Soll-Ist-Abgleich, jeden Tag
- teamspace vergleicht täglich das Vertragssoll mit der erfassten Zeit.
- Mehrstunden landen auf dem Konto, Minderzeit zieht es ins Minus.
- Kein Sammeln aus Tabellen am Monatsende.
Überstunden erfassen: das Konto füllt sich von selbst.
Aus dem täglichen Soll-Ist-Abgleich entsteht das Überstundenkonto, ohne Excel. Jeder sieht seinen Saldo live, eine Ampel zeigt, wer zu viel ansammelt, und abgebaut wird per Auszahlung, Urlaubstagen oder Freizeit. Teil der Zeiterfassung online, ohne Modul-Aufpreis.
Überblick
Die ganze Arbeitszeit erfassen, Überstunden inklusive.
teamspace zeichnet die gesamte Arbeitszeit Ihres Teams auf, vom Check-in bis zur letzten gebuchten Stunde. Alles, was über die vereinbarte Vertragszeit hinausgeht, verbucht das System automatisch als Überstunde. Niemand pflegt dafür eine zweite Liste, und teamspace unterstützt Sie dabei, die Aufzeichnung im Sinne von § 16 Abs. 2 ArbZG zu führen.
Erfasst wird im Browser, in der installierbaren Web-App oder am Tablet, also im Büro, im Home-Office und unterwegs beim Kunden. Vom Einzelbüro mit unter zehn Beschäftigten bis zum Betrieb mit mehreren hundert Mitarbeitenden rechnet teamspace gegen das hinterlegte Vertragssoll und führt das Überstundenkonto automatisch mit.
Das Überstunden-Problem
Wie viele Überstunden hat Ihr Team gerade?
- Mehrstunden stehen in Köpfen und losen Notizen, ein verlässlicher Saldo fehlt
- Beim Jahresende oder beim Austritt streiten Mitarbeitende und Firma über die Zahl
- Niemand sieht früh, wer dauerhaft überlastet ist, bis das Konto kippt
- Ohne objektive Aufzeichnung trägt der Arbeitgeber im Streit die Beweislast
So wird aus offenen Stunden ein finanzielles und rechtliches Risiko.
Begriff
Was als Überstunde zählt, und was nicht.
Eine Überstunde ist Arbeitszeit über die vertraglich vereinbarte Sollzeit hinaus, vom Arbeitgeber angeordnet oder geduldet. teamspace rechnet sie immer gegen das pro Person hinterlegte Vertragssoll, nicht gegen einen pauschalen Richtwert.
Aufs Konto zählt:
- jede erfasste Stunde über der Tages- oder Wochensollzeit, je nach Regel aus Anwesenheit oder gebuchter Projektzeit;
- nur tatsächlich gearbeitete Zeit, eingerechnete Pausen bleiben außen vor.
Überstundenneutral, also weder Plus noch Minus:
- Urlaub und Krankheit, sie füllen den Tag bis zum Soll auf;
- Feiertage und halbe Arbeitstage nach dem hinterlegten Arbeitszeitmodell.
Mechanik
So entsteht der Überstundensaldo.
Eine Überstunde ist kein eigener Stempel, sondern eine Differenz. teamspace stellt jeden Tag die hinterlegte Sollarbeitszeit der tatsächlich erfassten Zeit gegenüber und bucht, was übrig bleibt, auf das Konto.
- Vertragssoll pro Person, je nach Modell: 40 Stunden Vollzeit, 30 Stunden Teilzeit, Gleitzeit mit eigener Tagesverteilung.
- Erfasste Zeit aus Check-in und Check-out oder aus den Projektbuchungen, abzüglich der eingerechneten Pausen.
- Saldo sofort: Mehrstunden bauen auf, Minderzeit zählt als Minus, beides im selben Konto.
- Gewichtung optional: Bestimmte Zeiten zahlen mit einem Faktor auf das Konto ein. Reisezeit kann geringer zählen, eine andere Tätigkeit höher, eingestellt über die gebuchten Rubriken oder Bereiche.
Urlaub und Krankheit füllen den Tag bis zum Soll auf und bleiben überstundenneutral, sodass freie Tage den Saldo nicht verfälschen.
Berechnungsregel
Wonach eine Überstunde zählt, entscheiden Sie.
Pro Mitarbeitenden legen Sie fest, auf welcher Grundlage gerechnet wird. Drei Regeln stehen bereit, eingestellt wird in den Vertragsdaten.
M. Berger
Vertragssoll 40 h · pro Person einstellbar
Anwesenheitszeit Regel 1
Aus der gestempelten Zeit
Vergleich Stempel ↔ Tagessoll
Mehrstunde + 0,8 h
Basis Check-in / -out
Projektzeit Regel 2
Aus den Projektbuchungen
Vergleich Buchungen ↔ Tagessoll
Mehrstunde + 1,2 h
Basis gebuchte Projektzeit
Vertrauensarbeit Regel 3
Keine Berechnung
Vergleich entfällt
Mehrstunde wird nicht geführt
Basis kein Konto
Eine Einstellung pro Person entscheidet, wonach gezählt wird, nicht eine Tabelle nebenher.
Ablauf
Vom Mehraufwand zum verbuchten Saldo.
- 1
Sollarbeitszeit hinterlegen
Pro Person oder Vertragsmodell steht die Sollarbeitszeit fest, mit Gleitzeit, halben Arbeitstagen und festen Arbeitstagen.
- 2
Zeit erfassen
Mitarbeitende stempeln im Browser, in der installierbaren Web-App oder am Tablet als Stempel-Terminal. Beginn, Ende und Pausen tragen Bearbeiter und Zeitstempel.
- 3
Abgleich läuft automatisch
teamspace gleicht Soll und Ist ab. Mehrstunden landen auf dem Konto, Minderzeit zieht es ins Minus, beides tagesaktuell.
- 4
Schwelle prüfen
Erreicht das Konto die eingestellte Grenze pro Monat oder Jahr, springt die Ampel; bei der absoluten Grenze stoppt die Erfassung weiterer Überstunden.
- 5
Abbauen oder auszahlen
Mitarbeitende stellen den Antrag, Vorgesetzte genehmigen. Die Stunden gehen ins Urlaubskonto oder über die Mitarbeiter-Abrechnung in den Lohn-Export.
Was die Überstundenerfassung übernimmt
Drei Dinge laufen automatisch, sobald die Zeiten erfasst sind. Sie stellen die Regeln ein, das Konto führt sich selbst.
Konto live, mit Deckel
- Der Saldo steht jederzeit, nicht erst nach der Abrechnung.
- Schwellen pro Monat oder Jahr begrenzen den Aufbau.
- Eine Ampel zeigt, wer sich der Grenze nähert.
Auszahlen oder abfeiern
- Auszahlung mit eigenen Sätzen oder Umwandlung in Urlaubstage.
- Freizeitausgleich per Antrag, im selben System.
- Kein Mail-Pingpong, keine zweite Excel-Liste.
Schwellen
Die Ampel zeigt, wer zu viel ansammelt.
Überstunden sind erst ein Problem, wenn sie unbemerkt anwachsen. teamspace deckelt das Konto und macht den Stand des ganzen Teams auf einen Blick sichtbar.
- Schwelle pro Monat oder Jahr: Über der Grenze verfallen Stunden oder werden zur Auszahlung vorgeschlagen, je nach Einstellung.
- Maximum absolut: Ist es erreicht, erfasst das System keine weiteren Überstunden mehr; niemand sammelt heimlich weiter an.
- Ampel pro Person: grün, gelb, rot je nach Saldo. Sie sehen, wer ausgelastet ist und wer noch Aufgaben übernehmen kann. Wann welche Farbe erscheint, legen Sie selbst fest.
So wird aus der Pflicht zur Erfassung ein Steuerungsinstrument für die Auslastung, statt einer Liste, die niemand liest.
„Wir arbeiten hauptsächlich mit der Budgetspalte."
„Die Zeiterfassung ist wesentlich einfacher und komfortabler als in Excel."
Erstgespräch
Lassen sich Ihre Schwellen und Regeln sauber abbilden?
In 20 Minuten gehen wir Ihre Vertragsmodelle, Kappungsgrenzen und Abbau-Regeln durch. Am Ende wissen Sie, ob teamspace Ihre Überstunden-Praxis trägt.
Abbau
Drei Wege, Überstunden wieder abzubauen.
Was mit Überstunden geschieht, regeln Tarif, Vertrag und Vereinbarung. teamspace bildet die drei üblichen Wege ab, jeder läuft als Antrag im selben System.
- Antrag »Abbau Überstunden«: Die freien Tage sehen aus wie Urlaub, das Urlaubskonto bleibt aber unberührt. Das Überstundenkonto sinkt erst, wenn die Tage genommen werden.
- Umwandlung in Urlaubstage: Eine feste Stundenzahl wird sofort vom Konto abgezogen und als zusätzliche Urlaubstage gutgeschrieben, sofort sichtbar und nachvollziehbar.
- Auszahlung: Mitarbeitende beantragen sie, der Prüfprozess läuft wie bei anderen Auszahlungen. Eigene Auszahlungssätze sind in den Einstellungen hinterlegt.
Vorgesetzte genehmigen, der Antragstellende wird benachrichtigt, freie Tage erscheinen im Teamkalender. Auszahlungen laufen über die Mitarbeiter-Abrechnung in den Lohn-Export.
Selbst-Sicht
Jeder sieht seinen Saldo selbst.
Fairness entsteht aus Transparenz. Statt auf eine HR-Anfrage zu warten, sehen Mitarbeitende ihren Stand jederzeit in der eigenen Übersicht.
- Aktueller Saldo in Stunden, mit dem hinterlegten Limit daneben.
- Differenz im Zeitraum: wie viele Stunden im gewählten Monat dazugekommen oder abgebaut sind.
- Offene Anträge auf Auszahlung oder Freizeit, mit ihrem Stand.
HR und Geschäftsführung sehen die aggregierte Sicht: Überstunden als Kennzahl pro Team, neben Krankenquote, Home-Office-Anteil und Auslastung auf Knopfdruck.
Teil der Zeiterfassung online
Überstunden sind ein Anwendungsfall der Zeiterfassung.
Stundenzettel, Tätigkeitsnachweis, Projektzeiten und Reisekosten laufen im selben System wie das Überstundenkonto. Eine Erfassung speist Soll-Ist-Abgleich, Stundenkonto und Lohndaten zugleich. Wie das ganze Modul zusammenhängt, zeigt die Übersichtsseite.
Zur Zeiterfassung onlineFunktionen rund um die Überstundenerfassung
Erfassung und Berechnung
- Soll-Ist-Abgleich pro Tag und Mitarbeitenden
- Drei Berechnungsregeln: Anwesenheit, Projektzeit, Vertrauensarbeit
- Vertragsmodelle Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit
- Halbe Arbeitstage und halbe Feiertage
- Pausen werden automatisch eingerechnet
- Optionaler Faktor pro Rubrik oder Bereich, etwa Reisezeit zählt geringer
Konto und Schwellen
- Überstundenkonto in Echtzeit, mit Minus-Saldo
- Schwelle pro Monat oder Jahr
- Maximum absolut stoppt die Erfassung
- Tagesgrenze sperrt Erfassung oberhalb eines Werts
- Ampel pro Person, Farben selbst festgelegt
Abbau und Übergabe
- Antrag »Abbau Überstunden« mit Genehmigung
- Umwandlung in Urlaubstage
- Auszahlung mit eigenen Sätzen über die Mitarbeiter-Abrechnung
- Zuschläge als Prozentsatz je Zeitblock (Nacht, Wochenende, Feiertag)
- Export für die vorbereitende Lohnbuchhaltung
Rechtslage
Warum die Erfassung heute Pflicht ist.
Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (Aktenzeichen 1 ABR 22/21), der das EuGH-Urteil C-55/18 aufgreift, steht fest: Arbeitgeber müssen die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen, die Überstunden eingeschlossen. Wer das versäumt, geht in zwei Fallen.
Schon unabhängig von dieser Rechtsprechung schreibt das Arbeitszeitgesetz die Aufzeichnung vor: Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit, also die Mehrarbeit, aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Wer dagegen verstößt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro nach § 22 ArbZG.
Beim Streit um Überstundenvergütung trägt der Arbeitgeber die Beweislast, wenn keine objektive Erfassung vorliegt; das BAG-Urteil 5 AZR 359/21 vom 4. Mai 2022 verteilt sie tendenziell zu seinen Ungunsten. Dazu haben Aufsichtsbehörden und Betriebsräte ein Auskunfts- und Einsichtsrecht, und eine lückenhafte Erfassung führt zu Beanstandungen.
teamspace unterstützt eine Arbeitszeitaufzeichnung im Sinne dieser Rechtsprechung: Beginn, Ende, Pausen und jede Korrektur sind mit Bearbeiter und Zeitstempel dokumentiert, freigegebene Perioden lassen sich gegen Nachträge sperren. Im Streitfall ist der Datenstand nachvollziehbar belegbar, nicht erst mühsam aus Tabellen zusammengesucht.
Weitere Anwendungsfälle
Was die Zeiterfassung sonst noch trägt.
Das Überstundenkonto ist ein Konto von mehreren. Sechs Anwendungsfälle laufen im selben System, auf derselben erfassten Stunde.
Projektzeiten buchen
Stunden auf Projekt, Phase und Aufgabe, abrechenbar oder intern unterschieden.
Mehr erfahrenStundenzettel digital
Die Excel-Vorlage durch eine Cloud-Anwendung mit aktivierbarem GoBD-Modus ersetzen.
Mehr erfahrenTätigkeitsnachweis
Stundennachweis pro Mandant als PDF auf Knopfdruck.
Mehr erfahrenReisekostenabrechnung
Verpflegungspauschalen automatisch nach Dauer und Land, Belege inklusive.
Mehr erfahrenUrlaub und Krankheit verwalten
Abwesenheiten beantragen, genehmigen und im Zeitkonto verrechnen.
Mehr erfahrenZeiten erfassen per Check-in
Kommen und Gehen am Terminal, in der App oder im Browser stempeln.
Mehr erfahrenVerwandte Module
Drei Module greifen direkt auf die Stunde zu.
Das Überstundenkonto speist sich aus der erfassten Zeit und mündet in den Lohn. Daneben tragen dieselben Stunden Projekt und Rechnung. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Projektmanagement
Gebuchte Stunden landen auf Projekt und Phase und tragen Plan-Ist, Deckungsbeitrag und Auslastung.
- Buchung auf Projekt, Phase und Aufgabe
- Plan-Ist und Deckungsbeitrag tagesaktuell
- Auslastung pro Person und Team
Rechnungssoftware
Freigegebene Stunden werden ohne Export zur Rechnungsgrundlage, mit Stundensätzen, Pauschalen und Reisekosten.
- Teil-, Abschlags- und Schlussrechnung
- ZUGFeRD und XRechnung
- Übergabe an DATEV Unternehmen online
HR-Software
Stunden, Überstunden und Abwesenheiten laufen vorbereitet ins Lohnbüro, ohne Doppelpflege.
- Lohndaten vorbereitet exportieren
- Urlaub und Krankheit im selben System
- Überstundenkonten je Mitarbeitenden
Häufige Fragen zum Überstunden erfassen
Sind Arbeitgeber verpflichtet, Überstunden zu erfassen?
Ja. Aus dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) und dem zugrundeliegenden EuGH-Urteil C-55/18 ergibt sich die Pflicht, die gesamte Arbeitszeit objektiv und verlässlich zu erfassen, einschließlich der Überstunden. Bereits § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz verlangt, die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren; ein Verstoß kann nach § 22 ArbZG mit bis zu 30.000 Euro Bußgeld geahndet werden. Wer Mehrstunden nicht erfasst, riskiert zudem Nachzahlungen, weil das BAG-Urteil vom 4. Mai 2022 (5 AZR 359/21) die Beweislast tendenziell zuungunsten des Arbeitgebers verteilt, wenn keine systematische Erfassung vorliegt.
Was sind Überstunden überhaupt?
Überstunden ist die Arbeitszeit, die über die vertraglich oder tariflich vereinbarte Sollarbeitszeit hinausgeht und vom Arbeitgeber angeordnet oder geduldet wird. Häufig wird der Begriff Mehrarbeit gleichbedeutend verwendet, eine verbindliche gesetzliche Definition gibt es nicht. Juristisch trennt man feiner: Mehrarbeit meint Stunden über die gesetzlich oder tariflich zulässige Höchstarbeitszeit, Überstunden meint Stunden über die individuell vereinbarte Sollzeit. teamspace rechnet immer gegen das hinterlegte Vertragssoll.
Wie viele Überstunden sind erlaubt?
Das Arbeitszeitgesetz erlaubt werktäglich maximal zehn Stunden. Da der Samstag als Werktag zählt, sind rechnerisch bis zu 60 Stunden pro Woche möglich. Die Mehrarbeit muss aber ausgeglichen werden: Über sechs Monate gerechnet darf die werktägliche Arbeitszeit im Schnitt acht Stunden nicht überschreiten. In teamspace lassen sich eine Tagesgrenze und Schwellen pro Monat und Jahr hinterlegen, damit diese Grenzen sichtbar bleiben.
Wonach berechnet teamspace die Überstunden?
Das wird pro Mitarbeitenden in den Vertragsdaten eingestellt. Drei Regeln stehen bereit: nach Anwesenheitszeit (die gestempelte Zeit wird mit dem Tagessoll verglichen), nach Projektzeit (die gebuchten Projektzeiten werden mit dem Tagessoll verglichen) oder gar nicht, bei Vertrauensarbeit. Im letzten Fall werden Überstunden weder berechnet noch angezeigt.
Können Überstunden ausgezahlt oder als Freizeit ausgeglichen werden?
Ja, beides, und dazu die Umwandlung in Urlaubstage. Mitarbeitende stellen den Antrag im System, Vorgesetzte genehmigen. Beim Antrag »Abbau Überstunden« sinkt das Konto erst, wenn die freien Tage genommen werden; bei der Umwandlung in Urlaubstage sofort. Auszahlungen laufen mit eigenen Sätzen über die Mitarbeiter-Abrechnung in den Lohn-Export. Welcher Weg gilt, ist je nach Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung konfigurierbar.
Muss ein Zuschlag für Überstunden bezahlt werden?
Das Arbeitszeitgesetz sieht keinen Anspruch auf Überstundenzuschläge vor. Einen Anspruch haben in der Regel nur Teilzeitkräfte oder Beschäftigte, bei denen Zuschläge tarifvertraglich geregelt sind. In teamspace lassen sich Zuschläge als Prozentsatz je Anwesenheitskategorie und Zeitblock hinterlegen, etwa für Nacht-, Wochenend- oder Feiertagsarbeit, sodass der bewertete Saldo direkt in den Lohn-Export fließt.
Wie ist die Überstundenerfassung gegen nachträgliche Änderung gesichert?
Jede Buchung trägt einen Zeitstempel, Korrekturen werden mit Bearbeiter und Grund dokumentiert. Freigegebene Perioden lassen sich nach der wöchentlichen oder monatlichen Festschreibung gegen Nachträge sperren; danach kommt nur noch die Finanz-Sachbearbeitung in einen geschlossenen Zeitraum. Damit ist der Datenstand im Streitfall nachvollziehbar belegbar.
Können Mitarbeitende ihren Überstundensaldo selbst einsehen?
Ja. In der eigenen Übersicht sehen Mitarbeitende ihren aktuellen Saldo, die Differenz im gewählten Zeitraum und ihre offenen Auszahlungs- oder Freizeitanträge. Diese Transparenz schafft Fairness und entlastet HR, weil niemand für den eigenen Stand nachfragen muss.
Zahlt jede Stunde gleich auf das Überstundenkonto ein?
Standardmäßig ja, jede erfasste Stunde zählt eins zu eins. Optional lassen sich bestimmte Zeiten aber mit einem Faktor gewichten, eingestellt über die gebuchten Rubriken oder Bereiche. So kann zum Beispiel Reisezeit geringer auf das Konto einzahlen und eine andere Tätigkeit höher. Wer keine Gewichtung hinterlegt, für den bleibt es beim einfachen Soll-Ist-Abgleich.
Wo werden die Daten der Überstundenerfassung gespeichert?
In Deutschland, ausschließlich in der EU. Die 5 POINT AG mit Sitz in Darmstadt entwickelt teamspace seit 1999 und betreibt es in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Ihre Zeit- und Überstundendaten werden DSGVO-konform verarbeitet, Made in Germany.
Überstundenerfassung in 15 Minuten geprüft.
In 15 bis 30 Minuten besprechen wir Ihre Vertragsmodelle, Ihre Schwellen und die Übergabe an die Lohnbuchhaltung. Sie bekommen ein ehrliches Erst-Feedback, ob teamspace zu Ihrer Überstunden-Praxis passt.