Die Pipeline jederzeit im Blick
Wie viele Interessenten in welcher Phase stehen, lesen Sie im Trichter ab. Eine Liste in Excel, die jemand pflegt, entfällt.
Vertriebscontrolling für Dienstleister: Pipeline, Prognose und Erfolg im Blick.
Die Frage, wie viel Umsatz das nächste Quartal bringt, beantwortet im Mittelstand oft das Bauchgefühl. Im Vertriebscontrolling von teamspace bildet ein Trichter jede Chance mit Phase und Wahrscheinlichkeit ab; daraus entsteht die Umsatzprognose.
Überblick
Was Vertriebscontrolling sichtbar macht.
Drei Dinge, die ein Dienstleister über seinen Vertrieb wissen will, ohne dafür Tabellen zusammenzusuchen.
Den Umsatz vorhersehen
Aus Phase und Wahrscheinlichkeit jeder Chance entsteht eine Umsatzprognose pro Quartal, mit Drilldown bis zur einzelnen Chance.
Den Erfolg messen
Welche Phase die meisten Interessenten verliert und welcher Kunde Deckungsbeitrag bringt, zeigen die Berichte auf Knopfdruck.
Der Trichter
Ihr Verkaufsprozess als digitaler Trichter.
Legen Sie einen oder mehrere Trichter an, jeder mit eigenen Phasen und einer Wahrscheinlichkeit pro Phase. Jede Vertriebschance hat einen Zielwert und eine Phase; teamspace errechnet daraus laufend den aktuellen Wert und die Prognose.
Anfrage 180 offen 15 %
Bedarf 76 offen 30 %
Angebot 28 offen 60 %
Verhandlung 14 offen 80 %
Auftrag 11 offen gewonnen
Wahrscheinlichkeit pro Phase
Umsatzprognose · Q3
- Offenes Volumen
- 620 k €
- Gewichtet
- 294 k €
Forecast Q3
294 k €
Die Wahrscheinlichkeit ist eine Schätzung, die Sie jederzeit anpassen.
Aus Phase, Wahrscheinlichkeit und Zielwert errechnet teamspace den aktuellen Wert jeder Chance.
Umsatzprognose
Aus der Pipeline wird die Umsatzprognose.
Über den Trichter zeigt teamspace, wie viele Chancen in der Pipeline stehen, mit welchem Wert und welcher Wahrscheinlichkeit. Aus der Summe entsteht die erwartete Umsatzprognose für das Quartal, statt einer Zahl aus dem Kopf der Vertriebsleitung.
- Pro Chance hinterlegen Sie Zielwert, Einnahmestart, Phase und Wahrscheinlichkeit. Der aktuelle Wert errechnet sich automatisch aus Zielwert mal Wahrscheinlichkeit.
- Mit jedem Phasenwechsel aktualisiert sich der Wahrscheinlichkeitswert und damit der aktuelle Wert. Springt ein Interessent ab oder beauftragt er, halten Sie das im Status fest.
- Aggregiert über die Pipeline ergibt das den Forecast pro Quartal, mit Drilldown bis zur einzelnen Chance.
Den Forecast über den Trichter führt teamspace in der enterprise-Edition. Wer zunächst nur Vorgänge und Wiedervorlagen am Kontakt braucht, bleibt in der office-Edition.
Conversions
Sehen, in welcher Phase Aufträge verloren gehen.
Den Verkaufsprozess bilden Sie mit den Phasen des Trichters eins zu eins ab. So lässt sich nachverfolgen, wie viele Interessenten je Phase weiterkommen und an welcher Stelle die meisten abspringen.
- Analyse nach Phasen: die Verteilung der Chancen pro Phase wird sichtbar, samt aktuellem Wert je Phase.
- Wo gewonnen, wo verloren: die engste Stelle im Trichter lesen Sie ab, statt sie im Quartalsmeeting zu erraten.
- CRM-Analyse: alle Vorgänge nach Typ im Zeitverlauf, aufgeteilt nach Bearbeiter oder Kunde, als Maß für die Vertriebsschlagkraft.
Wer die schwache Phase kennt, setzt sein Nachfassen genau dort an, wo es den Trichter wieder füllt.
Erstgespräch
Wir schauen mit Ihnen auf Ihre Pipeline.
In 20 Minuten gehen wir Ihre Trichter-Phasen und Wahrscheinlichkeiten durch und prüfen, welche Berichte Ihre Vertriebsleitung wirklich braucht.
Analyse
Den Trichter aus zwei Blickwinkeln lesen.
Die Vertriebschancen-Analyse beantwortet zwei Fragen, die der aktive und der zukünftige Vertrieb stellen. teamspace hält beide auseinander, statt sie in eine Zahl zu mischen.
- Vorausschauend: Was bringt der laufende Monat, was die nächsten drei? Die Analyse rechnet über den Einnahmestart, unabhängig davon, wann eine Chance entstanden ist.
- Im Rückblick: Was wurde aus den Chancen, die im Mai entstanden sind? Hier zählt nur dieser Jahrgang, bis zum Abschluss oder zur Absage.
- Nach Vertriebsmitarbeiter: dieselbe Auswertung pro Bearbeiter. So lernen Sie vom stärksten Vertrieb und sehen, wer die teuren Leads liegen lässt und deshalb schwächere Quoten fährt.
Beide Zeit-Blickwinkel und der Bearbeiter-Filter greifen auf dieselben Vertriebschancen zu, ohne dass jemand etwas doppelt pflegt.
Betreuung
Key Accounts kontrolliert betreuen.
Vertriebscontrolling endet nicht bei der Prognose. teamspace zeigt auch, wie gut wichtige Kunden betreut werden und wo das größte Potenzial liegt.
VIPs und Key Accounts im Blick
- Kunden als VIP oder Key Account markieren
- Key-Account-Manager mit optionalem Vertreter pro Kunde
- Nachvollziehen, wie gut ein Account betreut wurde
ABC-Analyse pro Aspekt
- Beste 20 Prozent, mittlere 60, schwächste 20
- Für Vertrieb, Kunde und Lieferant getrennt
- Bewertungsbasis frei wählbar, etwa Umsatzpotenzial
Aktivitätenanalyse
- Wie viel je Kontakt und Vorgangstyp getan wurde
- Aktivitäten der Key-Account-Manager sichtbar
- Vertriebsschlagkraft über die Zeit ablesbar
„Sowohl im Support als auch in der Projektierung haben Mitarbeiter Einsicht in Aufträge und Rechnungen. Das war vorher nicht möglich."
Eigene Kennzahlen
Den Wert einer Chance berechnen Sie selbst.
Nicht jede Chance ist gleich viel wert, und nicht jeder Auftrag wiegt gleich schwer. In teamspace bestimmen Sie selbst, wie sich der Wert einer Vertriebschance berechnet.
- Eigene Regeln: das Auftragsvolumen berücksichtigen oder einzelne Positionen stärker gewichten, je nachdem, was für Ihr Geschäft zählt.
- Wartung wiegt anders als Projekt: wiederkehrende Positionen lassen sich höher ansetzen als einmalige.
- Der gewichtete Wert fließt direkt in Trichter und Prognose, sodass das Bild zur Realität Ihres Hauses passt.
So bewertet das Vertriebscontrolling Chancen nach Ihrer Logik, nicht nach einer fremden Standard-Formel.
Frühwarnung
Auftragsspitzen und Umsatzlücken früh erkennen.
Über den Trichter sehen Sie nicht nur den Stand heute, sondern auch, was auf das Haus zukommt. Wie viele Abschlüsse in welchen Wochen wahrscheinlich sind, wird zur Vorschau auf den Auftragseingang.
- Spitzen rechtzeitig sehen: häufen sich wahrscheinliche Abschlüsse, planen Sie die Lieferteams, bevor die Aufträge eintreffen.
- Lücken früh erkennen: wird der Trichter dünn, bremst niemand erst, wenn der Umsatz schon fehlt.
- Pipeline und Lieferkapazität gehören zusammen: wer dauerhaft an der Auslastungsgrenze plant, gleicht die Vorschau mit der [Kapazitätsplanung](/kapazitaetsplanung/) ab.
So wird aus der Pipeline ein Frühwarnsystem, das Engpässe und Leerlauf vorab sichtbar macht.
Funktionsumfang
Was das Vertriebscontrolling auswertet.
Trichter, Chancen und Berichte greifen ineinander. Die Auswertungen entstehen aus denselben Vorgängen, mit denen der Vertrieb ohnehin arbeitet.
Trichter und Chancen
- Beliebig viele Trichter mit eigenen Phasen
- Wahrscheinlichkeit pro Phase, jederzeit anpassbar
- Zielwert, Einnahmestart und Status pro Chance
- Aktueller Wert automatisch errechnet
- Warnung bei ausbleibender Kontaktaufnahme
- Wert nach eigenen Regeln berechenbar
Berichte und Analysen
- Vertriebschancen-Bericht mit Wert und Phase
- Analyse der Chancen nach Phasen
- CRM-Analyse: Vorgänge nach Typ im Zeitverlauf
- Kundenanalyse mit Deckungsbeitrag pro Kunde
- ABC-Analyse für Vertrieb, Kunde und Lieferant
- Filter, Drilldown zur Datenherkunft und Export
Steuerung
- Umsatzprognose pro Quartal aus der Pipeline
- Auftragsspitzen und Umsatzlücken absehbar
- Vertriebsteam-Sicht über Chancen und Key Accounts
- Berichte als Favorit merkbar und druckbar
- Weitergehende Auswertung über Excel-Export oder REST-API
Mehr aus dem CRM
Anwendungsfälle rund um den Vertrieb.
Aus demselben Kontaktbestand entstehen mehrere Sichten. Diese Bereiche vertiefen einzelne Fragestellungen rund um den Vertrieb.
Digitale Kundenakte
Jede Berührung chronologisch an der Organisation, von der Mail bis zum Angebot.
Mehr erfahrenKontaktverwaltung
Organisationen und Kontakte zentral gepflegt, die Basis jeder Auswertung.
Mehr erfahrenKey Account Management
Wichtige Kunden mit eigenem Ansprechpartner und Vertreter.
Mehr erfahrenKampagnenmanagement
Serienmails und Aktionen an ausgewählte Kontakte, aus dem CRM gesteuert.
Mehr erfahrenLead-Management
Aus dem Lead wird der Vorgang, aus dem offenen Vorgang die Wiedervorlage.
Mehr erfahrenWas Vertriebscontrolling ausmacht
Den Vertrieb auf Zahlen stellen, nicht auf Hoffnung.
Ein Vertriebscontrolling macht den Verkaufsprozess messbar: Es bildet die Pipeline mit ihren Phasen ab, bewertet jede Chance nach Wert und Wahrscheinlichkeit und leitet daraus eine Umsatzprognose ab. So wird aus der Frage, wie das Quartal läuft, eine Antwort mit Zahl statt mit Bauchgefühl.
Der Unterschied zu einer reinen Kontaktliste liegt in der Steuerung. Wenn jede Chance eine Phase, einen Zielwert und eine Wahrscheinlichkeit trägt, sieht die Geschäftsführung, wo Umsatz entsteht und wo der Trichter dünn wird. Die Wahrscheinlichkeit bleibt dabei eine Schätzung, die der Vertrieb verantwortet, keine Vorhersage aus einer Mustererkennung.
Spürbar wird der Bedarf, sobald mehrere Personen denselben Vertrieb steuern und die Umsatzplanung nicht mehr aus einer privaten Excel-Tabelle kommen soll. Trichter und Forecast sind in teamspace die Ausbaustufe der enterprise-Edition; die ABC- und Kundenanalysen tragen das Controlling auch ohne sie.
Im Überblick
Vertriebscontrolling ist Teil des CRM.
Trichter, Chancen und Berichte arbeiten mit denselben Organisationen, Kontakten und Vorgängen wie der Rest des CRM. Wie teamspace die Kundenakte, Wiedervorlagen und die Anbindung an Mail, Telefon und Teams führt, zeigt die Übersicht CRM-Software.
Zur CRM-SoftwareVerwandte Module
Drei Module grenzen ans CRM.
Aus einer gewonnenen Chance wird ein Auftrag, ein Projekt und eine Rechnung. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Projektmanagement
Aus dem gewonnenen Auftrag entsteht das Projekt mit Budget, Phasen und Team.
- Auftrag wird zum Projekt
- Soll-Ist und Forecast
- Team und Phasen an einem Ort
Rechnungssoftware
Aus dem Angebot wird die Rechnung, mit Stundensätzen, Pauschalen und E-Rechnung.
- Angebot, Auftrag, Rechnung
- ZUGFeRD und XRechnung
- Übergabe an DATEV Unternehmen online
Service Desk
Anfragen eines Kunden laufen als Tickets, mit SLA und Standardprojekt am Kontakt.
- Tickets aus Mail und Telefon
- SLA pro Kunde
- Standardprojekt für Buchungen
Erstgespräch
Prüfen wir, ob teamspace Ihren Vertrieb sichtbar macht.
Sie zeigen uns Ihren Verkaufsprozess, wir sagen, wie teamspace Pipeline, Prognose und Auswertung abbildet und welche Edition dafür passt.
Häufige Fragen zum Vertriebscontrolling
Wie genau ist die Umsatzprognose?
Die Prognose ist so gut wie die Pipeline-Pflege. Sie aggregiert pro Chance Zielwert mal Wahrscheinlichkeit über alle offenen Chancen. Bei sauber definierten Phasen und regelmäßig aktualisierten Wahrscheinlichkeiten nähert sich die Prognose der Realität an. Sie bleibt eine Schätzung, keine Garantie.
Woher kommt die Wahrscheinlichkeit einer Chance?
Aus der Vertriebsphase. Jede Phase trägt einen Wahrscheinlichkeitswert; wechselt eine Chance die Phase, aktualisiert sich der Wert und damit der aktuelle Wert. Sie können die Wahrscheinlichkeit jederzeit von Hand anpassen. teamspace leitet sie nicht aus einer Mustererkennung ab, sie bleibt die Einschätzung des Vertriebs.
Können wir mehrere Vertriebstrichter führen?
Ja. Sie legen beliebig viele Trichter an, jeden mit eigenen Phasen und eigener Wahrscheinlichkeit pro Phase. So bilden Sie verschiedene Verkaufsprozesse, etwa für Neukunden und Bestandskunden, getrennt ab.
Welche Berichte gibt es im Vertriebscontrolling?
Den Vertriebschancen-Bericht mit Wert und Phase, die Analyse der Chancen nach Phasen, die CRM-Analyse über Vorgänge im Zeitverlauf und die Kundenanalyse mit Deckungsbeitrag pro Kunde. Alle Berichte lassen sich filtern, bis zur Datenherkunft aufklappen und exportieren. Einen frei baubaren BI-Report-Designer gibt es nicht; weitergehende Auswertungen laufen über Excel-Export oder die REST-API.
Brauche ich für Trichter und Forecast eine bestimmte Edition?
Der Vertriebsprozess mit Trichter und Forecast gehört zur enterprise-Edition. Der CRM-Kern mit Organisationen, Kontakten, Vorgängen und Wiedervorlagen sowie die ABC- und Kundenanalysen sind in der office-Edition enthalten.
Hängt das Vertriebscontrolling mit der Kapazitätsplanung zusammen?
Pipeline und Lieferkapazität gehören thematisch zusammen: Wer absehbar viele Abschlüsse erwartet, sollte die Auslastung der Teams im Blick haben. Im Erstgespräch zeigen wir, wie sich die Vorschau aus dem Trichter neben die Kapazitätsplanung legen lässt.