Jour fixe: der feste Termin, der nicht zur Pflichtübung werden darf
Fast jedes Team hat einen, und in vielen sitzen die Leute nur noch aus Gewohnheit. Hier steht, was ein Jour fixe leisten soll, wie 30 Minuten sinnvoll ablaufen und wann Sie ihn besser absagen.
6 Minuten Lesezeit Stand:
Kurz erklärt
Was ist ein Jour fixe?
Ein Jour fixe ist eine regelmäßige Besprechung zu einem festen Termin mit festem Teilnehmerkreis, etwa jeden Dienstag um 9 Uhr. Der Begriff kommt aus dem Französischen und heißt „fester Tag“. Der Termin soll Abstimmung planbar machen: Offene Punkte warten auf den nächsten Jour fixe, statt den Tag über mit Einzelfragen zu stören.
- 30 Min
- reichen meist, mit festem Ende
- 1 × Woche
- oder alle zwei Wochen ist der übliche Rhythmus
- 3 Angaben
- je Punkt im Protokoll: Aufgabe, Name, Termin
Wofür er gut ist
Der größte Nutzen liegt zwischen den Terminen
Wer weiß, dass am Dienstag ohnehin alle zusammensitzen, schreibt seine Frage auf, statt die Kollegin dreimal am Tag anzusprechen. Das Team bündelt, was sonst den ganzen Tag unterbricht.
Dazu kommen Entscheidungen, die mehrere Leute brauchen. Die Müller Consulting GmbH betreut zum Beispiel die Weber GmbH in einem längeren Projekt. Projektleiterin, Berater und der Ansprechpartner beim Kunden sehen sich jeden Dienstag für 30 Minuten. Soll eine neue Anforderung noch in die laufende Phase? Das klären sie dort, und nicht in einer Mail mit acht Antworten.
Es gibt auch den Jour fixe zu zweit, zwischen Führungskraft und Mitarbeiter. Dort geht es weniger um Projekte als darum, was gerade hakt. Andere Namen für dasselbe sind Regeltermin, Regelbesprechung oder Routinebesprechung.
Agenda
So können 30 Minuten aussehen
Die Zeiten sind ein Vorschlag. Wichtig ist vor allem, dass die Reihenfolge feststeht und der letzte Punkt nicht gestrichen wird.
- 5 Minuten: offene Aufgaben. Erledigt, ja oder nein? Keine Erklärungen, nur der Stand.
- 10 Minuten: Stand und Risiken. Was läuft anders als geplant?
- 10 Minuten: Entscheidungen. Nur Themen, die vorher angemeldet wurden.
- 5 Minuten: Aufgaben festhalten. Wer macht was bis wann, einmal laut vorlesen.
Regeln
Fünf Regeln, die den Termin retten
Themen vorher sammeln
Bis zum Vortag kann jeder Punkte eintragen. Wer nichts einträgt, hat auch nichts zu besprechen.
Jemand leitet
Das muss nicht die Chefin sein. Es muss nur jemand auf die Uhr schauen und sagen dürfen: „Das klären wir zwei danach.“
Fachthemen auslagern
Wenn zwei Leute zehn Minuten technische Details klären, sitzen alle anderen daneben. Dafür gibt es einen eigenen Termin.
Nur wer gebraucht wird
Ein fester Teilnehmerkreis heißt nicht, dass immer alle kommen müssen. Das gilt online genauso wie im Raum.
Pünktlich aufhören
Wer weiß, dass um 9:30 Uhr Schluss ist, redet kürzer.
Protokoll
Welches Protokoll passt?
Für den Jour fixe reicht fast immer das Ergebnisprotokoll. Schreiben Sie es noch während der Besprechung, am besten auf dem geteilten Bildschirm: Ein Protokoll, das zwei Tage später kommt, liest niemand mehr.
| Art | Was drinsteht | Passt zum Jour fixe? |
|---|---|---|
| Ergebnisprotokoll | Entscheidungen und Aufgaben mit Name und Termin | Ja, in fast allen Fällen |
| Verlaufsprotokoll | Zusätzlich der Weg dorthin, wer was gesagt hat | Nur bei strittigen Themen |
| Wortprotokoll | Alles im genauen Wortlaut | Nein, das ist etwas für Gremien |
Für den Blick nach außen, etwa zum Kunden oder zur Geschäftsführung, eignet sich zusätzlich ein Projektstatusbericht.
Ehrlich gesagt
Lohnt er sich noch?
Das spricht dafür
- Weniger Unterbrechungen über den Tag und weniger Mails mit vielen Empfängern
- Entscheidungen haben einen festen Ort und einen festen Tag
- Auch stille Kollegen kommen regelmäßig zu Wort
Das sind Warnzeichen
Dann hilft keine bessere Agenda. Setzen Sie den Termin vier Wochen aus und schauen Sie, was wirklich fehlt.
- Jeder berichtet der Reihe nach, was alle schon wissen
- Es wird nichts entschieden, und dieselben Punkte stehen seit Wochen auf der Liste
- Die wichtigen Leute lassen sich regelmäßig entschuldigen
In teamspace
Wenn Punkte von Termin zu Termin wandern
In teamspace sammeln Sie die Themen eines Jour fixe in einer Liste Offener Punkte. Sie hat einen Verteiler, und zum Stichtag entsteht daraus das Protokoll als Grundlage für die Besprechung.
- Klare Zuständigkeit: Jeder Punkt hat Bearbeiter, Fälligkeit, Priorität und Status.
- Fester Termin: Serientermine im Teamkalender, auf Wunsch mit Teams-Meeting.
- Direkt weiterarbeiten: Aus dem Punkt buchen Sie Zeit auf das Projekt oder machen ein Arbeitspaket daraus.
Noch kein System im Einsatz?
Starten Sie mit unserer kostenlosen Vorlage.
Häufige Fragen
Was bedeutet Jour fixe auf Deutsch?
Wie oft sollte ein Jour fixe stattfinden?
Was ist der Unterschied zwischen Jour fixe und Daily?
Muss es beim Jour fixe ein Protokoll geben?
Darf man einen Jour fixe absagen?
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