Kick-off-Meeting: was am Ende des ersten Termins feststehen muss
Der Auftrag ist da, das Team steht, und jetzt sollen alle in dieselbe Richtung laufen. Was im Kick-off nicht geklärt wird, kommt später als Rückfrage oder als Streit über den Umfang zurück.
6 Minuten Lesezeit Stand:
Kurz erklärt
Was ist ein Kick-off?
Ein Kick-off, auch Kick-off-Meeting oder Projektstart-Besprechung, ist das erste gemeinsame Treffen aller Beteiligten zu Beginn eines Projekts. Dort klären sie Ziel, Umfang, Rollen, Termine und die Art der Zusammenarbeit. Am Ende soll jeder wissen, was erreicht werden soll und was er als Nächstes zu tun hat.
- 60–90 Min
- reichen bei kleineren Kundenprojekten meist aus
- 2 Termine
- bewähren sich: erst intern, dann mit dem Kunden
- 4 Fragen
- müssen danach beantwortet sein
Warum sich der Termin lohnt
Jetzt kostet die Klärung eine Stunde, später ein Budget
Im Angebot steht, was verkauft wurde. Die Leute, die das Projekt umsetzen, haben es oft nur überflogen, und auf Kundenseite sitzen häufig andere Personen als die, die unterschrieben haben. Im Kick-off treffen diese Vorstellungen zum ersten Mal aufeinander.
Außerdem lernen sich die Menschen kennen. Wer den Ansprechpartner beim Kunden einmal gesehen hat, ruft eher an, wenn etwas unklar ist, statt tagelang vor sich hin zu raten.
Zwei Termine
Erst intern, dann mit dem Kunden
Interner Kick-off
Einige Tage vorher, nur das eigene Team.
- Wie knapp ist das Budget, welcher Teil der Kalkulation wackelt?
- Wer hat in den nächsten Wochen wirklich Zeit?
- Welche Risiken sprechen wir beim Kunden an?
Kick-off beim Kunden
Das eigentliche Treffen, gern persönlich.
- Warum dieses Projekt, und woran erkennen wir den Erfolg?
- Was gehört dazu und was ausdrücklich nicht?
- Wer entscheidet, und wie stimmen wir uns ab?
Agenda
So können 90 Minuten aussehen
Die Müller Consulting GmbH startet ein Beratungsprojekt bei der Weber GmbH. Dabei sind die Projektleiterin, zwei Berater, die Geschäftsführerin zu Beginn, der Projektverantwortliche und eine Kollegin aus dem Fachbereich.
- 10 Minuten: Begrüßung und Vorstellung. Wer macht was, auch auf Kundenseite.
- 15 Minuten: Anlass und Ziel. Warum dieses Projekt?
- 20 Minuten: Umfang. Hier sollten Sie nicht sparen.
- 15 Minuten: Vorgehen und Termine. Phasen, Meilensteine, bekannte Engpässe.
- 15 Minuten: Zusammenarbeit. Entscheidungen, Abstimmung, Ablage.
- 15 Minuten: Offenes und nächste Schritte. Aufgaben mit Name und Termin.
Größere Vorhaben brauchen mehr Zeit, oft einen halben Tag. Das sind unsere Erfahrungswerte, keine Norm.
Vorbereitung
Was vorher erledigt sein sollte
Angebot und Auftrag lesen
Das ganze Team kennt, was verkauft wurde, auch die Einschränkungen.
Die richtigen Leute einladen
Auf Kundenseite gehört jemand mit Entscheidungsbefugnis dazu, zumindest für den Anfang.
Agenda vorab verschicken
Mit der Bitte, offene Fragen schon mitzubringen.
Einen Plan-Entwurf mitbringen
Über einen Entwurf lässt sich besser reden als über ein leeres Blatt.
Rollen klären
Wer leitet, wer schreibt mit, wer stellt das Projekt vor?
Online und hybrid mitdenken
Unterlagen vorher teilen und Zugangsdaten prüfen. Wer zugeschaltet ist, muss genauso zu Wort kommen.
Ergebnis
Vier Fragen, die danach beantwortet sein müssen
Woran erkennen wir, dass wir fertig sind?
„Der neue Prozess läuft“ reicht nicht. Besser: „Alle Standorte rechnen seit dem 1. März nach dem neuen Prozess ab.“
Wer entscheidet, wenn es hakt?
Auf beiden Seiten braucht es einen Namen.
Wie gehen wir mit Änderungen um?
Es wird welche geben. Legen Sie jetzt fest, wie sie besprochen und freigegeben werden. Mehr dazu unter Scope und Leistungsumfang.
Häufige Fehler
Woran Kick-offs scheitern
Die Präsentation ersetzt das Gespräch
Wenn 40 Folien durchgeblättert werden, kommen die wichtigen Einwände erst später. Planen Sie mehr Zeit für Fragen als für Folien.
Die Entscheider fehlen
Wer auf Kundenseite am Ende entscheidet, sollte wenigstens am Anfang dabei sein und sagen, warum das Projekt wichtig ist.
Es gibt kein Protokoll
Schicken Sie Ziel, Umfang, Rollen und Termine noch am selben Tag herum, gern als Projektsteckbrief.
Der Termin bleibt der einzige
Auch beim besten Kick-off ändert sich unterwegs etwas. Am Ende gehören die Erfahrungen noch einmal auf den Tisch, in den Lessons Learned.
In teamspace
Was im Kick-off besprochen wird, gehört danach ins Projekt
In teamspace entsteht das Projekt per Klick aus dem Auftrag, die Positionen werden zu Teilprojekten oder Arbeitspaketen. Was Sie im Kick-off festlegen, tragen Sie direkt dort ein.
- Projektvorlagen: Struktur, Meilensteine und Ressourcen kommen gleich mit.
- Zeitplan als Gantt: Abhängigkeiten sind sichtbar, Nachfolger verschieben sich automatisch.
- Rollen und Unterlagen: Bearbeiter und Verantwortliche je Teilprojekt, Dateien und Forum am Projekt.
Noch kein System im Einsatz?
Starten Sie mit unserer kostenlosen Vorlage.
Häufige Fragen
Was bedeutet Kick-off?
Wie lange dauert ein Kick-off-Meeting?
Was ist der Unterschied zwischen internem und externem Kick-off?
Wer lädt zum Kick-off ein?
Was gehört in das Protokoll eines Kick-offs?
Passt dazu
Alle Themen ansehenNächster Schritt
Vom unterschriebenen Angebot zum laufenden Projekt ohne Abtippen?
Wir zeigen Ihnen, wie in teamspace aus dem Auftrag ein Projekt mit Struktur, Terminen und Budget wird. Ob das zu Ihren Projekten passt, besprechen wir offen.
30 Minuten, kostenlos, mit jemandem aus unserem Team in Darmstadt