In teamspace melden sich Mitarbeitende selbst krank, das Team sieht die Abwesenheit im Kalender, und der Kranktag bleibt überstundenneutral. Drei Krankheitsarten werden getrennt geführt, Krankmeldungen und Fehlzeiten getrennt ausgewertet. Wer eine Krankmeldung sehen darf, steuert die Berechtigung.
Überblick
Eine Krankmeldung kommt selten zur passenden Zeit. Wie ein Unternehmen damit umgeht, lässt sich aber ordnen: wer sich krankmeldet, wer die Abwesenheit sieht, wie der Tag auf dem Konto zählt und was am Ende auswertbar ist.
teamspace führt Krankmeldungen, Fehlzeiten und ihre Auswertung an einer Stelle, im selben System wie Urlaub und Arbeitszeit. So wird aus einer unplanbaren Sache ein ruhiger, nachvollziehbarer Ablauf, ohne zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeitenden.
Ausgangslage
Im Alltag
Der häufigste Fall braucht kein Formular und keinen Anruf in die Personalabteilung. Mitarbeitende melden sich direkt in teamspace krank, über den Überblick der Arbeitszeiterfassung.
So bleibt die Planung in Bewegung, statt am Telefon mit kurzfristigen Vertretungen zu improvisieren.
Worauf es ankommt
Arten
Bewertung
Auswertung
Bewertung
Wer krank ist, soll auf dem Zeitkonto nicht schlechter dastehen als jemand, der gearbeitet hat. teamspace bewertet einen Kranktag deshalb überstundenneutral, statt ihn als fehlende Stunden zu verbuchen.
Dasselbe gilt für Urlaub und Feiertage. Wer fehlt, weil er fehlen darf, sammelt kein Minus an.
Datenschutz
Krankheitsdaten sind besonders sensibel. In teamspace sieht jede Rolle genau so viel, wie sie sehen darf, von der bloßen Abwesenheit bis zur Akte mit Nachweis.
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Wer was sieht, stellt die Berechtigung ein. Vergangene Tage sehen nur berechtigte Rollen.
Erstgespräch
In 20 Minuten gehen wir Ihre Krankheitsarten, die Berechtigungen und die Übergabe ans Lohnbüro an einem Beispiel-Mitarbeitenden durch. Am Ende sehen Sie, wo aus einer Meldung faire Konten und belastbare Zahlen werden.
„Unsere Mitarbeiter schätzen die Simplizität des Systems."
Zwei Kennzahlen
Im Personalcontrolling werden zwei Fragen oft vermischt, obwohl sie Verschiedenes messen. teamspace führt sie getrennt, damit die Zahlen aussagekräftig bleiben.
Wer halbe Tage und Teilzeit im Haus hat, merkt den Unterschied sofort: ein Krankheitstag ist nicht automatisch ein voller Ausfalltag.
Auswertung
Die Geschäftsführung braucht ein Bild über Fehlzeiten, ohne dass einzelne Krankheitsdaten breit zugänglich werden. teamspace wertet deshalb aggregiert aus.
So entsteht eine sachliche Grundlage für Gespräche und Planung, ohne dass aus Reporting eine Offenlegung wird.
Mehrwert
Ein klares Krankheitsmanagement entlastet nicht nur die Personalabteilung. Drei Gruppen merken den Unterschied im Alltag.
Von der Meldung bis zur Auswertung
Mitarbeitende melden sich im Überblick krank, mit Datum und Art. Wer das Recht hat, meldet Kollegen über das Plus.
Kollegen und Vorgesetzte sehen die Abwesenheit, der Teamkalender wird aktualisiert, eine Vertretung lässt sich zuordnen.
Die ärztliche Bescheinigung kommt als Foto, PDF oder Link in die Krankheits-Akte, sofern die Berechtigung das vorsieht.
Der Kranktag füllt das Zeitkonto bis zum Tagessoll auf. Es entsteht weder ein Minus noch ein Plus.
Krankmeldungen und Fehlzeiten werden getrennt gezählt, die Krankenquote je Team steht aggregiert auf Knopfdruck bereit.
Anwendungsfälle
Krankheit ist eine von mehreren Abwesenheiten. Diese Funktionen desselben Systems greifen ohne Doppelpflege ineinander.
Stammdaten, Verträge, Dokumente und die Krankheits-Akte an einer Person.
Mehr erfahrenAnwesenheit und Projektzeit, in die Kranktage überstundenneutral einfließen.
Mehr erfahrenAnträge, Genehmigung und Vertretung, mit derselben Abwesenheits-Logik.
Mehr erfahrenÜberstundenkonto mit Schwellen und drei Wegen zum Abbau.
Mehr erfahrenFehlzeiten und Abwesenheiten als Datenexport fürs Lohnbüro.
Mehr erfahrenKrankheit und Urlaub schlagen direkt auf die verfügbare Kapazität durch.
Mehr erfahrenIm Zusammenhang
Eine Krankmeldung steht nicht für sich. Sie verändert das Zeitkonto, die verfügbare Kapazität und die Daten, die ans Lohnbüro gehen. Weil all das im selben System liegt, entfällt das Übertragen von Listen.
Die ausgefallenen Stunden und Abwesenheiten stehen als Datenexport für die vorbereitende Lohnbuchhaltung bereit, getrennt nach Krankheitsart. Die Kapazitätsplanung rechnet die fehlende Person aus der Auslastung heraus, und in der Arbeitszeiterfassung bleibt der Kranktag überstundenneutral. Eine eigene Lohnabrechnung übernimmt teamspace nicht, die läuft beim Steuerberater oder im Lohnbüro.
Funktionsumfang
Teil der HR-Software
Krankmeldung, Urlaub, Arbeitszeit und Überstunden sitzen im selben System. Eine Krankmeldung füllt das Zeitkonto, schont die Auslastung und fließt in die Lohnvorbereitung, ohne dass jemand Listen abtippt. Wie das ganze Personal-Modul auf einem Zeitstrahl zusammenhängt, zeigt die Übersicht zur HR-Software.
Zur HR-SoftwareWorum es geht
Krankheitsmanagement ist die strukturierte Erfassung, Bewertung und Auswertung von Krankmeldungen und Fehlzeiten im Personalbereich. Es reicht von der einzelnen Krankmeldung über die Wirkung auf Zeitkonto und Planung bis zur aggregierten Krankenquote. Weil Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten zählen, ist der Umgang damit rechtlich besonders geschützt.
In teamspace entsteht das Krankheitsmanagement nicht als eigenes Programm, sondern aus den Daten, die im Personalbereich ohnehin gepflegt werden. Die Krankmeldung läuft über den Überblick der Zeiterfassung, der Nachweis liegt in der Akte am Mitarbeiter, und die Berechtigung entscheidet, wer welche Daten sieht. Wer Arbeitszeit und Urlaub bereits in teamspace führt, verwaltet Krankheit am selben Ort, ohne Medienbruch und ohne doppelte Pflege.
Die Krankheitsdaten liegen in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, die Verarbeitung findet ausschließlich in der EU statt. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine eigenfinanzierte deutsche Aktiengesellschaft aus Darmstadt, die teamspace seit 1999 entwickelt.
Verwandte Module
Wer Krankheit und Abwesenheiten führt, berührt fast immer auch die Zeit, das Projekt und die Rechnung. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Anwesenheit und Projektzeit am selben Mitarbeitenden. Kranktage füllen das Stundenkonto bis zum Tagessoll.
Krankheit und Urlaub schlagen direkt auf die verfügbare Kapazität durch. Die Auslastung rechnet die fehlende Person heraus.
Aus freigegebenen Projektzeiten wird die Honorarrechnung, mit dem zum Buchungstag gültigen Stundensatz aus dem HR-Zeitstrahl.
Krankheitsmanagement führt Krankmeldungen, Fehlzeiten und ihre Auswirkungen auf Konten, Planung und Lohn an einer Stelle zusammen. Mitarbeitende melden sich selbst krank, das Team sieht die Abwesenheit im Kalender, der Kranktag bleibt überstundenneutral, und die Krankenquote steht aggregiert zur Auswertung bereit. Anstatt dass Krankmeldungen auf Notizzetteln, in Mails und in einer Excel-Liste verteilt liegen, entstehen sie im selben System wie Arbeitszeit, Urlaub und Überstunden, nach Need-to-know geschützt.
Wir zeigen Krankmeldung, Sichtbarkeit nach Berechtigung und die Krankenquote an einem echten Workflow. Sie sehen, wie aus einer Meldung faire Konten und belastbare Zahlen werden.
