Projektphasen: wann ein Projekt in die nächste Phase darf
Jedes Handbuch hat eine Phaseneinteilung, und keine zwei sehen gleich aus. Hier ist eine, mit der sich arbeiten lässt: vier Phasen, ein Ergebnis je Phase und die Frage, wer zum Weitergehen Ja sagen muss.
6 Minuten Lesezeit Stand:
Kurz erklärt
Was sind die Phasen eines Projekts?
Projektphasen sind zeitliche Abschnitte, in die ein Projekt von Start bis Ende unterteilt wird. Üblich sind Start, Planung, Durchführung und Abschluss, mit einer Steuerung, die durchgehend läuft. Am Ende jeder Phase steht ein Ergebnis und eine Entscheidung, ob es weitergeht.
- 4 Phasen
- Start, Planung, Durchführung, Abschluss
- 1 Ergebnis
- je Phase, das vorliegen muss, bevor es weitergeht
- 1 Freigabe
- am Ende jeder Phase, meist durch den Auftraggeber
Ein Beispielprojekt
20 Wochen, vier Phasen
Neues Kundenportal für die Weber GmbH, gebaut von der Müller Consulting GmbH. Die Längen sind ausgedacht, die Durchführung nimmt darin erwartungsgemäß den größten Teil ein.
Phasen
Steuerung
Die Steuerung beginnt mit der Planung und endet mit dem Abschluss. Viele Quellen zählen sie als fünfte Phase, hier ist sie eine Daueraufgabe, weil sie eben keinen eigenen Abschnitt hat.
Je Phase
Leitfrage, Ergebnis und Freigabe
Die Freigabe am Ende jeder Phase ist ein Meilenstein. Ohne sie läuft ein Projekt in die nächste Phase, ohne dass jemand entschieden hat, ob es das soll.
| Phase | Leitfrage | Ergebnis | Freigabe |
|---|---|---|---|
| Start | Warum und wofür machen wir das? | Ziel und Rahmen auf einer Seite, etwa im Projektsteckbrief. Projektleitung benannt. Gemeinsamer Start im Kick-off. | Auftraggeber gibt das Projekt frei |
| Planung | Wie, wann, mit wem und mit welchem Aufwand? | Projektstrukturplan, Zeitplan, Budget, Risiken, Ressourcen | Auftraggeber bestätigt den Plan |
| Durchführung | Läuft es so, wie geplant? | Arbeitspakete erledigt, Zwischenergebnisse gezeigt | Auftraggeber nimmt Teilergebnisse ab |
| Abschluss | Was haben wir erreicht, was nehmen wir mit? | Abnahme, Übergabe, Abschlussbericht, Lessons Learned | Projekt wird offiziell geschlossen |
Zur Abnahme gibt es ein Abnahmeprotokoll zum Ausfüllen.
Wenn es nicht linear läuft
Phasen im agilen Projekt
Im klassischen Verständnis folgt eine Phase auf die andere. Im agilen Projekt gibt es die vier Abschnitte trotzdem, nur in klein: Jeder Sprint hat sein Ziel, seine Planung, seine Durchführung und seinen Abschluss. Das Gesamtprojekt behält meist einen groben Rahmen mit Start, Meilensteinen und Ende.
Die Mischung aus beidem nennt man hybrid. Sie ist verbreitet, weil Auftraggeber einen Rahmen mit Termin und Budget wollen, während das Team im Detail beweglich bleiben muss. Mehr dazu unter hybrides Projektmanagement und Wasserfallmodell.
Aus der Erfahrung
Was an den Phasenübergängen schiefgeht
Das hilft
- Vor dem Start der Planung steht das Ziel schriftlich fest, nicht nur im Kopf des Auftraggebers
- Am Ende jeder Phase fragt jemand ausdrücklich: Dürfen wir weiter?
- Offene Punkte aus der Phase werden mitgenommen, nicht vergessen
Das rächt sich
Meistens fällt es erst zwei Phasen später auf.
- Planung beginnt, bevor das Ziel geklärt ist, und wird bei jeder Rückfrage umgebaut
- Durchführung startet ohne bestätigten Plan, weil es ja eilt
- Der Abschluss entfällt, weil das Team schon im nächsten Projekt steckt, und die Erfahrungen gehen verloren
In teamspace
Phasen und Meilensteine im Projektplan
In teamspace ist die Phase eine eigene Ebene im Projekt.
- Phase als Ebene: Sie gliedert ein Projekt meist zeitlich, zum Beispiel in Vorphase, Planung und Realisierung. Jede Phase hat eine eigene Farbe und lässt sich als Filter nutzen.
- Drei Meilenstein-Arten: Projekt-Meilensteine, globale Meilensteine, die in allen Projekten sichtbar sind, und virtuelle Meilensteine für Szenarien.
- Soll und Ist: Der Soll-Ist-Vergleich läuft tagesaktuell mit Zeiten, Kosten und Einnahmen.
Noch kein System im Einsatz?
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Häufige Fragen
Wie viele Phasen hat ein Projekt?
Was passiert in der Projektinitialisierung?
Was ist ein Meilenstein im Projekt?
Was ist der Unterschied zwischen Projektphase und Arbeitspaket?
Gibt es Projektphasen auch im agilen Projekt?
Wer gibt eine Projektphase frei?
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