Am Auftrag gebucht, nicht in Excel.
- Buchung auf Auftrag, Ticket oder Servicefall
- Browser, installierbare App und Terminal
- Rubrik abrechenbar oder intern je Buchung
Auftragszeiterfassung für Service und Wartung, sauber bis zur Rechnung.
Mitarbeitende buchen ihre Stunden auf den Auftrag, das Ticket oder den Servicefall. Eine Abrechnungsregel trennt verrechenbare von internen Zeiten, daraus entstehen Rechnung und Tätigkeitsnachweis. Teil der Zeiterfassung online, ohne Modul-Aufpreis.
Verrechenbar oder intern
Erfasst ist nicht gleich berechnet.
Mitarbeitende buchen ehrlich, was sie am Auftrag gearbeitet haben. Was davon der Kunde zahlt, entscheidet eine Abrechnungsregel: nach Takt, nach Höchstgrenze je Einsatz, nach SLA-Intervall. Die internen und die Kulanz-Anteile bleiben sichtbar, aber außen vor.
Wartung Müller · #A-2231 erfasst
Mo · Einsatz vor Ort 2:30 h
Di · Fernwartung 1:30 h
Mi · Anfahrt-Puffer 1:00 h
erfasst 5:00 h
Abrechnungsregel
verrechenbar 4:00 h
kommt auf die Rechnung
intern · Kulanz 1:00 h
wird dem Kunden nicht berechnet
Erfasst ist nicht gleich berechnet. Die Regel entscheidet, was beim Kunden ankommt.
Worum es geht
Was eine Auftragszeiterfassung leistet.
Eine Auftragszeiterfassung ist die Erfassung von Arbeitszeit auf das operative Auftragsobjekt: einen Servicefall, einen Wartungseinsatz, eine Reparatur, ein Ticket. Anders als bei einer reinen Anwesenheits- oder Projektzeiterfassung bucht der Mitarbeitende nicht auf eine abstrakte Phase, sondern auf den Auftrag, der gegenüber dem Kunden abrechenbar ist.
Die Buchung läuft über denselben Weg wie die übrige Zeiterfassung: im Browser am Schreibtisch, in der installierbaren Web-App unterwegs, am Tablet als Terminal in der Werkstatt. Jede Stunde bekommt eine Rubrik, typisch die Unterscheidung abrechenbar oder intern, und eine kurze Beschreibung.
Auf Knopfdruck steht damit fest, was ein Auftrag an Aufwand gekostet hat und was davon auf die Rechnung gehört. Kein zweites System, kein Sammeln am Monatsende.
Funktionsumfang
Worauf es bei der Auftragszeit ankommt.
Drei Dinge entscheiden, ob aus einer Software für die Auftragszeiterfassung eine saubere Rechnung wird, statt einer weiteren Excel-Liste.
Verrechenbar sauber getrennt.
- Acht Regeln ordnen Zeiten den Positionen zu
- Takt und Höchstgrenze je Einsatz
- Wartungs- und SLA-Intervalle abrechenbar
Eine Quelle bis zur Rechnung.
- Rechnung aus freigegebenen Stunden
- Tätigkeitsnachweis als Anlage
- Deckungsbeitrag je Auftrag und Kunde
Datenmodell
Servicefall, Wartung oder Ticket: ein Modell.
teamspace fasst den Begriff Auftrag in einem flexiblen Datenmodell, das sich je Mandant einstellen lässt. So passt dieselbe Logik auf verschiedene Auftragsarten, ohne dass eine zweite Anwendung danebenläuft.
- Servicefall: eine Reklamation oder ein Vorfall mit Reaktions- und Lösungszeit.
- Wartungsvertrag: ein laufender Vertrag mit periodischen Einsätzen, etwa der Vierteljahres-Wartung.
- Werkauftrag: ein abgegrenztes Werk, abgerechnet als Festpreis oder nach Aufwand.
- Ticket: eine kleinere Einheit aus dem Service Desk mit fester Bearbeitungszeit.
Pro Art lassen sich eigene Felder, Sätze und Genehmigungswege hinterlegen. Aus einem Auftrag wird per Klick ein Projekt, wenn die Arbeit eine Struktur aus Teilprojekten und Arbeitspaketen braucht.
Vom Auftrag zur Rechnung
So läuft ein Auftrag durch das System.
- 1
Auftrag anlegen
Aus Angebot, Wartungsvertrag oder Servicefall entsteht ein Auftrag mit Kunde, Sätzen und Pauschalen. Vorlagen beschleunigen wiederkehrende Auftragsarten.
- 2
Stunden buchen
Mitarbeitende buchen vor Ort über die installierbare Web-App, im Innendienst über den Browser, in der Werkstatt am Terminal. Jede Stunde landet am Auftrag.
- 3
Reisezeit und Fahrtkosten
Reisezeit zum Einsatz wird mit erfasst, Fahrtkosten als Kilometerpauschale oder Kilometersatz verbucht. Die Reisekosten laufen in dieselbe Abrechnung.
- 4
Prüfen und freigeben
Disposition und Auftragsleitung prüfen die Stunden, geben sie frei oder korrigieren sie. Jede Änderung trägt Bearbeiter und Zeitstempel.
- 5
Rechnung und Lohn
Aus den freigegebenen Stunden entsteht die Kundenrechnung mit Tätigkeitsnachweis, parallel laufen Anwesenheits- und Überstundendaten in die Lohnvorbereitung.
Erstgespräch
Passt das zu Ihren Auftragsarten?
In 30 Minuten gehen wir Ihre Auftragsarten und Sätze durch und klären, wie die Abrechnungsregeln bei Ihnen greifen sollen. Sie sehen danach, ob teamspace zu Ihrer Auftragsabwicklung passt.
„Ich spare viel Zeit beim Rechnungen schreiben."
Abrechnung
Jeder Auftrag rechnet nach seinem Plan ab.
Nicht jeder Auftrag wird am Ende in einer Summe gestellt. teamspace führt pro Auftrag einen Zahlungsplan und entscheidet je Position, wann und wie abgerechnet wird.
- Abschlag als fester Betrag, etwa zum Auftragsstart.
- Prozent nach Fortschritt, auch pro Teilprojekt.
- Position zu einem Termin oder an einen Status gekoppelt.
- Endrechnung als Restbetrag minus der bereits gestellten Abschläge.
Die Software meldet, wenn die nächste Rechnung fällig ist, und fügt die abrechenbaren Positionen hinzu. Komplexere Fälle aus Auftragsabrechnung und Wartung folgen denselben Regeln.
Anwendungsfälle
Was auf der Auftragszeit aufbaut.
Die erfasste Stunde am Auftrag ist der Einstieg. Aus derselben Buchung entstehen diese Anwendungsfälle, ohne zweites System.
Projektzeiten buchen
Stunden auf Projekt und Phase, abrechenbar oder intern unterschieden.
Mehr erfahrenProjektzeiterfassung
Auslastung und Marge in Echtzeit für längerlaufende Projekte.
Mehr erfahrenTätigkeitsnachweis
Stundennachweis pro Auftrag als PDF auf Knopfdruck.
Mehr erfahrenStundenzettel digital
Die Excel-Vorlage durch einen prüfbaren Freigabe-Workflow ersetzen.
Mehr erfahrenReisekostenabrechnung
Reisezeit und Fahrtkosten zum Einsatz, direkt am Auftrag.
Mehr erfahrenCheck-in Zeiterfassung
Stempeln per Klick, im Browser, in der App oder am Terminal.
Mehr erfahrenAuswertung
Marge je Auftrag rechnet sich von selbst.
Weil die Stunden am Auftrag hängen und die internen Sätze hinterlegt sind, berechnet teamspace Arbeitskosten und Deckungsbeitrag laufend mit. Niemand trägt dafür Zahlen aus drei Listen zusammen.
- Auslastung pro Techniker: abrechenbare Stunden im Verhältnis zur Soll-Arbeitszeit.
- Marge pro Auftrag und Kunde aus Honorar, bewerteten Stunden und Kosten.
- Auftragsstatus als kumulierte Rechnung: erbracht, gestellt, offen auf einen Blick.
Wer mag, lässt sich im Projektcontrolling warnen, sobald ein Auftrag aus der Marge läuft oder ein Wartungsvertrag in Verzug gerät. So wird gegengesteuert, bevor der Kunde reklamiert.
In Zahlen
Eine Buchung, ein Weg bis zur Rechnung.
Was die Auftragszeiterfassung von einer Stoppuhr-App unterscheidet, sind die Regeln dazwischen, nicht die Erfassung allein.
- 8
Abrechnungsregeln
Takt, Höchstgrenze, Rubrik, Bearbeiter
- 4
Zahlungsplan-Typen
Abschlag, Prozent, Position, Endrechnung
- 3
Erfassungswege
Browser, App, Terminal
- 1
System bis zur Rechnung
ohne Export dazwischen
Funktionsumfang
Funktionen der Auftragszeiterfassung im Überblick.
Erfassung
- Buchung auf Auftrag, Ticket und Servicefall
- Browser, installierbare Web-App und Terminal
- Stoppuhr für die genaue Dauer
- Vorlagen für wiederkehrende Buchungen
- Rubrik abrechenbar oder intern je Zeit
Abrechnung
- Acht Abrechnungsregeln je Auftrag
- Verrechenbare und interne Zeiten getrennt
- Wartungs- und SLA-Intervalle abrechenbar
- Zahlungsplan mit vier Typen
- Reisezeit und Fahrtkosten am Auftrag
Auswertung
- Auslastung pro Techniker und Team
- Marge pro Auftrag und Kunde
- Auftragsstatus erbracht, gestellt, offen
- Audit-Trail für jede Korrektur
- DATEV-zertifizierte Übergabe in enterprise
Für wen
Für wen sich Auftragszeiterfassung lohnt.
Service-Dienstleister mit Außendienst
Stunden vor Ort buchen, Reisezeit erfassen, abrechenbar und intern sauber getrennt.
Wartungs- und Instandhaltungsbetriebe
Wartungsverträge mit periodischen Einsätzen und Intervall-Abrechnung, je Vertragsart ein eigener Satz.
IT-Dienstleister und Systemhäuser
Stunden auf Tickets und Servicefälle, Support-Pauschalen, SLA-Intervalle in einer Anwendung.
Dienstleister mit Serviceverträgen
Mischung aus festen Verträgen und Einzelaufträgen, je mit eigenem Satz und Zahlungsplan.
Teil der Zeiterfassung online
Die Auftragszeit ist eine Sicht der Zeiterfassung.
Dieselbe gebuchte Stunde pflegt Anwesenheits- und Überstundenkonten, füllt Stundenzettel und Tätigkeitsnachweis und wird zur Rechnungsgrundlage. Wie das ganze Modul zusammenhängt, zeigt die Übersicht zur Zeiterfassung online.
Zur Zeiterfassung onlineWorauf es ankommt
Wartungsverträge und SLA sauber abrechnen.
Im Service- und Wartungsgeschäft ist die erfasste Zeit selten gleich der berechneten Zeit. Ein SLA gibt feste Intervalle vor, ein Wartungsvertrag deckt eine bestimmte Stundenzahl ab, manche Leistung läuft auf Kulanz. Wer das am Monatsende von Hand nachrechnet, verliert Zeit und Marge.
teamspace löst das über Regeln statt über Nacharbeit. Eine erfasste Auftragszeit lässt sich auf das vereinbarte Intervall auf- oder abrunden, eine Höchstgrenze je Einsatz begrenzt die abrechenbare Zeit, eine Rubrik trennt verrechenbare von internen Anteilen. Was übrig bleibt, ist eine nachvollziehbare Rechnung, die zum Vertrag passt.
Aus denselben Daten entsteht der Tätigkeitsnachweis als Anlage zur Rechnung, und der Auftragsstatus zeigt, welche Leistungen erbracht, gestellt und noch offen sind. So bleibt die Auftragsabwicklung von der ersten Buchung bis zur Schlussrechnung in einer Anwendung, ohne Übertrag in eine zweite.
Erstgespräch
Schauen wir auf Ihre Auftragsabwicklung.
Wir besprechen Ihre Auftragsarten, die Sätze und Pauschalen und den Weg von der erfassten Stunde bis in Rechnung und Lohn. Ein kurzes Gespräch zeigt, ob teamspace dazu passt.
Verwandte Module
Drei Module greifen direkt auf die Auftragszeit zu.
Aus der gebuchten Stunde am Auftrag werden Projektkennzahlen, Rechnungen und Lohndaten. Hier die kürzesten Wege in die angrenzenden Module.
Projektmanagement
Aus einem Auftrag entsteht per Klick ein Projekt mit Struktur, Plan-Ist und Deckungsbeitrag.
- Auftrag wird zu Teilprojekten und Arbeitspaketen
- Plan-Ist und Marge tagesaktuell
- Auslastung pro Person und Team
Rechnungssoftware
Freigegebene Auftragsstunden werden ohne Export zur Rechnungsgrundlage, mit Sätzen, Pauschalen und Reisekosten.
- Abschlags-, Teil- und Schlussrechnung
- ZUGFeRD und XRechnung
- Übergabe an DATEV Unternehmen online
HR-Software
Anwesenheit, Überstunden und Abwesenheiten laufen vorbereitet ins Lohnbüro, ohne Doppelpflege.
- Lohndaten vorbereitet exportieren
- Überstundenkonten je Mitarbeitenden
- Urlaub und Krankheit im selben System
Häufige Fragen zur Auftragszeiterfassung
Was unterscheidet die Auftragszeiterfassung von einer Projektzeiterfassung?
Die Projektzeiterfassung ist auf längerlaufende Projekte mit Phasen und Arbeitspaketen ausgelegt. Die Auftragszeiterfassung ist auf operative Aufträge zugeschnitten, also Wartungseinsätze, Servicefälle, Reparaturen oder Tickets. teamspace deckt beide Modelle in einer Anwendung ab, je Mandant frei konfigurierbar.
Funktioniert die Auftragszeiterfassung auch ohne Internet vor Ort?
Nein. teamspace ist eine Cloud-Anwendung und braucht eine aktive Verbindung. Die installierbare Web-App auf iOS und Android nutzt die mobile oder WLAN-Verbindung, eine lokale Pufferung von Buchungen ist nicht vorgesehen.
Wie trennt teamspace verrechenbare von internen Zeiten?
Jede Buchung bekommt eine Rubrik, typisch die Unterscheidung abrechenbar oder intern. Bei der Abrechnung ordnen acht Regeln die Zeiten den Positionen zu, etwa über eine Höchstgrenze je Einsatz oder einen festen Takt. So lassen sich auch Wartungs- und SLA-Konstellationen sauber abrechnen, bei denen die berechnete von der erfassten Zeit abweicht.
Wie geht teamspace mit Reisezeit und Fahrtkosten um?
Reisezeit zum Einsatz wird als eigene Zeit erfasst. Fahrtkosten lassen sich als Kilometerpauschale oder als Kilometersatz verbuchen, Verpflegungspauschalen rechnet das System nach Dauer und Land. Die Reisekosten laufen in dieselbe Auftragsabrechnung.
Können wir je Auftrag eigene Sätze hinterlegen?
teamspace führt pro Mitarbeitenden einen zeitlich versionierten internen Stundensatz für die Kostenrechnung. Für die Abrechnung beim Kunden bestimmen die Abrechnungsregeln und die Positionen des Auftrags, welche Zeiten mit welchem Satz und welchen Pauschalen auf die Rechnung kommen.
Wie kommen die erfassten Auftragsstunden in die Rechnung?
Freigegebene Auftragsstunden werden in der teamspace Rechnungssoftware zur Rechnungsgrundlage. Stunden, Pauschalen und Reisekosten werden zu einer Rechnung zusammengeführt, in der gewünschten Sortierung und mit Texten je Position. Ein Tätigkeitsnachweis entsteht als Anlage.
Ersetzt die Auftragszeiterfassung die Excel-Tabelle?
Ja. Die Auftragszeiterfassung in teamspace ersetzt die Excel-Vorlage vollständig. Statt Stunden in einer Tabelle zu sammeln und am Monatsende zu sortieren, bucht jede Person direkt auf den Auftrag, das Ticket oder den Servicefall; Rubrik, Satz und Freigabe hängen an der Buchung. Eine bestehende Excel-Liste lässt sich zum Start übernehmen.
Gibt es teamspace als kostenlose Auftragszeiterfassung?
teamspace ist keine kostenlose Software. Kostenlose Auftragszeiterfassungen gibt es, sie stoßen aber schnell an Grenzen, sobald Abrechnungsregeln, Freigaben und die Übergabe in Rechnung und Lohn dazukommen. Was teamspace kostet, steht auf der Preisseite; im Erstgespräch klären wir, ob sich der Umstieg für Ihre Auftragsarten lohnt.
Verbindet teamspace Auftrags- und Personalzeiterfassung?
Ja. Dieselbe gebuchte Stunde speist beide Sichten: Am Auftrag entsteht die abrechenbare Zeit für die Kundenrechnung, in der Personalzeiterfassung die Anwesenheit als Grundlage für Zuschläge, Überstunden und die Lohnvorbereitung. Beide laufen ohne doppelte Erfassung im selben System.
Wo werden die Daten der Auftragszeiterfassung gespeichert?
Die Auftrags-, Zeit- und Abrechnungsdaten liegen ausschließlich in der EU, in zwei georedundanten Rechenzentren in Frankfurt am Main mit ISO-27001-Zertifizierung. teamspace ist Made in Germany und DSGVO-konform, Vertragspartner ist die 5 POINT AG aus Darmstadt.
Bringen wir Ihre Auftragszeit auf die Rechnung.
Wir gehen Ihre Auftragsarten und Abrechnungsregeln durch und zeigen den Weg von der Buchung vor Ort bis zur Schlussrechnung. Ein kurzes Gespräch klärt, ob teamspace zu Ihrer Auftragsabwicklung passt.