Kapazitätsplanung für Ihre Mitarbeiter

Art und Umfang der Kapazitätsplanung hängen von Unternehmen und Planungsgegenstand ab. Beispielhaft zeigen wir hier, wie ein Dienstleistungsunternehmen den Mitarbeitereinsatz für kommende Kundenprojekte planen könnte.

1. Projektüberblick: Im ersten Schritt benötigen Sie eine Übersicht mit allen Aufgaben, die innerhalb des Planungszeitraums zu erledigen sind. In unserem Beispiel ergeben sich diese aus den einzelnen Arbeitspaketen, die in den Kundenprojekten festgelegt wurden. Im Sinne der Planungsqualität sollten Sie vorab den Aufwand aller Arbeitspakete möglichst präzise abschätzen. Je besser Ihnen das gelingt, desto weniger werden Sie die spätere Planung anpassen müssen.
2. Verfügbare Kapazitäten: Die verfügbaren Kapazitäten ergeben sich in unserem Fall aus den verfügbaren Mitarbeiterzeiten, die im Planungszeitraum für Projekte zur Verfügung stehen. Setzen Sie dabei zunächst die vertraglich geregelte Arbeitszeit als Maximum an – für eine Vollzeitkraft typischerweise 35 bis 40 Stunden pro Woche. für Teilzeitkräfte entsprechend weniger. Zu beachten ist, dass Sie nicht die komplette Vertragszeit für Ihre Projekte verplanen können. Zum einen müssen Sie geplante Urlaube oder sonstige Abwesenheiten berücksichtigen. Zum anderen ziehen Sie die Zeit ab, die Ihre Mitarbeiter für das Tagesgeschäft aufwenden (z. B. Verwaltungsaufgaben). Sofern sich das Tagesgeschäft planen lässt, können Sie es als separate Aufgabe in die Planung integrieren. Falls nicht, ist als Daumenregel ein Abzug in Höhe von ca. 20 Prozent der Arbeitszeit zu empfehlen.
3. Einsatzplanung: Im letzten Schritt weisen Sie die Aufgaben Ihren Mitarbeitern zu. Beginnen Sie die Planung mit denjenigen Arbeiten, für die Sie am wenigsten Freiheitsgrade haben. Das sind meist solche Aufgaben, die an einen fixen Termin gebunden sind oder spezielle Ressourcen bzw. Qualifikationen erfordern. Kommt es dabei zu Konflikten, müssen Sie Ihre Parameter anpassen: Lassen sich zusätzliche Ressourcen beschaffen? Gibt es eine Vertretungsmöglichkeit? Lässt sich das Projekt verschieben? Haben Sie die „schwierigen Fälle“ erledigt, können Sie die übrigen Aufgaben verteilen. Achten Sie dabei auf eine möglichst gleichmäßige Auslastung, Überstunden sollten die Ausnahme sein. Auf Krankheitstage müssen Sie in jedem Fall flexibel reagieren, daher empfiehlt sich ein Puffer für ungeplante Abwesenheiten.