Wer Systeme baut, erkennt ein gutes.

Bevor ein Produkt gefertigt wird, entsteht es als Datenmodell. Jedes Bauteil, jede Version, jede Freigabe ist darin festgehalten.

Verwaltet wird dieses Modell in einer PLM-Umgebung. PLM steht für Product Lifecycle Management. Die Spezialität der avasis unity GmbH aus Kolbermoor ist Teamcenter, die PLM-Lösung von Siemens.

Das Team aus Oberbayern plant, konfiguriert und betreibt die IT-Infrastruktur darunter: die Cloud-Umgebungen, den Aufbau kompletter Produktivsysteme, die automatisierten Roll-outs.

Josef Steiner, geschäftsführender Gesellschafter, erklärt den Unterschied zu der Software, die jeder kennt: „Im ERP geht es darum: Wo kaufe ich was? In PLM geht es darum: Wie baue ich meine Teile, wie baue ich das Produkt an sich?“

Die Kunden sind entsprechend groß. Bei einem von ihnen gehen allein die Lizenzen für das PLM-System in die Millionen. Das Team, das ihnen die Infrastruktur dafür baut, ist dagegen klein: sieben Leute, zwei davon Geschäftsführer.

Umso größer war der Widerspruch im eigenen Haus. Denn dieselben sieben Spezialisten wickelten ihr Geschäft über eine Lösung ab, die sie nie selbst gewählt hatten.

avasis unity gehört zu einer Firmengruppe mit fünf Gesellschaften in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Kaufmännisch arbeiteten mehrere davon in derselben Installation.

Verändert wurde daran vieles, aber zugunsten jener Gesellschaft, die als erste damit angefangen hatte. Wollte avasis unity eigene Anforderungen einbringen, musste sie sich jedes Mal mit allen anderen abstimmen. „Das war mir irgendwann zu mühsam“, sagt Steiner.

Gravierender aber war, wie schmal der Ausschnitt des Geschäfts blieb, den die alte Lösung überhaupt erfasste. „Es ging nur darum, Projekte und Rechnungen zu schreiben“, sagt Steiner.

Der Rest, den die alte Lösung nicht abdeckte, lag außerhalb:

• die Kundenbeziehungen
• die Personalverwaltung
• die Finanzen
• der Support
• die Zeiterfassung

All das wurde extern gelöst. Für ein Unternehmen, das gerade wächst, ist das ein Zustand mit Ablaufdatum.

Die Suche begann dort, wo viele kleine Unternehmen anfangen: bei einem schlanken Werkzeug für die Rechnungsstellung. Steiner sah sich eines an, das er aus früheren Jahren kannte.

Der Reiz hielt nicht lange. „Mir war ziemlich schnell klar, dass das viel zu wenig ist“, sagt Steiner.

Denn ein Werkzeug für Rechnungen verlangt eine Schnittstelle zu einem Werkzeug für Zeiten, dieses wiederum eine zu einem für Projekte. Am Ende steht ein Flickenteppich, und jeder Anbieter schreibt eine eigene Rechnung. „Überall lässt man dann vier Euro, dort fünf Euro. Und man ist abhängig von mehreren.“

Damit stand die Anforderung fest: eine Plattform, die sämtliche Abläufe unter einem Dach vereint. Bei der Recherche stieß Steiner auf teamspace. Angesprochen hat ihn zuerst die Positionierung als ERP für IT-Dienstleister.

IT-Dienstleister für IT-Dienstleister. Das hat sehr gut gepasst.

Der erste Blick in die Anwendung bestätigte den Eindruck. „Ich habe gesehen: Da ist alles drin.“ Sein Ansprechpartner bei teamspace zeigte ihm die Software, mehr brauchte es nicht. „Dann waren wir eigentlich schon mittendrin und Feuer und Flamme.“

Wer beruflich Systeme für andere aufsetzt, richtet sich sein eigenes am liebsten selbst ein. „Ich habe das fast alles selber eingerichtet“, sagt Steiner. Die Feinheiten lieferte der Berater von teamspace nach.

Für ein wachsendes Unternehmen zählt das doppelt: „Du willst nicht tausende Euro für Consulting ausgeben, damit du deine Rechnungen schreiben kannst.“

Im Oktober ging die Anfrage bei teamspace ein. Nach einem Monat Vorlauf rechnete avasis unity bewusst doppelt ab: einmal in der alten Lösung, einmal in teamspace. So ließ sich im Echtbetrieb prüfen, ob am Ende dasselbe herauskam.

Im Dezember haben wir die Rechnungen für November nur noch aus teamspace herausgenommen.

Zwischen der ersten Anfrage und der ersten Abrechnung, die vollständig in der neuen Software lief, lagen damit keine zwei Monate.

Die Einarbeitung der Kollegen kostete zwei Stunden. So lange erklärte der Berater den sieben Mitarbeitern die Oberfläche. Den Rest lernten sie im Arbeiten. „Man macht das zwei, drei Tage, dann ist es klar. Kein Hexenwerk.“

Vom ersten Kundenkontakt bis zur Rechnung bildet teamspace heute den kompletten kaufmännischen Ablauf ab.

Am Anfang steht der Kunde im CRM. Aus seinem Datensatz heraus bauen die Mitarbeiter das Angebot: Sie ziehen die eigenen Produkte hinein, ergänzen Preise und Nachlässe. Ganze Produktlinien liegen dafür als Vorlage bereit. Verschickt wird direkt aus der Anwendung, über das integrierte Ticketsystem.

Kommt das Angebot unterschrieben zurück, erzeugt teamspace mit einem Klick die Auftragsbestätigung und aus dem Auftrag das Projekt. „Da brauchst du nur noch deine Mitarbeiter zuweisen. Die sehen oben am Indikator: Das ist ein neues Projekt, kann losgehen.“

Ab diesem Moment buchen die Kollegen ihre Stunden darauf. Zum Monatsende sammelt die Software sie zur Rechnung, Steiner gibt frei, und der Versand läuft wieder über die Tickets. Jeder Schritt bleibt nachvollziehbar: „Und alles ist trackbar. Es ist alles da.“

Auch die Urlaubsplanung ist inzwischen eingezogen. Die Mitarbeiter beantragen ihre Abwesenheiten selbst, die beiden Geschäftsführer genehmigen, und für Anwesenheit und Vertretung sind Regeln hinterlegt.

Der Grund für den Unterschied liegt in der Vorarbeit. Einmal eingestellt, läuft der Abrechnungslauf seither von selbst durch. Noch deutlicher wirkt der Effekt im Vertrieb, wo die fertigen Produktlinien als Vorlage bereitliegen.

Das merken auch die Kunden.

Die Leute sind gar nicht gewohnt, dass sie so schnell ein Angebot bekommen.

Dazu kommt, was sich schlecht in Prozent fassen lässt: weniger Doppelarbeit, weniger Suchen, ein gemeinsamer Wissensstand für alle sieben. „Wir können uns hier super die Bälle zuspielen.“

Was der neue Ablauf in Zahlen bringt, schätzt Steiner ohne Zögern.

Eine Software ist so gut wie die Menschen dahinter. Darauf kommt Steiner im Gespräch mehrfach zurück.

Der Support ist wahnsinnig super.

Belegen kann er das mit einem Vorfall mitten im Rechnungslauf. Ein Serverproblem blockierte die Rechnungserstellung. Steiner rief an, man nahm Rücksicht auf den laufenden Termin, und die Rechnungen gingen hinaus. „Das ist auch nicht immer so, ich kenne das auch anders.“

Entgegenkommen erfuhr avasis unity ebenso bei der Technik. Obwohl sieben Nutzer ein kleiner Kunde sind, arbeitet das Unternehmen heute auf einem eigenen, dedizierten Server statt auf einem geteilten. Wer selbst Cloud-Infrastruktur betreibt, weiß, was das wert ist.

Für Steiner entscheidet am Ende ohnehin nicht die Technik: „Es steht und fällt mit den Menschen.“

„Ohne teamspace würden wir heute …“, beginnt Steiner den Satz. Für das Ende braucht er keine Sekunde.

… viel repetitive Arbeit umsonst machen.

Empfehlen würde er die Lösung allen, die im Mittelstand nach eben dieser Vollständigkeit suchen.

Alles in einem System, was du als Mittelstand brauchst.

Wer zögert, dem gibt er den Rat mit, den er im eigenen Geschäft genauso anwendet: Sprich mit denen, die es schon nutzen. Und probier es dann selbst aus.

„Mach dir dein eigenes Bild, lass dir eine Umgebung geben, klick herum. Aber du musst es schon tun. Einfach nur ins Auto setzen und dann fünf Meter fahren, das macht ja auch keiner.“