Highlight 1
Ein Klick rein, einer raus.
Zum Arbeitsbeginn auf Check-in, zum Feierabend auf Check-out, Pausen genauso. Keine Excel-Spalte, keine Formel, kein Sammeln am Monatsende.
Zeiten erfassen per Check-in: stempeln mit einem Klick.
Check-in heißt: Mitarbeitende stempeln per Browser, App oder Tablet am Empfang ein und aus. Beginn, Ende und Pausen stehen lückenlos mit Bearbeiter und Zeitstempel, die Freigabe läuft im Hintergrund. Teil der Zeiterfassung online, ohne Modul-Aufpreis.
Auf einen Blick
Stempeln, das niemand erklären muss.
Highlight 2
Drei Wege, eine Anwesenheit.
Browser am Schreibtisch, installierbare Web-App auf iOS und Android, ein Tablet am Empfang. Jeder Klick landet in derselben Anwesenheit.
Highlight 3
Lückenlos und prüfbar.
Beginn, Ende und Pausen stehen auf die Sekunde, jede Korrektur mit Bearbeiter und Zeitstempel. Das stützt eine Erfassung im Sinne des EuGH-Urteils C-55/18.
Drei Wege, ein Datensatz
Egal wo gestempelt wird, eine Anwesenheit.
Browser, App und Terminal schreiben nicht in drei Listen, sondern in denselben Datensatz. Wer morgens zu Hause eincheckt und mittags am Empfang weitermacht, hat trotzdem eine durchgehende Anwesenheit.
Browser
am Schreibtisch
App
unterwegs · iOS & Android
Terminal
am Empfang · Tablet
eine Anwesenheit läuft
K. Schmidt · Mo 09.06.
Beginn 08:02
Pause 0:45
Ende 17:18
Ist heute 8:16 h
Egal wo gestempelt wird, ein Datensatz für Stundenkonto, Woche und Lohn.
Pausen
Pausen, die das System mitdenkt.
Pausen lassen sich manuell per Check-out und Check-in setzen. Oder teamspace rechnet sie automatisch ein, nach den Pausenregeln, die Sie einmal hinterlegen.
- Manuell: Pausenbeginn per Klick, Wiederaufnahme per Klick.
- Automatisch: Die hinterlegte Pausendauer zieht das System je nach Anwesenheitsdauer ab, ohne dass jemand daran denken muss.
- Pro Gruppe: Schichtarbeit am Empfang folgt anderen Regeln als Wissensarbeit im Home-Office.
Auch das Arbeitszeitmodell bestimmt, wie genau gestempelt wird. Bei Gleitzeit erfassen Mitarbeitende Beginn und Ende per Check-in. Bei Vertrauenszeit reicht die reine Arbeitsdauer. Beides steht pro Mitarbeitenden-Gruppe zur Wahl.
Arbeitsort
Wo gearbeitet wird, ohne Ortung.
Wo jemand gearbeitet hat, hält teamspace über Kategorien fest, nicht über Standort-Tracking. Büro, Home-Office, externe Arbeit beim Kunden: jede Kategorie ist frei benennbar, mit Farbe und Icon.
- Büro nur aus dem Firmennetz: Eine Kategorie lässt sich auf bestimmte IP-Bereiche beschränken.
- Bürozeiten-Fenster: Anwesenheit nur innerhalb definierter Zeiten buchbar, wenn so gewünscht.
- Zuschläge je Kategorie: Nacht-, Wochenend- und Feiertagsanteile als Prozentsatz über die Anwesenheitszeit.
Kein GPS, keine Aktivitätsüberwachung. Für die meisten Teams im Mittelstand ist genau das die Bedingung, unter der Zeiterfassung überhaupt akzeptiert wird.
„Unsere Mitarbeiter schätzen die Simplizität des Systems."
Ein Arbeitstag
So läuft ein Tag mit Check-in.
- 1
Morgens: Check-in
Browser, App oder Terminal öffnen, auf Check-in klicken. Der Beginn steht mit Datum und Uhrzeit, der Anwesenheits-Timer läuft mit.
- 2
Mittags: Pause
Pausenbeginn und Wiederaufnahme per Klick. Oder die hinterlegte Pausenregel rechnet die Pause automatisch ein.
- 3
Tagsüber: Projektzeit
Wer mag, bucht parallel Zeit auf Projekte oder Tickets. Anwesenheit und Projektzeit laufen nebeneinander, niemand trägt sie doppelt ein.
- 4
Abends: Check-out
Ein Klick, fertig. Stundenkonto, Überstundensaldo und Wochenübersicht stehen sofort aktualisiert da.
- 5
Periodenende: Freigabe
Vorgesetzte prüfen die Stunden ihres Teams, geben frei oder schicken sie mit Kommentar zurück. Freigegebene Stunden gehen in Lohn und Rechnung.
Korrektur
Korrekturen bleiben nachvollziehbar.
Ein vergessener Check-out, ein Tippfehler, eine verspätete Erfassung: das passiert. teamspace überschreibt nichts stillschweigend, sondern dokumentiert jede Korrektur.
- Bearbeiter und Zeitstempel bei jeder Änderung, alter und neuer Wert daneben.
- Bearbeitungsfristen pro Mitarbeitendem: wie viele Tage rückwirkend geändert werden darf, legen Sie fest.
- Festschreibung wöchentlich oder monatlich: danach ist die Periode zu, nur die Finanz-Sachbearbeitung kommt noch hinein.
Damit stützt die Erfassung eine Arbeitszeitaufzeichnung im Sinne des EuGH-Urteils C-55/18 und des BAG-Beschlusses 1 ABR 22/21. Ein vergessener Check-out lässt sich am nächsten Tag mit Kommentar nachtragen, eine bewusste Verzerrung wäre sichtbar.
Erstgespräch
Passt das zu Ihrem Stempel-Alltag?
In 30 Minuten schauen wir auf Ihre Arbeitszeitmodelle, Schichten oder Gleitzeit, Büro oder Home-Office, und wie die Freigabe bei Ihnen laufen soll.
Anwendungsfälle
Was auf der gestempelten Zeit aufbaut.
Check-in ist der Einstieg. Aus derselben Anwesenheit entstehen diese sechs Anwendungsfälle, ohne zweites System.
Projektzeiten buchen
Stunden auf Projekt, Phase und Aufgabe, abrechenbar oder intern unterschieden.
Mehr erfahrenStundenzettel digital
Die Excel-Vorlage durch eine Cloud-Anwendung mit aktivierbarem GoBD-Modus ersetzen.
Mehr erfahrenTätigkeitsnachweis
Stundennachweis pro Mandant als PDF auf Knopfdruck.
Mehr erfahrenReisekostenabrechnung
Verpflegungspauschalen automatisch nach Dauer und Land, Belege inklusive.
Mehr erfahrenÜberstunden erfassen
Soll-Ist live, Zuschläge nach Tarif, Auszahlung oder Freizeitausgleich.
Mehr erfahrenUrlaub und Krankheit verwalten
Abwesenheiten beantragen, genehmigen und im Zeitkonto verrechnen.
Mehr erfahrenTerminal
Ein Tablet am Eingang wird zum Terminal.
Nicht alle sitzen am Schreibtisch. Für Empfang, Werkstatt oder Lager macht teamspace aus einem vorhandenen Gerät ein Stempel-Terminal.
- Tablet, Smart-TV oder PC im Vollbild-Browser, als Terminal am Eingang.
- RFID-Karte oder Touch: Mitarbeitende checken im Vorbeigehen ein und aus.
- Das Gerät stellt der Kunde. Es gibt keine eigene Stempel-Hardware, nur die mitgelieferte Terminal-App.
Das Terminal braucht eine aktive Verbindung; ohne Netz wird nicht gestempelt. Für die meisten Eingänge ist das kein Thema, für abgelegene Standorte sollte man es wissen.
Nach dem Stempeln
Was am Periodenende passiert.
Gestempelt ist nicht abgerechnet. Drei Schritte stehen zwischen der Anwesenheit und der geschlossenen Periode.
Freigabe
Vorgesetzte geben die Stunden frei.
Am Wochen- oder Monatsende prüft die zuständige Person die Zeiten ihres Teams.
- Freigeben oder mit Kommentar zurückschicken
- Berechtigungsgruppen regeln, wer für wen zuständig ist
- Erst freigegebene Stunden gehen weiter in Lohn und Rechnung
Selbst-Sicht
Mitarbeitende sehen ihren Stand.
Im eigenen Überblick steht die laufende Woche jederzeit offen, ohne Nachfrage beim Vorgesetzten.
- Stundenkonto und Überstundensaldo
- Arbeitszeit der laufenden Woche
- Urlaub und offene Anträge daneben
Festschreibung
Geschlossene Perioden bleiben zu.
Nach der Festschreibung kommt niemand mehr in einen abgerechneten Monat.
- Manuell, zentral oder automatisch nach Frist
- Getrennt für Anwesenheit und Projektzeit
- Warnung vor dem Stichtag aktivierbar
Teil der Zeiterfassung online
Check-in ist der Einstieg in die Zeiterfassung.
Aus der gestempelten Anwesenheit werden Überstunden- und Urlaubssaldo gepflegt; wer will, bucht dieselbe Zeit auf Projekte. Stundenzettel, Tätigkeitsnachweis und Reisekosten laufen im selben System. Wie das ganze Modul zusammenhängt, zeigt die Übersichtsseite.
Zur Zeiterfassung onlineFunktionsumfang
Funktionen der Check-in-Erfassung im Überblick.
Stempeln
- Check-in und Check-out per Klick
- Browser am Schreibtisch
- Installierbare Web-App auf iOS und Android
- Tablet, Smart-TV oder PC als Terminal
- RFID-Karte oder Touch am Terminal
- Mitlaufender Anwesenheits-Timer
Pausen und Regeln
- Manuelle Pause per Check-out und Check-in
- Pausenregeln, automatisch eingerechnet
- Arbeitszeitmodelle Gleitzeit und Vertrauenszeit
- Kategorien für Büro, Home-Office und externe Arbeit
- IP-Schranke und Bürozeiten-Fenster
- Zuschläge je Anwesenheitskategorie
Prüfen und Auswerten
- Korrektur mit Bearbeiter und Zeitstempel
- Bearbeitungsfristen pro Mitarbeitendem
- Festschreibung wöchentlich oder monatlich
- Freigabe-Workflow mit Berechtigungsgruppen
- Stundenkonto, Überstunden und Wochenübersicht
- Übergabe an Lohn- und Rechnungsdaten
Worum es geht
Was Check-in-Zeiterfassung ist und warum sie heute zur Pflicht gehört.
Check-in-Zeiterfassung bedeutet, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeit per Klick stempeln, statt sie am Monatsende aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren. Der Begriff hat die klassische Stempeluhr abgelöst, weil er ortsunabhängig funktioniert: im Browser, in der App oder am Tablet-Terminal, je nachdem, wo gearbeitet wird.
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber in Deutschland Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen. Das Gericht knüpft an das EuGH-Urteil C-55/18 vom 14. Mai 2019 an. teamspace stützt eine solche Erfassung: Zeiten stehen lückenlos, Korrekturen tragen Bearbeiter und Zeitstempel, Perioden lassen sich festschreiben. Eine pauschale Gesetzeskonformität versprechen wir nicht, das hängt immer am konkreten Setup.
Für Dienstleister ist Check-in zugleich der Einstieg in mehr. Aus der Anwesenheit werden Überstunden- und Urlaubskonten gepflegt, und wer dieselbe Zeit auf Projekte bucht, hat die Grundlage für Auslastung, Marge und Honorarrechnung. So wird die Pflicht zur Erfassung von der lästigen Auflage zur nutzbaren Datenbasis.
Verwandte Module
Drei Module greifen direkt auf die Stunde zu.
Aus der gestempelten Anwesenheit werden Projektkennzahlen, Rechnungen und Lohndaten. Hier die kürzesten Wege in die angrenzenden Module.
Projektmanagement
Gebuchte Stunden landen auf Projekt und Phase und tragen Plan-Ist, Deckungsbeitrag und Auslastung.
- Buchung auf Projekt, Phase und Aufgabe
- Plan-Ist und Deckungsbeitrag tagesaktuell
- Auslastung pro Person und Team
Rechnungssoftware
Freigegebene Stunden werden ohne Export zur Rechnungsgrundlage, mit Stundensätzen, Pauschalen und Reisekosten.
- Teil-, Abschlags- und Schlussrechnung
- ZUGFeRD und XRechnung
- Übergabe an DATEV Unternehmen online
HR-Software
Stunden, Überstunden und Abwesenheiten laufen vorbereitet ins Lohnbüro, ohne Doppelpflege.
- Lohndaten vorbereitet exportieren
- Urlaub und Krankheit im selben System
- Überstundenkonten je Mitarbeitenden
Häufige Fragen zum Zeiten erfassen per Check-in
Was ist der Unterschied zwischen Check-in und klassischer Stempeluhr?
Eine klassische Stempeluhr erfasst nur den Anwesenheits-Zeitpunkt. Die Check-in-Erfassung von teamspace lässt sich parallel auch auf Projekte buchen, funktioniert ortsunabhängig im Browser oder per App und liefert die Daten direkt für Auswertung, Lohn und Rechnung. Ein Tablet als Terminal ist möglich, aber nicht zwingend.
Müssen alle Mitarbeitenden Beginn und Ende stempeln?
Das hängt am Arbeitszeitmodell. Bei Gleitzeit erfassen Mitarbeitende Beginn und Ende per Check-in, bei Vertrauenszeit reicht die reine Arbeitsdauer. Beides lässt sich pro Mitarbeitenden-Gruppe einstellen.
Funktioniert der Check-in auch im Home-Office?
Ja. Mitarbeitende öffnen den Browser oder die App und klicken auf Check-in. Die Zeiterfassung im Home-Office läuft in derselben Logik wie im Büro, ohne VPN oder Sonderkonfiguration.
Wie geht das System mit vergessenen Check-outs um?
Ein vergessener Check-out lässt sich am nächsten Tag mit Kommentar nachtragen, die Korrektur wird mit Bearbeiter und Zeitstempel dokumentiert. Vorgesetzte sehen offene Buchungen im Überblick und können nachfragen, bevor sie freigeben.
Kann ich Check-ins auch an einem Eingangs-Terminal stempeln?
Ja. teamspace bringt eine Terminal-Webapp mit, die im Vollbild-Browser auf einem Tablet, Smart-TV oder PC läuft, etwa am Empfang oder in der Werkstatt. Mitarbeitende identifizieren sich per RFID-Karte oder Touch. Das Gerät stellt der Kunde; eigene Stempel-Hardware gibt es nicht.
Wie ist der Check-in gegen Manipulation gesichert?
Jeder Check-in trägt einen Zeitstempel, Korrekturen werden mit Bearbeiter und altem wie neuem Wert dokumentiert. Nach der Festschreibung sind Perioden gesperrt. Das stützt eine objektive, verlässliche Arbeitszeitaufzeichnung im Sinne des EuGH-Urteils C-55/18.
Wo werden die Check-in-Daten gespeichert?
In zwei georedundanten, ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt am Main, ausschließlich in der EU. teamspace ist Made in Germany und DSGVO-konform. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft mit Sitz in Darmstadt.
Passt das zu Ihrem Stempel-Workflow?
Wir gehen Ihre Arbeitszeitmodelle durch, klären die Terminal-Frage und den Weg von der Anwesenheit in die Lohnabrechnung. Ein kurzes Gespräch zeigt, ob teamspace zu Ihrer Arbeitsweise passt.