Am Vorgang verankert
- Datei am Projekt, Kunden, Auftrag, Ticket
- Aus dem Vorgang heraus sofort gefunden
- Kein zweites Tool für den Zugriff
Dateimanagement für Teams: jede Datei liegt am Projekt, nicht im Ordner-Chaos.
Dateien liegen am Projekt, am Kunden, am Auftrag und am Ticket, nicht in einem isolierten Laufwerk. Jede Version bleibt erhalten, jede Datei erbt die Berechtigung ihres Vorgangs. Teil der Teamwork-Software von teamspace, in jeder Edition dabei.
Im Alltag
Was eine zentrale Dateiablage leisten muss.
Drei Dinge entscheiden, ob eine Ablage im Team funktioniert oder ob am Ende doch wieder jeder seine eigene Version hortet.
Versioniert und nachvollziehbar
- Jede Speicherung legt eine Version ab
- Bearbeiter und Zeitpunkt bleiben sichtbar
- Frühere Stände mit einem Klick zurück
Nach Need-to-know berechtigt
- Vier Berechtigungs-Modi pro Datei
- Geregelt über zentrale Benutzergruppen
- Sensibles bleibt auf einen Kreis begrenzt
Der Kern
Der Ordnerpfad gegen die Ablage am Vorgang.
Auf dem Netzlaufwerk lebt eine Datei in einem Pfad, den jeder anders im Kopf hat. In teamspace hängt sie am Vorgang, an dem gearbeitet wird, und erbt dessen Zugriff. Dieselbe Datei ist aus dem Projekt, der Kundenakte und dem Auftrag sichtbar.
am Vorgang
Kein Ordnerpfad, den jeder anders kennt, sondern eine Ablage am Projekt, Kunden und Auftrag.
Am Vorgang
Mehrere Ablagebäume hängen an einem Vorgang.
Jedes Projekt und jeder Kunde hat in teamspace seine eigene Dateiablage. Was zum Vorgang gehört, liegt dort, wo inhaltlich daran gearbeitet wird, statt in einem getrennten Laufwerk.
- Dateien am Projekt: Konzepte, Liefergegenstände, Statusberichte an einem Ort.
- Dateien am Kunden: Verträge, Angebote und Korrespondenz an der Kundenakte.
- Mehrere Ablagebäume je Vorgang, etwa getrennt nach Verträgen, Angeboten und Liefergegenständen.
So sehen Sie aus dem Projekt heraus alle Liefergegenstände und aus dem Kunden heraus alle Verträge, ohne den Ordner erst zu suchen.
Versionen
Die alte Version bleibt einen Klick entfernt.
Wer eine Datei neu hochlädt, überschreibt nicht den alten Stand. Die Versionskontrolle legt die vorige Fassung ab, mit Bearbeiter und Zeitpunkt, und einen früheren Stand holen Sie mit einem Klick zurück.
- Version je Upload, mit Datum und Änderer dokumentiert.
- Ältere Versionen bleiben aufrufbar und einzeln wiederherstellbar.
- Sperren während der Bearbeitung, damit zwei Leute nicht denselben Stand überschreiben.
So entstehen keine Dateinamen wie „Vertrag_v3_final_FINAL.docx", weil die Version im System steht, nicht im Namen.
„Sowohl im Support als auch in der Projektierung haben Mitarbeiter Einsicht in Aufträge und Rechnungen. Das war vorher nicht möglich."
Erstgespräch
Wo liegen Ihre Projektdateien heute?
Zeigen Sie uns einen typischen Projektordner von heute. Wir schauen gemeinsam, welche Dateien an den Vorgang gehören und wie die Berechtigungen danach aussehen.
Zugriff
Vier Modi regeln, wer eine Datei sieht.
Nicht jedes Dokument gehört vor jedes Augenpaar. In teamspace legen Sie den Zugriff über vier Modi fest, geregelt über zentrale Benutzergruppen statt über einzelne Personen.
- Uneingeschränkt oder eingeschränkt: offen für alle oder nur für gewählte Gruppen.
- Vererbt: die Datei übernimmt die Rechte ihres Ordners.
- Vererbt von Element: eine Datei im Projekt sehen nur die, die dem Projekt zugeordnet sind, über die Projektrollen gesteuert.
So sieht die Geschäftsführung die Vertragsdetails, während die Junior-Beraterin nur die Liefergegenstände ihres Projekts findet. Unterverzeichnisse bekommen eigene Lese- und Schreibrechte.
Hochladen und bearbeiten
Dateien kommen rein, ohne Umweg.
Vom Drag-and-drop bis zum eingebundenen Laufwerk: die Wege rein in die Ablage und die Arbeit an der Datei laufen direkt im Browser.
Auf vier Wegen hochladen
Klassisch über Durchsuchen, per Drag-and-drop, als Foto über die Webcam oder per WebDAV. Physische Belege fotografieren Sie über die digitale Belegerfassung direkt ins System.
Office-Dateien online bearbeiten
Word, Excel und PowerPoint öffnen Sie per Mausklick und bearbeiten sie online. Wer offline arbeiten will, lädt die Datei herunter und sperrt sie für die Dauer der Bearbeitung.
Als Laufwerk und aus Vorlage
Binden Sie die Ablage per WebDAV als Laufwerk ein und arbeiten Sie wie gewohnt. Neue Dokumente entstehen aus hinterlegten Vorlagen, dazu vier Verknüpfungs-Typen zu Datei, Verzeichnis, Webseite oder lokalem Ziel.
Mehr aus Teamwork
Anwendungsfälle rund um die Zusammenarbeit.
Das Dateimanagement ist ein Bereich der Teamwork-Software. Diese Bereiche grenzen direkt an und teilen dieselben Benutzergruppen und Berechtigungen.
Aufgabenmanagement
Offene Punkte mit Bearbeiter und Frist, mit Anhang an der Aufgabe.
Mehr erfahrenFirmenwiki
Anleitungen und Wissen versioniert, mit den passenden Dateien verbunden.
Mehr erfahrenTeamforum
Themenbereiche und News, die Diskussion zur Datei an einem Ort.
Mehr erfahrenTeamkalender
Termine, Urlaub und Meilensteine des Teams in einer Ansicht.
Mehr erfahrenTeamchat
Einzel- und Gruppenchat, Inhalte aus dem System direkt geteilt.
Mehr erfahrenKanban-Board
Aufgaben als Karten am selben Projekt wie die zugehörigen Dateien.
Mehr erfahrenPrüfung
Eine Datei zur Prüfung geben, den Stand sehen.
Manche Dokumente gehen nicht ungeprüft raus. Im Detailmanager geben Sie eine Datei an eine andere Person zur Prüfung, etwa an eine Vorgesetzte, und verfolgen den Stand bis zur Freigabe.
- Prüfung übergeben: festlegen, wer die Datei prüfen soll.
- Status verfolgen: sichtbar, ob ein Dokument noch in Prüfung oder schon freigegeben ist.
- Historie an der Datei: wer hat wann zur Prüfung übergeben, wann wurde freigegeben.
So bleibt nachvollziehbar, welcher Stand abgesegnet ist, ohne dass jemand den Verlauf in einer Mail-Kette zusammensucht.
Extern
Einzelne Dateien teilen, mit Ablaufdatum.
Wer eine Datei an einen Kunden gibt, muss ihm nicht die ganze Ablage öffnen. Über einen öffentlichen Link teilen Sie genau eine Datei, mit einer Gültigkeitsdauer, nach der der Link erlischt.
- Öffentlicher Link mit Gültigkeitsdatum, optional mit Bearbeitungsrecht.
- Direkt an den Kontakt: den Link per E-Mail aus dem System versenden.
- Externer Zugang: über das Self-Service-Portal sehen Kunden nur die freigegebenen Dateien, nicht die Projektstruktur.
So bekommt ein Partner genau das Abnahme-Protokoll, das er braucht, und sonst nichts vom internen Bestand.
In Zahlen
Vier Eckpunkte einer Ablage, die hält.
Was den Unterschied macht zwischen einem verstreuten Laufwerk und einer Ablage, auf die sich das ganze Team verlässt.
- Jede Version
bleibt erhalten
mit Bearbeiter und Zeitpunkt je Speicherung
- Vier Modi
pro Datei
über Benutzergruppen, nach Need-to-know
- Am Vorgang
statt im Pfad
Projekt, Kunde, Auftrag und Ticket
- 1999
in Darmstadt
5 POINT AG, eigenfinanziert
Der Vergleich
Cloud-Drive daneben oder Ablage im System?
Cloud-Drive als Insel
- Dateien liegen getrennt von Projekt und Kunde
- Wer Zugriff hat, wird im Drive separat gepflegt
- Versionen heißen v2, final und final-final im Namen
- Die Suche kennt den Projektkontext nicht
teamspace Ablage am Vorgang
- Die Datei hängt am Projekt, Kunden und Auftrag
- Der Zugriff erbt sich aus den Rollen des Vorgangs
- Jede Speicherung legt eine nummerierte Version ab
- Aus dem Vorgang heraus ist die Datei sofort gefunden
Funktionsumfang des Dateimanagements im Überblick.
Ablage und Struktur
- Datei am Projekt, Kunden, Auftrag und Ticket
- Mehrere Ablagebäume pro Vorgang
- Drei Bereiche: Privat, Dateimanager, Veröffentlicht
- Unterverzeichnisse mit eigenen Lese- und Schreibrechten
- Hochladen per Durchsuchen, Drag-and-drop, Foto, WebDAV
Versionen und Berechtigung
- Versionskontrolle mit Wiederherstellung
- Vier Berechtigungs-Modi über Benutzergruppen
- Vererbt von Element über die Projektrollen
- Datei sperren während der Bearbeitung
- Prüfungs-Workflow mit Status und Historie
Bearbeiten und Teilen
- Word, Excel und PowerPoint online bearbeiten
- Neue Dokumente aus hinterlegten Vorlagen
- Vier Verknüpfungs-Typen: Datei, Verzeichnis, Link, lokal
- Öffentliche Links mit Gültigkeitsdauer
- Per WebDAV als Laufwerk eingebunden
Begriff
Was ein Dateimanagement für Teams leistet.
Ein Dateimanagement für Teams ist eine gemeinsame Online-Ablage, in der Dokumente nicht nur gespeichert, sondern mit ihrem fachlichen Kontext verbunden sind: mit dem Projekt, dem Kunden, dem Auftrag oder dem Ticket, zu dem sie gehören. So findet jeder die richtige Datei dort, wo er ohnehin arbeitet.
Der Unterschied zu einem klassischen Netzlaufwerk liegt in der Verknüpfung. Auf einem Laufwerk lebt eine Datei in einem Ordnerpfad, den jeder anders im Kopf hat, und niemand weiß sicher, welche Fassung gilt. In teamspace hängt sie am Vorgang, trägt ihre eigene Versionshistorie und erbt die Berechtigung des Vorgangs. Spürbar wird der Vorteil bei wachsenden Dienstleistern meist zwischen 10 und 250 Mitarbeitenden, wenn zu viele Hände an zu vielen Dokumenten arbeiten.
Weil die Ablage Teil derselben Anwendung wie Projekte, Kunden und Aufgaben ist, lebt eine Datei nicht in einem Silo. Wer den Kunden öffnet, hat den Vertrag einen Klick entfernt, und wer das Ticket bearbeitet, sieht den Anhang des Kunden ohne Wechsel des Programms.
Datenschutz
In Frankfurt gehostet, nach Need-to-know geschützt.
Projektdateien enthalten Verträge, Angebote und Korrespondenz, also genau das, was geschützt gehört. teamspace legt die Daten in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main ab, mit Verarbeitung ausschließlich in der EU.
- Zugriff nach Need-to-know: jeder sieht nur, was seine Benutzergruppe sehen darf.
- GoBD-Modus: auf Wunsch schaltet 5 POINT einen Modus frei, in dem buchhaltungsrelevante Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden.
- Deutsches Recht: Vertragspartner ist die 5 POINT AG mit Sitz in Darmstadt.
Damit bleibt die Ablage DSGVO-konform aufgesetzt, ohne dass jemand Dateien zwischen Tools hin- und herschiebt.
Im Überblick
Das Dateimanagement ist ein Bereich von Teamwork.
Die Datei hält die Unterlage, das Board die Arbeit, der Kalender die Zeit. Wie teamspace diese Bereiche unter einer Oberfläche bündelt, mit gemeinsamen Benutzergruppen und Berechtigungen, sehen Sie in der Übersicht zur Teamwork-Software.
Zur Teamwork-SoftwareHintergrund
Wann sich eine zentrale Ablage auszahlt.
Ob eine Dateiablage etwas wert ist, entscheidet sich nicht an ihrer Größe, sondern daran, ob am Ende jeder dieselbe Fassung findet. Ein Laufwerk, auf das jeder seine eigene Ordnung legt, wird mit der Zeit zum Suchspiel. Eine Ablage am Vorgang bleibt sortiert, weil die Struktur aus der Arbeit folgt.
Eine Version, kein Ratespiel. Statt „Angebot_final_v2_neu" im Dateinamen führt die Datei ihre Versionen im System, mit Bearbeiter und Datum. Wer wissen will, was vorige Woche galt, holt den Stand zurück, statt drei Kollegen zu fragen.
Zugriff, der mitwächst. Wer ins Projekt kommt, sieht ab dem ersten Tag, was das Projekt sieht, weil die Rechte an der Gruppe und am Vorgang hängen, nicht an einer Person. Wer geht, nimmt keine Ordner-Freigabe mit, die niemand mehr zurücksetzt.
Ein Ort statt vier. Vertrag am Kunden, Liefergegenstand am Projekt, Anhang am Ticket: weil alles in derselben Anwendung liegt, endet das Hin- und Herschieben zwischen Laufwerk, Postfach und Cloud-Drive. Das ist der Punkt, an dem eine zentrale Ablage Zeit zurückgibt, statt neue Pflege zu erzeugen.
Verwandte Module
Was an das Dateimanagement anschließt.
Wer Dateien am Vorgang ablegt, arbeitet fast immer auch am Projekt, am Kunden und an der gebuchten Stunde. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Projektmanagement
Aus den Dateien am Projekt wird der Projektplan: Struktur, Phasen und Soll-Ist, tagesaktuell.
- Dateien und Wiki am Projekt
- Gantt mit Vorgänger-Logik
- Soll-Ist und Deckungsbeitrag
CRM-Software
Aus dem Kontakt wird die Kundenakte: Verträge, Vorgänge und Historie an einer Stelle.
- Organisation, Kontakt und Vorgang
- Digitale Kundenakte als Zeitleiste
- Dokumente am Kunden
Zeiterfassung online
Aus der Aufgabe wird die gebuchte Stunde: Anwesenheit, Projektzeit und Stundenzettel mit Freigabe.
- Buchen auf Projekt oder Ticket
- Abrechenbar oder intern getrennt
- Freigaben nachvollziehbar
Erstgespräch
Passt eine zentrale Ablage zu Ihrem Haus?
Sie zeigen uns Ihre heutige Datei-Landschaft, wir zeigen Ihnen, was teamspace davon ablöst und wie die Berechtigungen am Vorgang aussehen. Danach entscheiden Sie, ob der Umstieg der richtige Weg ist.
Häufige Fragen zum Dateimanagement
Wie funktioniert die Versionierung?
Jeder Upload einer Datei legt die vorige Fassung als Version ab, mit Bearbeiter und Zeitpunkt. Frühere Versionen bleiben aufrufbar und lassen sich einzeln wiederherstellen. Während der Bearbeitung lässt sich eine Datei sperren, damit zwei Personen nicht denselben Stand überschreiben.
Wie sind die Berechtigungen geregelt?
Über vier Modi pro Datei oder Ordner: uneingeschränkt, eingeschränkt, vererbt und vererbt von Element. Die Rechte hängen an zentralen Benutzergruppen statt an einzelnen Personen. Im Modus vererbt von Element sehen eine Datei im Projekt nur die, die dem Projekt zugeordnet sind, gesteuert über die Projektrollen. Unterverzeichnisse erhalten eigene Lese- und Schreibrechte.
Können wir Dateien online bearbeiten?
Ja. Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien öffnen Sie per Mausklick und bearbeiten sie online. Alternativ laden Sie eine Datei herunter und sperren sie für die Dauer der Bearbeitung. Neue Dokumente lassen sich aus hinterlegten Vorlagen erstellen.
Lassen sich Dateien mit Externen teilen?
Ja, über öffentliche Links zu einer einzelnen Datei. Dem Link geben Sie eine Gültigkeitsdauer, nach der er erlischt, und optional ein Bearbeitungsrecht. Den Link versenden Sie direkt aus dem System an einen Kontakt. Über das Self-Service-Portal sehen Kunden nur die freigegebenen Dateien, nicht die übrige Struktur.
Wie finde ich eine Datei wieder?
Über die Suche nach Dateiname und über die Metadaten, die Sie an einer Datei hinterlegen, sowie über den Vorgang selbst: Aus dem Projekt heraus sehen Sie alle zugehörigen Dateien, aus dem Kunden alle Verträge. Für gescannte Belege lässt sich auf Wunsch eine Texterkennung über die Google-Vision-API aktivieren; dafür ist eine schriftliche Freigabe als Subdienstleister nötig.
Wo werden die Dateien gespeichert?
In einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, mit Verarbeitung ausschließlich in der EU. Auf Wunsch schaltet 5 POINT einen GoBD-Modus frei, in dem buchhaltungsrelevante Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft mit Sitz in Darmstadt.
Können wir über die mobile Web-App auf Dateien zugreifen?
Ja. Die installierbare Web-App (PWA) auf iOS und Android zeigt Dateien mit den hinterlegten Versionen und ermöglicht den Upload, etwa ein Foto vom Vertrag direkt beim Kundentermin.
In welcher Edition ist das Dateimanagement enthalten?
Das Dateimanagement gehört zur Teamwork-Schicht und ist damit in jeder teamspace-Edition dabei, von light aufwärts. Es teilt sich Kontakte, Projekte und Berechtigungen mit dem Rest des Systems. Welche Edition zu Ihrem Bedarf passt, klären wir im Erstgespräch; die Preise stehen auf der Preisseite.
Erstgespräch
Dateimanagement in 15 Minuten geprüft.
Wir besprechen Ihre Ablagestruktur, die Berechtigungen am Vorgang und den Umzug vom Laufwerk. Am Ende wissen Sie, welche Dokumente sich zuerst nach teamspace holen lassen.