Aufgaben in Liste und Mail
- Der Stand steht in einer Spalte, leicht zu übersehen
- Niemand sieht auf einen Blick, was gerade läuft
- Engpässe fallen erst auf, wenn es zu spät ist
- Jeder fragt nach dem aktuellen Stand
Kanban Board: den Aufgabenfluss sichtbar machen und steuern.
Ein Kanban Board zeigt Arbeit als Karten in Status-Spalten. Eine Karte wandert von Wartend bis Fertig, der Stand ist für das ganze Team sichtbar, und wo sich Karten stauen, fällt der Engpass früh auf. In teamspace führen Sie ein Board für Aufgaben, Tickets oder ein ganzes Projekt. Teil der Cloud-Software von teamspace.
Einordnung
Warum Aufgaben aufs Board gehören.
Aufgaben auf dem Board
- Jede Aufgabe ist eine Karte in ihrer Status-Spalte
- Der Stand ist für das ganze Team sichtbar
- Wo sich Karten stauen, zeigt sich der Engpass früh
- Die Karte wandert weiter, der Status ändert sich mit
Das Prinzip
So fließt die Arbeit über das Board.
Jede Aufgabe ist eine Karte und liegt in der Spalte ihres Status. Wer sie weitergebracht hat, zieht sie eine Spalte nach rechts, von Wartend über In Arbeit bis Fertig. So sieht jeder, wo die Arbeit steht und wo sie hängt.
Wartend 3
liegt bereit
In Arbeit 4
jemand bearbeitet
API-Anpassung
5 Punkte · A. Vogt
Zur Abnahme 1
wartet auf Prüfung
Im Test 2
wird geprüft
Fertig 3
erledigt
Eine Aufgabe wandert sichtbar von links nach rechts.
Wie viele Karten gleichzeitig in einer Spalte liegen, begrenzt das Team selbst.
Aufbau
Spalten und Zeilen ordnen den Fluss.
Ein Board richten Sie nach Ihrer Arbeitsweise ein, nicht umgekehrt. Was eine Spalte trennt und was eine Zeile bündelt, legen Sie selbst fest.
- Die Spalten bilden Status, Relevanz, Verantwortlichen, Elementtyp oder Gruppe ab, ganz nach Bedarf.
- Die Zeilen teilen das Board zusätzlich auf, etwa pro Person, pro Kunde oder pro Service-Klasse.
- Aufgabenkarten lassen sich zusätzlich aufteilen und nach Status, Relevanz oder Farbe einfärben.
- Status ziehen Sie mit der Maus weiter; die Karte gibt es in drei Größen, für mehr oder weniger Detail.
So entsteht aus einer Spaltenwand ein Board, das die Wirklichkeit Ihres Teams zeigt, nicht ein fremdes Schema.
Funktionsumfang
Was das Board kann.
Drei Board-Typen, ein Weg.
- Kanban, Scrum und Pinnwand starten mit eigenen Status
- Jeder Typ lässt sich frei umkonfigurieren
- Boards gehen bei Bedarf ineinander über
Boards füllen sich aus dem Projekt.
- Automatisch oder manuell aus Projekt, Verzeichnis oder Mitarbeiter
- Tickets, Arbeitspakete und Belege direkt auflegen
- Ein Element darf auf mehreren Boards liegen
Die Karte zeigt mehr als einen Titel.
- Verantwortlicher, Fälligkeit und Relevanz
- Verknüpftes Element, Kommentar und Icon
- Fußzeile zeigt die Felder, die Sie brauchen
Klassisch und agil
Ein Arbeitspaket, zwei Sichten.
Niemand muss sich zwischen klassisch und agil entscheiden. Das geplante Projekt im Gantt und die Arbeit am Board hängen an demselben Element: dem Arbeitspaket.
- Ein Arbeitspaket aus dem Projekt wandert auf Wunsch automatisch aufs Board und wird dort agil bearbeitet.
- Im Strukturplan bleibt dasselbe Paket klassisch geplant, mit Fortschritt, Budget und Verantwortlichen.
- Die Karte trägt den Bezug zum Arbeitspaket: gebuchte Stunden landen auf dem Paket und fließen in den Soll-Ist-Vergleich des Projekts.
- Abgeschlossene Leistungen sind so abrechenbar, ohne dass jemand Stunden in ein zweites Tool überträgt.
Wer Karten und Stunden in zwei Welten pflegt, kennt den Kollateralschaden: Karten ohne Stundenbezug, Stunden ohne Karte, Korrekturen am Monatsende. Hier ist es ein Vorgang.
Hintergrund
Wann die Karte das Element ist.
Im Hintergrund kennt teamspace zwei Wege, eine Karte zu verstehen. Welcher passt, hängt vom Anwendungsfall ab.
Die Liste als Board anzeigen. Eine Reihe Arbeitspakete lässt sich statt als Tabelle als Kanban- oder Scrum-Board darstellen, die Spalten bilden den Status. Hier ist die Karte das Arbeitspaket selbst: Wer sie in eine andere Spalte zieht, ändert den Status des Arbeitspakets. Es bleibt dieselbe Entität, nur anders gezeigt.
Das Board als eigene Entität. Daneben lässt sich ein Board anlegen, das eigene Karten trägt, und jede Karte verweist auf ein anderes Element, etwa ein Ticket. Jetzt ist die Karte das, was bewegt wird: Sie führt einen eigenen Status, unabhängig vom verknüpften Vorgang. Auf einem Bewerberboard liegen Karten, die mit den Bewerbungs-Tickets verknüpft sind. Das Ticket führt die Kommunikation und steht etwa auf „beantwortet", die Karte führt die Auswahl und steht auf „Engere Wahl" oder „Termin ausmachen". Beide Status laufen getrennt.
Geht es um den Status der Arbeit selbst, zeigt man die Liste als Board. Soll ein eigener Prozess über den verknüpften Vorgängen laufen, legt man ein Board mit eigenen Karten an. teamspace kann beides.
„Wir arbeiten hauptsächlich mit der Budgetspalte."
Methode
Was Kanban eigentlich ist.
Ein Kanban Board ist eine Methode, Arbeit sichtbar zu machen und ihren Fluss zu begrenzen. Karten stehen für Aufgaben, Spalten für den Bearbeitungsstand. Eine Karte wandert von links nach rechts, bis sie fertig ist. Entstanden ist das Prinzip in den 1940er Jahren bei Toyota, wo „Kanban" die Signalkarte für nachrückendes Material war.
Vier Prinzipien tragen die Methode, unabhängig vom Werkzeug:
- Sichtbar machen: Jede Aufgabe ist als Karte zu sehen, niemand muss in einer Liste nachsehen, was gerade läuft.
- Parallele Arbeit begrenzen: Ein WIP-Limit deckelt die Zahl der Karten je Spalte. Es ist eine Team-Vereinbarung, kein Automatismus der Software, und hält das Multitasking im Zaum.
- Ziehen statt zuteilen: Neue Arbeit wird gezogen, sobald Kapazität frei ist, statt jemandem aufgebürdet.
- Stetig verbessern: Wo sich Karten stauen, wird der Engpass sichtbar und lässt sich im Team besprechen.
In teamspace bilden Sie diese Prinzipien über frei konfigurierbare Spalten und Status ab. Ein Board online zu führen, hat gegenüber dem Whiteboard zwei harte Vorteile: verteilte Teams arbeiten am selben Stand, und jede Bewegung bleibt nachvollziehbar.
Boards für unterschiedliche Teams.
Wie ein Board aussieht, hängt vom Team ab. Vier typische Konfigurationen, jede mit eigenen Spalten und Zeilen.
Software-Entwicklung
- Spalten: Wartend, In Entwicklung, Review, Test, Fertig
- Zeilen pro Feature oder Service
- Karten aus Arbeitspaketen und Tickets
Entwicklung und Wartung in einem Board
IT-Support
- Spalten: Neu, In Bearbeitung, Wartet, Geschlossen
- Zeilen pro Priorität oder Kunde
- Karten direkt aus den Service-Desk-Tickets
Tickets als Karten, ohne zweites Tool
Kreativ und Agentur
- Spalten: Briefing, Konzeption, Produktion, Freigabe
- Zeilen pro Kunde oder Kampagne
- Kontakte und Aufgaben auf einem Board
Vom Briefing bis zur Kundenfreigabe
Recruiting
- Spalten: Eingegangen, Sichtung, Interview, Vertrag
- Zeilen pro offene Position
- Notizen und Termine an der Karte
Eine Pipeline pro Stelle
Überblick
Der Stand jeder Karte auf einen Blick.
Ein Board ist erst dann ein Steuerungsmittel, wenn jeder ohne Nachfragen sieht, wo eine Aufgabe steht. Genau dafür sorgt die gemeinsame Sicht.
- Jedes Teammitglied sieht den Status jeder Karte, live über die Cloud synchronisiert.
- Pro Board zeigt eine Statistik die Verteilung der Karten nach Status, Relevanz oder Verantwortlichem.
- Ein Standard-Statusfilter blendet aus, was gerade nicht zählt, etwa archivierte Karten.
- Über die aktiven Status legen Sie fest, mit welchen Spalten das Team überhaupt arbeitet.
So wird aus dem Board kein Wochen-Schnappschuss, sondern eine Sicht, die mit der Arbeit mitläuft.
Erstgespräch
Schauen wir auf Ihren Workflow.
In 20 Minuten gehen wir durch, welche Vorgänge auf ein Board gehören und wie Spalten und Zeilen Ihren Status abbilden. Sie bekommen ein klares Erst-Feedback, ob teamspace zu Ihrer Arbeitsweise passt.
In wenigen Schritten
So entsteht ein Board.
Vom leeren Board zur laufenden Spaltenwand sind es fünf Schritte, die meisten davon einmalig.
- 1
Board anlegen
Typ wählen, Kanban, Scrum oder Pinnwand. Jeder Typ startet mit eigenen Status und lässt sich danach frei anpassen.
- 2
Spalten und Status setzen
Status anpassen und festlegen, was eine Spalte trennt: Status, Verantwortlicher, Elementtyp oder Gruppe.
- 3
Zeilen und Farben
Zeilen bestimmen, etwa pro Person oder Kunde. Karten nach Status einfärben und die Kartengröße wählen.
- 4
Aus dem Projekt befüllen
Das Board automatisch oder manuell aus Projekt, Verzeichnis oder Mitarbeiter füllen, oder Tickets und Arbeitspakete direkt auflegen.
- 5
Team zieht die Karten
Jeder bewegt seine Karten mit der Maus durch die Status. Stunden werden über das verknüpfte Arbeitspaket gebucht.
Mehr aus dem Projektmanagement
Anwendungsfälle, die ans Board grenzen.
Das Board ist eine von mehreren Sichten auf dasselbe Projekt. Diese Bereiche vertiefen einzelne Fragestellungen.
Scrum Board
Sprint-Backlog und Status-Spalten für den Sprint-Rhythmus.
Mehr erfahrenAufgabenmanagement Tool
Aufgaben mit Verantwortlichen und Fälligkeiten als Karten-Quelle.
Mehr erfahrenProjektstrukturplan Software
Arbeitspakete, auf die Karten zeigen und Stunden buchen.
Mehr erfahrenMultiprojektmanagement
Viele Projekte parallel, jedes mit eigenen Boards.
Mehr erfahrenProjektcontrolling
Soll-Ist und Marge aus den gebuchten Stunden.
Mehr erfahrenProjektdokumentation
Wikis und Anhänge, mit den Karten am Projekt verbunden.
Mehr erfahrenMethodenwahl
Wann Kanban besser passt als Scrum.
Kanban und Scrum sind beide agile Methoden, sie unterscheiden sich im Rhythmus. Welche passt, hängt von der Art der Arbeit ab, und niemand muss sich für immer festlegen.
- Kanban arbeitet kontinuierlich. Karten fließen nach Bedarf, Prioritäten lassen sich jederzeit umstellen.
- Scrum arbeitet im Takt fester Sprints, mit verbindlichem Sprint-Backlog und Abnahme am Sprintende.
- teamspace führt beide, als Kanban- und als Scrum-Board; dasselbe Arbeitspaket wechselt bei Bedarf die Sicht.
Zu Kanban greift man, wenn die Arbeit laufend und schwer planbar hereinkommt. Ein Support-Team kann keinen Zwei-Wochen-Plan einfrieren, wenn heute eine kritische Störung landet; es zieht die nächste Karte, sobald eine frei wird. Auch wenn sich Prioritäten schneller drehen als ein Sprint dauert, wenn die Aufgaben sehr unterschiedlich groß sind oder die festen Sprint-Termine für ein kleines Team mehr kosten als sie bringen, ist der offene Fluss der ruhigere Weg. Service, Wartung und Betrieb fahren deshalb meist mit Kanban besser.
Ein Scrum-Board lohnt dort, wo in planbaren Schritten ein Produkt entsteht und ein fester Liefer-Rhythmus hilft. Was beide Boards bewusst nicht mitbringen, sind Sprint-Auswertungen wie Burndown oder Velocity; sie führen frei konfigurierbare Status-Spalten, keine Mess-Diagramme. Viele Teams nutzen beides nebeneinander: Entwicklung im Sprint-Takt, Support im laufenden Fluss.
Im Überblick
Das Board ist eine Sicht des Projektmanagements.
Boards bewegen Vorgänge agil. Wie teamspace Projekte plant, steuert und abrechnet, von Soll-Ist über Earned Value bis zur Rechnung aus dem Projekt, zeigt die Übersicht Projektmanagement.
Zum ProjektmanagementVerwandte Module
Drei Module hängen direkt am Board.
Wer Aufgaben auf einem Board bewegt, hat fast immer mit der Stunde, der Rechnung und dem Kontakt zu tun. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Zeiterfassung online
Stunden landen auf dem Arbeitspaket einer Karte und sind die Grundlage für Soll-Ist und Abrechnung.
- Buchen auf Projekt, Phase oder Ticket
- Abrechenbar oder intern unterschieden
- Freigaben sind nachvollziehbar
Rechnungssoftware
Aus abgeschlossenen Aufgaben wird die Rechnung, mit Stundensätzen, Pauschalen und Abrechnungsregeln.
- Teil-, Abschlags- und Schlussrechnung
- ZUGFeRD und XRechnung
- Übergabe an DATEV Unternehmen online
CRM-Software
Kontakte einer Vertriebsaktion liegen als Karten auf dem Board und bleiben mit der Kundenakte verbunden.
- Kontakte und Aufgaben auf einem Board
- Kundenakte am laufenden Vorgang
- Gemeinsame Daten, keine Doppelpflege
Erstgespräch
Bringen Sie Ihren Arbeitsbestand aufs Board.
Sie zeigen uns Ihre Vorgänge und Ihren Status-Ablauf, wir richten Spalten und Zeilen daran aus. Am Ende wissen Sie, ob teamspace zu Ihrer Arbeitsweise passt.
Häufige Fragen zum Kanban Board
Was unterscheidet Kanban von Scrum?
Kanban steuert den kontinuierlichen Aufgabenfluss ohne feste Sprint-Zeiträume. Karten gehen von links nach rechts, sobald Kapazität frei ist. Scrum arbeitet im Takt fester Sprints, mit Sprint-Backlog und Abnahme. teamspace unterstützt beides auf derselben Plattform; oft passen Kanban-Boards zu Service- und Wartungs-Teams, Scrum-Boards zu Entwicklungssprints.
Was ist ein WIP-Limit?
In der Kanban-Methode begrenzt ein WIP-Limit (Work in Progress) die Zahl der Karten, die gleichzeitig in einer Spalte liegen dürfen. Es soll Multitasking eindämmen und Engpässe sichtbar machen. In teamspace bilden Sie Spalten und Status frei ab; ein WIP-Limit ist dabei eine Vereinbarung in Ihrem Team, kein Automatismus der Software.
Welche Elemente kann ich auf ein Board legen?
Tickets, Belege, Arbeitspakete, Kontakte, Eingangsrechnungen und Notizen lassen sich auf ein Board legen. Es sind echte Elemente aus teamspace, keine Kopien. Ein Element kann zugleich auf mehreren Boards liegen, etwa ein Servicefall im Support- und im Projekt-Board.
Wie buchen wir Stunden zu Board-Karten?
Eine Karte, die ein Arbeitspaket ist, trägt dessen Bezug zum Projekt. Auf dieses Arbeitspaket buchen Mitarbeitende ihre Stunden, die so in den Soll-Ist-Vergleich des Projekts fließen und abrechenbar werden. Karten und Stunden bleiben damit ein Vorgang, statt in zwei Tools getrennt zu leben.
Können wir mehrere Boards parallel führen?
Ja. Pro Team, pro Projekt, pro Phase oder pro Service-Bereich kann ein eigenes Board entstehen. Karten lassen sich zwischen Boards verschieben, und ein Element kann auf mehreren Boards gleichzeitig liegen, etwa wenn ein Servicefall ins Projekt-Board wandert.
Welche Auswertung bietet ein Board?
Pro Board zeigt eine Statistik die Verteilung der Karten nach Status, Relevanz oder Verantwortlichem, als Kuchendiagramm. Über den Standard-Statusfilter und die aktiven Status steuern Sie, was angezeigt wird. Sprint-Kennzahlen wie Burndown oder Velocity bringen die Boards bewusst nicht mit; sie führen Status-Spalten, keine Mess-Diagramme.
Können wir Kanban mit dem Service Desk verbinden?
Ja. Tickets aus dem Service Desk lassen sich als Karten auf ein Board legen. Ein Support-Team sieht so auf einen Blick, was offen, in Arbeit und im Test ist, und zieht die Tickets je nach Stand weiter.
Wo werden die Kanban-Daten gespeichert?
Alle Daten werden in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main verarbeitet, ausschließlich in der EU. teamspace ist Made in Germany und DSGVO-konform. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft mit Sitz in Darmstadt.