Projektportfolio Software: alle Projekte, eine Sicht.

Was eine Projektportfolio Software leistet

Eine Projektportfolio Software liefert die strategische Sicht auf alle Projekte, die in einer Dienstleistungsorganisation gleichzeitig laufen. Sie beantwortet Fragen wie: Welche Mandate sind profitabel? Wo ist das Risiko? Welche Practice trägt die Bottom Line? Wann läuft die Auslastung in eine Engstelle?

Das ist eine andere Sicht als die operative Projektsteuerung. Während eine Projektleitung wissen will, welche Aufgabe als nächstes ansteht und wer welche Stunde gebucht hat, will die Geschäftsführung ein verdichtetes Bild über alle Projekte hinweg, mit Drilldown auf die Ursache, sobald ein Wert auffällt.

teamspace bedient beide Sichten aus einem Datenstamm. Stunden, die auf eine Aufgabe gebucht werden, fließen automatisch ins Portfolio-Aggregat. Eine Margenanpassung im Portfolio-Dashboard wirkt sofort auf die Projektsicht.

Aktive, geplante und abgeschlossene Projekte

Das Portfolio-Dashboard zeigt drei Buckets:

• Aktive Projekte: laufen aktuell, Plan-Ist und Marge fließen voll ins Aggregat.
• Pipeline: aus dem CRM-Modul, mit Wahrscheinlichkeit gewichtet. Zeigt die erwartete Auslastung der nächsten Quartale.
• Abgeschlossene Projekte: liefern die historische Vergleichsbasis (Plan-Ist-Genauigkeit, Margenrealisierung, Aufwandsverteilung).

Filter nach Practice, Mandant, Volumen oder Risiko lassen sich kombinieren. Wer im Vorstandsmeeting nur die Top-10-Mandate diskutieren will, hat die Sicht in zwei Klicks.

Marge tagesaktuell über das Portfolio

Pro Projekt rechnet teamspace die Marge aus Honorarvolumen abzüglich der bewerteten Stunden, Reisekosten und Material. Das Portfolio aggregiert über alle aktiven Projekte. Was sich aus dieser Sicht typischerweise zeigt:

• Pareto-Verteilung: 20 % der Mandate machen oft 60 bis 80 % der Bottom Line.
• Practice-Unterschiede: Beratung trägt häufig höhere Margen als Entwicklung, Schulung wieder andere Strukturen.
• Mandanten-Lebenszyklus: Erstmandate sind oft margenärmer als Folgeaufträge mit etabliertem Vertrauen.

Mit Drilldown bis zur einzelnen Buchung lässt sich jede Auffälligkeit auf die Ursache zurückverfolgen.

Forecast bis Quartalsende

Der Portfolio-Forecast kombiniert drei Inputs:

• Restaufwand der aktiven Projekte (aus den Plandaten).
• Pipeline mit Wahrscheinlichkeit (aus dem CRM).
• Saisonalität und historische Realisierungsquoten.

Das Ergebnis ist eine Forecast-Auslastung pro Practice und pro Person bis Quartalsende. Wer die Forecast-Auslastung unter 70 % hat, sollte am Vertrieb arbeiten. Wer über 95 % liegt, riskiert Burn-out und Margenverlust durch Überstunden-Zuschläge.

Ressourcenkonflikte sichtbar machen

Ein klassischer Ärger in Multiprojekt-Setups: zwei Projektleitungen verplanen unwissentlich dieselbe Person für dieselbe Woche. teamspace erkennt diese Konflikte automatisch und markiert sie im Portfolio. Klick auf den Konflikt zeigt die betroffenen Projekte und Personen, mit Vorschlag zur Auflösung (z.B. Verschiebung um zwei Wochen, Tausch mit einer ähnlich qualifizierten Person, Aufnahme eines Freelancers).

Mehr zur operativen Konfliktauflösung auf Multiprojektmanagement Software und Kapazitätsplanung.

Was-wenn-Szenarien

Strategische Entscheidungen brauchen Zahlen, nicht Bauchgefühl. teamspace erlaubt Was-wenn-Berechnungen ohne Eingriff in die produktive Datenbank. Beispiele:

• Wenn wir das Pitch-Mandat XY gewinnen: Wie sieht die Auslastung im nächsten Quartal aus?
• Wenn das Hauptmandat um sechs Wochen verlängert wird: Welche anderen Projekte werden eng?
• Wenn wir zwei zusätzliche Senior-Berater einstellen: Welche Pipeline-Projekte werden umsetzbar?

Szenarien lassen sich speichern und als Vorstandsentscheidungs-Vorlage präsentieren.

Lessons Learned und Vorlagen-Datenbank

Beim Projektabschluss fließen Plan-Ist-Differenz, Margenrealisierung und Aufwandsstruktur in eine Vorlagen-Datenbank. Beim nächsten ähnlichen Mandat bekommt die Projektleitung historische Anhaltspunkte: Wie lange hat ein vergleichbares Konzept-Phase gebraucht? Welcher Aufwandsanteil ging in Tests? Wo gab es Margen-Drift?

Damit wird die Aufwandsschätzung schrittweise besser, ohne dass die Erfahrung an einzelnen Köpfen hängt.

Passt das zu Ihren Anforderungen?

Sie überlegen, ob teamspace die richtige Projektportfolio Software für Ihr Setup ist? Im 15- bis 30-minütigen Termin prüfen wir Ihre Practice-Struktur, Margen-Logik und Eskalationspfade. Mehr in der Übersicht Projektmanagement.