Software zur Projektdokumentation

Projektdokumentation per Cloud Software

Dokumentieren Sie Ihre Projekte mit einer Cloud Software. teamspace hilft Ihnen dabei, dass Sie jederzeit und überall Zugriff auf wichtige Projektunterlagen haben.

Projektstruktur

Mit dem integrierten Projektstrukturplan behalten Sie immer den Überblick. Er ist zugleich die Ordnerstruktur für Ihre Projektdokumentation.

Dateiablage

Laden Sie beliebige Dateien hoch, damit Ihr Team Zugriff hat. Word-, PowerPoint- und Excel-Dateien lassen sich direkt online bearbeiten.

Projektprotokoll

teamspace protokolliert für Sie automatisch, wenn sich ein Status in Ihrem Projekt ändert oder der Zeitplan angepasst wird.

Dokumentation hochladen und ablegen

Laden Sie beliebige Dokumente in teamspace hoch, die für Ihre Projektarbeit relevant sind. Dateien können Sie genau bei dem Arbeitspaket ablegen, für das sie gebraucht werden.

Egal ob PDF oder beliebige andere Dateiformate. Dokumente im Format von Microsoft Word, PowerPoint oder Excel können Sie sogar direkt online bearbeiten.

Projektberichte und Arbeitsaufträge

Hinterlegen Sie individuelle Layouts für Ihre Projektdokumentation. Auf diese Weise lassen sich neue Dokumente schnell erzeugen und sie sehen alle einheitlich aus. Das Ergebnis: Mehr Zeit für das Wesentliche.

Kunden und Projektpartner einbinden

Sie möchten auch Email-Kommunikation in Ihre Projektdokumentation mit einbeziehen. Mit teamspace ist das kein Problem. Dank der integrierten Ticketing Software sammeln Sie Mails und Telefonate und können Sie Ihren Projekten zuordnen.

Sichere und DSGVO-konforme Projektdokumentation

Mit einem umfangreichen Berechtigungssystem legen Sie genau fest, welches Teammitglied über welche Rechte bei der Projektdokumentation verfügt. Alle Daten werden DSGVO-konform und sicher abgespeichert.

Funktionen des Projektmanagements im Überblick

Dokumentieren Sie Projekte in Ihrem Unternehmen mit teamspace

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Allgemeines zur Projektdokumentation

Was ist eine Projektdokumentation?

Eine Projektdokumentation (PDO) ist nach DIN 69901 die „Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projektes.“

Inhalt einer Projektdokumentation

Welche Bestandteile in einer Projektdokumentation vorkommen, ist unterschiedlich. Im Allgemeinen sollte die Dokumentation auf folgende Punkte eingehen:

Ist-Zustand

Welche Ausgangsbedingungen liegen vor Projektstart vor und wie soll das Projekt diese Bedingungen verändern?

Soll-Konzept

Auf welche Weise sollen die Projektziele erreicht werden?

Soll-Ist-Vergleich

Inwieweit entspricht das Projektergebnis den vorab gesteckten Projektzielen?

Typischerweise enthält eine Projektdokumentation folgende Elemente:

Lastenheft

Das Lastenheft beschreibt die Anforderungen, die der Auftraggeber an den Leistungsumfang eines Projekts stellt. Dazu gehören sowohl funktionale als auch nichtfunktionale Anforderungen sowie Abnahmekriterien.

Pflichtenheft

Das Pflichtenheft beschreibt, wie der Auftragnehmer plant, die Anforderungen im Lastenheft umzusetzen. Wie detailliert das Pflichtenheft ausfällt, ist unterschiedlich. Es enthält mindestens den Liefertermin und den Preis.

Projektberichte

Projektberichte beschreiben den aktuellen Stand eines Projekts zu einem Stichtag. Dabei unterscheidet man zwischen einem Projektfortschrittsbericht (Entwicklung des Projekts) und einem Projektstatusbericht (Aktueller Stand des Projekts). Sie werden regelmäßig vom Projektmanager erstellt und an die Projektbeteiligten gesendet.

Projektabschlussbericht

Der Projektabschlussbericht beschreibt alle Leistungen, die im Rahmen des Projekts erbracht wurden und vergleicht sie mit dem erwarteten Leistungsumfang. In der Projektnachkalkulation werden die tatsächlichen Kosten zusammengefasst. Im Bereich „Lessons learned“ werden eigene Erfahrungen gesammelt.

Was wird alles dokumentiert?

Die Projektdokumentation sammelt eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente und Informationen. Daher ist wichtig, ihr von vorneherein eine sinnvolle Struktur zu geben, damit die Inhalte am rechten Fleck landen und auch wiedergefunden werden. Einige Beispiele für typische Inhalte der Projektdokumentation sind folgende:

Verträge und Vereinbarungen mit Kunden und Partnern, insbesondere Lasten- und Pflichtenhefte.
Statusberichte spiegeln den Arbeitsstand in allen Teilprojekten zu einem bestimmten Zeitpunkt wider und sind eine wichtige Momentaufnahme.
Protokolle dokumentieren das Ergebnis von Meetings und Abnahmen und halten Absprachen für die Zukunft fest.

Unterlagen zum Projekt wie Bilder, die den Fortschritt oder Probleme dokumentieren.

Vorteile einer Projektdokumentation

Eine professionelle Software zur Projektdokumentation bietet mehrere Vorteile:

Transparenz durch einheitliche und zugängliche Dokumentation
Gemeinsames Verständnis und Rechtssicherheit durch Protokolle
Schnelle Einarbeitung neue Mitglieder im Projektteam
Reporting einfach möglich

Wie hilft mir eine Software bei der Projektdokumentation?

Eine Software für die Projektdokumentation ist aus den meisten Projekten kaum mehr wegzudenken. Sie unterstützt Projektleiter beim Erstellen, Sammeln und Teilen von Projektinfos.

Softwaretools wie teamspace stellen Dokumentvorlagen für Statusberichte und Co bereit. Dadurch fällt die Dokumentation besonders leicht und erfolgt in einem einheitlichen Format. Dokumente werden in eigenen Ordnern abgelegt, die sich direkt am Projektstrukturplan orientieren. Das schafft Ordnung und erleichtert allen Projektbeteiligten das Wiederfinden. Über den Online-Zugang mit entsprechender Rechteverwaltung wird zudem sichergestellt, dass Teammitglieder überall und jederzeit Zugriff auf alle Projektunterlagen haben, die für sie relevant sind und neue Dateien schnell und unkompliziert ablegen können.