Reines XML nach EN 16931
- Kein PDF, sondern strukturierte Daten zum Maschinen-Lesen
- Deutsches CIUS-Profil der europäischen Norm
- Zu jeder Rechnung automatisch erzeugt, sobald die E-Rechnung aktiv ist
XRechnung erstellen mit teamspace, direkt aus dem Auftrag.
XRechnung als reines XML nach EN 16931, die Leitweg-ID aus dem Kontakt, vor dem Versand als Vorschau zur Kontrolle. Übergeben wird sie über den Weg, den der öffentliche Auftraggeber vorgibt, in der gewohnten Rechnungsmaske, ohne Zusatztool.
Worauf es ankommt
Was eine XRechnung gültig macht.
Ob die Behörde Ihre Rechnung annimmt, hängt an drei Punkten. teamspace bringt sie aus der gewohnten Rechnungsmaske mit.
Die Pflichtangaben sitzen
- Leitweg-ID aus dem Feld Käuferreferenz am Kontakt
- Steueraufschlüsselung, USt-IdNr. und vollständige Anschriften
- Aus dem Stamm gezogen, kein Nachpflegen vor jedem Versand
Vor dem Versand sichtbar
- Die unsichtbare XML als menschenlesbare Vorschau
- Zur Kontrolle, bevor die Rechnung das Haus verlässt
- Bei Bedarf extern gegengeprüft, etwa über den ELSTER-Dienst
Der Weg ans Amt
teamspace bringt die XRechnung bis ans Amt.
Vom Auftrag bis zur Annahme bleibt die Rechnung im selben System. Vier Schritte, die meisten laufen ohne Zutun.
XRechnung · RE-2026-0042
reines XML Erstellt 1/4
Im Auftrag erzeugt
die XRechnung-XML liegt im Datei-Reiter des Belegs
Pflichtangaben 2/4
Leitweg-ID und Steuer sitzen
aus dem Kontakt, strukturiert nach EN 16931
Kontrolle 3/4
Vorschau geprüft
die unsichtbare XML vor dem Versand sichtbar gemacht
Übergabe 4/4
Über den vorgegebenen Weg
Peppol, ZRE Bund, OZG-RE oder Behördenportal
Der Auftraggeber prüft die XRechnung automatisch; nur technisch valide Rechnungen werden weiterverarbeitet. teamspace betreibt kein eigenes Peppol-Netz, die XML geht den Weg, den die Behörde vorgibt.
Was XRechnung ist
Das Amt liest Daten, kein PDF.
Eine XRechnung ist das Pflichtformat für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber: ein reines XML nach der europäischen Norm EN 16931, im deutschen CIUS-Profil, das die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) pflegt. Anders als eine PDF trägt sie keine Bildseite. Der Empfänger macht sie über ein Portal oder seine Buchhaltung sichtbar, verarbeitet wird sie automatisch.
In teamspace entsteht zu jeder Rechnung beides, sobald die E-Rechnung aktiv ist: das gewohnte PDF und daneben die XRechnung als reine XML. Beide liegen im Datei-Reiter des Belegs. An die Behörde geht die XML, das PDF bleibt für das menschliche Auge. Die ZUGFeRD-Rechnung für das B2B-Geschäft erzeugt teamspace im selben Schritt mit.
Pflichtangaben
Die Leitweg-ID adressiert die richtige Stelle.
Die Leitweg-ID ist die Adresse, mit der eine Behörde eine eingehende Rechnung der zuständigen Stelle zuordnet. Ohne sie verarbeitet kaum ein öffentlicher Auftraggeber die XRechnung. In teamspace liegt sie am Kontakt des Auftraggebers, im Feld Käuferreferenz, und wird beim Rechnungslauf automatisch mitgegeben.
Die übrigen Pflichtangaben kommen aus demselben Stamm: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, USt-IdNr., die Steueraufschlüsselung je Satz und die vollständigen Anschriften mit Land, also die Angaben nach § 14 UStG, ergänzt um die XRechnung-eigenen Felder. Damit das Format trägt, sind ein paar Voraussetzungen einmal eingestellt: die Bruttokalkulation auf Steuerbasisbetrag, ein hinterlegtes Bankkonto und ein PDF/A-3-fähiges Layout. Danach läuft das Befüllen bei jeder Rechnung von selbst.
„Ich spare viel Zeit beim Rechnungen schreiben."
Pflicht
XRechnung gilt beim Amt seit 2020.
Geregelt ist das in der E-Rechnungsverordnung (E-RechV): Wer an den Bund fakturiert, stellt seit dem 27. November 2020 XRechnung aus. Länder und Kommunen haben nachgezogen, jeweils nach Landesrecht. Erst unterhalb der Direktauftrags-Grenze von 1.000 Euro greift eine Ausnahme; darüber sind Lieferanten in der Regel verpflichtet, im XRechnung-Format zu liefern. Das Format ist also kein Sonderfall, sondern der Normalweg, sobald ein öffentlicher Auftraggeber im Spiel ist.
Davon zu trennen ist die E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft, die seit 2025 schrittweise greift und bis 2028 alle inländischen Unternehmen erfasst. Welches Format wann gilt und welche Übergangsfristen laufen, steht auf der Übersicht zur E-Rechnung. Für den öffentlichen Auftraggeber ist und bleibt die XRechnung gesetzt.
Nächster Schritt
Welche Behörden stehen bei Ihnen auf der Rechnungsliste?
In einer Viertelstunde gehen wir Ihre öffentlichen Auftraggeber durch, klären die Leitweg-IDs und den Übergabeweg und sagen Ihnen, wo teamspace am schnellsten ansetzt.
Empfangen
XRechnung kommt rein, ein Klick verbucht sie.
XRechnung geht nicht nur raus, sie kommt auch herein. Erkennt teamspace im Mail-Anhang eine E-Rechnung, ob ZUGFeRD oder XRechnung, markiert es sie mit einem Barcode-Symbol. Ein Klick auf "Eingangsrechnung erzeugen" liest die Daten aus und legt den Beleg an, ohne Abtippen.
Im Reiter Belegdaten stehen die ausgelesenen Felder, im Reiter Vorschau die menschenlesbare Fassung zur Kontrolle. Von dort läuft die Rechnung weiter: dem Projekt zugeordnet, durch die Freigabe und über die zertifizierte Schnittstelle an DATEV Unternehmen online. Mehr zum Eingang steht bei der digitalen Belegerfassung.
Aufbewahrung
Archiviert wird die XML, nicht das PDF.
Eine XRechnung muss im Originalformat aufbewahrt werden, also als XML. Ein Ausdruck oder eine PDF-Ablage reicht nicht, weil dabei die strukturierten Daten verloren gehen. teamspace bewahrt die Datei so auf, wie sie versendet oder empfangen wurde.
Auf Wunsch aktiviert 5 POINT den GoBD-Modus. Dann lassen sich Rechnungen, Stornos und freigegebene Belege nicht mehr löschen, und die Aufbewahrung läuft revisionssicher über zehn Jahre. Korrekturen laufen sauber über einen Storno und eine Rechnungskorrektur als eigenen Beleg, mit nachvollziehbarem Bezug auf das Original. Gehostet wird in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, die Daten bleiben in der EU.
Anwendungsfälle
Woran die XRechnung im Haus hängt.
Das XML-Format teilt sich Stammdaten und Wege mit den übrigen Bereichen der Rechnungssoftware.
ZUGFeRD-Rechnung erstellen
Das Hybridformat aus PDF und eingebettetem XML, der Standard für B2B-Kunden.
Mehr erfahrenE-Rechnung im Überblick
Pflicht, Formate und Termine: welches Format für welchen Empfänger gilt.
Mehr erfahrenEingangsrechnungen
E-Rechnungen empfangen, prüfen, dem Projekt zuordnen und im Blick behalten.
Mehr erfahrenDATEV-Export
Rechnungen, Stornos und Eingangsbelege als Cloud-API an DATEV Unternehmen online.
Mehr erfahrenAuftragsabrechnung
Aus Stunden, Pauschalen und Material entsteht die Rechnung, die zur XRechnung wird.
Mehr erfahrenMahnungen schreiben
Offene Forderungen mehrstufig nachverfolgen, jede Stufe mit eigener Frist.
Mehr erfahren
Teil der Rechnungssoftware
Die XRechnung ist ein Format, kein eigenes Programm.
Sie entsteht dort, wo die Rechnung entsteht: am Auftrag, aus geprüften Stunden, Pauschalen und Positionen. Format wählen heißt eine Einstellung setzen, der Rest läuft im gewohnten Beleg-Weg von Angebot über Auftrag und Rechnung bis Mahnung. Wie das zusammenhängt, zeigt die Übersicht zur Rechnungssoftware.
Zur RechnungssoftwareIm Zusammenspiel
Strukturierte Daten machen die XRechnung möglich.
Eine XRechnung lässt sich nur befüllen, wenn die Rechnungsdaten von Anfang an strukturiert vorliegen: Leistungen, Mengen, Preise, Steuersätze und die Abrechnungslogik dahinter. Genau das entsteht in teamspace nicht erst beim Schreiben der Rechnung, sondern schon davor, am Auftrag und am Projekt.
Mitarbeitende buchen Stunden, Pauschalen und Reisekosten am Auftrag. Aus diesen Daten schlägt teamspace am Periodenende die Rechnung mit allen abrechenbaren Positionen vor. Jede Position trägt ihren Steuersatz, der Auftraggeber seine Leitweg-ID, das Mandat seine USt-IdNr. Wenn die Rechnung steht, sind die Felder der XRechnung damit schon gefüllt. Das XML ist dann kein zweiter Arbeitsschritt, sondern ein Ausgabeformat derselben geprüften Daten. Diese Durchgängigkeit, vom gebuchten Aufwand bis zur normkonformen XML, ist der eigentliche Unterschied zu einem reinen Konverter, der eine fertige Rechnung nachträglich in ein Format presst.
Verwandte Module
Woher die Daten der XRechnung kommen.
Die Felder der XRechnung füllen sich aus drei Bereichen, die teamspace mitbringt.
Zeiterfassung online
Gebuchte Stunden werden zu Positionen, jede mit Leistungsdatum und Steuersatz.
- Stunden am Auftrag erfasst
- Leistungszeitraum je Position
- abrechenbar oder nicht, klar getrennt
Projektmanagement
Aufträge und Projekte tragen die Struktur, aus der die Rechnungspositionen entstehen.
- Positionen aus dem Auftrag
- Pauschalen und Aufwand am Projekt
- Abrechnungslogik je Position
CRM
Auftraggeber, Leitweg-ID und USt-IdNr. liegen am Kontakt, mit Anschrift und Land.
- Leitweg-ID im Feld Käuferreferenz
- vollständige Anschrift mit Land
- öffentliche Auftraggeber als eigener Kontakt
XRechnung erstellen für öffentliche Auftraggeber
Eine XRechnung ist das deutsche Pflichtformat für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber: ein reines XML nach der europäischen Norm EN 16931 im deutschen CIUS-Profil. Sie trägt keine Bildseite und wird automatisch geprüft und verarbeitet. teamspace erzeugt sie direkt aus dem Auftrag, mit der Leitweg-ID aus dem Kontakt und der Steueraufschlüsselung aus der Position, und übergibt sie über den Weg, den der Auftraggeber vorgibt.
Erstgespräch
Den XRechnung-Weg gemeinsam durchgehen.
Zeigen Sie uns einen Ihrer öffentlichen Auftraggeber. Wir schauen uns Leitweg-ID, Format und Übergabeweg an und sagen Ihnen in einem kurzen Gespräch, wie aus Ihrer Rechnung die fertige XRechnung wird.
Häufige Fragen zur XRechnung-Erstellung
Was ist eine XRechnung-Software?
Eine XRechnung-Software erstellt Rechnungen im XRechnung-Format, einem reinen XML nach der Norm EN 16931 im deutschen CIUS-Profil, das öffentliche Auftraggeber verlangen. In teamspace ist sie kein Zusatztool: Aus dem Auftrag entsteht die XRechnung automatisch, mit der Leitweg-ID aus dem Kontakt und der Steueraufschlüsselung aus der Position, und geht über den vom Auftraggeber vorgegebenen Weg, etwa Peppol, ZRE oder OZG-RE, an die zuständige Stelle. Wer XRechnung erstellen und dafür eine Software sucht, deckt damit Versand und Empfang an Bund, Länder und Kommunen in einem System ab. Gehostet wird DSGVO-konform in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main.
Wer muss XRechnung stellen?
Wer an den Bund fakturiert, stellt seit dem 27. November 2020 XRechnung aus; Rechtsgrund ist die E-Rechnungsverordnung (E-RechV). Länder und Kommunen haben je nach Landesrecht nachgezogen. Bei Aufträgen über der Direktauftrags-Grenze von 1.000 Euro sind Lieferanten in der Regel verpflichtet, im XRechnung-Format zu liefern.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist eine Adressierungs-Kennung, mit der ein öffentlicher Auftraggeber eine eingehende Rechnung der zuständigen Stelle zuordnet. In teamspace liegt sie am Kontakt des Auftraggebers im Feld Käuferreferenz (Buyer Reference) und wird beim Rechnungslauf automatisch mitgegeben. Ohne korrekte Leitweg-ID verarbeitet kaum eine Behörde die XRechnung.
Wie kommt die XRechnung zum Auftraggeber?
Über den Weg, den der Auftraggeber vorgibt: Peppol, die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE), die OZG-konforme Plattform der Länder (OZG-RE) oder ein Behördenportal. teamspace erzeugt die normkonforme XML und stellt sie zum Versand bereit, betreibt aber kein eigenes Peppol-Netz. Welcher Weg gilt, teilt der Auftraggeber mit.
Können wir XRechnung und ZUGFeRD parallel nutzen?
Ja. Bei aktivierter E-Rechnung erzeugt teamspace zu jeder Rechnung beide Formate. ZUGFeRD ist im B2B-Geschäft Standard, XRechnung beim öffentlichen Auftraggeber Pflicht. Die Aktivierung gilt wahlweise global oder nur für bestimmte Kunden-Organisationen. Mehr auf der Seite zur ZUGFeRD-Rechnung.
Wie prüfe ich eine XRechnung vor dem Versand?
Damit die XRechnung durchgeht, sind die Voraussetzungen einmal eingestellt: Bruttokalkulation auf Steuerbasisbetrag, vollständige Anschriften mit Land, ein hinterlegtes Bankkonto und ein PDF/A-3-fähiges Layout. Die fertige XRechnung lässt sich vor dem Versand als menschenlesbare Vorschau ansehen. Bei Bedarf prüfen Sie die Datei zusätzlich extern, etwa über den E-Rechnungs-Dienst von ELSTER oder den KoSIT-Validator.
Können wir XRechnungen auch empfangen?
Ja. teamspace erkennt eine E-Rechnung im Mail-Anhang am Barcode-Symbol. Ein Klick auf Eingangsrechnung erzeugen liest die Daten aus und legt den Beleg an. Im Reiter Vorschau sehen Sie die menschenlesbare Fassung zur Kontrolle, von dort läuft die Rechnung in Freigabe und Buchhaltung.
Wie werden XRechnungen aufbewahrt?
Im Originalformat als XML, denn ein Ausdruck oder eine PDF-Ablage verliert die strukturierten Daten. Auf Wunsch aktiviert 5 POINT den GoBD-Modus, dann lassen sich Rechnungen und Stornos nicht mehr löschen und die Aufbewahrung läuft revisionssicher über zehn Jahre. Gehostet wird in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main.
Was passiert, wenn die Behörde die Rechnung ablehnt?
Fehlt eine Pflichtangabe oder stimmt die Leitweg-ID nicht, weist die automatische Prüfung des Auftraggebers die Rechnung zurück, und sie gilt als nicht eingegangen. Sie korrigieren die Angabe und reichen erneut ein. Eine bereits gestellte Rechnung lösen Sie über einen Storno und eine Rechnungskorrektur als eigenen Beleg, mit Bezug auf das Original.