Ein Teamforum gliedert den Austausch in Themenbereiche, statt ihn im Chat-Strom verlaufen zu lassen. In teamspace diskutieren Teams in Foren mit eigenen Rechten, stimmen über Optionen ab und veröffentlichen Firmen-News. Teil von Teamwork, der light-Basis von teamspace, in jeder Edition dabei.
Ausgangslage
Im Alltag
Drei Dinge, die ein Teamforum im Alltag tragen muss. Alle drei laufen über dieselben Foren und dieselben Berechtigungen.
Struktur
Ein Forum, in das alle alles schreiben, wird schnell unübersichtlich. teamspace ordnet den Austausch deshalb in Ebenen: ein Themenbereich fasst mehrere Foren zusammen, ein Forum enthält die einzelnen Themen und Umfragen.
Die Seite „Aktuelle Themen" sammelt die jüngsten Beiträge nach Heute, Gestern und Vergangen. So bleibt der Überblick erhalten, auch wenn viele Foren parallel laufen.
Umfragen
Eine Umfrage im Forum ist mehr als ein Daumen-hoch. Sie durchläuft einen klaren Ablauf, und ihr Sieger wird zu einem echten Vorgang im System.
Optionen, Stichtag und Abstimmungsart festlegen
jeder Berechtigte ergänzt eigene Optionen
einfach, mehrfach oder als Bewertung
Zwischenergebnis bleibt erhalten
„Sowohl im Support als auch in der Projektierung haben Mitarbeiter Einsicht in Aufträge und Rechnungen. Das war vorher nicht möglich."
Firmenblog
Neben der Diskussion führt das Forum ein internes Firmenblog. In der Redaktion schreibt ein kleiner Kreis die Beiträge, das ganze Haus liest sie. So ersetzt eine News-Kachel die Rundmail, die ohnehin niemand zweimal findet.
So bekommt das Sommerfest, die neue Richtlinie oder der Quartalsrückblick einen festen Platz, an dem ihn jeder wiederfindet, statt im Postfach unterzugehen.
Erstgespräch
Wo wird bei Ihnen heute diskutiert und entschieden?
In 20 Minuten schauen wir, wo Ihre Diskussionen, Abstimmungen und Firmen-News heute liegen und wie ein Forum sie an einer Stelle bündelt. Sie bekommen ein ehrliches Erst-Feedback, ob teamspace dazu passt.
Ablauf
In der Systemkonfiguration entstehen Themenbereiche und darunter die Foren, etwa pro Team oder Abteilung. Die Lese- und Schreibrechte sitzen pro Forum.
Ein Eröffnungsbeitrag definiert das Thema. Alternativ legt man eine Umfrage mit Optionen und Stichtag an. Beim Anlegen entscheidet das Recht, wer teilnimmt.
Beiträge sammeln sich im Thema. Bei einer Umfrage wird einfach, mehrfach oder als Bewertung abgestimmt, öffentlich, geheim oder anonym.
Wer ein Thema beobachtet, bekommt bei jedem neuen Beitrag eine Nachricht im System. So bleibt man dran, ohne ständig nachzusehen.
Die Seite Aktuelle Themen sortiert nach Heute, Gestern und Vergangen. Über Filter findet man auch ältere Diskussionen wieder.
Diskussion
Ein Thema beginnt mit einem Eröffnungsbeitrag, der die Frage oder den Vorschlag setzt. Darunter sammeln sich die Beiträge der Beteiligten, und anders als im Chat bleibt der ganze Verlauf an einer Stelle stehen.
So wird der Austausch zu etwas, das bleibt: Eine Methodenfrage von heute ist in drei Monaten noch nachlesbar, mitsamt allem, was dazu gesagt wurde. Schnelles bleibt im Teamchat, Beständiges im Forum.
Berechtigungen
Foren-Inhalte sind oft heikel: interne Kritik, strategische Fragen, Personalthemen. In teamspace entscheidet die Berechtigung pro Forum, wer mitliest und wer schreibt, geregelt über dieselben Benutzergruppen wie im ganzen System.
Weil die Struktur hierarchisch vererbt, gilt das Recht eines Bereichs für die Foren darunter, solange nichts Engeres gesetzt ist. So bleibt Vertrauliches getrennt, ohne dass jemand für jeden Beitrag einzeln nachdenkt.
Mehr aus Teamwork
Das Forum ist ein Baustein von Teamwork. Diese Bereiche grenzen daran und greifen dieselben Benutzergruppen.
Schneller Austausch 1:1 oder in der Gruppe, wenn es nicht ins Forum gehört.
Mehr erfahrenAus einer geklärten Frage wird eine versionierte Wiki-Seite, die bleibt.
Mehr erfahrenOffene Punkte mit Bearbeiter und Frist, auch als Abstimmungstyp im Forum.
Mehr erfahrenAufgaben als Karten, die durch Status-Spalten von Wartend bis Fertig wandern.
Mehr erfahrenTermine fürs ganze Team, etwa der Sieger einer Termin-Umfrage.
Mehr erfahrenDokumente versioniert ablegen, am Board, Projekt und Kunden.
Mehr erfahrenWas es ist
Ein Teamforum ist eine interne Plattform für strukturierten Austausch: Diskussionen, Abstimmungen und Mitteilungen, geordnet in Themenbereiche und Foren mit eigenen Rechten. Anders als ein Chat hält es Themen fest, statt sie vorbeiziehen zu lassen.
Spürbar wird der Bedarf, sobald mehr als ein Dutzend Leute zusammenarbeiten. Dann reicht der Zuruf nicht mehr, und der Chat wird zu einem Strom, in dem die Entscheidung von gestern heute schon verschwunden ist. Eine Methodenfrage, ein Best-Practice-Austausch, eine Abstimmung über den nächsten Schritt: alles Dinge, die mehrere betreffen und auch nach Wochen noch zählen.
In teamspace gehört das Forum zur light-Edition und damit zu jedem Konto. Es teilt sich Benutzergruppen und Berechtigungen mit dem Rest des Systems, sodass eine Umfrage ihren Sieger als Termin im Teamkalender ablegen oder ein Forum am Projekt hängen kann.
Im Überblick
Diskussion, Abstimmung und News sind ein Teil davon, wie ein Team seinen Tag koordiniert. Wie teamspace Boards, Teamkalender, Wiki, Forum und Chat in einer Anwendung bündelt, jedes Board mit eigenem Wiki, Forum und Datei-Fach, zeigt die Übersicht Teamwork.
Zum Teamwork-BereichFunktionsumfang
Die Funktionen, gruppiert nach Bereich. Alles über dieselben Benutzergruppen geregelt.
Hintergrund
Der Unterschied zwischen einer Mail und einem Forum-Beitrag zeigt sich selten am Tag, an dem er geschrieben wird. Er zeigt sich Wochen später, wenn jemand fragt: „Wie hatten wir das damals entschieden?" Die Mail liegt dann in fünf verschiedenen Postfächern, jede mit einem anderen Stand der Antwort-an-alle-Kette.
Ein Forum dreht das um. Die Diskussion liegt an einer Stelle, der Verlauf bleibt vollständig, und wer das Thema beobachtet, hat den Stand mitbekommen, ohne ihn zu suchen. Eine Abstimmung produziert nicht nur Stimmen, sondern einen Beschluss, der als Termin oder Vorgang im System weiterlebt. Und eine Firmen-News bleibt eine Seite, die man wiederfindet, kein Anhang, der mit dem Postfach verschwindet.
Das ist der stille Gewinn: Nicht das laute Heute, sondern das ruhige Später. Wer in einem halben Jahr einsteigt, liest nach, was lief, statt die Leute zu fragen, die zufällig dabei waren. So wird aus Kommunikation Wissen, das dem Haus gehört, nicht den einzelnen Postfächern.
Verwandte Module
Wer im Team diskutiert und abstimmt, hat fast immer mit dem Projekt, dem Kunden und der gebuchten Stunde zu tun. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Jedes Projekt hat einen Forum-Reiter für den Austausch zum Vorhaben.
Austausch und Notizen hängen an der Kundenakte, nicht im Postfach.
Hängt ein Thema am Projekt, wird aus der Mitarbeit die gebuchte Stunde.
Erstgespräch
Sie schildern uns, wie Ihr Team heute austauscht, abstimmt und Neuigkeiten verteilt. Wir zeigen, wie teamspace daraus geordnete Foren macht, die jeder überblickt.
Ein Teamforum ist eine interne Plattform für strukturierten Austausch: Diskussionen, Abstimmungen und Mitteilungen, geordnet in Themenbereiche und Foren. In teamspace gehört es zu Teamwork, der light-Basis, und teilt sich Benutzergruppen und Berechtigungen mit dem Rest des Systems.
Anders als der Teamchat, in dem schnelle Nachrichten vorbeiziehen, hält das Forum fest, was länger zählt. Eine Architektur-Entscheidung, ein Best-Practice-Austausch, eine Abstimmung über den nächsten Schritt: alles Themen, die mehrere betreffen und auch nach Wochen noch relevant sind. Wer später dazukommt, liest den vollständigen Verlauf, statt sich durch tausend Chat-Zeilen zu klicken.
Damit ein Forum übersichtlich bleibt, ordnet teamspace den Austausch in drei Ebenen:
In der Strukturansicht legen Sie Bereiche und Foren an, verschieben sie und sortieren die Reihenfolge. Die Seite „Aktuelle Themen” zeigt die jüngsten Beiträge nach Heute, Gestern und Vergangen, mit Filtern für ältere Diskussionen.
Neben der Diskussion bietet das Forum eine vollständige Umfrage-Funktion. Eine Umfrage hat eine Abstimmungsart (Einfach-, Mehrfachauswahl oder Bewertung auf einer Skala), einen Modus (öffentlich, geheim oder anonym) und einen Typ.
Sie durchläuft einen klaren Ablauf: vom Entwurf über einen optionalen Sammelmodus, in dem jeder Berechtigte eigene Optionen ergänzt, bis zur Abstimmung mit Stichtag. Eine laufende Umfrage lässt sich stoppen, das Zwischenergebnis bleibt erhalten.
Das Besondere liegt im Typ. Steht eine Umfrage auf Termin, Projekt, Datei oder Offener Punkt, wird der Sieger nach der Abstimmung als echtes Element im System gespeichert. Über einen gemeinsamen Termin abzustimmen heißt also, ihn anschließend direkt im Teamkalender stehen zu haben.
Redaktion und News bilden zusammen ein internes Firmenblog, eine digitale Mitarbeiterzeitung. In der Redaktion verfasst ein kleiner Kreis die Artikel, mit Titel, Teaser und einem Veröffentlichungszeitraum, und ordnet sie einem Forum zu.
Die News zeigen die veröffentlichten Artikel. Mitarbeitende ohne Redaktions-Zugang lesen sie über die News-Kachel auf ihrer Startseite und können darunter selbst einen Beitrag abgeben. So wird aus einer Mitteilung ein Austausch, und das Sommerfest, die neue Richtlinie oder der Quartalsrückblick bekommt einen festen Platz statt einer Rundmail.
Ein Forum lebt davon, dass niemand etwas verpasst, ohne ständig nachzusehen. Dafür gibt es das Beobachten: Ein Klick auf das Auge neben einem Thema genügt, und bei jedem neuen Beitrag kommt eine Nachricht im System.
So bleibt man bei den Themen dran, die zählen, ohne die anderen mitlesen zu müssen. Wer ein Forum ohnehin selten öffnet, wird trotzdem informiert, sobald sich in einer beobachteten Diskussion etwas tut.
Foren-Inhalte sind oft sensibel: interne Kritik, strategische Fragen, Personalthemen. teamspace regelt den Zugriff über dieselben Benutzergruppen wie im ganzen System, und die Berechtigung sitzt pro Forum.
Ein offenes Forum lesen alle, in einem internen schreibt nur das zuständige Team, ein Admin-Forum bleibt der Geschäftsführung vorbehalten. Für einzelne Foren und Themen lassen sich Moderatoren einsetzen. Einem externen Partner gibt man Zugriff auf genau ein Forum, ohne Einblick in den Rest. Weil die Struktur hierarchisch vererbt, gilt das Recht eines Bereichs für die Foren darunter, solange nichts Engeres gesetzt ist.
teamspace läuft in zwei georedundanten Rechenzentren in Frankfurt am Main, ausschließlich in der EU. Das Rechenzentrum ist ISO-27001-zertifiziert; teamspace selbst trägt diese Zertifizierung nicht. teamspace ist Made in Germany und DSGVO-konform, mit Auftragsverarbeitungs-Vertrag als Standard. Unterwegs läuft das Forum als installierbare Web-App.
Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft mit Sitz in Darmstadt, die teamspace seit 1999 entwickelt. Im Erstgespräch zeigen wir das Teamforum mit Beispiel-Themen und einer laufenden Umfrage.
