Reine Zeiterfassungs-App
- Zeit wird gemessen, aber nicht verwertet
- Kein Bezug zu Projekt, Phase und Rubrik
- Keine Abrechnung, kein Lohn-Export
- Auslastung erst per Excel-Auswertung
Projektzeiten, die nebenher mitlaufen.
Projektzeiten sind die Stunden, die ein Mitarbeitender konkret auf ein Projekt, eine Phase oder eine Aufgabe bucht. teamspace macht aus jeder Buchung eine Datenquelle für Auslastung, Marge und Honorar. Teil der Zeiterfassung online, ohne Modul-Aufpreis.
Einordnung
Warum keine reine Stoppuhr-App?
teamspace
- Jede Stunde trägt Projekt, Phase und Rubrik
- Abrechenbar oder intern sofort entschieden
- Honorar, Lohn und Auslastung aus einer Buchung
- Ein System statt Insellösung
Was eine Buchung festhält
Eine Buchung trägt mehr als eine Stunde.
Neben Datum und Dauer hält jede Projektzeit fest, worauf gebucht wird und ob sie abrechenbar ist. Die Rubrik ist das kleine Feld mit der größten Wirkung: an ihr hängt später die Auslastungsquote.
Buchen Heute Auswertung
Projektzeit buchen
Projekt · Phase
Relaunch Mandat A · Konzeption
Dauer
2:30 h
Stoppuhr
00:42:21
Rubrik
abrechenbar intern nicht abrechenbar
Tätigkeitsbeschreibung
Wireframes Startseite, Abstimmung mit dem Kunden.
Buchen Als Entwurf
-
Projekt, Phase oder Aufgabe
Worauf gebucht wird. Auf Phasenebene wird der Plan-Ist-Vergleich aussagekräftig.
-
Die Rubrik entscheidet die Abrechenbarkeit
Abrechenbar, intern oder nicht abrechenbar. Ein Bereich lässt sich zusätzlich erzwingen, wenn die Zeit abrechenbar ist.
-
Entwurf, wenn das Projekt noch offen ist
Halbfertige Buchungen bleiben in der Seitenleiste sichtbar. Eine Beschreibung lässt sich als Pflichtfeld setzen.
Warum buchen
Warum Projektzeiten gebucht werden.
Die Frage kommt regelmäßig bei Einführungen: warum sollen Mitarbeitende neben der Anwesenheit auch Projektzeiten buchen? Drei Antworten, die in der Praxis tragen.
Für die Honorarrechnung
- Ohne saubere Buchungen keine ehrliche Rechnung an den Kunden.
- Nach Aufwand ist die Buchung die Rechnungsgrundlage.
- Im Festpreis ist erst dann die Marge prüfbar.
Für Nachweispflichten
- Beratungs-, Förder- und HOAI-Projekte verlangen einen Stundennachweis.
- Bei Audits und Betriebsprüfungen ist das die Beweisgrundlage.
- Im Streitfall gilt: ohne Nachweis kein Anspruch.
Für die Projektsteuerung
- Plan-Ist-Vergleich pro Phase, tagesaktuell.
- Auslastung pro Person und Team statt erst zum Quartalsende.
- Wer nicht weiß, wo die Stunden hingehen, steuert blind.
„Ich spare viel Zeit beim Rechnungen schreiben."
Anwesenheit und Projekt
Eine Buchung, zwei Sichten.
Anwesenheitszeit und Projektzeit sind zwei verschiedene Dinge, die in vielen Unternehmen doppelt erfasst werden. In teamspace fallen beide aus einer Buchung an.
- Anwesenheitszeit zählt Beginn, Ende und Pausen. Das unterstützt eine Erfassung im Sinne des EuGH-Urteils C-55/18 und des BAG-Beschlusses 1 ABR 22/21.
- Projektzeit hält das Projektobjekt und die Rubrik fest, dient also der Steuerung.
- Weicht die Anwesenheit von der gebuchten Projektzeit ab, weist die Zeitmatrix darauf hin.
Wer um 9:00 Uhr einstempelt und auf ein Projekt bucht, läuft in beide Sichten parallel. Beim Wechsel ändert sich nur die Projektzeit, die Anwesenheit zählt weiter. Am Abend wird einmal ausgestempelt, beide Sichten sind konsistent.
Abrechenbarkeit
Drei Rubriken entscheiden die Auslastung.
An jeder Buchung hängt eine Rubrik. Klingt nach Detail, ist aber der Hebel, an dem sich Auslastung und Marge bewegen.
- Abrechenbar: Die Stunde geht in die Honorarrechnung an den Kunden.
- Intern: Akquise, Verwaltung, Schulung, alles, was das Unternehmen selbst zahlt.
- Nicht abrechenbar: Am Kundenprojekt erbracht, nach Vereinbarung aber nicht in Rechnung gestellt, etwa bei Kulanz oder Über-Budget.
Die Auslastungsquote ist das Verhältnis abrechenbarer Stunden zur Soll-Arbeitszeit. In Beratungen, Agenturen und IT-Häusern ist das die Kennzahl, an der Geschäftsführungen ihre Profitabilität messen. Rubriken lassen sich filtern, auswerten und auf Viertelstunden-Takt einstellen.
Erfassen im Alltag
Zeit landet, wo die Arbeit passiert.
Zeiterfassung ist lästig, aber wichtig. In teamspace läuft sie deshalb nebenher mit, statt eine eigene Aufgabe zu sein.
Stoppuhr
Die Stoppuhr läuft im Hintergrund.
Ein Klick startet die Messung, ein Klick beendet sie. Genauer als jede Schätzung am Abend.
- Live-Stoppuhr im Browser, auch wenn man sie nicht ansieht
- Schnellbuchung aus Aufgabe, Ticket oder Projekt, mit dem richtigen Bezug
- Verträgt Calls, Unterbrechungen und den Wechsel aufs nächste Projekt
Entwürfe
Halbe Stunden gehen nicht verloren.
Steht das Projekt noch nicht fest, bleibt die Buchung als Entwurf liegen, sichtbar in der Seitenleiste.
- Entwurf aus dem aktuellen Ticket vorausgefüllt
- Alle heutigen Buchungen rechts neben jedem Bildschirm
- Am Abend steht der Stand noch genau so da
Vorlagen
Routine bucht sich wie gestern.
Wiederkehrende Tätigkeiten als Vorlage ablegen, einen ganzen Tag per Referenztag übernehmen.
- Top-Projekte und zuletzt gebuchte Zeiten als Eingabehilfe
- Buchungen eines Referenztags anteilig auf andere Tage übertragen
- Nur die Abweichungen anpassen, der Rest steht
Teil der Zeiterfassung online
Projektzeiten sind ein Anwendungsfall der Zeiterfassung.
Stundenzettel, Tätigkeitsnachweis, Reisekosten und Überstunden laufen im selben System wie die Projektzeiten. Eine Erfassung speist Stundenkonto, Projekt-Auswertung und Lohndaten zugleich. Wie das ganze Modul zusammenhängt, zeigt die Übersichtsseite.
Zur Zeiterfassung onlineVom Klick zur Rechnung
Vom Projektklick zur Honorarposition.
- 1
Projekt wählen, Stoppuhr starten
Mitarbeitende wählen Projekt, Phase oder Aufgabe und klicken auf Start. Die Stoppuhr läuft, die Anwesenheitszeit läuft parallel.
- 2
Tätigkeit beschreiben
Eine kurze Beschreibung pro Buchung, bei Mandaten mit Tätigkeitsnachweis als Pflichtfeld. Vorlagen beschleunigen die Routine.
- 3
Pause oder Wechsel
Beim Wechsel aufs nächste Projekt ein Klick: die alte Buchung schließt, die neue beginnt. Pausen werden separat erfasst.
- 4
Korrektur mit Änderungsprotokoll
Tippfehler und Fehlbuchungen lassen sich nachträglich korrigieren. Jede Änderung notiert Bearbeiter und Zeitstempel.
- 5
Freigabe und Auswertung
Am Periodenende geben Vorgesetzte die Stunden frei. Auslastung, Marge und Honorarvorschau aktualisieren sich, die Rechnung entsteht aus den freigegebenen Stunden.
Korrektur
Korrekturen bleiben nachvollziehbar.
Tippfehler, Fehlbuchungen oder verspätete Erfassung sind in der Praxis nicht zu vermeiden. teamspace dokumentiert jede Korrektur, statt sie stillschweigend zu überschreiben.
- Bearbeiter mit Login, ob Mitarbeitender oder Vorgesetzter.
- Zeitstempel auf die Sekunde, alter und neuer Wert.
- Bearbeitungsfristen pro Mitarbeitendem, etwa eine Woche oder bis zum vierten Tag des Folgemonats.
Im aktivierbaren GoBD-Modus lassen sich freigegebene Perioden gegen Nachträge sperren. Nach der wöchentlichen oder monatlichen Festschreibung kommt niemand mehr in einen geschlossenen Monat, nur die Finanz-Sachbearbeitung kann noch ändern.
Erstgespräch
Passt das zu Ihren Stundensätzen und Mandaten?
In 30 Minuten gehen wir Ihre Projektstruktur und die Schnittstelle zur Rechnung durch. Am Ende sehen Sie, wo aus gebuchten Stunden saubere Honorarpositionen werden.
Reporting
Reports stehen vor dem Monatsende.
Aus Projektzeiten entstehen die Steuerungs-Reports eines Dienstleisters. Sie sind kein Wochen-Snapshot, sondern aktualisieren sich mit jeder Buchung.
- Auslastung pro Person und Team.
- Marge pro Projekt und Kunde, aus internen Sätzen und gebuchten Zeiten laufend berechnet.
- Soll-Ist-Vergleich pro Phase und Aufgabe, geplante gegen erbrachte Stunden.
- Honorarvorschau vor Periodenende, mit den Stundenwerten der offenen Rechnung.
Wer am 10. des Monats merkt, dass ein Projekt aus der Spur läuft, kann reagieren. Wer es zum Monatsabschluss sieht, kann es nur noch erklären.
Abrechnung
Vom Stundensatz zur Honorarposition.
Freigegebene Projektzeiten werden in der teamspace Rechnungssoftware automatisch zur Rechnungsgrundlage. Den Weg dahin steuert die Rubrik: nur abrechenbare Stunden landen in der Honorarposition.
- Stundensätze pro Person und Projekt werden bei der Abrechnung angewendet, pro Kunde lässt sich eine eigene Preisliste hinterlegen.
- Pauschalen und Festpreis-Komponenten stehen neben den aufwandsbasierten Stunden.
- Tätigkeitsnachweis pro Mandant entsteht aus denselben Stunden, als PDF-Anlage zur Rechnung.
Excel-Export und manuelle Übertragung entfallen. Wer die Stunden nicht sauber im System hat, verkauft sie spätestens beim Rechnungslauf günstiger als geplant.
Worauf es ankommt
Drei Dinge, die den Unterschied machen.
Highlight 1
Buchen auf Projekt, Phase und Aufgabe.
Erst auf Phasenebene wird der Plan-Ist-Vergleich aussagekräftig, und Aufwand, Festpreis und Pauschale mischen sich in einer Abrechnung.
Highlight 2
Drei Wege, eine Datenbasis.
Browser mit Stoppuhr, installierbare App auf iOS und Android oder Tablet am Empfang, alle in derselben Datenbasis.
Highlight 3
Im selben System wie Rechnung und Lohn.
Die freigegebene Stunde läuft ohne Export weiter in Honorar, Lohndaten und Controlling, ohne CSV und Schnittstellenpflege.
Funktionsumfang
Funktionen rund um die Projektzeit-Buchung.
Buchung
- Live-Stoppuhr im Browser
- Installierbare Web-App auf iOS und Android
- Schnellbuchung aus Aufgabe, Ticket oder Projekt
- Mehrere Tage auf einmal über die Zeitmatrix
- Buchungen per Referenztag übernehmen
- Entwürfe für noch offene Buchungen
Struktur
- Buchung auf Projekt, Phase und Aufgabe
- Rubrik: abrechenbar, intern oder nicht abrechenbar
- Bereich als zusätzliche Auswertungs-Achse
- Stundensätze pro Person und Projekt, Preisliste pro Kunde
- Pauschalen und Festpreis-Komponenten
Auswertung
- Auslastung pro Person und Team
- Marge pro Projekt und Kunde
- Soll-Ist-Vergleich pro Phase
- Honorarvorschau vor Periodenende
- Übergabe an Rechnung und vorbereitete Lohndaten
Worum es geht
Was Projektzeiten sind und warum sie über die Marge entscheiden.
Projektzeiten sind die Stunden, die ein Mitarbeitender konkret auf ein Projekt, eine Phase oder eine Aufgabe verwendet hat. Anders als die reine Anwesenheitszeit tragen sie eine zusätzliche Information: das Projektobjekt. Auf Knopfdruck sieht man, wer wie lange an welchem Auftrag gearbeitet hat, ob diese Zeit abrechenbar ist und welche Marge sich daraus ergibt.
Für Dienstleister, die nach Stundensatz oder Festpreis arbeiten, sind Projektzeiten der wirtschaftliche Datenkern. Aus ihnen entstehen Honorarrechnungen, Auslastungs-Reports und Margenanalysen. Eine saubere Erfassung ist deshalb keine Frage der Buchhaltung, sondern der Profitabilität.
Diese Seite beschreibt die tägliche Buchung selbst: wie eine Projektzeit entsteht, freigegeben und abgerechnet wird. Wie eine Software zur Projektzeiterfassung Erfassung, Freigabe, Abrechnung und Controlling als Ganzes zusammenführt, zeigt die eigene Übersichtsseite.
Eine Anmerkung zur häufigsten Sorge in Einführungen: „Wir wollen keine Stundenüberwachung." Verständlich. Zwei Punkte dazu. Erstens lässt sich das technisch trennen, Auswertungen können pro Team statt pro Person eingestellt werden. Zweitens ist es in der Praxis meist umgekehrt: Mitarbeitende fühlen sich besser, wenn ihre Arbeit dokumentiert ist und nicht im Kopf des Vorgesetzten verschwindet. Dauerhafte Überlastung wird im Report sichtbar, nicht erst beim Krankheitsausfall.
Anwendungsfälle
Mehr aus der erfassten Zeit holen.
Sechs weitere Anwendungsfälle desselben Systems, jeder auf eine konkrete Frage rund um die Stunde fokussiert.
Stundenzettel digital
Die Excel-Vorlage durch eine Cloud-Anwendung mit aktivierbarem GoBD-Modus ersetzen.
Mehr erfahrenTätigkeitsnachweis
Stundennachweis pro Mandant als PDF auf Knopfdruck.
Mehr erfahrenReisekostenabrechnung
Verpflegungspauschalen automatisch nach Dauer und Land, Belege inklusive.
Mehr erfahrenÜberstunden erfassen
Soll-Ist live, Zuschläge nach Tarif, Auszahlung oder Freizeitausgleich.
Mehr erfahrenUrlaub und Krankheit verwalten
Abwesenheiten beantragen, genehmigen und im Zeitkonto verrechnen.
Mehr erfahrenZeiten erfassen per Check-in
Kommen und Gehen am Terminal, in der App oder im Browser stempeln.
Mehr erfahrenVerwandte Module
Drei Module greifen direkt auf die Stunde zu.
Die erfasste Stunde endet nicht in der Zeiterfassung. Sie läuft weiter ins Projekt, in die Rechnung und in die Lohnvorbereitung. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Projektmanagement
Gebuchte Stunden landen auf Projekt und Phase und tragen Plan-Ist, Deckungsbeitrag und Auslastung.
- Buchung auf Projekt, Phase und Aufgabe
- Plan-Ist und Deckungsbeitrag tagesaktuell
- Auslastung pro Person und Team
Rechnungssoftware
Freigegebene Stunden werden ohne Export zur Rechnungsgrundlage, mit Stundensätzen, Pauschalen und Reisekosten.
- Teil-, Abschlags- und Schlussrechnung
- ZUGFeRD und XRechnung
- Übergabe an DATEV Unternehmen online
HR-Software
Stunden, Überstunden und Abwesenheiten laufen vorbereitet ins Lohnbüro, ohne Doppelpflege.
- Lohndaten vorbereitet exportieren
- Urlaub und Krankheit im selben System
- Überstundenkonten je Mitarbeitenden
Häufige Fragen zu Projektzeiten
Was ist der Unterschied zwischen Anwesenheit und Projektzeit?
Anwesenheit erfüllt die Erfassung von Beginn, Ende und Pausen. Projektzeit dient der betriebswirtschaftlichen Steuerung, also welches Projekt und ob abrechenbar. teamspace führt beide Sichten in einer Buchung, ohne Doppelerfassung.
Können Projektzeiten nachträglich gebucht werden?
Ja, mit Änderungsprotokoll. Pro Mitarbeitendem lässt sich eine Bearbeitungsfrist setzen, nach der eine Zeit nicht mehr geändert werden kann. Freigegebene Perioden lassen sich gegen Nachträge sperren, sodass niemand in geschlossene Monate hineinbucht.
Wie wirken sich Projektzeiten auf die Rechnung aus?
Freigegebene und als abrechenbar gebuchte Projektzeiten werden in der teamspace Rechnungssoftware automatisch zur Rechnungsgrundlage. Stundensätze pro Person und Projekt werden angewendet, Pauschalen ergänzt, die Honorarvorschau läuft mit.
Können Projektzeiten direkt aus Tickets oder Aufgaben kommen?
Ja. Aus dem teamspace Service Desk und aus Aufgaben des Projektmanagements lässt sich Zeit direkt buchen, ohne Tool-Wechsel. Das ist besonders für IT-Dienstleister wichtig.
Können Mitarbeitende ihre eigenen Projektzeiten einsehen?
Ja. In der eigenen Übersicht sehen Mitarbeitende ihre Projektzeiten der laufenden Woche, je Projekt aufgeschlüsselt, mit Tagesverteilung. Stunden anderer Kolleginnen und Kollegen sind nicht sichtbar.
Wo werden Projektzeiten gespeichert?
In zwei georedundanten, ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt am Main, ausschließlich in der EU. teamspace ist Made in Germany und DSGVO-konform. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft mit Sitz in Darmstadt.
Passt das zu Ihrer Projektstruktur?
Wir besprechen Ihre Projektstruktur, Ihre Stundensätze und den Weg von der Buchung zur Rechnung. Ein kurzes Gespräch zeigt, ob teamspace zu Ihrer Arbeitsweise passt.