Am Strukturknoten verankert
Eine Wiki-Seite hängt am Projekt, ein Anhang am Arbeitspaket, ein Bericht an der Phase. Wer eine Aufgabe öffnet, hat die Spezifikation einen Klick entfernt.
Projektdokumentation für Dienstleister, direkt am Projekt.
Wiki-Seiten, Dateien, Protokolle und Berichte hängen am Projekt, an der Phase oder am Arbeitspaket. Jede Version bleibt erhalten, im aktivierten GoBD-Modus zehn Jahre lang. Ohne Wechsel zu Confluence, SharePoint oder einem Ordner-Laufwerk. Teil der Cloud-Software von teamspace.
Funktionsumfang
Dokumentation, die am Projekt bleibt.
Versioniert und wiederherstellbar
Jede Speicherung bleibt erhalten, mit Bearbeiter und Zeitpunkt. Frühere Stände holen Sie jederzeit zurück.
Dateien und Office im selben System
Word, Excel und PowerPoint bearbeiten Sie direkt am Projekt. Verträge, Konzepte und Protokolle liegen daneben, nicht in einem zweiten Tool.
Der Kern
Verteiltes Wissen geht verloren.
Eine Projektdokumentation sammelt das Wissen eines Projekts an einem Ort: Anforderungen, Protokolle, Entscheidungen, Konzepte und Abnahmen. In Beratungs-, IT- und Architekturprojekten entsteht dieses Wissen laufend, und ein guter Teil davon geht verloren, sobald es in Postfächern und Ordner-Laufwerken verteilt liegt.
Werkzeuge wie Confluence, SharePoint oder Notion sind in vielen Häusern ein eigenes Silo. Das Wissen liegt dort, die Stunden im Zeit-Tool, die Aufgaben im Ticket. Drei Folgen kennt jeder, der so arbeitet:
- Doppelpflege: Wer eine Entscheidung dokumentiert, verlinkt sie von Hand zu Aufgaben und Stunden.
- Verwaiste Bestände: Nach Projektende bleiben Wikis stehen, die niemand mehr pflegt.
- Suche an Tool-Grenzen: Die Frage „Was haben wir damals entschieden?" bricht an drei Systemen.
In teamspace ist die Dokumentation Teil des Projekts. Eine Wiki-Seite hängt am Projekt, ein Anhang am Arbeitspaket, eine Entscheidung an der Phase.
Das Prinzip
Alles hängt am Strukturknoten.
Projekt, Phase und Arbeitspaket sind der Ort, an dem Dokumentation entsteht. Wiki-Seite, Dateien, Protokoll, Bericht, Forum und offene Punkte hängen am selben Knoten, statt in sechs getrennten Werkzeugen zu liegen.
Nachvollziehbar
Jede Version bleibt erhalten und wiederherstellbar.
Jede Speicherung einer Wiki-Seite erzeugt eine neue Version. Wer wann gespeichert hat, bleibt sichtbar, und einen älteren Stand holen Sie mit einem Klick zurück.
- Bearbeiter und Zeitpunkt je Version
- Frühere Versionen wiederherstellbar
- Anhänge tragen ihre eigene Versionshistorie
- Im aktivierten GoBD-Modus sind die Stände revisionssicher festgehalten
Kommt es später zu einer Diskussion über den Leistungs- oder Abnahmestand, lässt sich der historische Zustand rekonstruieren.
„Unsere Mitarbeiter schätzen die Simplizität des Systems."
Im Projektverlauf
Vom Kickoff bis zum Abschluss.
Dokumentation entsteht nicht in einem Rutsch am Ende, sondern in jeder Phase. Fünf Schritte, die meisten davon nebenbei.
- 1
Kickoff-Protokoll
Nach dem Kickoff entsteht das Protokoll als Wiki-Seite am Projekt, mit Beteiligten, Entscheidungen und nächsten Schritten.
- 2
Phasen-Wikis
Pro Phase eine Seite mit Spezifikation, Vorgehen und offenen Punkten. Dokumentiert wird beim Arbeiten, nicht zwei Wochen später.
- 3
Entscheidungen festhalten
Jede Architektur- oder Vorgehens-Entscheidung als eigene Seite, mit Datum, Beteiligten und Begründung. Bei späteren Fragen sofort auffindbar.
- 4
Dateien versionieren
Konzepte als PDF, Tabellen als Excel, Diagramme als Bild, alle am Arbeitspaket. Jede Fassung mit Bearbeiter und Zeitpunkt.
- 5
Abschluss-Dokumentation
Zum Projektende friert die Dokumentation ein und wird zur Vorlage für das nächste Projekt mit ähnlichem Profil.
Dateien
Word, Excel und PowerPoint, online bearbeitet.
Wer eine Spezifikation als Word-Dokument schreibt oder eine Kalkulation als Excel-Tabelle führt, legt sie direkt an die Projektstruktur. Office-Dateien öffnen und bearbeiten Sie online, ohne Download und ohne Hin- und Herschicken.
- Word, Excel und PowerPoint im Browser bearbeiten
- Verträge, Konzepte und Protokolle am Arbeitspaket
- Jede Datei mit eigener Versionshistorie
- Ein synchronisiertes Verzeichnis pro Projekt
- Externe Quellen wie SharePoint oder Confluence als Weblink am Projekt
Der Projektstrukturplan ist zugleich die Ablage: Wo das Arbeitspaket steht, steht auch die Datei dazu.
Berichte
Berichte aus Vorlagen, Protokoll schreibt mit.
Statusberichte und Arbeitsaufträge entstehen aus eigenen Layouts. Ein Klick, und das neue Dokument sieht aus wie alle anderen, ohne dass jemand Formatierung nachbaut.
Das Projektprotokoll führt teamspace selbst: Ändert sich ein Status oder verschiebt sich der Zeitplan, hält das System es mit Zeitstempel fest.
- Projektberichte und Arbeitsaufträge aus Vorlagen
- Einheitliches Layout über alle Projekte
- Status- und Zeitplan-Änderungen automatisch im Protokoll
- Lückenlose Projekthistorie, ohne dass jemand mitschreibt
In Zahlen
Vier Eckpunkte der Projektablage.
Was den Unterschied macht zwischen verstreuter Ablage und einer Dokumentation, die am Projekt zusammenkommt.
- 10 Jahre
Aufbewahrung
im aktivierten GoBD-Modus, revisionssicher
- Jede Version
wiederherstellbar
mit Bearbeiter und Zeitpunkt
- 1 System
statt vieler Tools
Wiki, Dateien und Aufgaben am selben Projekt
- EU
Hosting Frankfurt
ISO-27001-zertifiziertes Rechenzentrum
Aufbewahrung
Zehn Jahre aufbewahrt, im aktivierten GoBD-Modus.
Projektdokumente sind oft steuerrechtlich relevante Belege und unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. teamspace bewahrt sie im aktivierten GoBD-Modus revisionssicher auf; diesen Modus schaltet 5 POINT auf Wunsch frei.
- Wiki-Versionen in jeder Speicher-Generation
- Anhänge mit Versionshistorie
- Bearbeiter und Zeitpunkt je Version
- Bei einer Betriebsprüfung der Stand zum Stichtag
So lässt sich der historische Stand eines Dokuments jederzeit belegen.
Zugriff
Kunden sehen genau das freigegebene Dokument.
Mit feingranularer Berechtigung bekommen externe Mitarbeitende und Kunden Zugriff auf einzelne Dokumente, nicht auf das ganze Projekt. Berechtigungen folgen dem Need-to-know-Prinzip.
- Spezifikations-Review mit dem Kunden, ohne Einblick in die interne Kalkulation
- Abnahme-Protokoll als gemeinsam genutzte Seite
- Öffentliche Seiten und Datei-Links mit Gültigkeitsdatum
- Externe Freelancer nur auf ihren eigenen Projekten
Was nicht freigegeben ist, bleibt intern.
Erstgespräch
Schauen wir auf Ihre Ablage.
In 20 Minuten gehen wir durch, wo Ihr Projektwissen heute liegt und welche Tools sich zusammenführen lassen. Danach sehen Sie klar, ob sich Ihre Dokumentations-Landschaft auf ein System bündeln lässt.
Im Detail
Funktionen rund um die Projektdokumentation.
Inhalte
- Wiki-Seiten am Projekt, an der Phase, am Arbeitspaket
- Überschriften, Listen, Tabellen, Bilder
- Datei-Einbindung und interne Verlinkung
- Anhänge: PDF, Word, Excel, PowerPoint, Bilder
- Themenspezifische Wikis je Bereich
Versionierung
- Bearbeiter und Zeitpunkt je Version
- Frühere Versionen wiederherstellbar
- Anhänge mit eigener Versionshistorie
- GoBD-Modus aktivierbar, revisionssicher über zehn Jahre
Verknüpfung und Zugriff
- Verknüpfung mit Aufgaben und weiteren Projekt-Elementen
- Zuordnung zum Projektstrukturplan
- Weblinks zu externen Quellen wie SharePoint oder Confluence
- Suche mit Kontextvorschau
- Beobachten-Funktion bei Änderungen
- Feingranulare Berechtigung, auch für Externe
Mehr aus dem Projektmanagement
Anwendungsfälle, die an die Dokumentation grenzen.
Die Dokumentation ist eine von mehreren Sichten auf dasselbe Projekt. Diese Bereiche vertiefen einzelne Fragestellungen.
Projektstrukturplan Software
Phasen und Arbeitspakete, an denen die Dokumentation hängt.
Mehr erfahrenAufgabenmanagement Tool
Offene Punkte und Aufgaben, mit den Wiki-Seiten verbunden.
Mehr erfahrenKanban Board
Aufgaben als Karten, am selben Projekt wie die Dokumentation.
Mehr erfahrenProjektcontrolling
Soll-Ist und Marge aus den gebuchten Stunden des Projekts.
Mehr erfahrenMultiprojektmanagement
Viele Projekte parallel, jedes mit eigener Ablage.
Mehr erfahrenEarned Value Analyse
Leistungswert und Prognose aus Plan- und Istkosten.
Mehr erfahren
Im Überblick
Dokumentation ist eine Sicht des Projektmanagements.
Die Dokumentation hält das Wissen am Projekt. Wie teamspace Projekte plant, steuert und abrechnet, von der Struktur über Soll-Ist bis zur Rechnung aus dem Projekt, zeigt die Übersicht Projektmanagement.
Zum ProjektmanagementHintergrund
Wissen, das im Team bleibt.
Der Wert einer Dokumentation zeigt sich selten an dem Tag, an dem sie entsteht. Er zeigt sich, wenn ein neues Teammitglied einsteigt, wenn ein Kunde nach zwei Jahren eine Frage stellt, oder wenn ein ähnliches Projekt erneut beginnt.
Entscheidungen nachvollziehbar halten. Eine Architektur- oder Vorgehens-Entscheidung lebt als eigene Seite, mit Kontext, betrachteten Optionen und Begründung. Wer später fragt, warum es so gelöst wurde, liest es nach, statt zu rekonstruieren. Eine Vorlage aus einer bestehenden Seite gibt der Entscheidungsseite einen festen Rahmen.
Einarbeitung verkürzen. Wer neu ins Projekt kommt, findet Spezifikation, Protokolle und Stand an einem Ort, statt sich durch drei Postfächer zu fragen. Das ist der stille Gewinn einer Dokumentation, die am Projekt hängt.
Aus Projekten lernen. Zum Abschluss hält ein Bericht fest, was geplant und was erreicht wurde. Diese Dokumentation wird zur Grundlage für das nächste Angebot mit ähnlichem Profil, statt mit jedem Projekt von vorn zu beginnen.
Verwandte Module
Drei Module hängen an der Dokumentation.
Wer ein Projekt dokumentiert, hat fast immer mit der Stunde, der Rechnung und dem Kunden zu tun. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Zeiterfassung online
Stunden buchen die Mitarbeitenden auf das Arbeitspaket, an dem auch die Dokumentation hängt.
- Buchen auf Projekt, Phase oder Ticket
- Abrechenbar oder intern unterschieden
- Freigaben sind nachvollziehbar
Rechnungssoftware
Aus dem dokumentierten Auftrag wird die Rechnung, mit Sätzen, Pauschalen und Abrechnungsregeln.
- Teil-, Abschlags- und Schlussrechnung
- ZUGFeRD und XRechnung
- Übergabe an DATEV Unternehmen online
CRM-Software
Verträge und Korrespondenz zum Kunden liegen in der Kundenakte, verbunden mit dem Projekt.
- Kontakte und Vorgänge am Kunden
- Kundenakte am laufenden Projekt
- Gemeinsame Daten, keine Doppelpflege
Erstgespräch
Bringen Sie Ihre Projektablage in Ordnung.
Sie zeigen uns, wo Ihr Projektwissen heute liegt, wir zeigen Ihnen, wie es am Projekt zusammenkommt. Danach entscheiden Sie, ob das für Ihre Projekte der richtige Weg ist.
Häufige Fragen zur Projektdokumentation
Was ist eine Projektdokumentation?
Eine Projektdokumentation fasst das Wissen eines Projekts zusammen: Anforderungen, Konzepte, Protokolle, Entscheidungen und Abnahmen. Nach DIN 69901 ist sie die Zusammenstellung der wesentlichen Daten über Konfiguration, Organisation, Ablauf und Ziele eines Projekts. In teamspace entsteht sie direkt am Projekt, an der Phase und am Arbeitspaket.
Brauchen wir noch ein separates Tool wie Confluence oder Notion?
In der Regel nicht. Für Beratungs-, IT- und Architekturprojekte deckt teamspace die Projektdokumentation ab. Wenn Sie ohnehin Stunden, Aufgaben und Abrechnung in teamspace führen, ist die integrierte Dokumentation der natürliche Ort. Confluence oder Notion bleiben Spezial-Werkzeuge für reine Software-Engineering-Teams.
Wie funktioniert die Versionierung?
Jede Speicherung erzeugt eine neue Version. Bearbeiter und Zeitpunkt bleiben sichtbar, frühere Versionen lassen sich wiederherstellen. Im aktivierten GoBD-Modus sind die Stände revisionssicher festgehalten.
Können wir Dateien direkt am Projekt ablegen?
Ja. PDFs, Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien und beliebige andere Formate liegen direkt am Projekt, an der Phase oder am Arbeitspaket. Office-Dateien bearbeiten Sie online, und jede Datei trägt ihre eigene Versionshistorie.
Werden die Dokumente revisionssicher aufbewahrt?
Im aktivierten GoBD-Modus bewahrt teamspace Dokumente und ihre Versionen zehn Jahre revisionssicher auf, mit Bearbeiter und Zeitpunkt je Version. Den GoBD-Modus schaltet 5 POINT auf Wunsch frei.
Wie verknüpfen wir Dokumentation mit Aufgaben und Tickets?
Wiki-Seiten und Dateien lassen sich mit Aufgaben aus dem Aufgabenmanagement und mit weiteren Elementen am Projekt verbinden. Wer eine Aufgabe öffnet, sieht die zugeordnete Spezifikation, ohne das Tool zu wechseln.
Können externe Mitarbeitende oder Kunden auf die Dokumentation zugreifen?
Ja, mit feingranularer Berechtigung. Externe Freelancer sehen nur die Projekte, denen sie zugeordnet sind. Kunden bekommen auf Wunsch Zugriff auf einzelne Dokumente, etwa für ein Spezifikations-Review oder ein Abnahme-Protokoll, über öffentliche Seiten und Datei-Links mit Gültigkeitsdatum.
Lässt sich der Inhalt von Anhängen durchsuchen?
Die Suche in teamspace bietet eine Kontextvorschau über die Inhalte der Dokumentation. Für gescannte Dokumente lässt sich auf Wunsch eine Texterkennung über die Google-Vision-API aktivieren; dafür ist eine schriftliche Freigabe als Subdienstleister nötig.
Wo werden die Dokumentations-Daten gespeichert?
Alle Daten werden in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main verarbeitet, ausschließlich in der EU. teamspace ist Made in Germany und DSGVO-konform. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft mit Sitz in Darmstadt.