Objektiv
- Erfasst werden die tatsächlichen Zeiten, nicht eine Schätzung am Monatsende.
- Beginn, Ende und Dauer entstehen beim Stempeln, nicht aus dem Gedächtnis.
- Pausen rechnet das System nach den hinterlegten Regeln ein.
Die Zeiterfassungspflicht gilt schon heute, nicht erst mit dem neuen Gesetz.
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 muss jeder Arbeitgeber in Deutschland Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen. Ein geplantes Gesetz schreibt zusätzlich die elektronische Form fest. Wir ordnen ein, was gilt, was kommt und wen es trifft.
Rechtsstand
Die Pflicht ist da, seit dem Urteil von 2022.
Viele Betriebe warten auf ein Gesetz. Dabei gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung längst, festgestellt vom höchsten deutschen Arbeitsgericht.
- 2019EuGH C-555/19 Grundlage
Mitgliedstaaten müssen Erfassung verlangen
Der Europäische Gerichtshof verlangt ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit.
- 2022Bundesarbeitsgericht · 1 ABR 22/21 gilt
Die Pflicht gilt für jeden Arbeitgeber
Aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, europarechtskonform ausgelegt, müssen deutsche Arbeitgeber Arbeitszeit schon heute erfassen.
- heute§ 3 ArbSchG gilt
Beginn, Ende und Dauer erfassen
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind für die gesamte Belegschaft festzuhalten.
- 2026ArbZG-Reform · Gesetzentwurf geplant
Elektronisch, so der Plan
Ein geplantes Gesetz macht die elektronische Erfassung verpflichtend, mit nach Betriebsgröße gestaffelten Übergangsfristen.
Die Pflicht kommt nicht erst, sie ist da. Was sich 2026 ändert, ist die Form, nicht die Pflicht.
Was gilt
Jeder Arbeitgeber muss die Arbeitszeit erfassen.
Eine Zeiterfassungspflicht ist die gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers, die Arbeitszeit seiner Beschäftigten festzuhalten: wann sie beginnt, wann sie endet und wie lange sie dauert.
Diese Pflicht gilt in Deutschland nicht erst mit einem neuen Gesetz. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden (Aktenzeichen 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber schon heute ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einführen müssen. Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes, ausgelegt im Sinne des EuGH-Urteils C-555/19 aus dem Jahr 2019.
Festzuhalten sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, für die gesamte Belegschaft. Wie ein Betrieb das umsetzt, schreibt das Gericht nicht vor. Wichtig ist, dass die Aufzeichnung objektiv und verlässlich entsteht. Eine Excel-Zelle, die sich spurlos überschreiben lässt, genügt dem nicht.
Anforderungen
Was ein Erfassungssystem leisten muss.
Der Europäische Gerichtshof nennt drei Eigenschaften, die ein System zur Arbeitszeiterfassung tragen muss.
Verlässlich
- Jede Buchung trägt einen Zeitstempel.
- Korrekturen bleiben mit Bearbeiter nachvollziehbar.
- Nichts lässt sich heimlich überschreiben.
Zugänglich
- Beschäftigte sehen ihre eigenen Zeiten jederzeit.
- Vorgesetzte und Lohnbüro greifen auf den geprüften Stand zu.
- Für Prüfungen steht eine vollständige Auswertung bereit.
„Die Zeiterfassung ist wesentlich einfacher und komfortabler als in Excel."
Branchen
Bau, Gastronomie und Logistik dokumentieren schon länger streng.
Unabhängig von der allgemeinen Erfassungspflicht müssen einige Branchen seit Jahren strenger dokumentieren. Das Mindestlohngesetz verlangt in § 17 für die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftszweige, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen. Die Aufzeichnung muss binnen sieben Tagen vorliegen und zwei Jahre aufbewahrt werden.
Dazu zählen unter anderem:
- Baugewerbe
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personenbeförderung
- Spedition, Transport und verbundene Logistik
- Schaustellergewerbe und Forstwirtschaft
- Gebäudereinigung sowie Messe- und Ausstellungsbau
- Fleischwirtschaft
- Wach- und Sicherheitsdienste
Dieselbe Pflicht greift bei geringfügig Beschäftigten (Minijobs) und bei Unternehmen, die Arbeitskräfte entleihen oder entsenden. Wer hier keine sauberen Aufzeichnungen führt, riskiert nach § 21 Mindestlohngesetz ein Bußgeld bis zu 30.000 Euro.
In Zahlen
Die Pflicht in vier Eckdaten.
Was die Zeiterfassungspflicht konkret bedeutet, lässt sich an wenigen Zahlen ablesen, vom Grundsatzurteil bis zum Bußgeldrahmen.
- 2019
EuGH-Urteil
Grundsatzentscheidung zur Arbeitszeiterfassung (C-555/19)
- 2022
gilt für alle
BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 vom 13. September
- 30.000 €
Bußgeld bis
nach § 21 MiLoG in den Pflicht-Branchen
- 7 Tage
Frist zur Aufzeichnung
in den Branchen nach § 17 Mindestlohngesetz
In der Praxis
Auch Baustelle und Außendienst erfassen sauber.
Die größte Sorge in der Debatte um die Pflicht ist nicht das Ob, sondern das Wie. Verbände aus dem Baugewerbe und der Gebäudereinigung verweisen auf ihre verteilte Arbeit: Beschäftigte sind über Baustellen und Objekte verstreut, ein fester Terminal am Eingang hilft ihnen wenig.
Genau hier setzt eine cloudbasierte Zeiterfassung an. Erfasst wird auf dem Weg, der zum Arbeitsplatz passt: im Browser am Schreibtisch, über die installierbare Web-App unterwegs oder an einem Tablet, das am Eingang als Stempel-Terminal dient. Der Arbeitsort wird über Kategorien festgehalten, etwa Büro, Home-Office oder externe Arbeit.
Auch der Datenschutz lässt sich wahren. Statt private Mobiltelefone zu verlangen, läuft die Erfassung über die Firmen-Anwendung. Und wer mit Vertrauensarbeitszeit arbeitet, behält die Flexibilität: Erfasst wird die geleistete Zeit, nicht ein starrer Stundenplan.
Erstgespräch
Erfüllt Ihre heutige Erfassung schon die Pflicht?
Unsicher, ob Ihre aktuelle Lösung den Anforderungen genügt? In 15 bis 30 Minuten schauen wir gemeinsam auf Ihren Erfassungsweg und sagen Ihnen, wo Sie stehen.
Mit teamspace
teamspace hält jede Buchung nachvollziehbar fest.
Beginn, Ende und Pause
Jede Buchung wird mit Bearbeiter und Zeitstempel festgehalten.
- Pausen rechnet das System nach hinterlegten Regeln ein.
- Soll-Ist je Tag, Zuschläge über Anwesenheitskategorien.
- Anwesenheits- und Projektzeit aus einer Erfassung.
Auf jedem Weg erfassen
Browser, installierbare Web-App oder Tablet als Stempel-Terminal.
- Der Arbeitsort wird über Kategorien festgehalten.
- Mobil-optimiert für Außendienst und Baustelle.
- Am Terminal auch per RFID-Karte statt Tippen.
Nachträglich nichts heimlich ändern
Korrekturen bleiben sichtbar, die Festschreibung sperrt geprüfte Zeiten.
- Bearbeitungsfrist je Person frei einstellbar.
- Festschreibung manuell, zentral oder im Monatslauf.
- Im aktivierbaren GoBD-Modus revisionssicher aufbewahrt.
Weitere Anwendungsfälle
Worauf erfasste Zeiten noch einzahlen.
Ist die Arbeitszeit einmal sauber erfasst, entstehen daraus Nachweise, Abrechnungen und Auswertungen, im selben System.
Projektzeiten buchen
Stunden auf Projekt, Phase und Aufgabe, abrechenbar oder intern unterschieden.
Mehr erfahrenTätigkeitsnachweis
Stundennachweis pro Mandant als PDF auf Knopfdruck.
Mehr erfahrenStundenzettel
Gebuchte Zeiten stellen sich zur Freigabe zusammen und werden gesperrt.
Mehr erfahrenÜberstunden erfassen
Soll-Ist live, Zuschläge nach Tarif, Auszahlung oder Freizeitausgleich.
Mehr erfahrenUrlaub und Krankheit verwalten
Abwesenheiten beantragen, genehmigen und im Zeitkonto verrechnen.
Mehr erfahrenZeiten erfassen per Check-in
Kommen und Gehen am Terminal, in der App oder im Browser stempeln.
Mehr erfahren
Teil der Zeiterfassung online
Die Erfassung ist der Kern der gesamten Zeiterfassung.
Anwesenheits- und Projektzeiten, Stundenzettel, Tätigkeitsnachweise und Abwesenheiten laufen im selben System. Eine Erfassung speist Stundenkonto, Projekt-Auswertung und Lohnvorbereitung zugleich. Wie das ganze Modul zusammenhängt, zeigt die Übersichtsseite.
Zur Zeiterfassung onlineAusblick
Wer heute sauber erfasst, ist auf das Gesetz vorbereitet.
Das geplante Gesetz zur Reform des Arbeitszeitgesetzes wird die elektronische Erfassung verbindlich machen. Nach dem Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums sollen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit am Tag der Arbeitsleistung elektronisch festhalten. Für kleine Betriebe sind Ausnahmen und nach Betriebsgröße gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen.
Ein festes Datum für das Inkrafttreten steht noch nicht. Klar ist die Richtung. Wer Arbeitszeit heute schon digital und nachvollziehbar erfasst, muss zum Stichtag nichts umstellen. Eine Tabelle, die jemand am Monatsende zusammenrechnet, erfüllt weder die heutige noch die kommende Anforderung.
Der pragmatische Weg führt über drei Schritte: die tägliche Erfassung auf ein System umstellen, das Beginn, Ende und Dauer automatisch festhält; Korrekturen mit Bearbeiter und Zeitstempel dokumentieren; und freigegebene Zeiten festschreiben, damit der Nachweis sich nicht mehr ändern lässt.
Dieser Beitrag gibt einen Überblick zum Stand Juni 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung. Den genauen Umfang Ihrer Pflichten klärt im Zweifel eine arbeitsrechtliche Beratung.
Verwandte Module
Drei Module bauen auf der erfassten Zeit auf.
Aus der erfassten Arbeitszeit entstehen Projektkennzahlen, Rechnungen und Lohndaten, ohne dass jemand etwas abtippt.
Projektmanagement
Gebuchte Stunden landen auf Projekt und Phase und tragen Plan-Ist, Deckungsbeitrag und Auslastung.
- Buchung auf Projekt, Phase und Aufgabe
- Plan-Ist und Deckungsbeitrag tagesaktuell
- Auslastung pro Person und Team
Rechnungssoftware
Freigegebene Stunden werden ohne Export zur Rechnungsgrundlage, mit Stundensätzen, Pauschalen und Reisekosten.
- Teil-, Abschlags- und Schlussrechnung
- ZUGFeRD und XRechnung
- Übergabe an DATEV Unternehmen online
HR-Software
Stunden, Überstunden und Abwesenheiten laufen vorbereitet ins Lohnbüro, ohne Doppelpflege.
- Lohndaten vorbereitet exportieren
- Urlaub und Krankheit im selben System
- Überstundenkonten je Mitarbeitenden
Häufige Fragen zur Zeiterfassungspflicht
Gilt die Zeiterfassungspflicht jetzt schon oder erst mit dem neuen Gesetz?
Sie gilt bereits. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber schon heute ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen, auf Grundlage des Arbeitsschutzgesetzes und des EuGH-Urteils C-555/19 von 2019. Das geplante Gesetz regelt zusätzlich die elektronische Form.
Welche Angaben muss ich erfassen?
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, für alle Beschäftigten. Pausen gehören dazu, weil sie die Dauer bestimmen. Wie detailliert darüber hinaus erfasst wird, bleibt dem Betrieb überlassen.
Muss die Zeiterfassung schon heute elektronisch sein?
Nein. Die elektronische Form ist erst im geplanten Gesetz vorgesehen. Heute zählt, dass die Erfassung objektiv und verlässlich ist. In den Branchen nach § 17 Mindestlohngesetz gelten zusätzlich besondere Dokumentationspflichten, etwa die Aufzeichnung binnen sieben Tagen.
Gilt die Pflicht auch bei Vertrauensarbeitszeit?
Ja. Auch bei Vertrauensarbeitszeit muss die geleistete Arbeitszeit erfasst werden. Vertrauensarbeit betrifft die freie Einteilung, nicht den Verzicht auf die Aufzeichnung. Für leitende Angestellte sind Ausnahmen vorgesehen; den genauen Umfang regelt das geplante Gesetz.
Was droht, wenn ich keine Arbeitszeit erfasse?
Eine fehlende oder unzureichende Aufzeichnung kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. In den Branchen nach Mindestlohngesetz sind Bußgelder bis zu 30.000 Euro möglich. Unabhängig davon erschwert eine fehlende Erfassung den Nachweis bei Prüfungen und im Streit über Überstunden.
Reicht eine Excel-Tabelle als Zeiterfassung?
Eine Excel-Tabelle kann Zeiten festhalten, scheitert aber oft an der Verlässlichkeit: Zellen lassen sich ohne Spur überschreiben, und Differenzen fallen erst spät auf. Eine Aufzeichnung, die jede Änderung mit Bearbeiter und Zeitstempel dokumentiert, ist auf der sicheren Seite.
Erfüllt teamspace die Zeiterfassungspflicht?
teamspace unterstützt eine Zeiterfassung im Sinne des EuGH-Urteils C-555/19 und des BAG-Beschlusses 1 ABR 22/21: Beginn, Ende, Pausen und Korrekturen werden mit Bearbeiter und Zeitstempel lückenlos erfasst und lassen sich festschreiben. Ob ein Betrieb damit alle Vorgaben erfüllt, hängt auch von seinen organisatorischen Abläufen ab; eine pauschale Konformität sichern wir nicht zu.
Klären wir Ihre Zeiterfassung in 15 Minuten.
Wir schauen auf Ihren heutigen Erfassungsweg, Ihre Branche und Ihre Schnittstellen zu Lohn und Rechnung. Danach wissen Sie, was die Pflicht für Ihren Betrieb bedeutet und wie ein digitaler Weg aussieht.