Beide Geldseiten am selben Projekt
- Einnahmen und Ausgaben laufen über dieselbe Projektstruktur.
- Plandaten und Echtdaten stehen nebeneinander.
- Kein Übertrag zwischen Sheet, Zeit-Tool und Rechnung.
Planen und steuern Sie Ihre Projektfinanzen an einer Stelle.
Bei der finanziellen Sicht auf ein Projekt zählen beide Seiten: Kosten und Ausgaben ebenso wie Leistungen und Einnahmen. teamspace plant diese Größen am selben Projekt und gleicht sie laufend gegen den Plan ab, vom ersten Budget bis zur gestellten Rechnung. Teil des Projektmanagements in teamspace.
Das Prinzip
Stellen Sie Einnahmen und Ausgaben gegen denselben Plan.
Beide Geldseiten eines Projekts hängen am selben Knoten und werden gegen einen eingefrorenen Basiswert abgeglichen. So ist auf einen Blick ablesbar, was bestellt, abgerechnet und noch offen ist, ohne dass jemand Zahlen aus mehreren Tabellen zusammenträgt.
Ausgaben Projekt PRJ-027 28.000 € noch offen im Plan
Basiswert Planbudget 80.000 €
Zwischenstand Bestellt 52.000 €
Ist Eingangsrechnung 38.000 €
Einnahmen Projekt PRJ-027 48.000 € noch offen
Basiswert Planeinnahmen 140.000 €
Zwischenstand Auftragssumme 120.000 €
Ist In Rechnung 72.000 €
Eine eingefrorene Basis, beide Geldseiten, jederzeit der Abgleich.
Ausgabenseite
Sehen Sie, wie viel vom Budget noch offen ist.
Der Basiswert hält die ursprünglichen Plandaten Ihres Projekts fest: für Einnahmen, Ausgaben, Projektzeiten und verrechenbare Zeiten. Gegen diese Basis stellt teamspace, was Sie bereits bestellt haben und was als Eingangsrechnung tatsächlich angefallen ist.
Damit beantwortet die Ausgabenseite ohne Nachrechnen die Fragen, die im Projekt zählen:
- Wie viel vom Planbudget ist bereits ausgegeben worden?
- Liegen die getätigten Bestellungen im Planrahmen?
- Wie viel vom Planbudget ist aktuell noch offen?
Einnahmenseite
Prüfen Sie, was vom Auftrag schon berechnet ist.
Denselben Abgleich machen Sie für die Einnahmen. teamspace zeigt die planmäßigen Einnahmen des Projekts, die Summe der vorliegenden Aufträge und die Forderungen, die Sie über Rechnungen bereits gestellt haben. So steht jederzeit fest, wo das Projekt auf der Erlösseite steht.
Aus dieser Gegenüberstellung lassen sich mehrere Fragen direkt beantworten:
- Welcher Anteil der Auftragssumme ist bereits in Rechnung gestellt worden?
- Wie verhält sich die aktuelle Auftragssumme zu den Planeinnahmen?
- Wie hoch sind die noch offenen Planeinnahmen?
Erstgespräch
Schauen wir auf die Finanzen eines Ihrer Projekte.
In 15 bis 30 Minuten gehen wir durch, wie Sie Einnahmen und Ausgaben eines typischen Projekts heute auswerten, und Sie sehen, wie teamspace beide Seiten an einer Stelle gegen den Plan stellt. Sie bekommen ein klares Erst-Feedback, ob das zu Ihrem Setup passt.
Aufwandseinnahmen
Überwachen Sie das Aufwandsbudget vor der Rechnung.
Jede verrechenbare Zeitbuchung kennt nicht nur ihre Auftragsposition, sondern auch die Einnahme, die sie voraussichtlich erzeugt. Daraus gewinnen Sie zwei Erkenntnisse, die sonst leicht untergehen.
Zum einen werden Zeitbuchungen sichtbar, die keiner Auftragsposition zugewiesen sind. Das passiert, wenn die Zuordnung vergessen wurde oder noch keine passende Position vorhanden ist. So entdecken Sie verrechenbare Arbeit, die nur noch auf ihre Abrechnung wartet.
Zum anderen überwachen Sie monetäre Aufwandsbudgets, die ein Auftrag einräumt. Beauftragt ein Kunde eine Beratung über 10.000 Euro, die ein Junior- und ein Senior-Berater mit unterschiedlichen Stundensätzen erbringen, lesen Sie schon vor der Rechnung ab, welchen Anteil des Budgets die gebuchten Zeiten bereits verbraucht haben.
Synchronisation
Übernehmen Sie geänderte Plandaten aus dem Auftrag.
Plandaten ändern sich im Lauf eines Projekts. Passen Sie sie im Auftrag an, lassen sie sich auf Wunsch in das Projekt übernehmen. Die ursprünglichen Daten bleiben als Basiswert erhalten, sodass der Abgleich zu Controllingzwecken jederzeit möglich ist.
Die Übernahme wirkt analog zu den Basiswerten auf geplante Zeiten sowie auf Einnahmen und Ausgaben. Erhöhen Sie das Stundenkontingent einer Aufwandsposition von zehn auf zwölf Stunden, aktualisiert sich das Planbudget des zugeordneten Arbeitspakets ebenfalls auf zwölf Stunden. Auf Wunsch rechnet teamspace allgemeine Preispositionen über einen im Projekt frei definierbaren Stundensatz um.
Was trägt
Drei Größen halten Ihre Finanzsicht zusammen.
Eine belastbare Projektfinanzsicht entsteht erst, wenn Plan, Basis und Abweichung an derselben Struktur hängen. Daran entscheidet sich, ob die Zahlen steuern oder nur dokumentieren.
Der Plan bleibt als Basiswert erhalten
- Ursprüngliche Plandaten bleiben als Referenz stehen.
- Jede Abweichung ist gegen die Basis ablesbar.
- Geänderte Werte aus dem Auftrag laufen kontrolliert nach.
Abweichung zeigt sich vor der Rechnung
- Aufwandsbudgets aus den gebuchten Zeiten überwachen.
- Verrechenbare Arbeit ohne Auftragsposition wird sichtbar.
- Reagieren, bevor abgerechnet oder reklamiert wird.
„Wir arbeiten hauptsächlich mit der Budgetspalte."
Mehr aus dem Projektmanagement
Anwendungsfälle, die an den Finanzen hängen.
Die Projektfinanzen teilen ihre Daten mit diesen Bereichen, sodass eine gebuchte Stunde Plan, Marge und Rechnung zugleich speist.
Projektcontrolling
Plan, Ist und Forecast tagesaktuell, mit Warnstufen auf Budget und Marge.
Mehr erfahrenProjektabrechnung
Aus geprüften Stunden, Pauschalen und Kosten entsteht die Rechnung im Auftrag.
Mehr erfahrenProjektzeiterfassung
Die gebuchte Stunde ist die Quelle für verrechenbare Einnahmen und Kosten.
Mehr erfahrenEarned Value Analyse
Aus Plankosten, Fertigstellungswert und Istkosten entstehen die Abweichungen.
Mehr erfahrenKapazitätsplanung
Wer ist eingeplant, wer frei: die Auslastung hinter den geplanten Kosten.
Mehr erfahrenProjektstrukturplan
Hauptprojekt, Teilprojekt und Arbeitspaket: die Struktur, an der Budgets hängen.
Mehr erfahren
Teil des Projektmanagements
Die Finanzsicht steckt im Projektmanagement.
Basiswerte, Aufwandseinnahmen und der Soll-Ist-Abgleich sind kein eigenes Werkzeug, sondern die finanzielle Sicht auf die Projekte, die Sie in teamspace ohnehin führen. Vom Projektstrukturplan über das Controlling bis zur Abrechnung, in einer Übersicht.
Projektmanagement ansehenFinanzen im Projektalltag
Was Projektfinanzen im Projektalltag ausmacht.
Projektfinanzen umfassen die Planung und die laufende Steuerung der Einnahmen und Ausgaben eines Projekts. Auf der Ausgabenseite stehen Budgets, Bestellungen und Eingangsrechnungen, auf der Einnahmenseite die Planeinnahmen, die Auftragssummen und die gestellten Rechnungen. Wer beide Seiten gegen den ursprünglichen Plan stellt, erkennt früh, ob ein Projekt finanziell auf Kurs bleibt.
teamspace führt diese Sicht auf einer Datenbasis. Weil jede verrechenbare Zeitbuchung ihre Auftragsposition und ihre voraussichtliche Einnahme kennt, ist der Stand bis zur einzelnen Buchung nachvollziehbar. Der Deckungsbeitrag wird im Tab Analyse laufend aus internen Stundensätzen, gebuchten Zeiten und Kosten berechnet, nicht erst zum Quartalsende. Tiefere Auswertungen über Projekte, Kunden und Zeiträume liefern die Finanzberichte im Controlling.
teamspace wird seit 1999 in Darmstadt entwickelt. Der Betrieb läuft in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in der EU. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine Aktiengesellschaft nach deutschem Recht.
Verwandte Module
Drei Module liefern die Zahlen der Finanzsicht.
Die Finanzen eines Projekts leben von der gebuchten Stunde, der gestellten Rechnung und dem zugrunde liegenden Auftrag. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Zeiterfassung online
Stunden landen auf dem Arbeitspaket und sind die Grundlage für verrechenbare Einnahmen und Kosten.
- Buchen auf Projekt, Phase oder Ticket
- Abrechenbar oder intern unterschieden
- Aufwandseinnahmen je Buchung bekannt
Rechnungssoftware
Aus den geplanten Einnahmen werden die Forderungen, mit Stundensätzen, Pauschalen und Abrechnungsregeln.
- Teil-, Abschlags- und Schlussrechnung
- Aufträge als Grundlage der Einnahmen
- Übergabe an DATEV Unternehmen online
CRM-Software
Aus dem angenommenen Angebot entsteht der Auftrag, der die Planeinnahmen des Projekts setzt.
- Angebot, Auftrag und Projekt verbunden
- Auftragssumme als Planeinnahme
- Kundenakte am laufenden Projekt
Häufige Fragen zu Projektfinanzen
Was sind Projektfinanzen?
Projektfinanzen umfassen die Planung und laufende Steuerung der Einnahmen und Ausgaben eines Projekts. Dazu gehören auf der Ausgabenseite Budgets, Bestellungen und Eingangsrechnungen, auf der Einnahmenseite Planeinnahmen, Auftragssummen und gestellte Rechnungen. In teamspace hängen beide Seiten am selben Projekt und werden gegen den ursprünglichen Plan abgeglichen.
Was ist ein Basiswert in der Projektfinanzplanung?
Ein Basiswert hält die ursprünglichen Plandaten eines Projekts fest, und zwar für Einnahmen, Ausgaben, Projektzeiten und verrechenbare Zeiten. Er bleibt auch dann erhalten, wenn sich der Plan später ändert, sodass jede Abweichung gegen die ursprüngliche Basis ablesbar bleibt und zu Controllingzwecken verglichen werden kann.
Wie gleicht teamspace Plan und Ist bei Einnahmen und Ausgaben ab?
Auf der Ausgabenseite stellt teamspace das Planbudget den getätigten Bestellungen und den als Eingangsrechnung angefallenen Ausgaben gegenüber. Auf der Einnahmenseite stehen die Planeinnahmen, die Auftragssumme und der bereits in Rechnung gestellte Anteil nebeneinander. So ist jederzeit ablesbar, wie viel im Plan noch offen ist.
Was sind Aufwandseinnahmen?
Jede verrechenbare Zeitbuchung kennt die Einnahme, die sie voraussichtlich erzeugt. Daraus überwacht teamspace zwei Dinge: monetäre Aufwandsbudgets, die ein Auftrag einräumt, lassen sich schon vor der Rechnung als verbraucht ablesen, und Zeitbuchungen ohne zugewiesene Auftragsposition werden sichtbar, damit verrechenbare Arbeit nicht liegen bleibt.
Lassen sich geänderte Plandaten aus dem Auftrag ins Projekt übernehmen?
Ja. Ändern Sie Plandaten im Auftrag, lassen sie sich auf Wunsch in das Projekt übernehmen. Erhöht sich etwa das Stundenkontingent einer Aufwandsposition von zehn auf zwölf Stunden, aktualisiert sich auch das Planbudget des zugeordneten Arbeitspakets. Die ursprünglichen Daten bleiben als Basiswert erhalten.
Worin unterscheiden sich Projektfinanzen und Projektcontrolling?
Die Projektfinanzen sind die planende Sicht: Sie legen Budgets und Planeinnahmen fest und gleichen sie laufend mit Bestellungen, Aufträgen und Rechnungen ab. Das Projektcontrolling vertieft die Auswertung mit Soll-Ist-Vergleich, Deckungsbeitrag, Earned Value Analyse und Warnstufen. Beide arbeiten in teamspace auf denselben erfassten Zeiten und Kosten.
Erstgespräch
Wir rechnen ein Projekt einmal von beiden Seiten durch.
Vom Planbudget bis zur gestellten Rechnung. In einem kurzen Gespräch sehen Sie, wie teamspace Einnahmen und Ausgaben an einer Stelle gegen den Plan hält, statt sie über mehrere Tabellen zu verteilen.