls OZG-RE, andere Länder und viele Kommunen betreiben eigene Portale.
Daneben gibt es das europäische Peppol-Netz. Rechnungssteller liefern dort über einen Peppol-Dienstleister ein, der die Datei an den Empfänger weiterleitet.
Wie lange und in welcher Form wird eine XRechnung aufbewahrt?
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Bei einer XRechnung zählt die XML-Datei in der Form, in der sie verschickt oder empfangen wurde. Ein Ausdruck oder eine PDF genügt nicht, weil dabei die strukturierten Daten fehlen.
In teamspace bleibt die Datei im Originalformat am Beleg gespeichert. Auf Wunsch schaltet 5 POINT den GoBD-Modus ein: Danach lassen sich Rechnungen, Stornos und freigegebene Belege zehn Jahre lang nicht mehr löschen.
Erstgespräch
Klären Sie Ihre XRechnung in einem kurzen Termin.
Wir gehen Ihre öffentlichen Auftraggeber, die Leitweg-IDs und den Übermittlungsweg einmal gemeinsam durch. Das Gespräch dauert 15 bis 30 Minuten, findet online statt und ist kostenlos und unverbindlich.
Häufige Fragen zur XRechnung-Software
Betreibt teamspace ein eigenes Peppol-Netz?
Nein. teamspace erzeugt die XRechnung, ist aber kein Peppol-Zugangspunkt und betreibt kein eigenes Peppol-Netz. Für viele Behörden brauchen Sie Peppol gar nicht: Die Plattformen des Bundes, ZRE und OZG-RE, nehmen die XRechnung nach einer Registrierung auch per Upload oder per E-Mail an. Verlangt ein Auftraggeber ausdrücklich Peppol, buchen Sie einen Zugang bei einem Peppol-Dienstleister und übergeben ihm die XML-Datei aus teamspace. Welcher Weg für Ihre Auftraggeber gilt, klären wir gern im Termin.
Wie kann ich eine XRechnung prüfen, bevor ich sie versende?
Mit dem kostenlosen XRechnung- und ZUGFeRD-Validator auf teamspace.de. Er wendet die Regeln der EN 16931 und der KoSIT an, meldet zum Beispiel eine fehlende Leitweg-ID als BR-DE-15 und nennt zu typischen Fehlern, was zu tun ist. Die Datei wird dabei nur im Browser gelesen.
Was kostet die XRechnung in teamspace?
Die XRechnung hat keinen eigenen Preis. ZUGFeRD und XRechnung gehören zur Abrechnung ab der Edition office für 19 Euro je aktivem Nutzer und Monat. Eingehende E-Rechnungen und die DATEV-Schnittstelle gehören zur Edition enterprise für 24 Euro. Beides sind Preise bei jährlicher Laufzeit; bei kürzerer Laufzeit gilt ein Aufschlag von 10 Prozent halbjährlich, 15 Prozent quartalsweise und 20 Prozent monatlich. Hosting und Einführung werden getrennt berechnet. Für die Einführung mit Datenübernahme und Schulung sind 5.000 Euro ein realistischer Rahmen, je nach Datenmenge und Schulungsumfang mehr oder weniger. Details stehen unter Preise.
Prüft teamspace die XRechnung vor dem Versand?
teamspace füllt die Felder der XRechnung aus den Stammdaten, die Vorschau zeigt Ihnen die Rechnung lesbar. Die technische Prüfung gegen die Regeln des Standards übernimmt das Portal des Auftraggebers beim Eingang: Ist die Datei nicht gültig, weist es sie mit einer Meldung zurück, und die Rechnung gilt als nicht eingegangen. Wer die Datei vorher selbst prüfen möchte, macht sie mit dem kostenlosen Dienst von ELSTER lesbar oder prüft sie mit dem Validator der KoSIT. Muss eine gestellte Rechnung korrigiert werden, entstehen Storno und Rechnungskorrektur als eigene Belege mit Bezug auf das Original.
Gilt die XRechnung-Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Bei Behörden in der Regel ja. Die E-Rechnungsverordnung des Bundes kennt keine Ausnahme für Kleinunternehmer. Länder und Kommunen regeln das nach eigenem Recht. Zwischen Unternehmen gilt etwas anderes: Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen seit 2025 empfangen können, ausstellen müssen sie keine. teamspace richtet sich an Dienstleister mit Team. Wer allein arbeitet und nur selten eine Behörde beliefert, kommt oft mit der kostenlosen Eingabemaske der Behördenportale aus.
Was ist eine XRechnung-Software?
Eine XRechnung-Software erstellt Rechnungen im Format XRechnung, also als XML-Datei nach der Norm EN 16931, wie sie Bund, Länder und Kommunen verlangen. In teamspace gehört sie zur Faktura: Die XRechnung entsteht beim Erstellen der Rechnung aus den Stammdaten, Stunden und Aufträgen, die ohnehin im System stehen. Eingehende XRechnungen liest teamspace in derselben Software aus.