Urlaub beantragen Mitarbeitende im Browser, Vorgesetzte geben ihn mit einem Klick frei. Resturlaub, Vorjahres-Übertrag und Verfall rechnet das Konto von selbst, die Vertretung steht pro Antrag fest.
Überblick
Urlaub zu verwalten kostet Zeit, solange Anträge per Mail kommen und der Resturlaub in einer Excel-Liste steht. Antrag, Genehmigung und Abwesenheit gehören an eine Stelle, an der Mitarbeitende, Vorgesetzte und die Personalabteilung dasselbe sehen.
In teamspace stellen Mitarbeitende ihren Antrag selbst, Vorgesetzte geben ihn mit einem Klick frei, und genehmigte Abwesenheiten stehen sofort im Teamkalender und in der Planung. Eine Stelle für Antrag, Genehmigung und Konto, statt vier nebeneinander.
Der Vergleich
Mein Urlaub
Mitarbeitende wählen den Zeitraum, das System zieht Wochenenden und Feiertage ab und zeigt sofort den verbleibenden Resturlaub. Der Vorgesetzte gibt mit grünem Haken frei oder lehnt mit rotem Kreuz ab.
Resturlaub nach Abzug
Wochenende und Feiertage abgezogen
Urlaubskonto
Jeder Mitarbeitende hat ein Urlaubskonto in der Personalakte. Der Jahresanspruch steht im Vertrag, etwa 30 Tage. Was genommen, übertragen oder verfallen ist, verrechnet das Konto laufend.
Mitarbeitende sehen ihren Resturlaub jederzeit im eigenen Login. Droht ein Rest zu verfallen, warnt das System rechtzeitig: schon beim nächsten Antrag steht der Hinweis dabei.
Warum digital
„Unsere Mitarbeiter schätzen die Simplizität des Systems."
Vertretung
Pro Urlaubsantrag ist eine Vertretung benannt. So ist vor der Abreise geklärt, wer das Tagesgeschäft übernimmt, nicht erst, wenn die erste Rückfrage kommt.
Genehmigter Urlaub lässt sich per Storno-Antrag zurücknehmen, denselben Weg zurück. Wird jemand im Urlaub krank, schreibt das System die Tage zurück, wenn die Urlaubsart das vorsieht.
Abwesenheitsarten
Sonderurlaub, Überstunden-Abbau oder Berufsschule laufen denselben Antrags- und Genehmigungsweg wie der Erholungsurlaub.
Erholung
Ganze oder halbe Tage, mit sofort sichtbarem Resturlaub beim Datum-Wählen.
Überstunden
Der Abbau von Mehrarbeit ist eine eigene Urlaubsart, mit Abzug direkt vom Konto.
Sonstige
Beliebige Abwesenheitsarten anlegen, einheitlich genehmigen und im Kalender zeigen.
Feiertage und Teilzeit
Ein Urlaubstag ist nicht überall gleich viel wert. Wer freitags kürzer arbeitet, verliert an einem freien Freitag weniger Arbeitszeit als an einem Donnerstag. teamspace rechnet das mit, statt pauschal einen vollen Tag abzuziehen.
Auch halbe Feiertage bildet das System ab. Fällt ein halber Feiertag mit einem halben Urlaubstag zusammen, bleibt der Tag frei, ohne dass jemand nachrechnet.
Erstgespräch
In 30 Minuten gehen wir Ihre Vertragsmodelle, Verfalls-Regeln und die Vertretungs-Logik durch. Am Ende sehen Sie, ob teamspace zu Ihrer Personalarbeit passt.
Teil der HR-Software
Urlaub, Überstunden, Krankheit und Vertragsdaten leben am selben Mitarbeitenden. Eine Pflege, und Zeitkonto, Personalakte und Lohnvorbereitung rechnen mit. Wie das ganze Modul zusammenhängt, zeigt die Übersicht zur HR-Software.
Zur HR-SoftwareLohnvorbereitung
Genehmigte Urlaubs- und Abwesenheitstage stehen am Monatsende für die vorbereitende Lohnbuchhaltung bereit. Mitarbeiter- und Arbeitszeitdaten lassen sich exportieren und im Lohnsystem weiternutzen.
Diese Grenze gehört offen ins Auswahl-Gespräch: teamspace bereitet die Lohndaten vor, die Abrechnung bleibt dort, wo sie heute schon läuft.
Anwendungsfälle
Sechs weitere Bereiche der HR-Software, jeder an denselben Mitarbeitenden gehängt.
Stammdaten, Verträge und Dokumente an einer Stelle, geschützt pro Gruppe.
Mehr erfahrenAnwesenheit und Projektzeit pro Mitarbeitendem, mit Pausen und Tagesgrenze.
Mehr erfahrenKrankmeldung mit Bescheinigung, Fehlzeiten getrennt von Krankheitstagen.
Mehr erfahrenDrei Berechnungsregeln, Konto mit Schwellen, Auszahlung oder Freizeitausgleich.
Mehr erfahrenMitarbeiter- und Zeitdaten exportieren, die Abrechnung läuft extern.
Mehr erfahrenVerpflegungspauschalen nach Dauer und Land, Belege inklusive.
Mehr erfahrenWas eine Urlaubsverwaltung ist
Eine Urlaubsverwaltung ist die digitale Verwaltung von Urlaubsanträgen, Abwesenheiten und Urlaubskonten an einer Stelle. Mitarbeitende beantragen frei, Vorgesetzte genehmigen, und das Konto schreibt Anspruch, Übertrag und Verfall automatisch fort. Für Dienstleister mit mehreren Abteilungen ist sie der Punkt, an dem Planbarkeit und Personalaufwand zusammenkommen.
In teamspace ist die Urlaubsverwaltung kein eigenes Insel-Tool, sondern Teil der HR-Software. Der Urlaubsanspruch steht auf dem Vertrags-Zeitstrahl, die Abwesenheit erscheint im Teamkalender, der Abbau von Überstunden zieht vom Überstundenkonto ab, genehmigte Tage stehen für die Lohnvorbereitung bereit. Wer einmal pflegt, ändert die Wirklichkeit für alle nachgelagerten Schritte.
Der praktische Gewinn liegt weniger im einzelnen Antrag als in der gemeinsamen Datenbasis. Niemand pflegt eine zweite Liste, niemand fragt nach dem aktuellen Resturlaub, und keine Abwesenheit fehlt in der Planung, weil sie nur in einem Postfach stand.
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Anwesenheit und Projektzeit am selben Mitarbeitenden. Abwesenheiten füllen das Zeitkonto bis zum Tagessoll.
Genehmigte Abwesenheiten gehen in die Kapazitätsplanung, die Auslastung rechnet sie heraus.
Aus geprüften Projektzeiten wird die Honorarrechnung, mit dem zum Buchungstag gültigen Stundensatz.
Vertragsmodelle, Verfalls-Stichtage und Vertretungs-Logik: in einem kurzen Gespräch klären wir, was sich davon in teamspace abbilden lässt.
