Prioritäten setzen: was zuerst dran ist, wenn alles eilt
Am Montagmorgen stehen zwölf Dinge auf der Liste, und jedes wurde als dringend eingestuft. Hier geht es um drei Verfahren, die helfen zu entscheiden, und darum, wo man sich dabei selbst belügt.
6 Minuten Lesezeit Stand:
Kurz erklärt
Wie setzt man Prioritäten?
Prioritäten setzen, auch Priorisierung genannt, heißt, Aufgaben in eine Reihenfolge zu bringen, und zwar nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Wichtig ist, was zu Ihren Zielen beiträgt, dringend ist, was bald erledigt sein muss. Das Eisenhower-Prinzip trennt beides in vier Felder, die ALPEN-Methode plant den Tag in fünf Schritten, das Pareto-Prinzip fragt nach den wenigen Aufgaben mit dem größten Ertrag.
- 4 Felder
- hat die Eisenhower-Matrix, sortiert nach wichtig und dringend
- 5 Schritte
- hat die ALPEN-Methode, von der Liste bis zur Nachkontrolle
- 1 Frage
- stellt das Pareto-Prinzip: Welche Aufgaben bringen am meisten?
Eisenhower-Prinzip
Wichtig ist nicht dasselbe wie dringend
Das Prinzip wird Dwight D. Eisenhower zugeschrieben. Man sortiert jede Aufgabe nach zwei Fragen: Bringt sie mich oder das Projekt weiter? Und: Muss sie bald fertig sein? Daraus werden vier Felder.
Wichtig und dringend: sofort selbst
Die Frist läuft heute ab, der Kunde wartet auf die Korrektur. Termin im Kalender blocken und anfangen.
Wichtig, nicht dringend: einplanen
Hier liegt, was Sie weiterbringt: die Angebotsvorlage überarbeiten, den Projektplan mit dem Team durchgehen. Wird gern verschoben, bis es dringend ist.
Dringend, nicht wichtig: abgeben
Die Rückfrage zur Reisekostenabrechnung, eine Terminabstimmung. Jemand anderes kann es genauso gut, und Sie gewinnen Zeit.
Weder noch: streichen
Aufgaben, die seit Wochen auf der Liste stehen und niemandem fehlen. Löschen, nicht verschieben.
Durchgespielt
Ein Montag bei der Müller Consulting GmbH
Fünf Aufgaben von der Liste einer Projektleiterin, so sortiert wie in der Matrix. Die Aufgaben sind ausgedacht.
| Aufgabe | Wichtig | Dringend | Entscheidung |
|---|---|---|---|
| Angebot für die Bauer KG fertigstellen, Frist heute 17 Uhr | ja | ja | Sofort, Zeit im Kalender blocken |
| Projektplan Weber GmbH mit dem Team durchgehen | ja | nein | Auf Donnerstag legen, 60 Minuten |
| Schulungsunterlagen aktualisieren | ja | nein | Auf Freitagvormittag legen |
| Rückfrage der Buchhaltung zu einer Reisekostenabrechnung | nein | ja | An die Sachbearbeitung abgeben |
| Newsletter-Abos aufräumen | nein | nein | Streichen |
Auffällig ist die Mitte: Zwei von fünf Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend. Genau die fallen als Erstes hinten runter, wenn der Tag voll ist.
80 : 20
eine Faustregel, kein Gesetz
Pareto-Prinzip
Wenige Aufgaben tragen das meiste Ergebnis
Das Prinzip ist nach dem Ökonomen Vilfredo Pareto benannt. Übertragen auf die Aufgabenliste heißt es: Ein kleiner Teil der Aufgaben bringt den größten Teil dessen, was am Ende zählt.
Die 80 und die 20 sind keine gemessenen Größen, es können genauso 70 zu 30 oder 90 zu 10 sein. Nützlich ist die Frage dahinter: Welche zwei, drei Aufgaben auf der Liste entscheiden diese Woche wirklich etwas? Bei der Bauer KG ist das ein Angebot an einen Neukunden, nicht die zehn kleinen Aufräumarbeiten, die sich so schön abhaken lassen.
ALPEN-Methode
Den Tag in fünf Schritten planen
Die Buchstaben stehen für die Schritte. Fünf Minuten am Morgen reichen.
A: Aufgaben notieren
Alles aufschreiben, was heute ansteht, auch die Termine. Im Kopf behalten gilt nicht.
L: Länge schätzen
Wie lange dauert jede Aufgabe? Eher großzügig schätzen, sonst ist der Plan schon am Vormittag überholt.
P: Pufferzeit einplanen
Wer jede Minute verplant, kommt bei der ersten Störung ins Rutschen. Wie viel Luft Sie brauchen, zeigt Ihr eigener Tag: Wie oft werden Sie unterbrochen?
E: Entscheidungen treffen
Jetzt priorisieren, kürzen, abgeben. Hier hilft die Eisenhower-Matrix von oben.
N: Nachkontrolle
Abends kurz ansehen, was geschafft ist. Der Rest wandert, mit einem neuen Termin.
Priorisierung im Team
Prioritäten allein zu setzen ist leicht
Schwierig wird es, sobald zwei Personen etwas Unterschiedliches für das Wichtigste halten. Dann hilft keine Matrix, sondern eine Entscheidung, die jemand trifft und die alle sehen können.
Drei Dinge machen es leichter. Es gibt pro Projekt jemanden, der die Reihenfolge festlegt, meistens die Projektleitung. Die Reihenfolge steht dort, wo alle hinsehen, und nicht in einer privaten Liste. Und wenn eine neue Aufgabe nach oben rückt, rutscht eine andere ausdrücklich nach unten. Wer das nicht ausspricht, hat nur noch mehr Prioritäten, also keine.
In teamspace
Die Reihenfolge dort pflegen, wo die Aufgaben stehen
Entscheiden müssen Sie weiterhin selbst. In teamspace liegt die Entscheidung wenigstens dort, wo alle sie sehen.
- Priorität am Punkt: Jeder Offene Punkt hat Priorität, Fälligkeit und Status.
- Sortiert nach Fälligkeit: „Meine Offenen Punkte“ zeigt Ihre Aufgaben der Reihe nach, auf Wunsch aufgeteilt nach Projekt, Priorität oder Typ.
- Relevanz auf der Pinnwand: Elemente heften Sie mit einer Relevanz-Stufe von niedrig bis top an.
Häufige Fragen
Was bedeutet Priorisierung?
Was bedeutet Eisenhower-Prinzip?
Was ist der Unterschied zwischen wichtig und dringend?
Wofür steht ALPEN?
Was ist das Pareto-Prinzip einfach erklärt?
Wie setze ich Prioritäten, wenn alles wichtig ist?
Wie priorisiere ich Aufgaben im Team?
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