Engpass früh erkennen
- Überlastung ist markiert, bevor das Projekt klemmt.
- Das Warnsystem meldet Abweichungen in drei Stufen.
- Zeit zum Umverteilen statt zum Eskalieren.
Kapazitätsplanung: Auslastung steuern, bevor der Engpass kommt.
Der Personaleinsatz pro Person, Team und Projekt steht in einer Sicht. Urlaub, Krankheit und Vertragszeit sind schon eingerechnet, also sehen Sie die echte freie Kapazität, und Engpässe fallen auf, solange Sie noch gegensteuern können.
Überblick
Projektmanagement mit integrierter Kapazitätsplanung.
Wer Kundenprojekte professionell managen möchte, setzt auf eine Komplettlösung aus Projektmanagement und integrierter Kapazitätsplanung. So planen Sie nicht nur Zeiten und Budgets, sondern auch den konkreten Personaleinsatz für Ihre Projekte. Behalten Sie die Auslastung Ihres Teams im Blick und führen Sie Ihre Projekte mit teamspace zum Erfolg.
Mit teamspace sind Sie auch für komplexe Projekte gewappnet. Planen Sie Ihren Personaleinsatz im Voraus mit der Kapazitätsplanung. So stellen Sie sicher, dass alle Arbeitspakete rechtzeitig erledigt werden und kein Mitarbeiter überlastet wird.
Mit teamspace sind Sie auch für komplexe Projekte gewappnet. Planen Sie Ihren Personaleinsatz im Voraus mit der Kapazitätsplanung. So stellen Sie sicher, dass alle Arbeitspakete rechtzeitig erledigt werden und kein Mitarbeiter überlastet wird.
Der Alltag
Noch jede Woche die Excel-Liste pflegen?
- Die Auslastung steht in einer Excel-Tabelle, die niemand wirklich aktuell hält.
- Ein Engpass fällt erst auf, wenn das Projekt schon klemmt.
- Wer im Urlaub ist, taucht in der Planung trotzdem als verfügbar auf.
- Eine Anfrage kommt herein und keiner weiß, ob jemand noch Zeit hat.
Die Kapazitätsplanung zieht diese Antworten aus den Daten, die ohnehin in teamspace stehen.
Auslastung pro Woche
So sehen Sie, wer wie ausgelastet ist.
Eine Achse zeigt die Personen, die andere die Kalenderwochen. Jede Zelle ist die geplante Auslastung, Urlaub bleibt ausgespart, und eine Überlastung ist sofort markiert.
Das Modell
Eine Kapazität trägt die Einplanung.
Die Kapazitätsplanung kennt zwei Bausteine. Die Kapazität ist eine eigene Einheit, die an einem Projekt hängt oder von vielen genutzt wird. Die Einplanung ist der konkrete Plan eines Mitarbeiters darauf, grob im Monat und genau am Tag, beides parallel.
Projekt-Anbindung
An einem Projekt
1:1, fest am Projekt
Von vielen genutzt
ein Support- oder Vertriebs-Topf
Kapazität Entität
Portal-Relaunch
Zeitraum KW 27 – 39
Zeitbudget 600 h
Status in Planung
Einplanung
parallelMonat · grob
Jul
120 h
Aug
80 h
Sep
120 h
Tag · genau
Mo
·
Di
8 h
Mi
·
Do
·
Fr
·
Eine Kapazität, darauf der Plan eines Mitarbeiters, grob im Monat und genau am Tag, wahlweise erst fürs Team, dann für die Person.
Tagesgenau
Ein Tag zeigt sofort, was frei ist.
In der Tagesansicht steht im Hintergrund immer das Saldo: wie viel Zeit ein Mitarbeiter an diesem Tag noch hat oder ob er überbucht ist. Legen Sie auf einen Tag zwei Arbeitspakete aus verschiedenen Projekten mit je einer Stunde und einen halben Tag Urlaub, sehen Sie sofort, dass noch zwei Stunden frei sind. Dieselben Buchungen lassen sich zur Wochen- oder Monatssicht aggregieren.
- Saldo immer sichtbar: frei oder überbucht
- Arbeitspakete verschiedener Projekte auf einem Tag
- Tag, Woche oder Monat, dieselben Daten
Warum das zählt
Engpässe sehen, bevor sie wehtun.
Gleichmäßig auslasten
- Leerlauf und Überlastung stehen in einer Sicht.
- Arbeit landet dort, wo Kapazität frei ist.
- Überstunden bleiben die Ausnahme.
Liefertermine halten
- Arbeitspakete sind rechtzeitig besetzt.
- Verfügbarkeit ist vor der Zusage geprüft.
- Weniger kurzfristiges Umplanen.
Einplanungsassistent
Der Assistent verteilt nur freie Stunden.
Sie legen eine Kapazität mit Zeitraum und Stundenbudget an, der Einplanungsassistent verteilt die Stunden über die Tage. Drei Verteilungen stehen zur Wahl: früh starten, spät starten oder gleichmäßig über den Zeitraum. Mit der Option Begrenzung auf freie Kapazität bleiben Urlaubs-, Krankheits- und Feiertage automatisch außen vor. Eine Kapazität kann dabei für eine Person, ein Team oder ein Projekt gelten.
- Früh, spät oder gleich verteilt
- Nur verfügbare Tage werden verplant
- Plandaten per Drag & Drop verschiebbar und fixierbar
Verfügbarkeit
Urlaub und Krankheit fließen automatisch ein.
Wie viel Zeit wirklich übrig bleibt, hängt von Vertragszeit, Urlaub und Krankheit ab. Diese Daten stehen in der Personalverwaltung und fließen direkt in die Planung. So planen Sie gegen die echte freie Kapazität, nicht gegen die theoretische Soll-Arbeitszeit. Wer drei Wochen Urlaub hat, ist in diesem Zeitraum mit reduzierter Verfügbarkeit hinterlegt, und es landen keine Plan-Stunden auf Urlaubswochen.
- Vertragszeit, Urlaub und Krankheit berücksichtigt
- Keine Planung auf Abwesenheitstage
- Daten aus der digitalen Personalakte
Einplanen
Nach Abteilung, Kunde oder Skill planen.
Sie entscheiden, nach welcher Logik der Einsatz geplant wird.
Nach Abteilung
Planen Sie nach Ihren Fachbereichen, etwa Beratung, Technik oder Support.
Nach Kunde
Betreut ein Team feste Kunden, teilen Sie die Mitarbeiter passend zu.
Nach Skill
Fach-, Sprach- und Sozialkompetenzen sind pro Person auf einer Skala von 0 bis 9 hinterlegt. Sie filtern nach dem geforderten Skill, die Zuordnung treffen Sie selbst.
Case Study
Im Einsatz bei con|energy consult
Wer ist da? Wer ist auf welchem Projekt? Wie viel Kapazität ist noch frei? Solche Fragen beantwortet con|energy consult mit der Kapazitätsplanung aus dem Tagesgeschäft heraus.
„Wir planen, auf welchem Projekt jeder Mitarbeiter täglich arbeitet."
Nutzungsarten
Vorgabe geben oder fest reservieren.
Dieselbe Kapazität nutzen Teams auf sehr verschiedene Weise. Mal ist sie eine Vorgabe: ein Stundenrahmen, mit dem ein Mitarbeiter ein Projekt selbst einteilt, nach dem Motto „die Zeit hast du, plane damit“. Mal ist sie eine verbindliche Reservierung: Sie brauchen eine Person an einem bestimmten Tag und blockieren sie, sodass alle anderen das in der übergeordneten Kapazitätsplanung sehen. Die Unterscheidung ist wichtig, weil sie über Verbindlichkeit entscheidet. Und eine Kapazität lässt sich auch für einen Zweck anlegen, etwa eine Vertriebskapazität, an der mehrere Projekte hängen und die festhält, dass jemand pro Monat 50 Stunden Vertrieb macht.
- Vorgabe: ein Stundenrahmen zur freien Einteilung
- Reservierung: feste Blockade, unternehmensweit sichtbar
- Zweck-Kapazität: ein Topf für viele Projekte
Im Überblick
Vier Stellschrauben der Planung.
Die Kapazitätsplanung ist kein starres Raster, sondern passt sich an Ihre Organisation an.
- 3
Verteil-Modi: früh, spät, gleich
- 3
Sichten: Projekt, Mitarbeiter, Organisation
- 3
Warnstufen: Hinweis, Warnung, kritisch
- Tag/Woche/Monat
Auswertung frei wählbar
Auswerten
Abweichungen melden, bevor sie eskalieren.
Drei Auswertungen zeigen die Auslastung aus verschiedenen Blickwinkeln: der Einsatzplan pro Person und Woche, die Kapazitätsanalyse umschaltbar zwischen Projekt, Mitarbeiter und Organisation, und die grafische Mitarbeiterauslastung mit gebuchten und geplanten Zeiten. Dazu ein Warnsystem, das Sie selbst einstellen. Weicht der Einsatzplan vom Zeitbudget ab, löst es je nach Schwelle einen Hinweis, eine Warnung oder eine kritische Warnung aus.
- Einsatzplan, Kapazitätsanalyse, Mitarbeiterauslastung
- Schwellwerte als fester Wert oder Prozentsatz
- Prüfstatus pro Kapazität auf einen Blick
Erstgespräch
Schauen wir auf Ihre Einsatzplanung.
In rund 20 Minuten gehen wir Ihre Team-Struktur, die hinterlegten Skills und Ihre Auslastung durch. Sie bekommen ein ehrliches Erst-Feedback, ob teamspace zu Ihrer Planung passt.
Anwendungsfälle
Rund um Ihre Projekte.
Die Kapazitätsplanung ist ein Baustein. Diese Anwendungsfälle nutzen dieselben Projekt- und Personaldaten.
Multiprojektmanagement
Mehrere Projekte parallel steuern und Ressourcenkonflikte sichtbar machen.
Mehr erfahrenProjektcontrolling
Plan-Ist-Vergleich, Deckungsbeitrag und Forecast pro Projekt.
Mehr erfahrenProjektstrukturplan
Phasen, Arbeitspakete und Verantwortliche pro Projekt.
Mehr erfahrenEarned Value Analyse
Plan- und Kostenabweichung sowie der hochgerechnete Projektrest.
Mehr erfahrenProjektabrechnung
Aus geleisteten Stunden wird die Rechnung mit den richtigen Sätzen.
Mehr erfahrenProjektzeiterfassung
Stunden buchen auf Projekt, Phase und Arbeitspaket.
Mehr erfahrenVorausschauend
Angebote vor der Zusage auf Kapazität prüfen.
Eine Kapazität trägt neben Zeitraum und Stundenbudget eine Wahrscheinlichkeit. So lassen sich auch Vorhaben einplanen, die noch nicht beauftragt sind, etwa um vor einer Zusage zu sehen, ob jemand mit der passenden Qualifikation frei ist. Die Kapazitätsanalyse zeigt die freie und verplante Kapazität sowie die Prognoseeinnahme aus den geplanten Einsätzen.
- Zeitraum, Zeitbudget und Wahrscheinlichkeit je Kapazität
- Status von Entwurf bis abgeschlossen
- Prognoseeinnahme in der Kapazitätsanalyse
Teil des Projektmanagements
Die Kapazitätsplanung gehört zum Projektmanagement.
Aus Aufträgen werden Projekte, aus Arbeitspaketen der Personaleinsatz, aus gebuchten Stunden der Soll-Ist-Vergleich. Wie die Bereiche zusammenhängen, zeigt die Übersicht zum Projektmanagement.
Mehr zum ProjektmanagementKapazitätsplanung für Dienstleister
Aus der Excel-Liste wird eine lebende Planung.
Kapazitätsplanung verteilt die verfügbaren Ressourcen, vor allem die Arbeitszeit der Mitarbeiter, auf die anstehende Arbeit. Ziel ist, Projekte rechtzeitig zu liefern und die Auslastung weder zu überziehen noch brachliegen zu lassen.
In der Praxis läuft das in drei Schritten: Erst sammeln Sie die anstehende Arbeit aus den Arbeitspaketen der Projekte. Dann ermitteln Sie die verfügbare Zeit aus Vertragszeit minus Urlaub, Krankheit und Tagesgeschäft. Zuletzt verteilen Sie die Aufgaben auf die passenden Personen. teamspace hat die nötigen Daten schon im System: Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Qualifikationen der Mitarbeiter, dazu Arbeitspakete, Budgets und Aufwandsschätzungen der Projekte. Statt eine Tabelle zu pflegen, die am nächsten Morgen veraltet ist, planen Sie auf einem Stand, der sich mit jeder Buchung aktualisiert.
In der Praxis läuft das in drei Schritten: Erst sammeln Sie die anstehende Arbeit aus den Arbeitspaketen der Projekte. Dann ermitteln Sie die verfügbare Zeit aus Vertragszeit minus Urlaub, Krankheit und Tagesgeschäft. Zuletzt verteilen Sie die Aufgaben auf die passenden Personen. teamspace hat die nötigen Daten schon im System: Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Qualifikationen der Mitarbeiter, dazu Arbeitspakete, Budgets und Aufwandsschätzungen der Projekte. Statt eine Tabelle zu pflegen, die am nächsten Morgen veraltet ist, planen Sie auf einem Stand, der sich mit jeder Buchung aktualisiert.
Verwandte Module
Drei Module docken direkt an das Projekt an.
Wer Projekte plant, hat fast immer mit der Stunde, der Rechnung und dem Auftrag zu tun. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Zeiterfassung online
Gebuchte Stunden sind die Grundlage für Auslastung, Soll-Ist und Abrechnung.
- Buchen auf Projekt, Phase oder Ticket
- Abrechenbar oder intern unterschieden
- Freigaben sind nachvollziehbar
Rechnungssoftware
Aus abgeschlossenen Projektleistungen wird die Rechnung mit den richtigen Sätzen.
- Teil-, Abschlags- und Schlussrechnung
- ZUGFeRD und XRechnung
- Übergabe an DATEV Unternehmen online
CRM-Software
Aus dem angenommenen Angebot entsteht das Projekt, Auftrag und Kundenakte bleiben verbunden.
- Angebot, Auftrag und Projekt verbunden
- Kundenakte am laufenden Projekt
- Gemeinsame Daten, keine Doppelpflege
Häufige Fragen zur Kapazitätsplanung
Was ist Kapazitätsplanung?
Kapazitätsplanung verteilt die verfügbaren Ressourcen, vor allem die Arbeitszeit der Mitarbeiter, auf die anstehende Arbeit. Ziel ist, Projekte rechtzeitig zu liefern und die Auslastung weder zu überziehen noch brachliegen zu lassen. In teamspace planen Sie den Personaleinsatz pro Person, Team und Projekt auf Basis der Daten, die ohnehin im System stehen.
Worin unterscheidet sich operative von strategischer Kapazitätsplanung?
Operativ verteilen Sie die vorhandenen Mitarbeiter kurzfristig auf die anstehenden Aufgaben, der Zeithorizont reicht von einigen Tagen bis zu wenigen Monaten. Strategisch geht es um den längeren Blick, etwa ob Sie einstellen, qualifizieren oder Aufträge verschieben. teamspace deckt vor allem die operative Planung ab und liefert die Auslastungs-Zahlen, auf die strategische Entscheidungen aufsetzen.
Wie geht teamspace mit Urlaub und Krankheit um?
Urlaub, Krankheit und Feiertage stehen in der Personalverwaltung und werden automatisch berücksichtigt. Die Option „Begrenzung auf freie Kapazität“ sorgt dafür, dass der Einplanungsassistent diese Tage nicht verplant. So sehen Sie die netto verfügbare Zeit statt der theoretischen Soll-Arbeitszeit.
Wie funktioniert das Einplanen nach Skill?
Pro Person sind Fach-, Sprach- und Sozialkompetenzen auf einer Skala von 0 bis 9 hinterlegt. Bei freier Kapazität filtern Sie nach dem geforderten Skill und sehen, wer passt. Die Zuordnung treffen Sie selbst, teamspace weist nicht automatisch zu.
Wie unterscheidet sich Kapazitätsplanung von Multiprojektmanagement?
Das Multiprojektmanagement verteilt die Arbeit auf Projekte und Personen. Die Kapazitätsplanung schaut aus der anderen Richtung: Wie ist jede Person und jedes Team ausgelastet, gegeben die verplante Arbeit? Beide Sichten arbeiten mit demselben Datenbestand.
Können Mitarbeitende ihre eigene Einplanung sehen?
Ja, über die Berechtigungen. Pro Kapazität legen Sie fest, ob jemand nur die eigene Einplanung sieht, Plandaten verschieben oder auch die der Kollegen bearbeiten darf. Drei Zugriffsmodi stehen zur Wahl: uneingeschränkt, eingeschränkt und privat.
Lassen sich noch nicht beauftragte Vorhaben einplanen?
Ja. Jede Kapazität trägt einen Zeitraum, ein Zeitbudget und eine Wahrscheinlichkeit. So können Sie auch Angebote mit einplanen, etwa um vor einer Zusage zu prüfen, ob jemand mit der passenden Qualifikation frei ist. Die Kapazitätsanalyse zeigt freie und verplante Kapazität sowie die Prognoseeinnahme aus den geplanten Einsätzen.
Wo werden die Kapazitätsdaten gespeichert?
Alle Daten werden in zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt am Main verarbeitet, ausschließlich in der EU. teamspace ist Made in Germany, gehostet in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt und DSGVO-konform. Vertragspartner ist die 5 POINT AG mit Sitz in Darmstadt.
Kapazitätsplanung in 20 Minuten besprochen.
Wir schauen gemeinsam auf Ihre Team-Struktur, Ihre Skills und Ihre Auslastung und sagen Ihnen ehrlich, ob teamspace zu Ihrer Planung passt.