Kapazitätsplanung für Ihre Mitarbeiter

Projektmanagement mit integrierter Kapazitätsplanung

Wer Kundenprojekte professionell managen möchte, setzt auf eine Komplettlösung aus Projektmanagement und integrierter Kapazitätsplanung. So planen Sie nicht nur Zeiten und Budgets, sondern auch den konkreten Personaleinsatz für Ihre Projekte. Behalten Sie die Auslastung Ihres Teams im Blick und führen Sie Ihre Projekte mit teamspace zum Erfolg.

Kapazitätsplanung für Projekte

Mit teamspace sind Sie auch für komplexe Projekte gewappnet. Planen Sie Ihren Personaleinsatz im Voraus mit der Kapazitätsplanung. So stellen Sie sicher, dass alle Arbeitspakete rechtzeitig erledigt werden und kein Mitarbeiter überlastet wird.

Nach Abteilung

Planen Sie Teammitglieder nach Ihren Fachabteilungen ein, z. B. Sales, Marketing oder Technik. 

Nach Kunde

Ihre Kunden werden von Teams betreut? Kein Problem. Teilen Sie die Mitarbeiter einfach passend ein.

Nach Skill

Sie benötigen einen speziellen Skill für eine Aufgabe? Mit teamspace finden Sie das passende Teammitglied.

Abwesenheiten managen

Berücksichtigen Sie Urlaube und Krankheiten oder andere Abwesenheiten in der Software automatisch. Die zugrundeliegenden Informationen sind in der digitalen Mitarbeiterakte hinterlegt.

Der Einplanungsassistent unterstützt Sie dabei, nur verfügbare Zeiten zu verplanen. Überschneidungen und Lücken sind sofort erkennbar.

„Wir planen, auf welchem Projekt jeder Mitarbeiter täglich arbeitet.“

 

Wer ist da? Wer ist auf welchem Projekt? Wie viel Kapazität haben wir noch frei? Solche und ähnliche Fragen beantwortet con|energy consult mithilfe der Kapazitätsplanung ganz einfach.

conenergy consult

Grob- und Feinplanung

Planen Sie auf dem Detailgrad, den Sie benötigen. Sie können für eine Aufgabe zunächst ein Team einplanen und die Planung später auf Teammitglieder herunterbrechen.

 

Auch die zeitliche Planung ist flexibel. Planen Sie für den gesamten Monat, eine Woche oder tagesgenau.

Kapazitätsplanung | teamspace

Tagesgeschäft planen

In teamspace können Sie Kapazitäten auch für das Tagesgeschäft einsetzen. Planen Sie Ihren Personaleinsatz einfach wochenweise. Dadurch erhalten Sie jederzeit ein realistisches Bild der Teamverfügbarkeit

Arten von Kapazitäten

Kapazitäten können einem Mitarbeiter zugeordnet werden, aber auch einem Projekt oder einem Team. Sie entscheiden, welche Form der Kapazitätsplanung für Ihr Vorhaben am besten geeignet ist.

 

Kapazitäten verfügen über verschiedene Eigenschaften:

Kapazitäten analysieren

Erkennen Sie Überlastung oder fehlende Kapazitäten in Echtzeit. So können Sie direkt gegensteuern. Die aktuelle Auslastung Ihres Teams behalten Sie live im Blick und haben so die volle Kontrolle.

Teamressourcen managen mit der teamspace Kapazitätsplanung

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Testen Sie teamspace 14 Tage lang kostenlos. Wir besprechen gemeinsam, wie Sie Ihre Prozesse mit teamspace optimieren können.

Allgemeines zur Kapazitätsplanung

Was ist Kapazitätsplanung?

Kapazitätsplanung bezieht sich auf den Prozess, bei dem ein Unternehmen verfügbare Ressourcen (Personal, Budget, Material, Räume etc.) gemäß den zu erwartenden Bedarfen verteilt. Ziel der Kapazitätsplanung ist, den größtmöglichen Ertrag innerhalb des geplanten Zeitraums zu erwirtschaften. Dabei soll das vorhandene Kapazitätsangebot möglichst optimal ausgelastet werden.

Ebenen der Kapazitätsplanung

Wie die Kapazitätsplanung aussieht, hängt davon ab, ob man einen kurz- oder einen langfristigen Zeithorizont betrachtet. Danach unterscheidet man zwischen der strategischen (langfristigen) und der operativen (kurzfristigen) Kapazitätsplanung.

 

  • Operative Kapazitätsplanung: Kurzfristig ist das Kapazitätsangebot fix. Es gibt eine bestimmte Anzahl von Ressourcen (Mitarbeiter etc.), die sich nicht ändern lässt. Es geht bei der operativen Kapazitätsplanung also vor allem darum, die vorhandenen Ressourcen auf die anstehenden Aufgaben zu verteilen. Der Zeithorizont liegt dabei je nach Unternehmen zwischen einigen Tagen und mehreren Monaten.
  • Strategische Kapazitätsplanung: Langfristig können neue Mitarbeiter eingestellt oder neue Geräte beschafft werden. Zudem können bestehende Mitarbeiter fortgebildet werden und dadurch neue Qualifikationen erlangen. Auf lange Sicht steht folglich weniger die Verteilung von Ressourcen im Vordergrund, sondern die Ausgestaltung des Kapazitätsangebots.

Vorteile der Kapazitätsplanung

Die Kapazitätsplanung hilft Dienstleistungsunternehmen dabei, Kundenaufträge effizient abzuwickeln. Gerade bei projektlastigen Geschäften erleichtert sie die Einplanung von Mitarbeitern.

 

  • Umfassender und zeitaktueller Überblick zu den vorhandenen Kapazitäten und Aufgaben.
  • Integrierte Planung unter Berücksichtigung von Urlaub, Krankheit und Co.
  • Optimierung der Mitarbeiterauslastung und Vermeidung von Ressourcenkonflikten.

Ohne Kapazitätsplanung gehen Unternehmen eine Reihe von Risiken ein. Projekte lassen sich unter Umständen nicht rechtzeitig abschließen, wenn wichtige Ressourcen fehlen. Koordinationsaufwand und Kosten steigen, wenn Kapazitäten kurzfristig beschafft werden müssen oder nicht benötigt werden. Zudem besteht die Gefahr, dass Vertriebschancen nicht genutzt werden können, wenn Kapazitäten mit der nötigen Qualifikation fehlen.

Eine Kapazitätsplanung durchführen

Art und Umfang der Kapazitätsplanung hängen von Unternehmen und Planungsgegenstand ab. Beispielhaft zeigen wir hier, wie ein Dienstleistungsunternehmen den Mitarbeitereinsatz für kommende Kundenprojekte planen könnte.

 

  1. Projektüberblick: Im ersten Schritt benötigen Sie eine Übersicht mit allen Aufgaben, die innerhalb des Planungszeitraums zu erledigen sind. In unserem Beispiel ergeben sich diese aus den einzelnen Arbeitspaketen, die in den Kundenprojekten festgelegt wurden. Im Sinne der Planungsqualität sollten Sie vorab den Aufwand aller Arbeitspakete möglichst präzise abschätzen. Je besser Ihnen das gelingt, desto weniger werden Sie die spätere Planung anpassen müssen.
  2. Verfügbare Kapazitäten: Die verfügbaren Kapazitäten ergeben sich in unserem Fall aus den verfügbaren Mitarbeiterzeiten, die im Planungszeitraum für Projekte zur Verfügung stehen. Setzen Sie dabei zunächst die vertraglich geregelte Arbeitszeit als Maximum an – für eine Vollzeitkraft typischerweise 35 bis 40 Stunden pro Woche. für Teilzeitkräfte entsprechend weniger. Zu beachten ist, dass Sie nicht die komplette Vertragszeit für Ihre Projekte verplanen können. Zum einen müssen Sie geplante Urlaube oder sonstige Abwesenheiten berücksichtigen. Zum anderen ziehen Sie die Zeit ab, die Ihre Mitarbeiter für das Tagesgeschäft aufwenden (z. B. Verwaltungsaufgaben). Sofern sich das Tagesgeschäft planen lässt, können Sie es als separate Aufgabe in die Planung integrieren. Falls nicht, ist als Daumenregel ein Abzug in Höhe von ca. 20 Prozent der Arbeitszeit zu empfehlen.
  3. Einsatzplanung: Im letzten Schritt weisen Sie die Aufgaben Ihren Mitarbeitern zu. Beginnen Sie die Planung mit denjenigen Arbeiten, für die Sie am wenigsten Freiheitsgrade haben. Das sind meist solche Aufgaben, die an einen fixen Termin gebunden sind oder spezielle Ressourcen bzw. Qualifikationen erfordern. Kommt es dabei zu Konflikten, müssen Sie Ihre Parameter anpassen: Lassen sich zusätzliche Ressourcen beschaffen? Gibt es eine Vertretungsmöglichkeit? Lässt sich das Projekt verschieben? Haben Sie die „schwierigen Fälle“ erledigt, können Sie die übrigen Aufgaben verteilen. Achten Sie dabei auf eine möglichst gleichmäßige Auslastung, Überstunden sollten die Ausnahme sein. Auf Krankheitstage müssen Sie in jedem Fall flexibel reagieren, daher empfiehlt sich ein Puffer für ungeplante Abwesenheiten.

Software für die Kapazitätsplanung

Die Kapazitätsplanung wird schnell sehr komplex, je mehr Projekte und Mitarbeiter zu verplanen sind. Statt im Excel-Chaos zu versinken, empfehlen wir die Verwendung einer Software wie teamspace. Sie verfügt automatisch über alle relevanten Daten:

 

  • Mitarbeiter
    • Arbeitszeiten
    • Krankheitstage
    • Urlaube
    • Qualifikationen
  • Kundenprojekte
    • Arbeitspakete
    • Zeit- und Budgetvorgaben
    • Aufwandsschätzung

Mit der teamspace Software sparen Sie sich das manuelle Zusammentragen von Daten und können stattdessen direkt mit der Planung beginnen. Auch dynamische Anpassungen lassen sich viel leichter vornehmen, da alle Informationen zeitaktuell vorliegen. Ändert sich also der geschätzte Aufwand für eine Aufgabe oder wird ein Mitarbeiter krank, können Sie dies sofort in Ihrer Planung berücksichtigen.

 

Mithilfe der integrierten Zeiterfassung können Sie zudem Plan- mit Ist-Zeiten abgleichen. So schätzen Sie den Fortschritt Ihrer Projekte deutlich präziser ab und erkennen rechtzeitig, wenn eine Aufgabe oder ein ganzes Projekt mehr Zeit in Anspruch nimmt als geplant.