Ein Angebot entsteht aus Vorlagen mit Bereichen, Positionen und der passenden Abrechnungsart. Wird es angenommen, macht teamspace daraus per Klick den Auftrag und das Projekt. Teil der Rechnungssoftware, ohne Modul-Aufpreis.
Statt Word und Excel
Das Angebot
Bereiche fassen Positionen zusammen, jede Position trägt ihre Abrechnungsart. Wird das Angebot angenommen, wandert dieselbe Struktur in den Auftrag.
Jede Position trägt ihre Abrechnungsart: Aufwand, Festpreis oder Zeitdauer. Beim Annehmen wird aus dem Angebot der Auftrag, die Positionen ziehen mit.
Vorlagen
Für die häufigen Auftragstypen liegen Vorlagen bereit, mit Standard-Phasen, Positionen und den passenden Sätzen. Sie wählen die Vorlage, passen Werte an und ergänzen, was dieses Angebot braucht.
Die Vorlage ist keine starre Schablone. Phasen, Pakete und Preise passen Sie pro Angebot frei an, die strukturierte Basis bleibt. Auch Agentur-Etats und Schulungs-Pauschalen lassen sich so vorbereiten.
Struktur
Größere Angebote werden in Bereiche geteilt, etwa Installation, Lizenzkosten und Einführung. Jeder Bereich bündelt seine Positionen und bildet eine eigene Teilsumme.
So liest der Kunde ein geordnetes Dokument statt einer langen Positionsliste, und die Kostenarten bleiben sauber getrennt.
„Ich spare viel Zeit beim Rechnungen schreiben."
Positionstypen
Nicht jede Position gehört fest ins Angebot. Drei Typen halten den Vorschlag flexibel, ohne die Summe zu verfälschen.
fester Teil
Die reguläre Position, die in die Endsumme zählt.
zur Wahl
Eine andere Variante zu einer Position, der Kunde entscheidet.
auf Wunsch
Eine Zusatzleistung, die der Kunde dazunehmen kann.
Preise
Positionen stammen aus dem Artikelstamm, nicht aus dem Gedächtnis. Pro Angebot wählen Sie die Preisliste, und der hinterlegte Preis zieht in die Position.
Weil dieselben Sätze später die Projektabrechnung tragen, bleibt das Angebot konsistent mit der Rechnung.
Anhänge am Angebot
Beratungen legen neben das kaufmännische Angebot oft ein ausführliches Word-Dokument: Vorgehen, Methodik, Referenzen. In teamspace lebt das nicht in einem zweiten Programm. Jeder Beleg hat eine eigene Dateiablage.
So steht im Prosa-Angebot von Anfang an die richtige Anschrift und die aktuelle Kalkulation. Mehr dazu im Dateimanagement.
Anwendungsfälle
Das Angebot ist der erste Beleg im Auftrag. Diese Anwendungsfälle arbeiten mit denselben Belegen, Aufträgen und Preisen weiter.
Offene Angebote im Blick, Wiedervorlage am Stichtag, kein Lead verloren.
Mehr erfahrenAufwand, Festpreis und Zeitdauer am selben Auftrag abrechnen.
Mehr erfahrenAus dem angenommenen Angebot wird der Auftrag, mit Status und Vertragsdaten.
Mehr erfahrenAus dem Auftrag entsteht das Projekt, gebuchte Stunden werden zur Rechnung.
Mehr erfahrenHonorarzonen und Leistungsphasen im Angebot, Projekt direkt daraus.
Mehr erfahrenBleibt die Rechnung offen, klettert die Forderung mehrstufig mit eigener Frist.
Mehr erfahrenÜberblick
Die Angebotsverfolgung sammelt alle Angebote in einer Liste und sortiert sie nach Status. Auf einen Blick sehen Sie, was offen ist und wo es klemmt.
So weiß das Vertriebsteam, welche Angebote im Umlauf sind und welche eine Rückmeldung brauchen. Den nächsten Schritt zeigt das Nachfassen.
Optional hängt ein Angebot an einer Vertriebschance. Dann zeigt der Vertriebstrichter, in welcher Phase es steht, und zwei alternative Angebote an derselben Chance bleiben richtig gelesen, obwohl nur eines kommt. Aufwand und offene Punkte hängen am selben Vorgang. Ganz ohne Vertriebschance funktioniert ein Angebot genauso.
Prüfung
Manche Angebote sollen nicht ohne zweites Auge raus. Ein Freigabe-Workflow koppelt das Angebot an eine Prüfung, bevor es versendet werden kann.
So geht kein unfertiges Angebot zum Kunden, und die Verhandlungs-Historie bleibt nachvollziehbar.
Erstgespräch
Im Gespräch schauen wir auf Ihre Vorlagen, Ihre Preislisten und den Weg vom angenommenen Angebot in den Auftrag und das Projekt.
Annahme
Versand per E-Mail oder als PDF. Nimmt der Kunde an, dokumentieren Sie das in teamspace, und aus dem Angebot wird mit einem Klick der Auftrag.
Aus dem Auftrag entsteht das Projekt mit Budget, Phasen und Team. Wie Auftrag und Projekt zusammenspielen, zeigt die Auftragsverwaltung.
Für Architektur und Ingenieurbüros
Wer nach HOAI abrechnet, braucht die Honorartafeln nicht von Hand. Der HOAI-Rechner kennt die Fassungen HOAI 2013 und 2021 und rechnet aus Leistungsbild, Honorarzone, Satz und anrechenbaren Kosten alle Leistungsphasen direkt im Angebot.
Für Beratung und IT bleibt es beim freien Aufbau mit Aufwand, Festpreis und Pauschale, die HOAI-Strecke ist nur da, wo sie gebraucht wird.
Teil der Rechnungssoftware
Aus dem Angebot wird der Auftrag, aus dem Auftrag die Rechnung. E-Rechnung, Mahnwesen und der DATEV-Buchungsdatenservice laufen im selben System. Wie alles zusammenhängt, zeigt die Übersicht zur Rechnungssoftware.
Zur RechnungssoftwareWorum es geht
Ein Angebot nennt die Leistung, die ein Anbieter zu einem Preis erbringen will. Es entsteht, wenn ein Interessent Bedarf zeigt, und wird zum Vertrag, sobald der Kunde annimmt. Ein gutes Angebot ist strukturiert, vollständig und nachvollziehbar.
Strukturiert heißt: klare Bereiche, Positionen mit Beschreibung, Menge, Einheit und Preis. Vollständig heißt: Absender und Adressat, Angebotsnummer und Datum, Preisangaben netto und brutto, Liefer- und Zahlungsbedingungen sowie eine Bindefrist. teamspace befüllt diese Felder aus den Stammdaten und der gewählten Vorlage.
Das Beleglayout liegt in der eigenen Hausschrift, einheitlich für Angebot, Auftrag und Rechnung. Erfasst wird in der Zeiterfassung, abgerechnet in der Rechnungssoftware, ohne die Werte zweimal zu pflegen.
Verwandte Module
Ein Angebot lebt von Kontakten, Stunden und der Abrechnung dahinter. Drei Module greifen direkt darauf zu.
Organisation, Kontakt und Vorgang liefern Adresse, Ansprechpartner und Layout. Aus dem Vorgang wird das Angebot, aus der Vertriebschance der Beleg.
Aus dem angenommenen Angebot entsteht das Projekt mit Budget, Phasen und Team. Fortschritt und Pauschalen fließen zurück in die Rechnung.
Aufwands-Positionen aus dem Angebot werden später mit gebuchten Stunden abgerechnet. Erfassung und Abrechnung am selben Login.
Das Angebot steht zwischen Vertrieb und Lieferung. Wer es in Word oder Excel schreibt, pflegt Preise von Hand, verwaltet Versionen über Dateinamen und tippt den Auftrag nach der Zusage neu. Spätestens beim Wachsen kostet das Zeit und erzeugt Abweichungen zwischen Angebot und Rechnung.
In teamspace ist das Angebot der erste Beleg einer durchgängigen Kette. Aus dem Vorgang im CRM entsteht das Angebot, aus dem angenommenen Angebot der Auftrag, aus dem Auftrag das Projekt. Eine Datenbasis, kein Tool-Wechsel, keine doppelte Pflege.
Erstgespräch
Wir schauen auf Ihre Auftragstypen, die Preislisten und den Weg vom Angebot zum Auftrag. Ein kurzes Gespräch, ein klares Bild.
