Vorteil 1
Den Antrag stellt der Mitarbeiter selbst
Urlaub und Krankheit werden direkt in der Zeiterfassung eingereicht, am Desktop oder mobil. Der Prüfer genehmigt mit einem Klick.
Urlaub und Krankheit verwalten: beantragt, genehmigt, im Konto verrechnet.
Mitarbeitende stellen Urlaubsanträge und Krankmeldungen selbst, direkt aus der Zeiterfassung. teamspace führt die Freigabe, rechnet den Resturlaub-Saldo selbst und zieht jede Abwesenheit in Kalender, Vertretung und Lohnvorbereitung nach. Teil der Zeiterfassung online.
Selbstbedienung
Drei Dinge, um die sich niemand mehr kümmert.
Der Weg von der Meldung bis zum Eintrag läuft selbst. Was früher Mails, Excel-Listen und Nachfragen kostete, erledigen Mitarbeitende und System untereinander.
Vorteil 2
Der Resturlaub steht immer fest
Das Konto rechnet Anspruch, Vorjahres-Übertrag und Verfall selbst. Jeder sieht seinen Rest, ohne in einer Liste nachzuschlagen.
Vorteil 3
Das Team sieht, wer fehlt
Genehmigte Abwesenheiten erscheinen im Teamkalender, mit benannter Vertretung. Wer plant, erkennt Lücken früh genug.
Der Ablauf
Vom Antrag bis zum Eintrag im Teamkalender.
- 1
Antrag stellen
Mitarbeitende wählen Zeitraum und Vertretung, direkt in der Zeiterfassung. Der Resturlaub wird dabei angezeigt.
- 2
Prüfer genehmigt
Der zuständige Prüfer erhält eine Benachrichtigung und gibt den Antrag online frei, am Desktop oder mobil.
- 3
Im Kalender sichtbar
Der genehmigte Tag erscheint im Teamkalender. Das Team sieht die Abwesenheit und die benannte Vertretung.
- 4
Saldo gebucht
Das Urlaubskonto bucht die Tage ab. Ein Storno-Antrag nimmt genehmigten Urlaub bei Bedarf wieder zurück.
Urlaubskonto
Das Urlaubskonto rechnet den Saldo selbst.
Am Jahresende eine Excel-Liste mit Resttagen zusammenzusuchen, kostet Zeit und führt zu Streit. In teamspace führt jeder Mitarbeitende ein Urlaubskonto, das den Stand selbst rechnet.
- Jahresanspruch und Vorjahres-Übertrag liegen im Vertrag und werden automatisch verrechnet.
- Resturlaub und Verfall zum Stichtag rechnet das System, mit Warnung, bevor Tage verfallen.
- Jeder sieht seinen Rest selbst, ohne in der Personalabteilung nachzufragen.
Ändert sich der Anspruch rückwirkend, rechnet teamspace die abhängigen Werte neu. Niemand pflegt zwei Stände nebeneinander.
Vertretung
Eine Vertretung, verbindlich am Antrag.
Die häufigste Lücke bei Abwesenheiten ist die ungeklärte Vertretung. teamspace hängt sie an den Antrag, nicht an eine Zuruf-Absprache.
- Pro Urlaubsantrag lässt sich eine Vertretung verbindlich benennen.
- Eine Vertretungsregel sorgt dafür, dass die Vertretung des Prüfers genehmigt, wenn dieser selbst abwesend ist.
- Die Rechte gelten nur für die Dauer der Abwesenheit.
So weiß vor dem ersten Urlaubstag jeder, wer übernimmt, statt es am Montag herauszufinden.
Ein Antrag, vier Andockpunkte
Eine Abwesenheit, die das System überall einrechnet.
Ein Antrag wird einmal gestellt und genehmigt. Danach zieht teamspace die Abwesenheit von selbst an alle Stellen nach, an denen sie zählt.
Abwesenheitsantrag genehmigt
P. Personal
Urlaub · 12.–16. Aug · 5 Tage
Resturlaub-Konto
Gebucht −5 Tage
Rest 14 Tage
Teamkalender
Eintrag 12.–16. Aug
Sichtbar ganzes Team
Vertretung
Übernimmt K. Stark
Gilt nur für die Dauer
Lohnvorbereitung
Status bereit
Lohnlauf extern
Einmal beantragt, und Konto, Kalender, Vertretung und Lohnvorbereitung ziehen von selbst nach.
Erstgespräch
Passt das zu Ihren Genehmigungswegen?
In 30 Minuten gehen wir Ihre Urlaubsregeln, Vertretungen und die Übergabe an die Lohnbuchhaltung durch. Am Ende wissen Sie, ob teamspace Ihren Abwesenheits-Alltag sauber abbildet.
Krankheit
Krankmeldung in drei Arten, ohne Anruf am Morgen.
Eine Krankmeldung soll schnell gehen und sauber dokumentiert sein. In teamspace melden sich Mitarbeitende selbst krank, der Anruf am Morgen entfällt.
- Drei Arten stehen bereit: ohne Bescheinigung, mit ärztlicher AU oder Kindkrank.
- Die AU wird als Foto, PDF oder Link hochgeladen und bleibt in der Krankheits-Akte abgelegt.
- Krankheitstage füllen das Arbeitszeitkonto bis zum Tagessoll auf, überstundenneutral.
In der Auswertung bleiben Krankmeldungen und Fehlzeiten getrennt, eine Krankenquote steht auf Knopfdruck.
Feiertage
Wochenenden und Feiertage zieht das System ab.
Wie viele Urlaubstage ein Zeitraum wirklich kostet, soll niemand im Kopf ausrechnen. teamspace zählt nur die echten Arbeitstage.
- Wochenenden und Feiertage werden automatisch abgezogen.
- Der Feiertagskalender richtet sich nach dem im Vertrag hinterlegten Bundesland.
- Halbe Arbeitstage und halbe Feiertage rechnet das System anteilig mit.
Aus einem Antrag über eine Woche mit Feiertag werden so nicht fünf, sondern die korrekt verbleibenden Urlaubstage gebucht.
Weitere Abwesenheiten
Nicht nur Urlaub und Krankheit.
Derselbe Antrags-Weg deckt mehr als die zwei Standardfälle ab. Drei weitere Abwesenheits-Arten laufen über denselben Ablauf.
Überstunden abbauen
- Abbau per Urlaubsantrag „Abbau Überstunden“.
- Umwandlung von Überstunden in Urlaubstage.
- Auszahlung mit eigenen Sätzen, wenn gewünscht.
Sonderurlaub und Kontingente
- Sonderurlaubs-Kontingente getrennt vom Jahresanspruch.
- Eigene Regeln je Kontingent.
- Im selben Konto sichtbar wie der reguläre Urlaub.
Beliebige Abwesenheitsarten
- Schulung, Berufsschule und weitere Arten frei anlegbar.
- Erscheinen im Teamkalender wie jede Abwesenheit.
- Getrennt auswertbar für die Personalplanung.
Lohnvorbereitung
Genehmigte Abwesenheiten gehen vorbereitet ins Lohnbüro.
Am Monatsende Abwesenheiten für die Lohnabrechnung abzutippen, ist fehleranfällig. In teamspace stehen die genehmigten Tage bereit, sobald sie freigegeben sind.
- Urlaubs- und Krankheitstage und der Abbau von Überstunden stehen für die Lohnvorbereitung bereit.
- Der Export geht an den Steuerberater oder das Lohnbüro, ohne dass jemand Listen nachträgt.
- Die eigentliche Lohnabrechnung bleibt extern, teamspace bereitet die Daten dafür auf.
So entfällt die manuelle Übertragung am Monatsende, und die Zahlen stimmen mit dem überein, was im Konto steht.
Überblick
Wer fehlt, sieht das Team im Kalender.
Ist jemand im Urlaub oder krank, erscheint das im Teamkalender, und das Team passt die Planung an, statt es zu spät zu merken. In der Auswertung trennt teamspace Krankmeldungen (Krankheitstage) von Fehlzeiten (ausgefallener Arbeitszeit); Kennzahlen wie die Krankenquote stehen auf Knopfdruck. Wie sich Abwesenheiten auf die verfügbare Kapazität auswirken, zeigt die Kapazitätsplanung.
Anwendungsfälle
Rund um die erfasste Zeit.
Abwesenheiten hängen an denselben Stunden wie der Rest der Zeiterfassung. Sechs weitere Anwendungsfälle, die im selben System zusammenlaufen.
Projektzeiten buchen
Stunden auf Projekt, Phase und Aufgabe, abrechenbar oder intern unterschieden.
Mehr erfahrenStundenzettel digital
Die Excel-Vorlage durch eine Cloud-Anwendung mit aktivierbarem GoBD-Modus ersetzen.
Mehr erfahrenTätigkeitsnachweis
Stundennachweis pro Mandant als PDF auf Knopfdruck.
Mehr erfahrenReisekosten abrechnen
Belege erfassen, Pauschalen automatisch, an Mitarbeiter, Kunde oder Projekt verrechnen.
Mehr erfahrenÜberstunden erfassen
Soll-Ist live, Zuschläge nach Tarif, Auszahlung oder Freizeitausgleich.
Mehr erfahrenZeiten erfassen per Check-in
Kommen und Gehen am Terminal, in der App oder im Browser stempeln.
Mehr erfahren„Wir arbeiten hauptsächlich mit der Budgetspalte."
Teil der Zeiterfassung online
Urlaub und Krankheit sind ein Anwendungsfall der Zeiterfassung.
Urlaubsanträge und Krankmeldungen werden über die Zeiterfassung eingereicht; die Konten und Regeln liegen im Personalbereich. Stundenzettel, Projektzeiten, Reisekosten und Überstunden laufen im selben System. Wie das ganze Modul zusammenhängt, zeigt die Übersichtsseite.
Zur Zeiterfassung onlineFunktionsumfang
Funktionen rund um Urlaub und Krankheit.
Urlaub
- Urlaubsantrag am Desktop oder mobil aus der Zeiterfassung
- Resturlaub mit Vorjahres-Übertrag und Verfall-Warnung
- Vertretung verbindlich pro Antrag, mit Vertretungsregel
- Storno-Antrag für genehmigten Urlaub
- Sonderurlaubs-Kontingente getrennt geführt
- Wochenenden und Feiertage automatisch abgezogen
Krankheit und Abwesenheit
- Krankmeldung mobil in drei Arten (ohne, mit AU, Kindkrank)
- AU als Foto, PDF oder Link hochladen
- Krankheitstage füllen das Arbeitszeitkonto bis Tagessoll (überstundenneutral)
- Krankheits-Akte pro Mitarbeiter
- Krankheitstage und Fehlzeiten getrennt ausgewertet
- Beliebige Abwesenheitsarten (Schulung, Berufsschule)
Konten und Übergabe
- Genehmigung über Benutzergruppen-Rechte
- Überstunden-Abbau als Antrag
- Halbe Arbeitstage und halbe Feiertage
- Krankenquote als Kennzahl auf Knopfdruck
- Export für die vorbereitende Lohnbuchhaltung
- Installierbare Web-App (PWA) auf iOS und Android
Worum es geht
Was digitale Urlaubs- und Krankheitsverwaltung umfasst.
Die digitale Urlaubs- und Krankheitsverwaltung bündelt die Abwesenheiten eines Teams an einer Stelle: Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Sonderurlaub und frei definierte Abwesenheitsarten. Statt Excel-Liste und Papier-Antrag läuft der Weg von der Meldung bis zur Lohnvorbereitung digital.
Mitarbeitende stellen Anträge selbst über die Zeiterfassung, Vorgesetzte genehmigen online, das Urlaubskonto rechnet den Saldo. Krankmeldungen folgen demselben Weg, mit AU-Upload und getrennter Auswertung von Krankheitstagen und Fehlzeiten; mehr dazu im Krankheitsmanagement. Genehmigte Tage stehen für die vorbereitende Lohnbuchhaltung bereit.
Personaldaten sind besonders schützenswert. teamspace wird in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main gehostet, die Datenverarbeitung bleibt in der EU, Vertragspartner ist die 5 POINT AG aus Darmstadt. So liegen Urlaubs- und Krankheits-Akten an einem Ort, DSGVO-konform.
Verwandte Module
Drei Module greifen auf dieselben Stunden zu.
Abwesenheiten enden nicht in der Zeiterfassung. Sie wirken in die Planung, in die Rechnung und ins Lohnbüro. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Projektmanagement
Wer im Urlaub ist, fehlt in der Planung. Gebuchte Stunden und Abwesenheiten zeigen, wer wann verfügbar ist.
- Buchung auf Projekt, Phase und Aufgabe
- Auslastung pro Person und Team
- Kapazitätsplanung in der enterprise-Edition
Rechnungssoftware
Freigegebene Stunden werden ohne Export zur Rechnungsgrundlage, mit Stundensätzen und Pauschalen.
- Teil-, Abschlags- und Schlussrechnung
- ZUGFeRD und XRechnung
- Übergabe an DATEV Unternehmen online
HR-Software
Stunden, Überstunden und Abwesenheiten laufen vorbereitet ins Lohnbüro, ohne Doppelpflege.
- Urlaub und Krankheit im selben System
- Überstundenkonten je Mitarbeitenden
- Lohndaten vorbereitet exportieren
Erstgespräch
Urlaubs- und Krankheits-Ablauf in 15 Minuten einordnen.
Im Erstgespräch klären wir, ob teamspace zu Ihren Urlaubsregeln, Vertretungen und der Übergabe an die Lohnbuchhaltung passt. Ein kurzes Gespräch, ein klares Bild.
Häufige Fragen zur Urlaubs- und Krankheitsverwaltung
Wie stellen Mitarbeitende einen Urlaubsantrag?
Direkt in der Zeiterfassung, am Desktop oder als installierbare Web-App (PWA). Zeitraum und Vertretung wählen, der Resturlaub wird angezeigt, der Antrag geht zur Freigabe. Der Prüfer genehmigt online, der Tag erscheint im Teamkalender.
Wie wird der Resturlaub berechnet?
Das Urlaubskonto führt Jahresanspruch, Vorjahres-Übertrag und genommene Tage. Den Saldo rechnet teamspace automatisch, mit Warnung, bevor Resturlaub zum Stichtag verfällt. Wochenenden und Feiertage werden automatisch abgezogen, halbe Tage anteilig.
Wie funktioniert die Vertretung?
Pro Urlaubsantrag lässt sich eine Vertretung verbindlich benennen. Eine Vertretungsregel sorgt dafür, dass die Vertretung des Prüfers genehmigt, wenn dieser selbst abwesend ist. Die Rechte gelten nur für die Dauer der Abwesenheit, und genehmigter Urlaub lässt sich per Storno-Antrag zurücknehmen.
Wie läuft eine Krankmeldung?
Mitarbeitende melden sich mobil krank, in drei Arten: ohne Bescheinigung, mit ärztlicher AU oder Kindkrank. Die AU wird als Foto, PDF oder Link hochgeladen. Krankheitstage füllen das Arbeitszeitkonto bis zum Tagessoll auf, überstundenneutral.
Wie kommen die Daten in die Lohnabrechnung?
Genehmigte Urlaubs- und Krankheitstage sowie der Abbau von Überstunden stehen für die vorbereitende Lohnbuchhaltung bereit und lassen sich exportieren. Die eigentliche Lohnabrechnung übernimmt der Steuerberater oder das Lohnbüro. Mehr auf vorbereitende Lohnbuchhaltung.
Lassen sich weitere Abwesenheiten abbilden?
Ja. Neben Urlaub und Krankheit sind Sonderurlaub, Schulung, Berufsschule und beliebige weitere Abwesenheitsarten anlegbar. Auch der Abbau von Überstunden läuft als Antrag. Alle erscheinen im Teamkalender und sind getrennt auswertbar.