Task Management: wer macht was bis wann, und woran sieht man es
Aufgaben stehen in Mails, auf Zetteln und in Köpfen, und am Freitag weiß keiner, wer was übernommen hat. Hier steht, was Task Management ist, wie es sich vom Projektmanagement abgrenzt und welche Methoden im Büroalltag funktionieren.
5 Minuten Lesezeit Stand:
Kurz erklärt
Was ist Task Management?
Task Management ist die Planung, Verteilung und Verfolgung einzelner Aufgaben von der Idee bis zur Erledigung. Jede Aufgabe hat dabei einen Bearbeiter, eine Fälligkeit und einen Status. Anders als das Projektmanagement schaut es nicht auf das ganze Vorhaben, sondern auf die Arbeit, die als Nächstes dran ist.
- 1 Bearbeiter
- je Aufgabe, nicht zwei und nicht „das Team“
- 3 Angaben
- braucht jede Aufgabe: Bearbeiter, Fälligkeit, Status
- 1 Liste
- statt fünf Zettel und drei Postfächer
Warum Zettel nicht reichen
Eine Aufgabe, die niemandem gehört, wird nicht erledigt
Bei der Müller Consulting GmbH landen Aufgaben in Mails, in Besprechungsnotizen und in Zurufen auf dem Flur. Am Freitag fragt die Projektleiterin, wer eigentlich die Unterlagen an die Weber GmbH schickt. Alle dachten, jemand anderes macht das.
Dafür gibt es Task Management. Es geht nicht darum, Leute zu kontrollieren, sondern darum, dass jede Aufgabe an genau einer Stelle steht, mit einem Namen daran. Wer wissen will, was heute dran ist, schaut in eine Liste und nicht in drei Postfächer.
„Task“ ist schlicht das englische Wort für Aufgabe, im Alltag sagen die meisten Task Management und Aufgabenmanagement für dasselbe. Welche Software das abbildet, steht auf der Seite zum Aufgabenmanagement Tool. Hier geht es um die Methode dahinter.
Die Aufgabe selbst
Woran Sie eine steuerbare Aufgabe erkennen
Die meisten Probleme im Task Management sind Probleme der Formulierung. Eine Liste mit Themen statt Aufgaben bleibt lang, und niemand weiß, wann sie kürzer wird.
Ein Ergebnis, kein Thema
„Angebot Bauer KG“ ist ein Thema. „Angebot für die Bauer KG fertigstellen und an Frau Weber mailen“ ist eine Aufgabe.
Ein Bearbeiter
Wenn zwei Leute zuständig sind, ist es keiner. Mehrere können mitarbeiten, aber einer trägt die Aufgabe.
Ein Termin
Ohne Fälligkeit rutscht die Aufgabe nach unten, bis sie dringend wird. Auch „irgendwann im Quartal“ ist ein Termin, wenn er dasteht.
Ein Status, den man sieht
Offen, in Arbeit, wartet auf jemanden, erledigt. Gerade „wartet auf“ fehlt oft, dabei erklärt es, warum etwas liegt.
Was in eine Woche passt
40 Stunden Woche, aber nicht 40 Stunden für Aufgaben
Eine Projektleiterin bei der Müller Consulting GmbH, ausgedachte Zahlen. Wer ihr 35 Stunden Aufgaben in die Woche packt, plant gegen die Wirklichkeit.
- 22 Stunden: Aufgaben. Das ist der Platz, den Sie wirklich vergeben können.
- 8 Stunden: Besprechungen. Jour fixe, Kundentermine, Abstimmungen.
- 6 Stunden: Unterbrechungen. Mails, Rückfragen, Anrufe, die niemand eingeplant hat.
- 4 Stunden: Luft. Für das, was in keiner Liste stand.
Die Stunden sind ein Beispiel, kein Richtwert. Schreiben Sie zwei Wochen lang auf, wie Ihre eigene Woche aussieht, dann haben Sie echte Zahlen.
Abgrenzung
To-do-Liste, Task Management, Projektmanagement
Die drei gehen ineinander über. Ein Projekt besteht aus Aufgaben, und jede Aufgabe kann auf einer privaten Liste landen. Der Unterschied liegt in der Blickrichtung.
| To-do-Liste | Task Management | Projektmanagement | |
|---|---|---|---|
| Blick auf | Meine Dinge | Aufgaben im Team | Das ganze Vorhaben |
| Frage | Was mache ich heute? | Wer macht was bis wann? | Erreichen wir Ziel, Termin und Budget? |
| Sichtbar für | mich | alle Beteiligten | Projektleitung und Auftraggeber |
| Zusammenhang | keiner | lose, über Status und Fälligkeit | fest, über Phasen und Abhängigkeiten |
Mehr zur größeren Ebene steht unter Was ist Projektmanagement.
Methoden
Vier Arten, mit Aufgaben umzugehen
Kanban
Aufgaben wandern über ein Board von „offen“ nach „erledigt“. Die Regel, die wirkt: nur so viele Aufgaben gleichzeitig in Arbeit, wie ein Mensch tatsächlich anfassen kann. Mehr zur Methode unter Kanban Board.
Timeboxing
Für eine Aufgabe wird ein fester Zeitrahmen reserviert, etwa 90 Minuten am Dienstagvormittag. Danach ist Schluss, auch wenn es noch nicht perfekt ist.
Wichtiges zuerst
Die Aufgabe, die am meisten bringt oder am meisten Überwindung kostet, kommt an den Anfang des Tages, bevor Mails den Vormittag auffressen. Wie Sie entscheiden, welche das ist, steht unter Prioritäten setzen.
Wochenrunde
Einmal pro Woche, am besten montags, die offenen Aufgaben durchgehen: Was fällt weg, was wandert, was wartet auf jemand anderen? Zehn Minuten reichen, wenn die Liste gepflegt ist.
In teamspace
Aufgaben mit Namen, Termin und Status an einer Stelle
In teamspace heißen Aufgaben Offene Punkte. Sie sind im Funktionsumfang der Edition light enthalten.
- Fünf Typen: To-Do, Ziel, Problem, Idee und Notiz, dazu Fortschritt, Kommentar und Dateianhang.
- Jeder sieht seine Liste: „Meine Offenen Punkte“ zeigt die zugeteilten Aufgaben nach Fälligkeit sortiert, auch die heute erledigten.
- Vom Punkt zur Arbeit: Ist ein Punkt einem buchbaren Projekt zugeordnet, buchen Sie direkt Zeit darauf. Bei Bedarf wird daraus ein Arbeitspaket.
Häufige Fragen
Was ist ein Task im Projekt?
Was ist der Unterschied zwischen Task Management und Projektmanagement?
Was gehört in eine gute Aufgabenbeschreibung?
Warum scheitert Task Management im Team?
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Aufgaben, die nicht mehr in Mails verschwinden?
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