Was ist mit Projektabwicklung gemeint?
Unter der Projektabwicklung versteht man die Durchführung aller projektbezogenen Aufgaben vom Beginn bis zum Ende eines Projekts. Die Projektplanung wird im Allgemein nicht dazugezählt.
Was gehört zur Projektabwicklung?
Neben der eigentlichen Projektdurchführung (also dem Erledigen der einzelnen Arbeitspakete innerhalb eines Projekts) gehören auch Verwaltungs- und Controllingaufgaben zur Projektabwicklung. Sie tragen dafür Sorge, dass das Projekt nach Plan verläuft und der Kunde mit dem Ergebnis zufrieden ist. Folgende Bestandteile sind für den Projekterfolg besonders wichtig:
- Projektdokumentation
- Projektcontrolling
- Projektabrechnung
Projektdokumentation
Arbeiten zu dokumentieren ist häufig eine eher stiefmütterlich behandelte Pflicht, denn sie erweckt den Eindruck, man müsse den doppelten Aufwand investieren. Erst für die eigentliche Aufgabe, dann nochmal für die Dokumentation. Ein gut dokumentiertes Projekt ist aber in zweierlei Hinsicht wertvoll. Zum einen erleichtert es anderen Projektbeteiligten die Arbeit. Sie können einfacher nachvollziehen, welche Arbeiten bereits wie erledigt wurden und können so schneller daran anknüpfen. Zum anderen sind Projektleiter, die über eine ausführliche Dokumentation verfügen, gegenüber dem Kunden jederzeit sprachfähig. Sie können den aktuellen Projektstand präzise wiedergeben und sind auch für kritische Rückfragen gewappnet. Nicht zuletzt schafft die Projektdokumentation Rechtssicherheit für beide Seiten – Auftraggeber und Auftragnehmer.
Projektcontrolling
Das Projektcontrolling überprüft laufend, ob das Projekt wie geplant verläuft. Dazu bedient es sich einer Reihe von Instrumenten wie z. B.:
- Soll-Ist-Vergleiche
- Deckungsbeitragsanalyse
- Earned Value Analyse
Der Zweck des Projektcontrollings besteht darin, Abweichungen vom Plan frühzeitig zu erkennen oder – noch besser – von vorneherein zu vermeiden. Diese können in drei verschiedenen Bereichen auftreten.
- Zeitliche Abweichung: Das Projekt dauert länger als geplant.
- Kostenabweichung: Das Projekt wird teurer als geplant.
- Leistungsabweichung: Qualität oder Umfang des Projekts weichen vom Plan ab.
Alle drei Arten der Abweichung sind problematisch, denn Sie erhöhen den Projektaufwand unter Umständen erheblich.
Projektabrechnung
Die Projektabrechnung ist eine Verwaltungstätigkeit, die häufig eng mit dem Projekt zusammenhängt. Gerade bei größeren Projekten erfolgt die Abrechnung oft in mehreren Abschlägen, die sich nach dem Projektfortschritt richten. Damit die Abrechnung reibungslos funktioniert, sollten die Zahlungsmodalitäten vor Projektbeginn möglichst klar und eindeutig mit dem Auftraggeber abgestimmt werden. Wann ist welche Zahlung fällig? Welche Bedingungen müssen dafür erfüllt sein? Wie hoch ist sie? Welche Zahlungskonditionen gelten? So vermeiden Sie Unsicherheiten und unangenehme Rückfragen.
Tipps, um Projekte erfolgreich abzuwickeln
Tipp 1: Mit allen Projekt-Stakeholdern umfassend kommunizieren
Kommunikation spielt bei der Projektabwicklung eine herausragende Rolle, um Missverständnissen vorzubeugen. Es geht dabei um die Abstimmung innerhalb des Projektteams, aber auch mit dem Kunden.
Häufig scheitern Projekte gar nicht an der Umsetzung, sondern an mangelnder Kommunikation und falschen Erwartungen. „Erwartungen sind einseitige Verträge, von denen der andere nichts weiß“, sagt Karlheinz Wolfgang und legt damit den größten Schwachpunkt von Nicht-Kommunikation offen.
Alles, was der Kunde oder ein Mitglied des Projektteams lediglich erwartet, ohne es explizit zu äußern, kann im Nachhinein zu Überraschungen führen. Deshalb:
- Formulieren Sie immer klar und deutlich, was Sie als Ergebnis des Projekts bzw. eines einzelnen Arbeitsschritts erwarten.
- Wiederholen Sie die Erwartungen anderer Projekt-Stakeholder (v. a. der Kunden) in eigenen Worten und fragen Sie nach, ob Sie den Inhalt richtig verstanden haben.
- Kommunizieren Sie regelmäßig, transparent und proaktiv den aktuellen Stand des Projekts. So vermeiden Sie falsche Erwartungen und schaffen einen einheitlichen Wissensstand.
Tipp 2: Verwaltungsprozesse so weit wie möglich automatisieren
Wo Menschen sind, passieren Fehler. Deshalb ist es ratsam, administrative Routine-Prozesse so weit wie möglich zu automatisieren.
Häufig begegnen Projektteams diesem Vorschlag mit dem Argument, man sei sowieso ständig in enger Abstimmung. In der Praxis sieht das dann so aus: Die Projektleitung schickt eine Mail an die Buchhaltung, um die nächste Rechnung anzustoßen. Rückfragen werden telefonisch geklärt, anschließend erstellt die Buchhaltung die Rechnung mit Word oder Excel, sucht die Kontaktdaten des Kunden heraus und versendet sie per Mail.
Dieser Prozess ist aufwendig und fehleranfällig, denn …
- Was passiert, wenn einer oder mehrere Beteiligte krank oder im Urlaub sind?
- Rechnungen mit Office-Programmen zu schreiben, kostet viel Zeit.
- Durch die vielen Kontakte, Programme und Medienwechsel entstehen leicht Übertragungsfehler.
- Sind die Kontaktdaten des Kunden noch aktuell?
Besser ist eine Softwarelösung wie teamspace, die den Abrechnungsprozess automatisch anstößt und in einer einzelnen Anwendung bündelt. Sobald die Projektleitung ein relevantes Teilprojekt als erledigt markiert, erscheinen die zugehörigen Positionen im Auftrag als abrechenbar. Ein Klick genügt, um die passende Rechnung im vorgefertigten Layout zu erzeugen. Die Kontaktdaten werden automatisch aus der CRM-Datenbank übernommen, anschließend lässt sich die Rechnung direkt aus dem System versenden.
Diese automatisierte Lösung spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und schafft einen „Single Place of Truth“ für alle Projekt- und Abrechnungsfragen.
Tipp 3: Projekttätigkeiten und -ergebnisse dokumentieren
Bündeln Sie Ihre Projektdokumentation an einer Stelle: Tätigkeiten, Zeiten, Kosten, Ergebnisse und mehr. Eine umfassende Projektdokumentation hilft Ihnen gleich mehrfach:
- Teammitglieder können auf das zurückgreifen, was bereits dokumentiert wurde. Abnahmeprotokolle, Bilder, Projekt-Gates – all das lässt sich mithilfe einer geeigneten Cloudlösung online ablegen. Statt erst bei einem Teammitglied nachzufragen, greifen Mitarbeiter direkt auf die Online Dateiablage zu und finden, was sie brauchen. Die teamspace Software organisiert die Dateiablage anhand Ihres Projektstrukturplans. Auf diese Art liegen die Dokumente auch beim richtigen Arbeitspaket.
- Dokumentierte Projektaufwände (Zeiten, Kosten) ermöglichen, den Erfolg zu analysieren. Erfassen Ihre Mitarbeiter alle Zeiten, die sie für ein Projekt aufwenden, erhalten Sie dadurch ein genaues Bild von den entstandenen Arbeitskosten. Auch Materialkosten und weitere Kostentypen lassen sich digital erfassen und zur Berechnung des Deckungsbeitrags heranziehen. Die Analyse verrät Ihnen, wie viel Gewinn Sie mit einem Projekt erwirtschaften.
- Erbrachte Leistungen lassen sich schnell und unkompliziert nachweisen. Ein Stundenzettel bzw. Tätigkeitsnachweis sammelt automatisch alle relevanten Zeiten Ihrer Mitarbeiter. Die Zeiten lassen sich zudem über einen externen Stundensatz weiterverrechnen.
Tipp 4: Jederzeit den Überblick über das Projekt behalten
Werden Projekte nicht von einer zentralen Stelle aus abgewickelt, geht schnell die Übersicht verloren. Wichtige Unterlagen sind dann an unterschiedlichen Orten verstreut. Das erschwert die Projektsteuerung und macht eine gezielte Auswertung praktisch unmöglich.
Bündeln Sie stattdessen alle Unterlagen und – noch besser – die zugehörigen Prozesse an einer zentralen Stelle. Eine gemeinsame Arbeitsplattform schafft Übersicht und sollte die erste Anlaufstelle für Ihre Mitarbeiter sein. Dort finden sie den Projektplan, ihre Einsatzplanung und die Projektdokumentation. Mitarbeiter, die mit den entsprechenden Rechten ausgestattet sind, haben über die Plattform darüber hinaus Zugriff auf Rechnungen, Projektzeiten und die Budgetplanung.
Smarte PM-Software wie teamspace sorgt dafür, dass die einzelne Daten und Prozesse ineinandergreifen. Ein Teammitglied wird krank? Dann weist teamspace Sie auf die Lücke im Einsatzplan hin. Verteilen Sie daraufhin Arbeiten um, erhalten die betroffenen Mitarbeiter automatisch eine Nachricht.
Das System unterstützt Sie nicht nur bei der Projektsteuerung, sondern auch beim Projektcontrolling. Indem es alle relevanten Daten an einer Stelle bündelt, können Sie live Soll-Ist-Vergleiche vornehmen, behalten die Arbeitskosten im Blick oder analysieren den Deckungsbeitrag.
Nur wenn Sie jederzeit den Überblick über die Projektabwicklung wahren, erkennen Sie rechtzeitig, wenn etwas nicht nach Plan läuft und können gegensteuern. Auch eine sinnvolle Erfolgsauswertung am Ende des Projekts gestaltet sich dann deutlich einfacher.
teamspace für die Projektabwicklung ausprobieren
Erfolgreiche Projekte beginnen mit guter Planung. Überlassen Sie nichts dem Zufall und testen Sie die teamspace Software für Ihr Projekt. teamspace vereint Projektplanung und Abwicklung in einer Software.