Zentral und durchsuchbar
- Ein Ort statt Laufwerk und Postfach
- Vorschau-Suche mit Treffer im Kontext
- Hauptthemen führen zum Einstieg
Firmenwiki: Wissen zentral sammeln, versioniert und auffindbar.
Im Firmenwiki von teamspace sammelt das Team, was sonst in Köpfen und Postfächern liegt. Jede Seite wird versioniert, hängt an Projekten und Kunden und ist über die Suche im Kontext zu finden. Teil der Teamwork-Software, in jeder Edition dabei.
Einordnung
Wo steht noch mal die aktuelle Anleitung?
- Die Onboarding-Checkliste liegt im Laufwerk, niemand weiß, welche Fassung gilt
- Prozesse stehen in privaten Notizen, der Rest im Kopf einer Person
- Bei einem Personalwechsel verschwindet das Wissen mit der Person
- Wer eine Antwort sucht, fragt drei Kollegen, statt sie nachzulesen
Ein Firmenwiki sammelt dieses Wissen an einem Ort, durchsuchbar und versioniert, statt verstreut über Laufwerk, Postfach und Köpfe.
Der Kern
Ein Firmenwiki hält das Wissen des Hauses.
Ein Firmenwiki bündelt das Wissen einer Organisation an einem durchsuchbaren Ort: Anleitungen, Prozesse, Onboarding-Material, Service-Wissen, Entscheidungen. Statt dass eine Anleitung im Laufwerk, eine Vorgabe im Postfach und eine Festlegung in einer Notiz-App liegt, lebt alles an einer Stelle.
In teamspace tippen Sie ein Stichwort in die Suche, und das Ergebnis zeigt den Treffer im Kontext der Seite. So sehen Sie sofort, ob die Seite die gesuchte Antwort enthält, ohne jeden Treffer einzeln zu öffnen.
- Hauptthemen als Einstieg: wichtige Seiten erscheinen in der Navigations-Box, darunter die zuletzt gelesenen Artikel.
- Mein Wiki als persönliche Startseite, mit eigenen Notizen und Verweisen auf häufig gebrauchte Seiten.
- Verknüpfung zu Projekten und Kunden direkt aus der Hauptthemen-Box.
Eine Wiki-Seite
Jede Seite trägt mehr als Text.
Eine Wiki-Seite in teamspace ist nicht nur ein Dokument. Im Detailmanager hängen an ihr die Versionen, das Zugriffsrecht, eine Forum-Diskussion und die zugehörigen Dateien. Wissen, Rechte und Verlauf sitzen an der Seite selbst, nicht in vier getrennten Werkzeugen.
Funktionsumfang
Was ein Firmenwiki leisten muss.
Versioniert und nachvollziehbar
- Jede Speicherung legt eine Version ab
- Bearbeiter und Zeitpunkt bleiben sichtbar
- Frühere Stände sind reaktivierbar
Am Vorgang verankert
- Seiten hängen an Projekt und Kunde
- Rechte sitzen an der einzelnen Seite
- In jeder Edition enthalten
Nachvollziehbar
Jede Speicherung legt eine Version ab.
Wer eine Seite speichert, legt die vorige Fassung als Version ab. Bearbeiter und Zeitpunkt bleiben sichtbar, und einen älteren Stand holen Sie mit einem Klick zurück. So bleibt nachvollziehbar, wer wann was geändert hat.
- Bearbeiter und Zeitpunkt je Version
- Frühere Versionen jederzeit reaktivierbar
- Beobachter werden bei einer Änderung benachrichtigt
- Im aktivierten GoBD-Modus, den 5 POINT freischaltet, sind die Stände revisionssicher über zehn Jahre festgehalten
Kommt es später zur Frage „Was galt damals?", lässt sich der historische Stand der Seite rekonstruieren.
Verknüpfung
Wissen hängt am Projekt und am Kunden.
Wiki-Seiten leben nicht in einem Silo. Eine Seite hängt an einem Projekt, an einem Kunden oder an einem Vorgang, und die Diskussion dazu läuft im Forum direkt an der Seite. Wer den Kunden öffnet, hat die zugehörige Vorgabe einen Klick entfernt.
- Verknüpfung mit Projekten und Kunden: eine Spezifikation am Projekt, eine Service-Vorgabe am Kunden.
- Forum an der Seite: Fragen und Antworten zu einer Seite stehen direkt daneben, nicht in einem getrennten Programm.
- Verlinkung zwischen Seiten über die Wiki-Syntax, sodass ein Begriff zur passenden Seite führt.
Wie Wissen am Projekt zusammenkommt, vertieft die Projektdokumentation; die kundenbezogene Sicht steht in der digitalen Kundenakte.
Erstgespräch
Wo liegt Ihr Wissen heute?
In einer halben Stunde sprechen wir durch, was bei Ihnen in Köpfen, Postfächern und Laufwerken steckt und was davon in ein Firmenwiki gehört. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob und wo sich der Umstieg lohnt.
Aus der Praxis
Wo ein Firmenwiki Wert stiftet.
Sechs Bereiche, in denen sich ein gepflegtes Wiki im Alltag schnell auszahlt.
Onboarding
Einarbeitungs-Checklisten, Werkzeug-Übersichten und Ansprechpartner für den ersten Tag. Neue Kollegen finden sich allein zurecht.
Prozesse
Wie Vertrieb, Lieferung und Support ablaufen, verbindlich dokumentiert statt nur in Köpfen. Eine Seite, auf die alle verweisen.
Service-Wissensbasis
Bekannte Probleme, Workarounds und Lösungswege, auffindbar für den Service Desk, statt in alten Tickets vergraben.
Entscheidungen
Warum wurde es so gelöst, welche Optionen gab es? Eine Seite je Entscheidung, mit Datum und Begründung, später sofort auffindbar.
Standards und Vorgaben
Arbeitsanweisungen, Prüf-Checklisten und Richtlinien an einem Ort, versioniert und über Rechte geschützt.
Vorlagen-Sammlung
Angebots-Bausteine, Standard-Mails und Briefing-Vorlagen, die jeder kennt und wiederverwendet, statt sie neu zu bauen.
Begriff
Was ist ein Firmenwiki?
Ein Firmenwiki, auch internes Wiki, Unternehmens-Wiki oder Wissensdatenbank, ist eine zentrale, durchsuchbare Wissensplattform innerhalb einer Organisation. Mitarbeitende lesen, ergänzen und pflegen dort gemeinsam Inhalte: Anleitungen, Prozessbeschreibungen, Spezifikationen, Onboarding-Material, Glossare und Vorlagen.
Anders als ein klassisches Intranet oder ein Ordner-Laufwerk lebt ein Wiki von der gemeinsamen Pflege. Jede Person mit Zugang legt Seiten an und verbessert sie, statt dass eine zentrale Redaktion alles allein schreibt. So bleibt das Wissen aktuell, weil es dort entsteht, wo gearbeitet wird.
Der Begriff geht auf die Software „WikiWikiWeb" von Ward Cunningham aus dem Jahr 1995 zurück. Das Wort wiki bedeutet auf Hawaiianisch „schnell", und genau das ist der Anspruch: Wissen wird ohne Hürde geteilt und gefunden.
Branchen
Drei Beispiele aus der Praxis.
Wie verschiedene Dienstleister ihr Firmenwiki schneiden, je nachdem, welches Wissen ihren Alltag bestimmt.
Unternehmensberatung
Methodenkoffer mit Workshop-Formaten, Branchen-Know-how je Industrie, Pitch-Vorlagen und Onboarding-Pfade nach Senioritätsstufe.
BranchenseiteIT-Dienstleister
Entscheidungen je Mandat, Wartungs-Anleitungen, eine Wissensbasis für den Service Desk und Anleitungen pro Projekt.
BranchenseiteAgentur
Marken-Richtlinien je Kunde, Briefing-Vorlagen, ein Lieferanten-Verzeichnis und bewährte Vorgehen je Kampagnen-Typ.
BranchenseiteZugriff
Rechte sitzen an der Seite, nicht am Tool.
Nicht jede Seite gehört vor jedes Augenpaar. In teamspace legen Sie pro Seite fest, wer sie sieht und wer sie bearbeitet, geregelt über zentrale Benutzergruppen statt über einzelne Personen.
- Berechtigung pro Seite: das Onboarding-Wiki ist offen, die Seite mit den Zugängen nur für das zuständige Referat.
- Rechte an der Gruppe: wer das Referat wechselt, sieht ab dem ersten Tag, was die Gruppe sieht, ohne dass jemand einzelne Rechte umstellt.
- Öffentliche Seiten für Externe: eine einzelne Seite teilen Sie per Link nach außen, mit einem Gültigkeitsdatum, nach dem der Link erlischt.
So sieht ein Partner genau die freigegebene Seite und sonst nichts vom internen Bestand.
Struktur
Neben dem Firmenwiki: Wikis pro Thema.
Ein einziges großes Wiki wird schnell unübersichtlich. teamspace lässt Sie neben dem zentralen Firmenwiki themenspezifische Wikis anlegen, etwa ein CRM-Wiki oder ein Projektmanagement-Wiki. So weiß jeder gleich, wo eine Information steht.
- Themenspezifische Wikis für abgegrenzte Bereiche, neben dem zentralen Firmenwiki.
- Vorlagen aus bestehenden Seiten: eine als Vorlage markierte Seite gibt neuen Einträgen einen festen Rahmen.
- Einheitliche Kopf- und Fußzeilen je Gruppe von Seiten, sodass ein Wiki aus einem Guss aussieht.
Inhalte schreiben Sie im Editor mit Überschriften, Listen, Tabellen, Bildern und eingebundenen Dateien, verknüpft über die Wiki-Syntax.
In Zahlen
Vier Eckpunkte eines Firmenwikis.
Was den Unterschied macht zwischen verstreuten Notizen und einer Wissensbasis, auf die sich das ganze Team verlässt.
- Jede Version
reaktivierbar
mit Bearbeiter und Zeitpunkt je Speicherung
- Pro Seite
eigene Rechte
lesen und bearbeiten über Benutzergruppen
- Im Kontext
Vorschau-Suche
das Stichwort erscheint direkt in der Seite
- 1999
in Darmstadt
5 POINT AG, eigenfinanziert
Der Vergleich
Teams-Notiz oder echtes Firmenwiki?
Notizen im Chat-Tool
- Inhalte leben pro Kanal, eine teamübergreifende Suche fehlt
- Änderungen werden kaum nachvollziehbar dokumentiert
- Tickets, Projekte und Notizen liegen in getrennten Welten
- Rechte hängen am Kanal, nicht an der einzelnen Seite
teamspace Firmenwiki
- Eine zentrale Suche über alle Seiten, Treffer im Kontext
- Jede Speicherung legt eine Version mit Bearbeiter und Zeit ab
- Seiten hängen an Projekten, Kunden und am Forum
- Lesen und Bearbeiten pro Seite über Benutzergruppen geregelt
Einführen
Ein Firmenwiki erstellen, in fünf Schritten.
Ein Firmenwiki im Unternehmen einführen heißt nicht, alles auf einmal zu schreiben. Niemand startet mit einem fertigen Wiki; es entsteht nebenbei, wenn die Struktur einmal steht.
- 1
Struktur skizzieren
Die Hauptbereiche als Einstiegsseiten anlegen, etwa Onboarding, Prozesse, Service-Wissen. Sie erscheinen in der Hauptthemen-Box.
- 2
Vorlagen festlegen
Für wiederkehrende Seiten eine Vorlage markieren: Anleitung, Entscheidung, Onboarding-Schritt. Neue Seiten übernehmen den Rahmen.
- 3
Erste Seiten füllen
Fünf bis zehn Kerninhalte als Start reichen. Der Rest wächst, während gearbeitet wird, nicht als Sonderaufgabe.
- 4
Rechte vergeben
Pro Bereich festlegen, wer liest und wer bearbeitet, geregelt über die Benutzergruppen statt über einzelne Personen.
- 5
Mit der Arbeit pflegen
Ein gelöstes Ticket wird zur Wissensbasis-Seite, ein Kickoff zum Protokoll. So entsteht das Wiki im Alltag, statt liegen zu bleiben.
Mehr aus Teamwork
Anwendungsfälle rund um die Zusammenarbeit.
Das Firmenwiki ist ein Bereich der Teamwork-Software. Diese Bereiche grenzen direkt an und teilen dieselben Benutzergruppen.
Aufgabenmanagement
Offene Punkte und Aufgaben, mit den passenden Wiki-Seiten verbunden.
Mehr erfahrenDateimanagement
Dokumente und Office-Dateien, versioniert und am selben Kontext abgelegt.
Mehr erfahrenTeamforum
Themenbereiche und News, die Diskussion zur Wiki-Seite an einem Ort.
Mehr erfahrenTeamkalender
Termine, Urlaub und Meilensteine des Teams in einer Ansicht.
Mehr erfahrenTeamchat
Einzel- und Gruppenchat, Inhalte aus dem System direkt geteilt.
Mehr erfahrenKanban-Board
Aufgaben als Karten, am selben Projekt wie das zugehörige Wissen.
Mehr erfahren
Im Überblick
Das Firmenwiki ist ein Bereich von Teamwork.
Das Wiki hält das Wissen, das Board die Arbeit, der Kalender die Zeit. Wie teamspace Aufgaben, Termine, Wissen und Dateien in einer Anwendung zusammenführt, zeigt die Übersicht zur Teamwork-Software.
Zur Teamwork-SoftwareHintergrund
Ein Wiki lebt vom Mitschreiben.
Ob ein Firmenwiki etwas wert ist, entscheidet sich nicht an seinem Umfang, sondern an seiner Pflege. Ein Wiki, das nur einmal befüllt wurde, veraltet still. Eines, an dem die ganze Belegschaft mitschreibt, wächst mit dem Haus.
Bei der Arbeit entstehen lassen. Die beste Seite schreibt niemand als Sonderaufgabe. Sie fällt nebenbei an: ein gelöstes Ticket wird zur Service-Seite, ein Kickoff zum Protokoll, eine Festlegung zur Anleitung. So bleibt der Bestand aktuell, weil er dort entsteht, wo gearbeitet wird.
Einstieg verkürzen. Wer neu anfängt, liest Checklisten, Prozesse und Zuständigkeiten an einer Stelle nach, statt sie sich in drei Postfächern zusammenzusuchen. Bei einem Personalwechsel bleibt das Wissen im Wiki, statt mit der Person zu gehen.
Lesbar halten. Vorlagen und einheitliche Kopfzeilen geben jeder Seite denselben Rahmen, sodass niemand Formatierung nachbaut und ein Eintrag aussieht wie der nächste. So bleibt das Wiki übersichtlich, auch wenn viele Hände daran schreiben.
Verwandte Module
Was an das Firmenwiki anschließt.
Wer Wissen zentral hält, arbeitet fast immer auch am Projekt, am Kunden und an der gebuchten Stunde. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Projektmanagement
Aus dem Wissen am Projekt wird der Projektplan: Struktur, Phasen und Soll-Ist, tagesaktuell.
- Wiki und Dateien am Projekt
- Gantt mit Vorgänger-Logik
- Soll-Ist und Deckungsbeitrag
CRM-Software
Aus dem Kontakt wird die Kundenakte: Vorgaben, Vorgänge und Historie an einer Stelle.
- Organisation, Kontakt und Vorgang
- Digitale Kundenakte als Zeitleiste
- Service-Wissen am Kunden
Zeiterfassung online
Aus der Aufgabe wird die gebuchte Stunde: Anwesenheit, Projektzeit und Stundenzettel mit Freigabe.
- Buchen auf Projekt oder Ticket
- Abrechenbar oder intern getrennt
- Freigaben nachvollziehbar
Erstgespräch
Passt das Firmenwiki zu Ihrem Haus?
Sie zeigen uns Ihre heutige Wissens-Landschaft, wir zeigen Ihnen, was ein Firmenwiki davon ablöst. Danach entscheiden Sie, ob der Umstieg für Ihr Team der richtige Weg ist.
Häufige Fragen zum Firmenwiki
Brauchen wir noch ein separates Tool wie Confluence oder Notion?
In den meisten Dienstleistern nicht. Wenn Sie ohnehin Projekte, Aufgaben und Kunden in teamspace führen, ist das integrierte Firmenwiki der natürliche Ort für das Wissen. Einen direkten Import aus Confluence, Notion oder SharePoint gibt es nicht; Inhalte werden neu angelegt oder über die REST-API übertragen. Welcher Weg für Ihren Bestand sinnvoll ist, besprechen wir im Erstgespräch.
Wie funktioniert die Versionierung?
Jede Speicherung einer Wiki-Seite legt die vorige Fassung als Version ab. Bearbeiter und Zeitpunkt bleiben sichtbar, und frühere Versionen lassen sich mit einem Klick wieder aktivieren. Im aktivierten GoBD-Modus, den 5 POINT auf Wunsch freischaltet, sind die Stände revisionssicher über zehn Jahre festgehalten.
Können wir Wiki-Seiten mit Projekten und Kunden verbinden?
Ja. Eine Wiki-Seite hängt an einem Projekt, an einem Kunden oder an einem Vorgang, und die Diskussion dazu läuft im Forum direkt an der Seite. Wer den Kunden oder das Projekt öffnet, hat die zugehörige Seite einen Klick entfernt. Mehr dazu auf der Projektdokumentation.
Wie funktioniert die Suche?
Über die Vorschau-Suche. Sie geben ein Stichwort ein, und das Ergebnis zeigt den Treffer im Kontext der Seite, sodass Sie sofort sehen, ob die Antwort darin steht. Für gescannte Dokumente lässt sich auf Wunsch eine Texterkennung über die Google-Vision-API aktivieren; dafür ist eine schriftliche Freigabe als Subdienstleister nötig.
Können wir einzelne Seiten extern teilen?
Ja, über öffentliche Seiten. Sie erzeugen einen Link zu einer einzelnen Seite und geben ihn an Kunden oder externe Partner weiter, ohne dass diese Einblick in den Rest bekommen. Dem Link lässt sich ein Gültigkeitsdatum geben, nach dem er erlischt.
Können wir mehrere Wikis anlegen?
Ja. Neben dem zentralen Firmenwiki legen Sie themenspezifische Wikis an, etwa ein CRM-Wiki oder ein Projektmanagement-Wiki. Zusätzlich hat jeder Mitarbeiter einen persönlichen Bereich, Mein Wiki, für eigene Notizen und Verweise auf häufig gebrauchte Seiten.
Wie sind die Berechtigungen geregelt?
Pro Seite, über zentrale Benutzergruppen. Sie legen fest, wer eine Seite sieht und wer sie bearbeitet. Die Berechtigung hängt an der Gruppe, nicht an der Person, sodass ein Abteilungswechsel ohne manuelles Umstellen der Rechte funktioniert. Wer eine Seite anlegt oder bearbeitet, wird automatisch ihr Beobachter und über Änderungen informiert.
In welcher Edition ist das Firmenwiki enthalten?
Das Firmenwiki gehört zur Teamwork-Schicht und ist damit in jeder teamspace-Edition dabei, von light aufwärts. Es teilt sich Kontakte, Mitarbeiter und Berechtigungen mit dem Rest des Systems. Welche Edition zu Ihrem Bedarf passt, klären wir im Erstgespräch; die Preise stehen auf der Preisseite.
Erstgespräch
Firmenwiki in 15 Minuten geprüft.
Wir besprechen Ihre heutige Wissens-Landschaft und welche Tools sich auf ein Firmenwiki bündeln lassen. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, wo der Umstieg sich auszahlt.