Stempeln, wo gearbeitet wird
- Browser, installierbare Web-App oder Tablet-Terminal.
- Arbeitsort über Kategorien: Büro, Home Office, unterwegs.
- Pausen nach hinterlegter Regel automatisch.
Anwesenheitszeit und Projektzeit sind in teamspace zwei unabhängige Sichten auf den Arbeitstag. Die eine ist die Grundlage für die Aufzeichnungspflicht und für Zuschläge, die andere macht Leistung abrechenbar. Mitarbeitende stempeln im Browser, in der installierbaren Web-App oder am Tablet-Terminal. Pausen, Zuschläge, Überstunden und Zeitkonto rechnet das System mit.
Kurz erklärt
Arbeitszeiterfassung ist die systematische Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Seit dem BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 aus dem Jahr 2022 ist sie für deutsche Arbeitgeber Pflicht, das EuGH-Urteil C-55/18 von 2019 hatte die Grundlage gelegt. Ein Team erfasst seine Arbeitszeit in teamspace dort, wo gearbeitet wird: per Browser, installierbarer Web-App oder Tablet-Terminal. Beginn, Ende, Pausen und Korrekturen tragen Bearbeiter und Zeitstempel, wöchentlich oder monatlich werden die Zeiten manipulationssicher festgeschrieben. Aus denselben Daten entstehen Zuschläge, Überstundenkonten und der Datenexport für die vorbereitende Lohnbuchhaltung.
Ob die Erfassung im Einzelfall vollständig gesetzeskonform ist, hängt davon ab, wie ein Unternehmen sie einsetzt. Wie weit die gesetzliche Zeiterfassungspflicht reicht, steht gesondert.
Überblick
Arbeitszeit lässt sich in teamspace auf zwei Arten erfassen, unabhängig voneinander. Die Anwesenheitszeit hält fest, wann jemand da war: Beginn, Ende, Pausen, Arbeitsort. Sie ist die Grundlage für die gesetzliche Aufzeichnung und die einzige Basis, auf der Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge entstehen. Die Projektzeit hält fest, woran gearbeitet wurde und ob die Stunde abrechenbar ist. Aus ihr entstehen Projektrentabilität, Kundenabrechnung und Tätigkeitsnachweis.
Beide müssen nicht übereinstimmen. Wer vier Stunden eingestempelt ist, kann sie auf drei Projekte verteilt buchen. Manche Unternehmen führen nur Projektzeiten, andere brauchen für die Zuschläge die Anwesenheit. Im HR legen Sie fest, welche der beiden Zeiten Überstunden und Gleitzeit speist. Wer beides nutzt, holt am meisten heraus, und genau das empfehlen wir.
Ausgangslage
Seit dem BAG-Beschluss von 2022 ist die Arbeitszeitaufzeichnung Pflicht. teamspace bringt sie in eine Erfassung, die im Alltag mitläuft.
Was sie leistet
Drei Dinge, die eine Arbeitszeiterfassung im Mittelstand können muss, damit aus der Aufzeichnungspflicht keine zweite Verwaltungsaufgabe wird.
Zwei Zeitarten
Anwesenheitszeit ist die Grundlage für die Aufzeichnungspflicht und für Zuschläge, Projektzeit macht Leistung abrechenbar. Beide laufen unabhängig und müssen nicht übereinstimmen. Wer Zuschläge braucht, nutzt die Anwesenheit; wer abrechnet, die Projektzeit. Am wirkungsvollsten ist beides zusammen, das empfehlen wir.
derselbe Arbeitstag
Mi 28.05 · zwei Sichten
Weicht die Anwesenheit von der gebuchten Projektzeit ab, weist die Zeitmatrix darauf hin.
Erfassen im Alltag
Erfassung muss im Tagesgeschäft funktionieren, sonst fallen erst die Stempel aus, dann die Aufzeichnung. teamspace lässt jeden dort stempeln, wo er arbeitet.
Der Arbeitsort wird über Kategorien festgehalten, etwa Büro, Home Office oder externe Arbeit. Bei Bedarf lassen sich Kategorien auf bestimmte IP-Bereiche oder auf die Bürozeiten beschränken. Eine GPS-Ortung gibt es nicht, der Ort ist eine Kategorie, kein Tracker.
Bewertung
Arbeitszeit ist nicht gleich Arbeitszeit. Je nach Uhrzeit, Wochentag und Modell entstehen Zuschläge oder gelten andere Regeln. teamspace bewertet das aus den erfassten Anwesenheitszeiten, statt es am Monatsende von Hand nachzurechnen.
Tarifliche Sonderregelungen und betriebliche Vereinbarungen bilden sich über die Kategorien ab. So entstehen korrekte Stundenkonten, ohne dass jemand am Monatsende eine Excel-Formel pflegt.
Vom Stempeln zur Lohnvorbereitung
Beginn, Pause, Ende, im Browser, in der App oder am Terminal. Der Arbeitsort kommt als Kategorie mit.
Pausen werden nach Regel eingerechnet, Zuschläge über die Anwesenheitskategorie bewertet, Überstunden gehen ins Zeitkonto.
Vorgesetzte sehen die aggregierte Wochenübersicht und geben frei. Jede Korrektur trägt Bearbeiter und Zeitstempel.
Mitarbeitende sehen ihr Zeitkonto, Überstunden und Resturlaub. Die Geschäftsführung sieht Krankenquote, Home-Office-Anteil und Auslastung auf Knopfdruck.
Freigegebene Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten stehen als Datenexport für die vorbereitende Lohnbuchhaltung bereit.
„Die Zeiterfassung ist wesentlich einfacher und komfortabler als in Excel."
Konten
Mitarbeitende und Vorgesetzte brauchen Klarheit über Stunden, nicht erst beim Streit. teamspace führt die Konten laufend mit, mit einer Ampel für den Stand.
Krankheit, Urlaub und Feiertage füllen das Konto bis zum Tagessoll auf, sodass kein Minus entsteht, wo niemand fehlt. Den Resturlaub rechnet das System samt Vorjahres-Übertrag und Verfall.
Erstgespräch
In 30 Minuten gehen wir Ihre Anwesenheitskategorien, Ihre Zuschläge und die Übergabe ans Lohnbüro an einem Beispiel-Mitarbeitenden durch. Am Ende sehen Sie, wo aus einer Stempelung Pflichtdaten und abrechenbare Stunden zugleich werden.
Nachweis
Korrekturen gehören zum Alltag, Tippfehler und verspätete Stempel lassen sich nicht vermeiden. teamspace dokumentiert jede Änderung, statt sie stillschweigend zu überschreiben.
Festgeschriebene Perioden sind gesperrt, danach ändert nur noch die Finanz-Sachbearbeitung. So bleibt belegbar, wann gearbeitet wurde. Beginn, Ende, Pausen und Korrekturen werden mit Bearbeiter und Zeitstempel erfasst, das unterstützt eine Aufzeichnung im Sinne des EuGH-Urteils C-55/18 und des BAG-Beschlusses 1 ABR 22/21.
Made in Germany
Arbeitszeitdaten sind Personaldaten. teamspace speichert sie in zwei georedundanten, ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt am Main, ausschließlich in der EU, DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Wir entwickeln teamspace seit 1999 in Darmstadt, ohne fremdes Kapital. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft nach deutschem Recht.
Beginn, Ende, Pausen und Korrekturen werden objektiv und mit Zeitstempel erfasst. Das unterstützt eine Arbeitszeitaufzeichnung im Sinne des BAG-Beschlusses und des EuGH-Urteils. Eine pauschale Konformität mit dem Arbeitszeitgesetz behaupten wir nicht, sie hängt davon ab, wie ein Unternehmen die Erfassung einsetzt. Genau das schauen wir uns im Erstgespräch an Ihrem Modell an.
Übergabe
Die Arbeitszeiterfassung steht nicht für sich. Sind die Stunden freigegeben, stehen sie für den nächsten Schritt bereit, ohne Abtippen.
teamspace rechnet keinen Lohn selbst ab, es gibt keine Lohnsteuer-Anmeldung und keine SV-Beiträge. Die Daten stehen für das Lohnbüro oder den Steuerberater vorbereitet bereit. Einmal erfasst, in jeder Sicht verfügbar.
Teil der HR-Software
Personalakte, Urlaub, Krankheit, Überstunden und Lohnvorbereitung liegen im selben System wie die Arbeitszeit. Die Stempelung speist das Zeitkonto, der versionierte Stundensatz die Projektkosten, die freigegebenen Stunden die Lohnvorbereitung. Wie das ganze Modul zusammenhängt, zeigt die Übersichtsseite.
Zur HR-SoftwareAnwendungsfälle
Sechs Funktionen desselben Systems, jede mit eigener Sicht auf den Mitarbeitenden, alle ohne Doppelpflege.
Stammdaten, Verträge, Dokumente und Gespräche in einer zusammengesetzten Akte.
Mehr erfahrenAnträge stellen, genehmigen, Resturlaub und Vertretung im Blick behalten.
Mehr erfahrenKrankmeldung mit Bescheinigung, AU-Tage füllen das Zeitkonto auf.
Mehr erfahrenDrei Berechnungsregeln, Schwellen pro Monat oder Jahr, drei Wege zum Abbau.
Mehr erfahrenStunden, Zuschläge und Abwesenheiten als Datenexport fürs Lohnbüro.
Mehr erfahrenVertragszeiten und Skills aus dem HR fließen in die Einsatzplanung.
Mehr erfahrenFunktionsumfang
Worum es geht
Arbeitszeiterfassung ist die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Seit dem BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 aus dem Jahr 2022, dem das EuGH-Urteil C-55/18 von 2019 vorausging, ist sie für deutsche Arbeitgeber Pflicht. Sie schützt Mitarbeitende, sichert Ruhezeiten und liefert die Grundlage für Zuschläge, Überstunden und die Entgeltabrechnung.
Sie steht im Zusammenhang mit dem Arbeitszeitgesetz, der EuGH-Rechtsprechung und der Zeitwirtschaft. Neben der reinen Anwesenheit spielen Pausen, Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, Ruhezeiten sowie Home Office und mobile Arbeit eine Rolle. Diese Sicht beantwortet die Frage, wann, wo und wie lange gearbeitet wurde.
Die zweite Aufgabe ist wirtschaftlich. Die Projektzeit hält fest, wofür die Stunde eingesetzt wurde und ob sie abrechenbar ist. Sie ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber für Dienstleister der Datenkern von Honorar, Auslastung und Marge. Beide Sichten laufen in teamspace unabhängig: Manche Unternehmen führen nur Projektzeiten, wer Zuschläge geben will, braucht die Anwesenheit. Sie müssen nicht übereinstimmen, und am wirkungsvollsten greifen sie zusammen.
Eine Arbeitszeiterfassungs-Software nimmt beide Aufgaben ab: Sie zeichnet die Zeit der Mitarbeitenden manipulationssicher auf und macht sie zugleich für Zuschläge, Überstundenkonten und die Abrechnung nutzbar. teamspace ist als solche Software für den Mittelstand gebaut, nicht als reine Stempeluhr.
Ehrliche Einordnung
Verwandte Module
Wer die Arbeitszeit erfasst, berührt fast immer auch die Zeit am Projekt, die Kapazität und die Rechnung. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Anwesenheit und Projektzeit am selben Mitarbeitenden. Aus den Buchungen rechnen Stundenkonto und Überstundenkonto.
Skills und Vertragszeiten aus dem HR fließen in die Kapazitätsplanung. Der versionierte Stundensatz rechnet in jeder Phase die interne Kostenstellung.
Aus freigegebenen Projektzeiten wird die Honorarrechnung, mit dem zum Buchungstag gültigen Stundensatz aus dem HR-Zeitstrahl.
Wir besprechen Ihre Anwesenheitskategorien, Zuschläge und die Übergabe ans Lohnbüro. Ein kurzes Gespräch zeigt, ob teamspace zu Ihrer Arbeitsweise passt.