Die Planung steht, jetzt zählt das Durchführen. teamspace führt das Projekt von der Auftragsannahme über Arbeitspakete, Zeiten und Meilensteine bis zur abrechenbaren Leistung an einer Stelle, mit einer Marge, die tagesaktuell mitläuft. Teil des Projektmanagements in teamspace.
Worum es geht
Der Start
Die Abwicklung beginnt nicht mit einem leeren Projekt, sondern mit dem angenommenen Auftrag. Per Klick wird daraus das Projekt: Die Auftragspositionen werden zu Teilprojekten und Arbeitspaketen, Budget und Verantwortliche sind von Anfang an gesetzt.
So steht der Bezug zwischen Auftrag und Leistung von der ersten Stunde an. Jede Buchung, die später folgt, weiß, zu welcher Position sie gehört.
Das Prinzip
Statt von Hand von Werkzeug zu Werkzeug gereicht zu werden, läuft das Projekt als ein Durchgang von der Auftragsannahme bis zur abrechenbaren Leistung. Plan und Ist stehen dabei die ganze Zeit nebeneinander.
Plan
240 h
Ist
188 h
Marge
21 %
Status
grün
Vom Auftrag bis zur Abnahme ein Durchlauf: die Marge läuft die ganze Zeit mit.
Marge
Der wichtigste Unterschied zwischen Durchführen und Hinterherlaufen ist der Zeitpunkt, an dem die Zahlen ankommen. teamspace berechnet den Deckungsbeitrag laufend, aus den internen Stundensätzen, den gebuchten Zeiten und den angefallenen Kosten. Das Ergebnis steht im Tab Analyse, nicht in einer Tabelle, die jemand am Quartalsende füllt.
Die Sicht lässt sich umschalten, je nach Frage:
Was zusammenhält
Eine Abwicklung läuft erst rund, wenn Stand, Daten und Abrechnung an derselben Struktur hängen. Daran entscheidet sich, ob ein Projekt steuerbar bleibt.
15 Minuten
In 15 bis 30 Minuten gehen wir Ihren Ablauf von Auftrag bis Abnahme durch und Sie sehen, wo teamspace ihn an einer Stelle zusammenhält. Sie bekommen ein klares Erst-Feedback, ob das zu Ihrem Setup passt.
Nachvollziehbarkeit
Während ein Projekt läuft, ändern sich Status und Termine. teamspace zeichnet diese Änderungen automatisch im Projektprotokoll auf, ohne dass jemand ein Logbuch pflegt. Wer den Verlauf braucht, sieht, wann welcher Status gesetzt und welcher Meilenstein verschoben wurde.
Das macht die Projektleitung gegenüber dem Kunden jederzeit sprachfähig: Der aktuelle Stand und der Weg dorthin sind belegt, nicht aus dem Gedächtnis rekonstruiert.
Dokumentation
Abnahmeprotokolle, Konzepte und Bilder gehören dorthin, wo gearbeitet wird. In teamspace liegt die Dateiablage an der Projektstruktur, sodass ein Dokument am richtigen Arbeitspaket hängt. Statt bei einer Kollegin nachzufragen, greifen die Beteiligten direkt zu.
Office-Dateien lassen sich online bearbeiten, die Versionen bleiben nachvollziehbar. So entsteht die Projektdokumentation nebenbei, statt als doppelte Pflicht am Projektende.
„Ich spare viel Zeit beim Rechnungen schreiben."
Der Abschluss
Am Ende eines Durchlaufs steht die Rechnung, und auch sie startet nicht mit einer Mail an die Buchhaltung. Über Abrechnungsregeln sind die Positionen an den Projektstatus gekoppelt: Sobald ein Teilprojekt den vereinbarten Status erreicht, erscheinen die zugehörigen Positionen im Auftrag als abrechenbar.
Aus den geprüften Stunden, Pauschalen und Kosten entsteht die Rechnung im hinterlegten Layout, mit den Kontaktdaten aus der Kundenakte. Festpreis, Zeit und Material liegen dabei nebeneinander im selben Auftrag.
Mehr aus dem Projektmanagement
Die Projektabwicklung teilt ihre Daten mit diesen Bereichen, ohne dass jemand etwas doppelt pflegt.
Hauptprojekt, Teilprojekt und Arbeitspaket: die Struktur, auf der die Abwicklung läuft.
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Mehr erfahrenPlan, Ist und Forecast tagesaktuell, mit Warnstufen auf Budget und Marge.
Mehr erfahrenAus geprüften Stunden wird die Rechnung, Festpreis und Zeit und Material nebeneinander.
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Mehr erfahrenWer ist eingeplant, wer ist frei: Auslastung pro Person und Woche.
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Teil des Projektmanagements
Auftrag, Arbeitspakete, Zeiten und Abrechnung sind kein eigenes Werkzeug, sondern die Durchführungs-Sicht auf die Projekte, die Sie in teamspace ohnehin führen. Vom Projektstrukturplan über das Controlling bis zur Abrechnung, in einer Übersicht.
Projektmanagement ansehenAbwicklung im Alltag
Projektabwicklung ist die Durchführung aller projektbezogenen Aufgaben vom Start bis zum Abschluss eines Projekts. Die Planung gehört nicht dazu, sie wird vorausgesetzt: Abgewickelt wird, was geplant ist. Gemeint sind das Erledigen der Arbeitspakete und die Aufgaben, die ein Projekt nach Plan halten.
Drei davon entscheiden über den Erfolg: die Projektdokumentation belegt den Stand, das Projektcontrolling zeigt Abweichungen früh, und die Projektabrechnung überführt die erbrachte Leistung in Rechnungen.
teamspace bündelt diese drei auf einer Datenbasis. Weil Stand, Marge und Abrechnung aus denselben erfassten Stunden entstehen, ist jede Zahl bis zur einzelnen Buchung nachvollziehbar. Wer steuern will, muss keine Daten zusammensuchen, er sieht sie. Wird die Einsatzplanung gebraucht, berücksichtigt der Einplanungs-Assistent in der enterprise-Edition Urlaub, Krankheit und Vertragsarbeitszeit und meldet Konflikte an die Planung.
Wir entwickeln teamspace seit 1999 in Darmstadt. Der Betrieb läuft in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, die Datenverarbeitung ausschließlich in der EU. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft nach deutschem Recht.
Einordnung
Verwandte Module
Die Abwicklung lebt von den Daten der Stunde, der Rechnung und des Auftrags. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Stunden landen auf dem Arbeitspaket und sind die Grundlage für Stand, Marge und Abrechnung.
Aus den fertigen Projektleistungen wird die Rechnung, mit Stundensätzen, Pauschalen und Abrechnungsregeln.
Aus dem angenommenen Angebot entsteht das Projekt. Auftrag und Kundenakte bleiben mit ihm verbunden.
Erstgespräch
Vom angenommenen Auftrag bis zur abrechenbaren Leistung. In einem kurzen Gespräch sehen Sie, wie teamspace den Durchlauf an einer Stelle hält, statt ihn über mehrere Werkzeuge zu reichen.
