Eine Sicht pro Kunde
Kontakte, laufende Mandate, Rechnungen, offene Tickets, gebuchte Stunden und Dokumente einer Organisation, in einer Zeitleiste statt in fünf Tools.
Digitale Kundenakte: alle Kundeninformationen an einem Ort.
In der digitalen Kundenakte von teamspace laufen Kontakte, Projekte, Rechnungen, Tickets, Stunden und Dokumente pro Kunde in einer Sicht zusammen. Schluss mit verstreuten Outlook-Ordnern und Excel-Listen daneben.
Auf einen Blick
Was die digitale Kundenakte leistet
Wächst von selbst
Mails, Anrufe und Termine ordnen sich dem richtigen Kontakt zu. Niemand pflegt die Kundenakte von Hand nach.
Mit Wert und Frist
Jede Organisation bekommt ihre ABC-Einstufung. Kontakte ohne Aktivität erkennt das System als löschpflichtig.
Eine Kundenakte
Aus vielen Modulen wird eine digitale Kundenakte.
Was im Projekt, in der Rechnung, im Ticket, in der Zeiterfassung und in der Ablage entsteht, sammelt sich an derselben Organisation. Die Kundenakte ist keine eigene Datenbank, sondern die zusammengeführte Sicht auf alles, was ohnehin schon da ist.
Projektmanagement 2 Mandate laufen Marge 31 %
Rechnung 1 offen, 1 gemahnt 4.200,00 €
Service Desk Ticket #4321 SLA 4 h
Zeiterfassung diesen Monat 142 h
Dateien Verträge · Angebote 23 Dok.
ÜbersichtAktivitätenDateien
HP
Heyer Plan AG
Nr 101 · A-Kunde · KAM S. Berg
Interessent Kunde Lieferant
Mandate
2 laufend · Marge 31 %
Rechnungen
4.200 € offen · 1 gemahnt
Tickets
1 offen · SLA 4 h
Stunden
142 h diesen Monat
letzte Berührung heute · Anruf protokolliert
Jede Buchung, jede Rechnung, jedes Ticket findet von selbst den richtigen Kunden, ohne Export, ohne zweite Liste.
Eingang
Die Kundenakte wächst von selbst.
Eine Kundenakte trägt nur, wenn sie sich von allein füllt. Manuelle Pflege scheitert im Alltag, also ordnet teamspace eingehende Kontakte automatisch zu.
- Mails finden den Kontakt: eine eingehende Nachricht wird anhand der Absender-Adresse dem richtigen Kontakt und seiner Organisation zugeordnet.
- Anrufe mit Erkennung: über die Telefonschnittstelle sieht der Bearbeiter vor dem Abnehmen, wer anruft, samt Organisation und zuständigem Key-Account-Manager.
- Termine und Vorgänge aus Kalender und der Microsoft-Teams-Integration landen als Eintrag an der Organisation, nicht in einem zweiten Postfach.
So entsteht die Historie beiläufig, während das Team arbeitet, statt am Ende des Tages abgetippt zu werden.
„Sowohl im Support als auch in der Projektierung haben Mitarbeiter Einsicht in Aufträge und Rechnungen. Das war vorher nicht möglich."
Warum eine Kundenakte
Drei Gewinne einer gemeinsamen Kundenakte.
Der Nutzen zeigt sich weniger im Anlegen als im täglichen Nachschlagen.
Weniger Suchen
- Verlauf, Belege und Tickets an einer Stelle
- Wer eine Anfrage bekommt, sieht sofort den Stand
- Filter pro Vorgangstyp: nur Tickets, nur Angebote
Sauberer Übergang
- Wechselt der Betreuer, bleibt die Historie an der Organisation
- Neue Kollegen lesen sich in einer Viertelstunde ein
- Wissen verlässt nicht mit der Person das Haus
Datenschutz eingebaut
- Berechtigung nach dem Need-to-know-Prinzip
- Löschfristen für inaktive Kontakte
- Verarbeitung ausschließlich in der EU
ABC-Analyse
A, B oder C, für Vertrieb, Kunde und Lieferant.
Nicht jeder Kontakt wiegt gleich. teamspace stuft jede Organisation automatisch ein, und zwar getrennt nach Aspekt, weil ein wichtiger Kunde ein unwichtiger Lieferant sein kann.
- Drei eigene Sichten: je eine ABC-Einstufung für Vertrieb, Kunde und Lieferant, statt einer einzigen Note über alles.
- Beste 20 Prozent A, mittlere 60 Prozent B, schwächste 20 Prozent C, fortlaufend aus den Daten berechnet.
- Bewertungsbasis konfigurierbar: nach Rechnungen, Projektzeiten oder Umsatzpotenzial, je nachdem, was bei Ihnen zählt.
So weiß die Betreuung, wo sich Aufmerksamkeit lohnt, und der Einkauf sieht, welche Lieferanten tragen.
Erstgespräch
Schauen wir auf Ihre Kundendaten.
In 20 Minuten gehen wir durch, wo Ihre Kundeninformationen heute liegen und welche Module bei teamspace schon in eine Kundenakte zusammenlaufen würden.
Dokumente
Verträge und Dokumente am Kunden.
Verträge, Angebote, Liefergegenstände und Korrespondenz gehören zur Kundenakte, nicht auf ein Netzlaufwerk daneben. teamspace legt sie an der Organisation ab.
- Eigene Ablagebäume je Kunde, etwa getrennt nach Verträgen, Angeboten und Liefergegenständen.
- Versionen bleiben erhalten: jede Bearbeitung über das Dateimanagement ist nachvollziehbar, ältere Stände gehen nicht verloren.
- Externer Zugang: ausgewählte Kunden-Kontakte sehen ihre eigenen Dateien, ohne dass sie eine volle Lizenz brauchen.
Office-Dateien lassen sich direkt im Browser bearbeiten, ohne Download und ohne Hin- und Herschicken per Mail.
Mehr aus dem CRM
Anwendungsfälle rund um den Kunden.
Die Kundenakte ist eine von mehreren Sichten auf denselben Kontaktstamm. Diese Bereiche vertiefen einzelne Fragen.
Kontaktverwaltung
Organisationen, Personen und Adressen zentral gepflegt, der Stamm hinter jeder Kundenakte.
Mehr erfahrenKey Account Management
Schlüsselkunden mit eigenem Ansprechpartner, Vertreter und VIP-Markierung.
Mehr erfahrenKampagnenmanagement
Serienmail, Serienbrief und Telefonaktion direkt aus der Kontaktliste.
Mehr erfahrenLead-Management
Aus dem offenen Vorgang wird die Wiedervorlage, Anfrage, Bedarf, Angebot.
Mehr erfahrenVertriebscontrolling
Kundenanalyse und Aktivitäten im Zeitverlauf als Standard-Bericht.
Mehr erfahrenDatenschutz
Wer was sieht, und was gelöscht wird.
Kundendaten gehören zu den sensibelsten Sätzen im Haus. teamspace regelt den Zugriff fein und hält die Pflege DSGVO-konform, ohne dass die Geschäftsführung sich um Infrastruktur kümmern muss.
- Berechtigung nach Need-to-know: pro Rolle ist festgelegt, wer welche Kundeninformationen sieht und bearbeitet; sensible Mandate lassen sich auf das zuständige Team beschränken.
- Externer Zugang für Kunden auf ihre eigenen Tickets, Projektvorgänge und Dateien.
- Löschfristen: Kontakte ohne Aktivität innerhalb einer Frist erkennt das System als löschpflichtig.
Gehostet wird in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, die Verarbeitung findet ausschließlich in der EU statt. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft, mit Auftragsverarbeitungs-Vertrag.
Im Ablauf
So entsteht die Kundenakte.
- 1
Organisation anlegen
Firma mit Adresse, USt-ID und Konditionen, wahlweise als Interessent, Kunde oder Lieferant zugleich. Einmal erfasst, in jedem Modul verfügbar.
- 2
Kontakte und Rollen
Personen mit Funktion und Zuständigkeit, Adresse von der Organisation vererbt, ein Key-Account-Manager pro Kunde.
- 3
Aktivitäten bündeln
Mails, Anrufe, Termine, Angebote, Tickets und Stunden ordnen sich der Organisation zu, chronologisch in der Zeitleiste.
- 4
Dokumente ablegen
Verträge, Angebote und Korrespondenz in eigenen Ablagebäumen, versioniert und berechtigungsgesteuert.
- 5
Auswerten und einstufen
ABC-Analyse pro Aspekt und eine Aktivitätenanalyse zeigen, wo sich Betreuung lohnt und wer wie viel getan hat.
Funktionsumfang
Funktionen der digitalen Kundenakte im Überblick
Organisation und Kundenakte
- Organisation als Interessent, Kunde oder Lieferant, Rollen kombinierbar
- Mutterorganisation als Baum für Konzern- und Abteilungsstrukturen
- Aktivitäten-Übersicht über Vorgänge, Tickets, Projekte, Belege, Stunden, Termine, Mails und Dateien
- Zeitleiste nach Wichtigkeit und Chronologie, filterbar pro Vorgangstyp
- Wiedervorlagen aus offenen Vorgängen
- Organigramm pro Organisation über Kontakte mit Rolle
Eingang und Zuordnung
- Eingehende Mails anhand der Absender-Adresse dem Kontakt zugeordnet
- Telefon-Anruferkennung mit Anzeige des Key-Account-Managers
- Kontakt-Abgleich mit Outlook, Mac und Smartphone
- Microsoft-Teams-Integration mit CRM-Anrufliste und Kalender
- Service-Hinweis, Standardprojekt und SLA pro Organisation
Wert und Dokumente
- ABC-Analyse pro Aspekt für Vertrieb, Kunde und Lieferant
- Aktivitätenanalyse: wie viel Bearbeiter je Kontakt und Vorgangstyp getan haben
- Dateiablage an Organisation und Kontakt mit eigenen Ablagebäumen
- Versionierung über das Dateimanagement, Office-Dateien online bearbeitbar
- Excel-Export der Organisationsliste
Sicherheit und Compliance
- Need-to-know-Berechtigung pro Rolle und Organisation
- Externer Zugang für Kunden auf Tickets, Projektvorgänge und Dateien
- Löschfristen für Kontakte ohne Aktivität (DSGVO)
- Hosting in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main
- Verarbeitung ausschließlich in der EU, AVV als Standard
Was eine digitale Kundenakte ausmacht
Alle Spuren eines Kunden, an einer Stelle.
Eine digitale Kundenakte ist die zentrale Sicht auf alle Informationen, die im Tagesgeschäft zu einem Kunden entstehen: Kontakte und Ansprechpartner, Verträge und Konditionen, Angebote und Rechnungen, offene Tickets und laufende Mandate, gebuchte Stunden und Dokumente. In klassischen Setups verteilen sich diese Spuren auf fünf bis zehn Systeme, von Outlook über Excel bis zum Helpdesk und dem Netzlaufwerk.
Der Unterschied bei teamspace liegt nicht in einer weiteren Datenbank, sondern in der Bündelung. Weil Projekt, Rechnung, Ticket und Stunde ohnehin an derselben Organisation hängen, entsteht die Kundenakte aus den Daten, die das Tagesgeschäft ohnehin erzeugt. Eine Stunde, die heute auf das Mandat gebucht wird, steht morgen in der Kundenakte und übermorgen auf der Rechnung, ohne Export und ohne zweite Liste.
Spürbar wird der Bedarf, sobald mehrere Personen denselben Kunden betreuen und niemand mehr von Hand nachhält, was zuletzt besprochen, geliefert und berechnet wurde. Die Kontaktverwaltung führt dabei den Stamm; die Kundenakte ist die Sicht, die alles Operative daran sichtbar macht.
Teil des CRM
Die Kundenakte ist die Sicht, das CRM ist das System dahinter.
Organisation, Kontakt und Vorgang sind die drei Datenarten, aus denen sich die Kundenakte zusammensetzt. Wie teamspace daraus Wiedervorlagen, die Vertriebs-Sicht und die Auswertungen bildet, und wie Mail, Telefon und Teams angebunden sind, zeigt die Übersicht zur CRM-Software.
Zur CRM-SoftwareVerwandte Module
Drei Module grenzen ans CRM.
Was an einem Kunden hängt, läuft in den angrenzenden Modulen weiter. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Projektmanagement
Aus dem gewonnenen Auftrag entsteht das Mandat mit Budget, Phasen und Team, sichtbar in der Kundenakte.
- Auftrag wird zum Projekt
- Soll-Ist und Forecast
- Mandate in der Kundenakte
Rechnungssoftware
Aus dem Angebot wird die Rechnung, mit Stundensätzen, Pauschalen und E-Rechnung.
- Angebot, Auftrag, Rechnung
- Offene Posten pro Kunde
- Übergabe an DATEV
Service Desk
Anfragen eines Kunden laufen als Tickets, mit SLA und Standardprojekt am Kontakt.
- Tickets aus Mail und Telefon
- SLA pro Kunde
- Standardprojekt für Buchungen
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihre Kundenakte an einem Beispiel an.
Sie zeigen uns einen Kunden mit Mandaten, Rechnungen, Tickets und Dokumenten. Wir zeigen, wie diese Spuren in teamspace in eine Sicht zusammenlaufen, und sagen ehrlich, wo es passt.
Häufige Fragen zur digitalen Kundenakte
Was ist der Unterschied zwischen Kundenakte und Kontaktverwaltung?
Die Kontaktverwaltung ist der Stamm: Organisationen, Personen und Adressen, die einmal gepflegt werden. Die digitale Kundenakte ist die Sicht darauf, die alles Operative sichtbar macht: Mandate aus dem Projektmanagement, Rechnungen aus der Faktura, Tickets aus dem Service Desk, gebuchte Stunden und Dokumente, chronologisch an derselben Organisation.
Was unterscheidet die digitale Kundenakte von einem klassischen CRM?
Ein klassisches CRM verwaltet Kontakte und eine Vertriebs-Pipeline. Die Kundenakte in teamspace verbindet die Kontakte mit den anderen Modulen: laufende Mandate, offene Rechnungen, Tickets mit SLA, gebuchte Stunden und abgelegte Dokumente. Eine Sicht pro Kunde, statt fünf Tools zu öffnen.
Woher weiß teamspace, was zu welchem Kunden gehört?
Eingehende Mails werden anhand der Absender-Adresse dem passenden Kontakt zugeordnet. Über die Telefonschnittstelle erkennt das System eingehende Anrufe und zeigt den Kontakt samt zuständigem Key-Account-Manager. Termine und Vorgänge aus Kalender und Microsoft Teams landen ebenfalls an der Organisation, ohne dass jemand sie von Hand zuordnet.
Was ist die ABC-Analyse?
teamspace stuft jede Organisation automatisch in A, B oder C ein, getrennt für die Aspekte Vertrieb, Kunde und Lieferant. Die besten 20 Prozent gelten als A, die mittleren 60 Prozent als B, die schwächsten 20 Prozent als C. Die Bewertungsbasis ist konfigurierbar, etwa nach Rechnungen, Projektzeiten oder Umsatzpotenzial.
Wer kann welche Daten in der Kundenakte sehen?
Berechtigungen werden nach dem Need-to-know-Prinzip vergeben, pro Rolle und Organisation. So sieht der Vertrieb seine Pipeline, die Betreuung ihre Mandate und die Buchhaltung die offenen Posten. Sensible Mandate lassen sich auf das zuständige Team beschränken. Ausgewählte Kunden-Kontakte erhalten einen externen Zugang auf ihre eigenen Tickets, Projektvorgänge und Dateien.
Können wir bestehende Kundendaten importieren?
Ja. Importe sind über CSV, Excel und die REST-API möglich. Ein dokumentiertes Migrations-Paket aus bestimmten Fremdsystemen gibt es nicht; beim Umzug aus einem bestehenden System schauen wir im Erstgespräch gemeinsam, wie sich Ihre Daten am besten übernehmen lassen.
Wo liegen die Kundendaten, und wer betreibt das System?
Die Kundenakte liegt in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, die Verarbeitung findet ausschließlich in der EU statt. Entwickelt, betrieben und unterstützt wird teamspace von der 5 POINT AG aus Darmstadt, einer eigenfinanzierten deutschen Aktiengesellschaft, seit 1999. DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungs-Vertrag.