Lessons Learned: damit das nächste Projekt nicht dieselben Fehler macht
Nach dem Projekt ist vor dem Projekt, und meist ist für einen Rückblick keine Zeit mehr. Wer die Erfahrungen trotzdem festhält, kalkuliert das nächste Angebot besser. Es muss dafür kein großer Termin sein.
5 Minuten Lesezeit Stand:
Kurz erklärt
Was sind Lessons Learned?
Lessons Learned sind die Erkenntnisse aus einem Projekt: was gut gelaufen ist, was schiefging und was beim nächsten Mal anders gemacht werden soll. Das Team sammelt sie meist in einem gemeinsamen Termin, während oder am Ende des Projekts. Ihren Wert haben sie erst, wenn sie im nächsten Projekt tatsächlich genutzt werden.
- 1 Stunde
- reicht für ein normales Kundenprojekt
- 3 Änderungen
- mit Namen bringen mehr als 30 Erkenntnisse
- Kurz danach
- solange sich alle noch erinnern
≠
Erkannt ist nicht gelernt
Der Unterschied
Aus einer Erkenntnis wird erst durch die Änderung eine Lektion
Im Fachjargon heißt das Lessons Identified und Lessons Learned. Das Protokoll mit den Erkenntnissen ist schnell geschrieben, es bleibt aber nur eine Liste. Gelernt ist etwas erst dann, wenn das nächste Projekt anders läuft.
Ablauf
So läuft der Termin ab
Es braucht keine Moderationskarten, aber jemanden, der das Gespräch führt und nicht selbst der Hauptbetroffene ist.
Mit Zahlen anfangen
Geplante und gebuchte Stunden, Budget, Termine. So reden alle über dasselbe Projekt und nicht über das eigene Gefühl davon.
Sammeln, ohne zu diskutieren
Jeder schreibt auf, was gut lief und was nicht. Erst danach wird gesprochen.
Ursachen klären
Bei den zwei, drei wichtigsten Punkten fragen: Warum ist das passiert? Nach dem Ablauf fragen, nicht nach der Person.
Änderungen festlegen
Was machen wir beim nächsten Mal konkret anders, und wer sorgt dafür? Das ist der wichtigste Schritt.
Fragen
Fragen, die weiterhelfen
Zum Ergebnis
Hat der Kunde bekommen, was er erwartet hat? Würde er uns empfehlen?
Zu Aufwand und Geld
Wo lag die Kalkulation daneben, und warum? Welche Leistungen haben wir erbracht, ohne sie abzurechnen?
Zur Zusammenarbeit
Wann haben wir etwas zu spät erfahren? Wer hätte früher dabei sein müssen? Was hätten wir im Kick-off klären müssen?
Ein Beispiel
120 Stunden geplant, 168 gebucht
Die Müller Consulting GmbH hat für die Weber GmbH ein Beratungsprojekt zum Festpreis abgeschlossen. Der Rückblick beginnt mit den Zahlen: Fast der ganze Mehraufwand entfiel auf die Abstimmung, die Fachberatung selbst lag im Plan.
Geplant
Gebucht
Erfundenes Beispiel. Ob eine Abweichung trägt, zeigen erst mehrere Projekte.
Muster
So sieht ein guter Eintrag aus
Aus dem Beispiel entstehen drei konkrete Änderungen. Übernehmen Sie die Spalten einfach für Ihr eigenes Projekt.
| Was ist passiert? | Warum? | Was ändern wir? | Wer? |
|---|---|---|---|
| 48 Stunden mehr Abstimmung als geplant | Im Angebot war keine eigene Position dafür vorgesehen | Eigene Angebotsposition „Abstimmung“ | Vertrieb |
| Zusatzwünsche wurden einfach erledigt | Sie kamen per Telefon, niemand erfasste sie | Änderungen ab einer Stunde gehen als kurze Mail an die Projektleitung | Projektleitung |
| Der Fachbereich meldete sich spät | Er war beim Kick-off nicht dabei | Einladung geht an alle betroffenen Abteilungen | Projektleitung |
Dranbleiben
Damit die Erkenntnisse nicht versanden
Das eigentliche Problem liegt selten im Termin, sondern in der Zeit danach. Das Protokoll landet in einem Ordner, und das nächste Angebot entsteht aus dem Kopf.
Halten Sie Änderungen deshalb dort fest, wo sie das nächste Mal gebraucht werden: in der Vorlage für Angebote, im Projektplan oder in der Checkliste für den Projektstart. Wer beim nächsten Angebot an der Position „Abstimmung“ vorbeikommt, braucht kein Protokoll zu lesen.
In teamspace
Der Rückblick wird besser, wenn die Zahlen schon da sind
Bei Lessons Learned geht viel Zeit damit drauf, herauszufinden, was eigentlich passiert ist. In teamspace bleibt der ursprüngliche Plan als Basiswert erhalten und steht neben dem, was tatsächlich gebucht und abgerechnet wurde.
- Basiswerte: Die ursprünglichen Plandaten bleiben erhalten, auch wenn sich der Plan ändert.
- Soll-Ist-Vergleich: Zeiten, Kosten und Einnahmen stehen nebeneinander, dazu die Nachkalkulation pro Auftrag.
- Projektvorlagen: Was Sie gelernt haben, nehmen Sie direkt in die Vorlage für das nächste Projekt auf.
Noch kein System im Einsatz?
Starten Sie mit unserer kostenlosen Vorlage.
Häufige Fragen
Was heißt Lessons Learned auf Deutsch?
Was ist der Unterschied zwischen Lessons Learned und Retrospektive?
Wann ist der beste Zeitpunkt für Lessons Learned?
Sollte der Kunde bei den Lessons Learned dabei sein?
Wie vermeidet man Schuldzuweisungen?
Passt dazu
Alle Themen ansehenNächster Schritt
Sehen, was ein Projekt wirklich gekostet hat?
Wir zeigen Ihnen, wie in teamspace Plan, gebuchte Zeiten und Rechnungen zusammenkommen. Ob das zu Ihren Projekten passt, besprechen wir offen.
30 Minuten, kostenlos, mit jemandem aus unserem Team in Darmstadt