Aufgabenmanagement Tool für Teams, das jede Aufgabe an ihren Bearbeiter bringt.

Was ein Aufgabenmanagement Tool leistet

Ein Aufgabenmanagement Tool hält fest, was zu tun ist, wer es übernimmt und bis wann. Je nach Haus heißt dasselbe Werkzeug Aufgabenverwaltung oder Aufgabenmanagement Software. In teamspace ist diese Arbeitseinheit der Offene Punkt: ein flexibles Format, das sich sammeln, verteilen und abarbeiten lässt. Während ein Ticket im Service Desk entsteht und an eine Kundenanfrage gebunden ist, ist der Offene Punkt bewusst allgemein gehalten, vom schnellen Notizzettel bis zur verteilten Aufgabe.

Aufgaben entstehen überall im Tag:

• Sitzungen: Aus jeder Besprechung gehen Punkte hervor, die jemand übernimmt.
• Projekte: Pro Arbeitspaket fallen Aufgaben für die operative Bearbeitung an.
• Servicefälle: Aus einem Ticket folgt oft eine Aufgabe, etwa eine Doku zu aktualisieren.
• Postfach und Zuruf: Was per Mail oder im Vorbeigehen ankommt, wird zum Offenen Punkt mit Bearbeiter.

teamspace führt diese Quellen an einer Stelle zusammen. Eine Aufgabe ist nicht nur ein Titel: an ihr hängen Bearbeiter, Fälligkeit, Priorität, Status, Farbe, Fortschritt, Kommentar und Anhang.

Fünf Typen für eine Aufgabe

Der Offene Punkt kommt in fünf Typen, je nachdem, was festgehalten wird. To-Do ist die klassische Erledigung. Ziel hält fest, woran ein Team arbeitet, und zeigt über den Fortschritt, wie weit es ist. Problem beschreibt etwas, das jemand klären soll, mit Bild oder Anhang an die richtige Person weitergereicht. Idee und Notiz fangen auf, was sonst auf einem Zettel landet.

Weil alle fünf dasselbe Format teilen, wandert ein Punkt vom Notizzettel zur verteilten Aufgabe, ohne dass jemand ihn neu anlegt. Welche Felder eine Aufgabe hat, bleibt dabei gleich: Bearbeiter, Fälligkeit, Priorität, Status und Farbe machen aus dem Titel eine Sache, die jemand bis zu einem Termin erledigt.

Meine Offenen Punkte: jeder sieht seinen Stapel

Wie eine Aufgabe angezeigt wird, hängt vom Blickwinkel ab. In Meine Offenen Punkte sieht jeder Mitarbeitende die ihm zugeteilten Aufgaben, nach Fälligkeit sortiert und um die heute schon erledigten ergänzt. Den Stapel teilt man bei Bedarf nach Projekt, Priorität oder Typ auf.

Daneben gibt es weitere Sichten auf denselben Bestand:

• Liste mit Filtern für die Bestandspflege und für das Meeting.
• Board in Kanban- oder Scrum-Logik, mit Spalten für jeden Status.
• Persönliche Pinnwand, auf der jeder seine wichtigsten Punkte mit einer Relevanz-Stufe anheftet.

Alle Sichten arbeiten auf derselben Datenbasis. Eine Status-Änderung in der Liste wirkt sofort auf dem Board.

Listen und Protokolle für die Besprechung

Häufen sich die Punkte, bündelt man sie in einer Liste Offener Punkte. Eine Liste ist mehr als eine Sammlung: Sie hat einen Verteiler und eignet sich als Grundlage für ein wiederkehrendes Meeting. Alle Punkte zum Jour fixe, zum Kundenprojekt oder zur Wartung liegen an einer Stelle, und ein Punkt darf in mehreren Listen stehen.

Im Termin werden besprochene Punkte abgehakt, offene bleiben mit Bearbeiter und Frist stehen. Zu einem Stichtag entsteht aus der Liste ein Protokoll, das die Beteiligten über den Verteiler erreicht. So ist die Besprechung nicht das Ende der Aufgaben, sondern ihr Startpunkt. Die Aufgabenplanung für die kommende Woche entsteht dort, wo ohnehin über die Arbeit gesprochen wird.

Erinnerung über Wiedervorlage und Alarm

Ein Aufgabenmanagement steht und fällt damit, dass nichts vergessen wird. teamspace erinnert über die Wiedervorlage am Offenen Punkt: Wer einen Punkt auf Wiedervorlage legt, bekommt ihn zum gesetzten Stichtag wieder vorgelegt. Dazu kommen smarte Alarme, die sich an einer Aufgabe hinterlegen lassen.

Statt täglich eine Liste durchzugehen, meldet sich die Aufgabe selbst, wenn ihr Termin näher rückt. Für ganze Listen gilt dasselbe Prinzip über den Stichtag: Was bis dahin offen ist, steht im Protokoll und damit auf der Agenda des nächsten Termins.

Verbindung zu Projekt, Stunden und Board

Der Unterschied zu einer reinen Aufgaben-App liegt in der Verbindung. Der Offene Punkt lebt nicht in einem Silo, sondern hängt an dem, worum es geht:

• Projekt und Arbeitspaket: Ein Punkt ist einem Projekt oder einer Liste zuordenbar und bei Bedarf in ein Arbeitspaket umwandelbar.
• Stunden: Auf einem buchbaren Projekt lässt sich die Zeit direkt aus dem Punkt buchen und fließt in den Soll-Ist-Vergleich.
• Board und Pinnwand: Derselbe Punkt liegt als Karte auf einem Board und auf der persönlichen Pinnwand, ohne Kopie, die auseinanderläuft.

Damit speist das Aufgabenmanagement die Auswertungen, die den Tag steuern, statt ein zweites Tool zu sein, das jemand getrennt pflegt. Wie die Bausteine eines Teams zusammenspielen, zeigt die Übersicht Teamwork.

Passt das zu Ihren Anforderungen?

Sie überlegen, ob teamspace zu Ihrem Alltag mit Aufgaben passt? Im 20- bis 30-minütigen Termin gehen wir durch, wo Ihre Aufgaben entstehen, wer sie übernimmt und wie Fälligkeiten heute nachgehalten werden. Mehr in der Übersicht Teamwork.