seit Januar 2025
Empfang von E-Rechnungen verpflichtend, für jedes inländische Unternehmen und ohne Zustimmung des Absenders.
E-Rechnungspflicht 2027: Ihre Rechnung muss ein Datensatz sein, keine PDF.
Die E-Rechnungspflicht trifft zuerst alle Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Gefordert ist ein strukturiertes Format nach der Norm EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD. In teamspace entstehen beide aus der Rechnung, die Sie ohnehin schreiben. Ab 19 Euro pro Nutzer und Monat.
- 30 Minuten, online, ohne Vorbereitung Ihrerseits
- Kostenlos und unverbindlich
- Sie sprechen mit dem Beratungsteam in Darmstadt, nicht mit einem Callcenter
Aus dem Gespräch entsteht kein Vertrag, und der 14-Tage-Test endet von selbst.
Die Frist
Wen es wann trifft.
Bei einem Dienstleister sind 800.000 Euro Jahresumsatz oft schon mit acht bis zehn Mitarbeitenden erreicht. Liegen Sie darüber, gilt für Sie der Januar 2027. Maßgeblich ist der Umsatz des Vorjahres, für den Stichtag 2027 also Ihr Umsatz 2026.
ab Januar 2027
Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, bei Rechnungen an andere inländische Unternehmen.
ab Januar 2028
Ausstellungspflicht für alle, unabhängig vom Umsatz. Bis dahin dürfen kleinere Unternehmen weiter Papier und PDF verschicken.
Selbst-Check
Gilt die Pflicht für Sie schon 2027?
Zwei Fragen, danach wissen Sie, ab wann Sie ausstellen müssen.
Orientierung anhand der gesetzlichen Stichtage des Wachstumschancengesetzes, keine Rechtsberatung. Kleinbetragsrechnungen unter 250 € bleiben ausgenommen.
Der häufigste Irrtum
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Eine PDF-Rechnung per Mail erfüllt die Anforderungen nicht. Sie gilt als sonstige Rechnung, weil ihr der strukturierte Datensatz fehlt. Ein eingescanntes Papier oder eine Word-Datei erfüllen sie genauso wenig.
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Gefordert ist ein maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931, in der Praxis also XRechnung oder ZUGFeRD. Beide erzeugt teamspace beim Versand selbst.
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Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Rechnungen an Privatpersonen.
Die Einordnung
Warum nicht einfach ein Rechnungsprogramm?
Ein reines Rechnungsprogramm erfüllt die Pflicht. Es beantwortet nur die Frage nicht, wie die Stunden in die Rechnung kommen. Genau dort liegt bei Dienstleistern die Arbeit.
Funktion
Reines Rechnungstool
teamspace
Empfohlen E-Rechnung im Pflichtformat
Stunden automatisch auf Projekt und Vertrag
Wartungskontingente, Abschläge, Zahlungspläne
eingeschränkt
Auslastung und Marge tagesaktuell
Anzahl Systeme im Einsatz
zwei bis vier
eines
Wenn Sie ohnehin umstellen müssen, ist jetzt der Moment.
Die Umstellung auf die E-Rechnung kostet Sie in jedem Fall Arbeit: Formate einrichten, Empfänger klären, Ablage anpassen. Wer diese Arbeit ohnehin leistet, kann bei der Gelegenheit die Stelle schließen, an der heute jemand die erfassten Stunden von Hand in die Rechnung überträgt. In teamspace entsteht die Rechnung aus den freigegebenen Buchungen, und beim Versand entsteht daraus die E-Rechnung im Pflichtformat.
Kurz sprechen
Klären Sie in 30 Minuten, was bei Ihnen zu tun ist.
Wir schauen gemeinsam auf Ihre Rechnungsempfänger, Ihre Formate und darauf, wo heute noch Handarbeit zwischen Stunden und Rechnung liegt. Kostenlos, ohne Vorbereitung, ohne Vertrag im Anschluss.
Der Umstieg
Drei Schritte, keine Projektlaufzeit.
Sie müssen dafür kein Einführungsprojekt aufsetzen. So läuft es bei uns ab.
- 1
30 Minuten
Erstgespräch
Wir schauen auf Ihre Projektarten, Ihre Stundensätze und darauf, welche Empfänger bei Ihnen welches Format erwarten. Online, kostenlos, ohne Vorbereitung Ihrerseits.
- 2
14 Tage kostenlos
Testzugang mit Ihren Themen
Wir richten den Zugang vorher passend ein, damit Sie darin Ihre eigenen Abläufe wiedererkennen. Danach testen Sie eigenständig. Eine feste Ansprechperson bleibt auf Wunsch dabei, kostenlos.
- 3
Datenübernahme, Einrichtung, Schulung
Einführung und Produktivstart
Wie lange das dauert, hängt an Ihren Daten und daran, wie viele Personen geschult werden. Zwei Beispiele aus veröffentlichten Kundengeschichten: Bei einem IT-Dienstleister mit sieben Mitarbeitenden lagen zwischen erster Anfrage und erster vollständiger Abrechnung in teamspace keine zwei Monate. Ein Beratungshaus im öffentlichen Auftrag setzte sich rund acht Wochen und hielt diesen Rahmen ein.
Aus den Kundengeschichten
Drei Häuser, die schon umgestellt haben.
Die Zahlen sind Angaben der Unternehmen selbst aus veröffentlichten Kundengeschichten. Wie stark der Effekt ausfällt, hängt von Ausgangslage, Abläufen und Umsetzung ab und ist nicht zugesichert.
IT-Beratung, gut 20 Mitarbeitende
Abrechnung in 3 statt 10 Tagen
Der monatliche Abrechnungslauf in der Beratung dauerte vorher zehn Tage und ist heute nach drei erledigt.
- Vorher lief er über mehrere Programme nebeneinander
- Der Gewinn liegt weniger in gesparten Stunden als in ausbleibenden Nachfragen
IT-Dienstleister, sieben Mitarbeitende
60 Prozent schneller abrechnen
Den eigenen Zeitgewinn beim Rechnungsschreiben schätzt der Betrieb auf 60 Prozent, beim Angebot auf 70.
- Angebote gehen seither so schnell raus, dass Kunden es nicht gewohnt sind
- Ein Monat lang wurde doppelt abgerechnet, um den Vergleich zu haben
Beratungshaus im öffentlichen Auftrag
Einführung in 8 Wochen
Für die Einführung im ganzen Haus setzte sich der Betrieb rund acht Wochen und hielt diesen Rahmen ein.
- Gestartet wurde bewusst, bevor jede Frage geklärt war
- Nachjustiert wurde zum folgenden Jahresanfang
„Ohne teamspace würden wir heute viel repetitive Arbeit umsonst machen.“
Kundenbasis
Diese Unternehmen arbeiten mit teamspace
Rund 400 Dienstleister im DACH-Raum mit über 20.000 Nutzerinnen und Nutzern: IT-Häuser, Agenturen, Ingenieurbüros und Beratungen. Ein Ausschnitt.
Was es kostet
Preis pro aktivem Nutzer und Monat. Die E-Rechnung steckt in der Abrechnung und kostet keinen Modul-Aufpreis. Mindestbestellmenge ist eine Lizenz, empfohlen ist teamspace ab fünf Nutzern. Die angezeigten Preise sind Jahres-Preise; bei kürzerer Laufzeit gilt ein Aufschlag von 10 Prozent halbjährlich, 15 Prozent quartalsweise und 20 Prozent monatlich. Für die Lizenz fällt keine Einrichtungsgebühr an, für das Hosting einmalig schon.
office
Das Paket, in dem die E-Rechnungspflicht abgedeckt ist: Projekte, Zeiten, Abrechnung, CRM und Tickets in einem System.
19 € pro Nutzer / Monat
- E-Rechnung als XRechnung und ZUGFeRD, ohne Aufpreis
- Empfang eingehender E-Rechnungen inklusive
- Abrechnung: Angebote, Aufträge, Rechnungen
- Projektzeiterfassung und Projektmanagement
- CRM und Ticketsystem
- HR-Grundfunktionen, Arbeitszeit, Teamarbeit
enterprise
Zusätzlich für Häuser, die ihre Buchhaltung anbinden und die Kapazität planen wollen.
24 € pro Nutzer / Monat
- Alles aus office
- DATEV-zertifizierte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online
- Eingangsrechnungen mit Prüfung und Freigabe
- Kapazitätsplanung
- Vertriebsprozess und Qualitätsmanagement
- Bankenschnittstelle
Erstgespräch
Bis zur Pflicht sind es noch vier Monate.
Genug Zeit, um in Ruhe umzustellen. Suchen Sie sich eine Zeit aus, die in Ihren Tag passt: 30 Minuten, online, kostenlos und unverbindlich.
Was an dieser Stelle meistens noch offen ist
Was passiert mit unseren Daten aus dem alten System?
Die Übernahme aus dem Altsystem gehört zur Einführung. Im Erstgespräch klären wir, was mitkommt, also in der Regel Kunden, Projekte, offene Aufträge und laufende Verträge, und was im alten System bleiben darf. Für die Einführung insgesamt, also Datenübernahme, Einrichtung und Schulung, sind 5.000 Euro ein realistischer Rahmen. Nach oben offen je nach Datenmenge und Schulungsumfang, nach unten offen, wenn Sie Migration und Schulung selbst übernehmen.
Läuft die Übergabe an unseren Steuerberater über DATEV?
Ja. teamspace hat eine DATEV-zertifizierte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online. Rechnungen und Belege gehen darüber an die Finanzbuchhaltung, ohne CSV-Bastelei dazwischen. Die Schnittstelle gehört zur Edition enterprise.
Wir liegen unter 800.000 Euro. Betrifft uns das schon?
Ausstellen müssen Sie erst ab Januar 2028. Empfangen müssen Sie aber schon heute: Die Empfangspflicht gilt seit Januar 2025 für jedes inländische Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. Wenn ein Lieferant Ihnen eine XRechnung schickt, müssen Sie damit umgehen können. Wer den Empfang jetzt einrichtet, muss den Versand später nur noch einschalten.
Wir nutzen schon ein Rechnungsprogramm. Lohnt der Wechsel?
Nur, wenn bei Ihnen zwischen Zeiterfassung und Rechnung Handarbeit liegt. Wenn Ihre Stunden heute in einem Programm stehen und in einem zweiten wieder eingetippt werden, lohnt er sich. Wenn Sie Festpreise abrechnen und Ihr Programm die Formate erzeugt, sagen wir Ihnen das im Erstgespräch auch.
Wie lange dauert die Einführung wirklich?
Das hängt daran, wie viele Daten mitkommen und wie viele Personen geschult werden. Zwei Beispiele aus veröffentlichten Kundengeschichten: Bei einem IT-Dienstleister mit sieben Mitarbeitenden lagen zwischen der ersten Anfrage und der ersten Abrechnung, die vollständig in teamspace lief, keine zwei Monate; die Einarbeitung der sieben Personen kostete zwei Stunden. Ein Beratungshaus im öffentlichen Auftrag setzte sich für die Einführung selbst einen Rahmen von rund acht Wochen und hielt ihn ein.
Wie lange binden wir uns?
Lizenzen sind monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich buchbar. Die angezeigten Preise sind Jahres-Preise; bei kürzerer Laufzeit gilt ein Aufschlag von 10 Prozent halbjährlich, 15 Prozent quartalsweise und 20 Prozent monatlich. Die Kündigungsfrist beträgt drei Monate bei jährlicher und einen Monat bei monatlicher Laufzeit. Ausgeschiedene Mitarbeiter kosten nichts: Die frei gewordene Lizenz übernimmt der nächste Mitarbeiter sofort, ohne Aufpreis.
Was passiert nach den 14 Tagen automatisch?
Nichts. Aus dem Test entsteht kein Vertrag und keine automatische Verlängerung, auch dann nicht, wenn Sie sich nicht melden. Es gibt keine hinterlegte Zahlungsart und kein Abo, das anspringt. Wenn Sie weitermachen wollen, sagen Sie uns das aktiv.