Was ist Auftragszeiterfassung?
Dienstleistungsunternehmen leben vom Projektgeschäft. Grundlage dafür sind Kundenaufträge, die in der Regel nach investiertem Aufwand abgerechnet werden. Mit einer Auftragszeiterfassung dokumentieren Sie, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter pro Auftrag bzw. Auftragsposition in ein Projekt investiert haben. Diese Erfassung ist die ideale Grundlage für die Abrechnung beim Kunden und die interne Kostenanalyse.
Welche Vorteile bietet die Auftragszeiterfassung?
Mit einer Auftragszeiterfassung profitieren Sie von vielen Vorteilen:
- Arbeitszeiten schnell und einfach dokumentieren (im Büro, Home Office oder mobil)
- Soll-Ist-Vergleich zwischen geplantem und tatsächlichem Aufwand
- Teamkapazitäten effizient auf Kundenprojekte verteilen
- Auftragszeiten beim Kunden nachweisen und abrechnen
Auftragszeiten erfassen
Auftragszeiten können Sie auf unterschiedliche Arten erfassen. teamspace bietet Ihnen dafür eine Reihe von Möglichkeiten:
Zeiten online und mobil erfassen
Als Cloud-Lösung greifen Sie überall und jederzeit auf die teamspace Zeiterfassung zu. Checken Sie sich im Home Office ein und wieder aus oder nutzen Sie die Progressive Web App auf Ihrem Smartphone. Auch Pausen werden erfasst. Zeiten lassen sich schnell und unkompliziert auf Ihre Kundenprojekte verbuchen.
Am Terminal ein- und auschecken
Sie arbeiten hauptsächlich im Büro? Kein Problem. Mit einem Terminal loggen sich Ihre Mitarbeiter morgens ein und abends wieder aus. Das Verfahren funktioniert wahlweise mit Chip, Karte oder per Tipp auf einem Tablet. im nächsten Schritt ordnen Sie Ihre Arbeitszeiten den passenden Aufträgen zu.
Die Start/Stopp-Funktion nutzen
Wenn Sie eine Auftragszeit besonders genau erfassen möchten, starten Sie auf Knopfdruck die integrierte Stoppuhr. Sie erfasst automatisch die Dauer der Tätigkeit, diese können Sie im nächsten Schritt der passenden Auftragsposition zuweisen.
Vorlagen anlegen
Wenn sich bestimmte Tätigkeiten in Ihrem Tagesprogramm regelmäßig wiederholen, können Sie dafür einfach eine Vorlage anlegen. Neue Buchungen dieses Typs nehmen Sie dann auf Knopfdruck vor. Auch ganze Wochen können Sie schnell und unkompliziert buchen.
Auftragszeiten analysieren
Die Auftragszeiterfassung hilft Ihnen dabei, Kundenprojekte effizient zu bewältigen. Sie lasten Ihr Team optimal aus, erkennen Engpässe und können rechtzeitig gegensteuern.
Soll-Ist-Vergleich
Gerade bei mehreren parallelen Projekten ist eine gute Ressourcenplanung wichtig. Teilen Sie mit teamspace Ihre Mitarbeiter flexibel auf Kundenprojekte ein und geben Sie Planzeiten vor. Auf Wunsch können Sie auch mit Kapazitäten arbeiten. Vergleichen Sie in Echtzeit, ob Ihr Team im Zeitplan liegt oder ob es Verzögerungen gibt. So behalten Sie den Überblick und können bei Bedarf umplanen.
Deckungsbeitrag analysieren
Mithilfe integrierter Stundensätze und Zuschläge berechnet teamspace automatisch die Arbeitskosten, die für Ihre Kundenprojekte anfallen. Damit überwachen Sie den Deckungsbeitrag für Ihre Projekte und stellen sicher, dass Ihr Team profitabel arbeitet.
Intelligente Alarme
Überwachen Sie zentrale Kennzahlen in Ihrem Projektcontrolling. teamspace warnt Sie auf Wunsch automatisch, wenn Zeit- oder Budgetvorgaben nicht eingehalten werden. So nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoll, statt Excel-Tabellen zu pflegen.
Auftragsstatus einsehen
Verfolgen Sie, welche Mitarbeiter bereits welche Zeiten auf Ihre Aufträge gebucht haben. Über das Projektmanagement können Sie jederzeit einsehen, wie weit das Projekt fortgeschritten ist. Sie sehen außerdem, welche Auftragspositionen bereits voll oder teilweise abgerechnet wurden.
Auftragszeiten abrechnen
teamspace hilft Unternehmen nicht nur dabei, Auftragszeiten zu erfassen und zu analysieren. Durch das integrierte Finanzmodul können Sie Ihre Auftragszeiten auch direkt beim Kunden abrechnen.
Verrechenbare Zeiten
Unterscheiden Sie mit teamspace ganz einfach zwischen abrechenbaren Zeiten und internen bzw. Kulanz-Zeiten. Verrechenbare Zeiten können auch von der erfassten Zeit abweichen, z. B. bei Intervallabrechnungen für SLAs. In dem Fall wird die erfasste Auftragszeit automatisch auf das passende Intervall auf- bzw. abgerundet.
Zahlungspläne und Abrechnungsregeln
Mit teamspace meistern Sie auch komplexe Auftragsabrechnungen. Dazu können Sie pro Kunde oder Projekt individuelle Zahlungspläne anlegen. Auf Wunsch koppeln Sie die Abrechnung an bestimmte Termine oder den aktuellen Projektfortschritt. Die Software informiert Sie, wenn die nächste Rechnung fällig ist und fügt automatisch alle abrechenbaren Positionen hinzu.
Stundenzettel und Tätigkeitsnachweise
Zu Ihren erfassten Auftragszeiten erstellt die Software automatisch einen Tätigkeitsnachweis. Diesen senden Sie auf Wunsch einfach als Anhang zu Ihrer Rechnung. Darüber hinaus bietet teamspace auch prüfbare Stundenzettel. Vorgesetzte oder Projektverantwortliche können damit Zeiten online prüfen und direkt im System freigeben.
Individuelle Rechnungslayouts
Erstellen Sie Ihre Rechnungen auf Knopfdruck. Das Layout bestimmen Sie selbst. Anschrift und Anrede werden aus dem CRM-Modul übernommen. Auch die korrekten Rechnungspositionen werden automatisch eingetragen. Sie müssen die Rechnung nur noch versenden – auch das funktioniert direkt aus dem System.
Auftragszeiterfassung mit teamspace testen
Sie möchten sich selbst ein Bild verschaffen? Dann testen Sie teamspace 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich.
Bei Fragen wenden Sie sich gerne an unser Beratungsteam. Wir helfen Ihnen gerne weiter.