Alle aktiven Projekte in einer Sicht
- Filter nach Verzeichnis, Kunde und Volumen
- Status und Fortschritt je Projekt
- Drilldown bis zur einzelnen Buchung
Projektportfolio-Software: alle Projekte in der Sicht der Geschäftsführung.
Die Geschäftsführung stellt ihr Wunsch-Portfolio an einem virtuellen Meilenstein zusammen und prüft es gegen Umsatz- und Kapazitätsziele. Deckungsbeitrag, Hochrechnung und Ampel je Projekt, mit Drilldown bis zur einzelnen Buchung. Teil der Projektmanagement-Plattform von teamspace.
Portfolio zusammenstellen
Das Portfolio entsteht an einem virtuellen Meilenstein.
Sie ordnen Arbeitspakete aus der ganzen Projektlandschaft einem Stichtag zu und lesen sofort ab, ob Umsatz und Kapazität zusammenpassen.
Szenario A Szenario B Statistik
Virtueller Meilenstein · Ziel 30.09. 2 von 4 gewählt
Projektlandschaft · Aufwand
Kundenportal · Relaunch
PRJ-014 · extern
Release 4.0
PRJ-033 · intern
Wartung Stadtwerke
PRJ-021 · extern
Audit Müller GmbH
PRJ-040 · extern
Zielabgleich · Quartalsende
Umsatz 82 / 80 TEUR
Kapazität 1.940 / 2.000 h
Anteil intern 32 % · Ziel 30 %
Portfolio trägt die Ziele
Auswahl ändern · Szenarien vergleichen 420 h verplant
Was zählt
Drei Fragen beantwortet die Portfolio-Sicht.
Deckungsbeitrag, der sich verdichtet
- Aus internen Sätzen, Stunden und Kosten
- Je Projekt und je Verzeichnis
- Tagesaktuell im Tab Analyse
Frühwarnung, bevor es kippt
- Drei Warnstufen je Projekt
- Schwelle als Wert oder Prozent
- Mitteilung an die Projektleitung
Zwei Sichten
Die Portfolio-Sicht fragt anders als die Projektsteuerung.
Eine Projektportfolio-Software liefert die strategische Sicht auf alle Projekte, die gleichzeitig laufen. Sie beantwortet die Fragen der Geschäftsführung: Welche Mandate sind profitabel? Wo sitzt das Risiko? Reicht die Auslastung für das nächste Quartal?
Die Projektleitung will etwas anderes wissen, nämlich welche Aufgabe als Nächstes ansteht und wer welche Stunde gebucht hat. teamspace bedient beide aus demselben Bestand. Eine Stunde, die auf ein Arbeitspaket gebucht wird, fließt in die verdichtete Sicht. Vom verdichteten Wert führt der Drilldown zurück bis zur einzelnen Buchung. Mehr zur operativen Seite auf der Multiprojektmanagement-Software.
Die Projektleitung will etwas anderes wissen, nämlich welche Aufgabe als Nächstes ansteht und wer welche Stunde gebucht hat. teamspace bedient beide aus demselben Bestand. Eine Stunde, die auf ein Arbeitspaket gebucht wird, fließt in die verdichtete Sicht. Vom verdichteten Wert führt der Drilldown zurück bis zur einzelnen Buchung. Mehr zur operativen Seite auf der Multiprojektmanagement-Software.
Vergleich
Das Excel-Portfolio stößt schnell an Grenzen.
Funktion
Excel-Portfolio
teamspace
Empfohlen Alle aktiven Projekte in einer Sicht
manuell
Deckungsbeitrag je Projekt tagesaktuell
Hochrechnung aus dem Restaufwand
Ressourcenkonflikt wird markiert
Drilldown bis zur einzelnen Buchung
Projekthistorie bei Strukturänderung
Hosting in Deutschland
variiert
Verzeichnisse
Projektverzeichnisse aggregieren den Aufwand je Quartal.
Projektverzeichnisse arbeiten wie Ordner. Sie gliedern die Projekte nach Geschäftsjahr, Quartal oder Projekttyp und lassen sich schachteln. Jedes Verzeichnis aggregiert den Gesamtaufwand seiner Projekte und stützt damit die Quartalsplanung.
Das Portfolio kennt drei Zustände. Aktive Projekte zählen voll in die Verdichtung. Abgeschlossene Projekte bleiben als Vergleichsbasis erhalten und zeigen, wie genau frühere Schätzungen waren. Geplante Vorhaben aus der Akquise hängen an der CRM-Software und werden zum Projekt, sobald der Auftrag steht.
Das Portfolio kennt drei Zustände. Aktive Projekte zählen voll in die Verdichtung. Abgeschlossene Projekte bleiben als Vergleichsbasis erhalten und zeigen, wie genau frühere Schätzungen waren. Geplante Vorhaben aus der Akquise hängen an der CRM-Software und werden zum Projekt, sobald der Auftrag steht.
„Sowohl im Support als auch in der Projektierung haben Mitarbeiter Einsicht in Aufträge und Rechnungen. Das war vorher nicht möglich."
Deckungsbeitrag
Der Deckungsbeitrag entsteht in jedem Projekt.
Pro Projekt rechnet teamspace den Deckungsbeitrag aus dem Honorarvolumen, den intern bewerteten Stunden und den Kosten für Reise und Material. Das Portfolio summiert über die aktiven Projekte, umschaltbar nach Kunde oder Auftragstyp.
Aus dieser Sicht wird oft ein Muster sichtbar. Ein kleiner Teil der Mandate trägt einen großen Teil des Ergebnisses, und Erstmandate liegen häufig unter den Folgeaufträgen. Wo ein Wert auffällt, führt der Drilldown bis zur Buchung, die ihn verursacht hat.
Aus dieser Sicht wird oft ein Muster sichtbar. Ein kleiner Teil der Mandate trägt einen großen Teil des Ergebnisses, und Erstmandate liegen häufig unter den Folgeaufträgen. Wo ein Wert auffällt, führt der Drilldown bis zur Buchung, die ihn verursacht hat.
Hochrechnung
Aus dem Restaufwand wird die Hochrechnung.
teamspace rechnet den Projektrest hoch. Aus Plankosten, Fertigstellungswert und Istkosten entstehen die Abweichung und eine Effizienz, die früh zeigt, ob ein Projekt aus dem Ruder läuft. Das ist die Earned-Value-Analyse, die in jedem Projekt mitläuft.
Auf der Portfolio-Ebene kommt die Auslastung dazu. Die Kapazitätsplanung der enterprise-Edition rechnet die verplanten Stunden gegen die verfügbare Zeit bis zum Quartalsende, je Person und je Team. Wer dauerhaft unter der Auslastung liegt, arbeitet am Vertrieb; wer darüber liegt, riskiert Überstunden.
Auf der Portfolio-Ebene kommt die Auslastung dazu. Die Kapazitätsplanung der enterprise-Edition rechnet die verplanten Stunden gegen die verfügbare Zeit bis zum Quartalsende, je Person und je Team. Wer dauerhaft unter der Auslastung liegt, arbeitet am Vertrieb; wer darüber liegt, riskiert Überstunden.
Mehr im Projektmanagement
Was an der Portfolio-Sicht hängt.
Die Übersicht verdichtet, was in diesen Bereichen entsteht. Die kürzesten Wege dorthin.
Multiprojektmanagement
Die operative Sicht: wer wann an welchem Projekt arbeitet.
Mehr erfahrenKapazitätsplanung
Auslastung je Person und Team, Forecast bis zum Quartalsende.
Mehr erfahrenProjektcontrolling
Plan-Ist, Hochrechnung und Marge bis auf die Buchung.
Mehr erfahrenEarned-Value-Analyse
Fortschritt und Kosten zusammen steuern.
Mehr erfahrenProjektzeiterfassung
Aus der gebuchten Stunde entsteht der Portfolio-Wert.
Mehr erfahrenProjektabrechnung
Aus abgeschlossenen Leistungen wird die Rechnung.
Mehr erfahrenRessourcen
Ressourcenkonflikte fallen früh auf.
Zwei Projektleitungen verplanen dieselbe Person für dieselbe Woche, ohne es zu merken. Die Kapazitätsplanung der enterprise-Edition gleicht die verplanten Stunden gegen die Vertragszeit ab und berücksichtigt Urlaub und Krankheit. Läuft die Summe über die freie Kapazität, erscheint ein Konflikt-Marker.
Ein Klick zeigt die betroffenen Projekte und Personen. Auflösen tut das die Planung selbst: Kapazitäten lassen sich per Drag-and-drop verschieben oder fixieren. teamspace macht den Konflikt sichtbar, die Entscheidung trifft der Planende.
Ein Klick zeigt die betroffenen Projekte und Personen. Auflösen tut das die Planung selbst: Kapazitäten lassen sich per Drag-and-drop verschieben oder fixieren. teamspace macht den Konflikt sichtbar, die Entscheidung trifft der Planende.
Frühwarnung
Schwellwerte melden, bevor ein Projekt kippt.
Jedes Projekt hat drei Warnstufen: Hinweis, Warnung und kritisch, in Grün, Gelb und Rot. Die Schwelle steht als fester Wert oder als Prozentsatz, pro Projekt einstellbar. Erreicht ein Verbrauch die Schwelle, geht die Mitteilung automatisch an die Projektleitung.
Im Portfolio stehen die Ampeln nebeneinander. Die Geschäftsführung sieht auf einen Blick, welche Mandate im Plan liegen und welche kippen, ohne jedes Projekt einzeln zu öffnen.
Im Portfolio stehen die Ampeln nebeneinander. Die Geschäftsführung sieht auf einen Blick, welche Mandate im Plan liegen und welche kippen, ohne jedes Projekt einzeln zu öffnen.
15 Minuten zu Ihrer Projektstruktur.
Wir schauen uns an, wie Sie Projekte gliedern, welches Ziel im Quartal steht und wo die Marge sitzt.
Lessons
Abgeschlossene Projekte schärfen die nächste Schätzung.
Ist ein Projekt abgeschlossen, bleibt sein Plan-Ist-Vergleich erhalten: wie lange die Konzeptphase wirklich gedauert hat, welcher Anteil in Tests ging, wo die Marge drehte. Beim nächsten ähnlichen Mandat bekommt die Projektleitung diese Anhaltspunkte.
Projektvorlagen und Projekttypen halten das fest. Eine Vorlage bringt Phasen, Meilensteine und Rollen mit; ein Projekttyp ergänzt den passenden Status-Ablauf und die Freigaberegel. So wandert Erfahrung in die Struktur und hängt nicht an einzelnen Köpfen.
Projektvorlagen und Projekttypen halten das fest. Eine Vorlage bringt Phasen, Meilensteine und Rollen mit; ein Projekttyp ergänzt den passenden Status-Ablauf und die Freigaberegel. So wandert Erfahrung in die Struktur und hängt nicht an einzelnen Köpfen.
Ablauf
Vom Auftrag zum Portfolio-Eintrag.
- 1
Auftrag im CRM
Aus dem angenommenen Angebot entsteht der Auftrag. Volumen und Kunde stehen in der Kundenakte.
- 2
Auftrag wird Projekt
Per Klick entsteht aus dem Auftrag ein Projekt. Auftragspositionen werden Teilprojekte oder Arbeitspakete.
- 3
Eintrag im Portfolio
Das Projekt erscheint im Verzeichnis, mit Planaufwand, Verantwortlichem und geplantem Deckungsbeitrag.
- 4
Laufende Steuerung
Mit jeder gebuchten Stunde aktualisiert sich der Wert. Schwellwerte melden, wenn ein Projekt aus dem Plan läuft.
- 5
Abschluss und Vergleich
Beim Abschluss bleiben Plan-Ist und Aufwandsstruktur als Vergleichsbasis für die nächste Schätzung.
Im Projektmanagement
Die Portfolio-Sicht sitzt im Projektmanagement.
Das Portfolio ist die oberste Ebene desselben Systems, in dem Projekte geplant, dokumentiert und gesteuert werden. Struktur, Zeiten, Marge und Boards hängen zusammen, vom Arbeitspaket bis zur Sicht der Geschäftsführung.
Projektmanagement ansehenFunktionsumfang
Funktionen rund ums Projektportfolio.
Sicht
- Aktive und abgeschlossene Projekte
- Verzeichnisse nach Geschäftsjahr, Quartal und Typ
- Fortschritt rollt aus den Arbeitspaketen hoch
- Drilldown bis zur einzelnen Buchung
- Excel-Import und -Export der Struktur
Steuerung
- Deckungsbeitrag je Projekt, tagesaktuell
- Hochrechnung des Projektrests
- Drei Warnstufen mit Schwelle in Wert oder Prozent
- Ressourcenkonflikte werden markiert (enterprise)
- Automatisches Projektprotokoll bei Änderungen
Strategie
- Szenarien über virtuelle Meilensteine vergleichen
- Projektvorlagen und Projekttypen
- Abgeschlossene Projekte als Vergleichsbasis
- Sichten nach Kunde und Auftragstyp
- Globale Meilensteine über viele Projekte
Begriffe
Portfolio- und Programmmanagement verfolgen verschiedene Ziele.
Projektportfoliomanagement und Programmmanagement sind zwei Formen des Multiprojektmanagements. Sie unterscheiden sich im Grundgedanken.
Beim Programmmanagement arbeiten mehrere Projekte auf ein gemeinsames Ziel hin, etwa ein Produktrelease. Sie müssen inhaltlich nicht zusammenhängen; gesteuert wird auf das übergeordnete Ziel.
Beim Projektportfoliomanagement konkurrieren die Projekte um dieselben Ressourcen. Aus der ganzen Projektlandschaft wählt die Leitung die aus, die unter den gegebenen Bedingungen den größten Beitrag leisten. In teamspace bildet der virtuelle Meilenstein beides ab: Sie ordnen ihm Arbeitspakete über alle Projekte hinweg zu, terminieren ihn auf den Stichtag und lesen an seiner Statistik ab, ob Umsatz- und Kapazitätsziel zusammenpassen.
Beim Programmmanagement arbeiten mehrere Projekte auf ein gemeinsames Ziel hin, etwa ein Produktrelease. Sie müssen inhaltlich nicht zusammenhängen; gesteuert wird auf das übergeordnete Ziel.
Beim Projektportfoliomanagement konkurrieren die Projekte um dieselben Ressourcen. Aus der ganzen Projektlandschaft wählt die Leitung die aus, die unter den gegebenen Bedingungen den größten Beitrag leisten. In teamspace bildet der virtuelle Meilenstein beides ab: Sie ordnen ihm Arbeitspakete über alle Projekte hinweg zu, terminieren ihn auf den Stichtag und lesen an seiner Statistik ab, ob Umsatz- und Kapazitätsziel zusammenpassen.
Verwandte Module
Drei Module docken an die Portfolio-Sicht an.
Was die Übersicht verdichtet, entsteht in der Stunde, der Rechnung und dem Auftrag. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Zeiterfassung online
Die gebuchte Stunde ist die Grundlage für Deckungsbeitrag und Hochrechnung.
- Buchen auf Projekt, Phase oder Ticket
- Abrechenbar oder intern unterschieden
- Freigaben sind nachvollziehbar
Rechnungssoftware
Aus abgeschlossenen Projektleistungen wird die Rechnung.
- Teil-, Abschlags- und Schlussrechnung
- ZUGFeRD und XRechnung
- Übergabe an DATEV Unternehmen online
CRM-Software
Aus dem angenommenen Angebot entsteht das Projekt im Portfolio.
- Angebot, Auftrag und Projekt verbunden
- Kundenakte am laufenden Projekt
- Gemeinsame Daten, keine Doppelpflege
Häufige Fragen zur Projektportfolio-Software
Was ist der Unterschied zwischen Projektportfolio und Multiprojektmanagement?
Beide arbeiten mit mehreren Projekten, aber unterschiedlich fokussiert. Das Portfolio ist die strategische Sicht (Welche Projekte sind profitabel? Wo sitzt das Risiko?), das Multiprojektmanagement ist die operative Sicht (Wer arbeitet wann an welchem Projekt?). teamspace führt beide Sichten aus denselben Daten.
Wie werden Ressourcenkonflikte erkannt?
Die Kapazitätsplanung (enterprise) gleicht die Plan-Stunden aller aktiven Projekte mit der Vertragsarbeitszeit der zugeordneten Personen ab und berücksichtigt Urlaub und Krankheit. Läuft die Summe über die freie Kapazität, erscheint ein Konflikt-Marker mit Drilldown zu den betroffenen Projekten und Personen. Verschieben oder fixieren tut die Planung selbst.
Können wir Projekte nach Bereichen getrennt auswerten?
Ja. Projektverzeichnisse gliedern die Projekte nach Geschäftsjahr, Quartal oder Typ und lassen sich schachteln. Über das Berechtigungssystem wird geregelt, wer welche Projekte und Auswertungen sieht. Die Geschäftsführung sieht das ganze Portfolio, eine Bereichsleitung nur ihren Teil.
Wie entsteht der Deckungsbeitrag im Portfolio?
Pro Projekt rechnet teamspace den Deckungsbeitrag aus dem Honorarvolumen abzüglich der intern bewerteten Stunden, der Reisekosten und des Materials. Das Portfolio summiert über die aktiven Projekte, umschaltbar nach Kunde oder Auftragstyp. Der Drilldown bis zur einzelnen Buchung zeigt, woher der Wert kommt.
Werden auch geplante Projekte aus der Pipeline gezeigt?
Aktive Projekte zählen voll in die Verdichtung. Geplante Vorhaben liegen als Vertriebschance in der CRM-Software, mit Phase und Wahrscheinlichkeit, und werden per Klick zum Projekt, sobald der Auftrag steht. So wandert die Akquise ohne Doppelpflege ins Portfolio.
Können wir Szenarien vergleichen?
Ja, über virtuelle Meilensteine. Sie richten einen Meilenstein ein, terminieren ihn auf den Stichtag und ordnen ihm Arbeitspakete aus allen Projekten zu. Der Meilenstein zeigt eine Statistik (Umsatz, Kapazität, Anteil interner Projekte). Mit mehreren Meilensteinen bilden Sie verschiedene Portfolios ab und vergleichen sie.
Wo werden die Portfolio-Daten gespeichert?
Alle Daten werden in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main verarbeitet, ausschließlich in der EU. teamspace ist Made in Germany und DSGVO-konform. Vertragspartner ist die 5 POINT AG mit Sitz in Darmstadt.
Erstgespräch
Sprechen wir über Ihr Portfolio.
In 15 bis 30 Minuten gehen wir Ihre Projektstruktur, die Margen-Logik und die Schwellwerte durch. Sie bekommen ein klares Erst-Feedback, ob teamspace zu Ihrer Arbeitsweise passt.