Stunden, Zuschläge, Abwesenheiten, Provisionen und Auszahlungen entstehen über den Monat verteilt in teamspace. Zum Abschluss stehen sie geprüft und freigegeben als ein Datensatz für das Lohnbüro bereit. Die eigentliche Lohnabrechnung übernimmt der Steuerberater oder das Lohnsystem; teamspace bereitet die Daten dafür vor.
Für die vorbereitende Lohnbuchhaltung stellt teamspace die Daten bereit, die der Steuerberater für die Lohn- und Gehaltsabrechnung braucht: festes und variables Gehalt, Überstunden-Auszahlungen, Provisionen und mehr. Sie entstehen im Alltag in der digitalen Mitarbeiterakte und der Zeiterfassung und stehen am Monatsende geprüft bereit, statt am Stichtag aus Listen zusammengesucht zu werden.
Monatsabschluss
So läuft die Lohnvorbereitung
teamspace führt die lohnrelevanten Daten eines Monats zusammen, prüft sie und gibt sie frei. Was freigegeben ist, geht als Export an den Steuerberater. Die Abrechnung selbst läuft dort, nicht in teamspace.
Arbeitsstunden
167:30 h
Zuschläge
Nacht +25 %
Abwesenheiten
8 Tage
Auszahlungen
Überstunden · Provision
ein Datensatz, kein Abtippen
teamspace rechnet keinen Lohn selbst ab.
teamspace sammelt, prüft und gibt frei. Abgerechnet wird beim Steuerberater.
Funktionsumfang
Drei Dinge, damit aus dem Monatsabschluss keine Sammelaktion über drei Postfächer und vier Tabellen wird.
Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten entstehen beim Arbeiten, nicht am Monatsende. Wer die Zeit erfasst, hat die Lohndaten schon.
Überstunden-Auszahlung, Provision und Verpflegungspauschale laufen je Mitarbeitendem in der Mitarbeiter-Abrechnung zusammen.
Ein geprüfter Datensatz geht als Export ans Lohnbüro. Lohnsteuer und Sozialabgaben bleiben beim Steuerberater.
Mitarbeiter-Abrechnung
Neben dem festen Gehalt fallen jeden Monat veränderliche Beträge an. Sie verteilen sich sonst über Reisekostenbelege, Überstundenkonten und Provisionsabsprachen. teamspace führt sie je Mitarbeitendem in der Mitarbeiter-Abrechnung zusammen.
Die Posten durchlaufen denselben Weg: prüfen, genehmigen, zur Auszahlung freigeben. Erst dann gehen sie in den Datensatz für das Lohnbüro. Die Mitarbeiter-Abrechnung gehört zu HR+ in der office-Edition.
Provision und Bonus
Wer Mitarbeitende am Umsatz beteiligt, rechnet die Provision sonst zum Monatsende einzeln nach. In teamspace wird die Regel einmal pro Mitarbeitendem hinterlegt, danach rechnet das System mit.
Überstunden lassen sich auf demselben Weg auszahlen, monatlich oder auf Antrag des Mitarbeitenden. Ob ausgezahlt oder als Freizeit abgebaut wird, entscheidet das Überstundenkonto.
„Wir arbeiten hauptsächlich mit der Budgetspalte."
Was zusammenkommt
Die lohnrelevanten Daten entstehen über den Monat an verschiedenen Stellen. Zum Abschluss stehen sie als ein geprüfter Stand bereit, nicht als Stapel einzelner Quellen.
Monatslauf
statt Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten getrennt zu sammeln
Datenarten
Stunden, Zuschläge, Abwesenheiten, Auszahlungen, Provisionen
Datensatz
geprüft und gesperrt, bevor er ans Lohnbüro geht
Mitarbeiter-Abrechnung
Auszahlungen und Provisionen ab der office-Edition
Vertragsdaten
Gehaltsbestandteile und Stundensätze sind keine festen Werte, sondern Folgen von Zeiträumen. In teamspace leben sie auf einem Zeitstrahl, mit Gültigkeit ab einem Datum.
So bleibt nachvollziehbar, welcher Wert in welchem Monat galt. Das ist die Grundlage, auf der die Lohndaten stimmen, bevor sie das Haus verlassen.
Erstgespräch
In 30 Minuten besprechen wir Ihre Zuschläge, Auszahlungen und die Übergabe ans Lohnbüro an einem Beispielmonat. Am Ende sehen Sie, welche Daten teamspace sammelt und wie sie freigegeben werden.
Stichtag
Lohndaten dürfen sich nach der Übergabe nicht mehr unbemerkt verschieben. Vor dem Export schließt teamspace den Monat ab, statt auf eine Tabelle zu vertrauen, die noch jeder ändern kann.
So verlässt ein abgeschlossener Stand das Haus. Fragt jemand später nach, ist sichtbar, wer wann was geändert hat, statt einer Tabelle ohne Verlauf.
Übergabe
Diese Klärung gehört früh ins Gespräch, weil sie Missverständnisse vermeidet. teamspace bereitet die Lohndaten vor und übergibt sie, rechnet aber selbst keinen Lohn ab.
Zwei getrennte Strecken also: die Lohndaten ans Lohnbüro, die Finanzbuchhaltung an DATEV. Beide vorbereitet aus einem System, abgerechnet wird jeweils dort, wo es hingehört.
Funktionsumfang
Anwendungsfälle
Lohnvorbereitung greift auf dieselben Daten zu wie der Rest der HR-Funktion. Sechs Funktionen, an deren Daten die Übergabe ans Lohnbüro hängt.
Anwesenheit, Zuschläge und Stundenkonto, die Basis für die Lohndaten.
Mehr erfahrenDrei Berechnungsregeln, Auszahlung mit eigenen Sätzen oder Freizeitausgleich.
Mehr erfahrenAnträge, Resturlaub und Abwesenheiten, die mit in den Lohnlauf gehen.
Mehr erfahrenKrankmeldung mit Bescheinigung, AU-Tage füllen das Zeitkonto auf.
Mehr erfahrenVertragsdaten, Stundensätze und Gehaltsbestandteile zeitlich versioniert.
Mehr erfahrenVertragszeiten und Skills aus dem HR fließen in die Einsatzplanung.
Mehr erfahren
Teil der HR-Software
Personalakte, Arbeitszeit, Urlaub, Krankheit und Überstunden liegen im selben System wie die Lohnvorbereitung. Aus der erfassten Zeit entstehen die Stunden, aus dem Überstundenkonto die Auszahlungen, aus den Vertragsdaten der versionierte Satz. Am Monatsende stehen sie als ein Datensatz bereit. Wie das ganze Modul zusammenhängt, zeigt die Übersichtsseite.
Zur HR-SoftwareWas vorbereitende Lohnbuchhaltung ist
Vorbereitende Lohnbuchhaltung ist die Aufbereitung aller lohnrelevanten Daten eines Monats, bevor die Lohn- und Gehaltsabrechnung läuft. Dazu gehören Arbeitsstunden, Zuschläge, Abwesenheiten, Überstunden-Auszahlungen, Provisionen und Verpflegungspauschalen. teamspace sammelt diese Daten dort, wo sie entstehen, prüft sie und gibt sie frei. Aus dem freigegebenen Stand wird ein Datensatz, der sich im Buchhaltungs- oder Lohnsystem weiternutzen lässt.
Die eigentliche Abrechnung, also Lohnsteuer-Anmeldung und Sozialabgaben, bleibt beim Steuerberater oder im externen Lohnsystem. Das ist die ehrliche Grenze: teamspace bereitet vor, abgerechnet wird woanders. Die Personaldaten liegen dabei in zwei georedundanten, ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt am Main, ausschließlich in der EU und DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Wir entwickeln teamspace seit 1999 in Darmstadt, ohne fremdes Kapital. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft nach deutschem Recht.
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Aus den freigegebenen Daten eines Monats entsteht:
Alle Werte stehen geprüft und freigegeben als ein Datensatz für das Lohnbüro bereit, im Standard-Format zur Weiternutzung.
teamspace übergibt die vorbereiteten Lohndaten als Datenexport an das Lohnbüro oder den Steuerberater. Die eigentliche Lohn- und Gehaltsabrechnung läuft dort: Lohnsteuer-Anmeldung und Sozialabgaben gehören in das externe Lohnsystem, nicht in teamspace. Eine DATEV-Lohn-Schnittstelle wie LODAS gibt es nicht. Davon getrennt trägt die DATEV-zertifizierte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online die Finanzbuchhaltung, also Rechnungen und Belege.
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Sie überlegen, ob teamspace die Lohnvorbereitung in Ihrer Organisation übernehmen kann? Im Termin gehen wir Ihre Zuschläge, Ihre Auszahlungen und die Übergabe ans Lohnbüro an einem Beispielmonat durch.
Wir gehen Ihre Zuschläge, Auszahlungen und die Übergabe ans Lohnbüro an einem Beispielmonat durch. Ein kurzes Gespräch zeigt, ob teamspace zu Ihrer Lohnvorbereitung passt.
