Excel-Liste plus Extra-Tool
- Die Lead-Liste liegt in Excel, gepflegt von wechselnden Händen
- Wer schon angesprochen wurde, steht nicht im CRM
- Wiedervorlagen laufen über den privaten Kalender
- Beim Abschluss tippt jemand die Daten ins Angebots-Tool
Lead-Management für Dienstleister: aus Interessenten werden Aufträge.
Mit dem Lead-Management von teamspace wird aus der Anfrage ein Vorgang am Kontakt, aus dem offenen Vorgang die Wiedervorlage und aus der gewonnenen Chance das Angebot. Alles läuft an denselben Kontakten wie der Rest der [CRM-Software](/crm-software/), der Vertriebstrichter mit Forecast als Ausbaustufe der enterprise-Edition.
Der Vergleich
Getrennte Listen kosten den Abschluss.
teamspace
- Der Lead ist ein Vorgang am Kontakt, mit Quelle und Datum
- Aus dem offenen Vorgang wird die Wiedervorlage von selbst
- Die ganze Historie steht in der digitalen Kundenakte
- Aus der gewonnenen Chance entsteht das Angebot, ohne Abtippen
Vertriebschance
Mit jeder Phase ziehen Wahrscheinlichkeit und Wert mit.
Jede Chance bekommt einen Zielwert und eine Wahrscheinlichkeit. Rückt sie eine Phase weiter, rechnet teamspace den aktuellen Wert neu, und der Status zieht mit.
Phase 1 25 %
Erstkontakt
Wert 20 k €
Phase 2 50 %
Bedarf
Wert 40 k €
Phase 3 75 %
Angebot
Wert 60 k €
Phase 4 90 %
Verhandlung
Wert 72 k €
Solange die Chance offen ist
Die Wiedervorlage erinnert am Stichtag, bis der Status auf beauftragt wechselt.
Status offen beauftragt enterprise
Ein Wert pro Chance, Zielwert mal Wahrscheinlichkeit, der mit jeder Phase nachzieht.
Lead erfassen
Aus der Anfrage wird der Lead.
Ein Lead ist ein Interessent, dessen Kaufabsicht noch nicht feststeht. Geht eine Anfrage per Mail oder Telefon ein, legen Sie ihn mit einem Klick an. Adresse und Telefonnummer übernimmt teamspace gleich mit.
- Aus Mail oder Anruf wird der Interessent, ohne dass jemand Kontaktdaten abtippt.
- Quelle und Datum stehen am Vorgang, sodass später sichtbar ist, woher die Anfrage kam.
- Der Interessent ist eine Organisation mit Rolle, die mit der ersten Rechnung automatisch zum Kunden wird.
So entsteht kein zweiter Datenbestand. Der Lead lebt von Anfang an im CRM, zusammen mit allen späteren Berührungen.
Zeitleiste
Mail, Termin und Angebot sammeln sich am Lead.
Wer eine Chance öffnet, sieht ihre ganze Geschichte in einer Zeitleiste: die letzte Mail, der vereinbarte Termin, das offene Angebot, der Anruf von vorletzter Woche.
- Vorgänge, Termine, Mails, Belege und Dateien hängen an derselben Chance, jede Art mit eigenem Zähler.
- Wer ein Mandat übernimmt, liest sich in wenigen Minuten ein, statt Kollegen zu fragen.
- Eingehende Mails landen am Kontakt, zugeordnet über die Absenderadresse; das Outlook-Add-in synchronisiert Kontakte und Termine mit Microsoft 365.
Die Zeitleiste ist zugleich die Planungsgrundlage: was als Nächstes ansteht, ergibt sich aus dem, was zuletzt geschah.
Erstgespräch
Sprechen wir über Ihren Vertriebstrichter.
In 30 Minuten gehen wir Ihre Phasen, Wiedervorlagen und die Übergabe ans Angebot durch und prüfen, was davon in Ihre Edition passt.
Lebenszyklus
So wird aus dem Lead ein Auftrag.
Erfassen
Den Interessenten anlegen, ohne abzutippen.
- Anfrage aus Mail oder Telefon mit einem Klick
- Adresse und Nummer übernommen, Quelle vermerkt
- Interessent als Organisation mit Rolle
Entwickeln
Den Lead durch die Phasen führen.
- Vertriebstrichter mit eigener Phasen-Folge
- Wahrscheinlichkeit und Wert pro Chance
- Wiedervorlage hält die Chance warm
Gewinnen
Aus der Chance entsteht der Auftrag.
- Angebot aus den Stammdaten der Organisation
- Mit einem Klick zum Auftrag
- Aus dem Auftrag wird das Projekt
Mehr aus dem CRM
Anwendungsfälle rund um den Vertrieb.
Das Lead-Management ist eine von mehreren Sichten auf denselben Kontaktstamm. Diese Bereiche vertiefen einzelne Fragestellungen.
Digitale Kundenakte
Jede Berührung chronologisch an der Organisation, von der Mail bis zum Angebot.
Mehr erfahrenKontaktverwaltung
Organisationen und Kontakte zentral gepflegt, die Basis jedes Leads.
Mehr erfahrenKey Account Management
Wichtige Kunden mit eigenem Ansprechpartner und Vertreter.
Mehr erfahrenKampagnenmanagement
Interessenten über Wochen mit passenden Inhalten begleiten.
Mehr erfahrenVertriebscontrolling
Forecast, Conversion und Phasen-Analyse als Standard-Bericht.
Mehr erfahren„Die Zeiterfassung ist wesentlich einfacher und komfortabler als in Excel."
Nachfassen
Nachfassen, bevor der Lead kalt wird.
Die meisten Aufträge entstehen beim dritten oder vierten Kontakt, nicht beim ersten. teamspace hält die Chance warm, solange sie offen ist.
- Aus jedem offenen Vorgang wird am Stichtag eine Wiedervorlage, ohne separate Erinnerungs-Liste.
- Bleibt der Kontakt zu lange aus, warnt die Übersicht „Meine Vertriebschancen" den zuständigen Bearbeiter.
- Ein Nachhaken-Vorgang sammelt die Anrufversuche, statt für jeden Versuch einen neuen anzulegen.
- Beim Klingeln zeigt die Telefonschnittstelle den Anrufer und seine offenen Vorgänge.
So fällt kein Lead durchs Raster, nur weil beim ersten Versuch niemand abgenommen hat.
Übergang
Aus der Chance entsteht der Auftrag.
Eine gewonnene Chance ist kein Endpunkt, sondern ein Übergang. Aus ihr entsteht das Angebot, und der Weg bis zum Projekt bleibt im selben System.
- Aus der Chance wird das Angebot, mit Adresse, Ansprechpartner und Layout aus den Stammdaten.
- Nimmt der Kunde an, wird das Angebot mit einem Klick zum Auftrag.
- Aus dem Auftrag entsteht das Projekt mit Budget, Team und Phasen.
Den Trichter selbst, mit Phasen, Wahrscheinlichkeit und Forecast, führt die enterprise-Edition. Der Lead als Vorgang mit Wiedervorlage liegt schon im CRM-Kern der office-Edition.
Im Überblick
Lead-Management ist Teil des CRM.
Der Lead arbeitet mit denselben Organisationen, Kontakten und Vorgängen wie der Rest des CRM. Wie teamspace die Kundenakte, Wiedervorlagen und die Anbindung an Mail, Telefon und Teams führt, zeigt die Übersicht CRM-Software.
Zur CRM-SoftwareWas Lead-Management ausmacht
Aus Kontakten werden Aufträge, wenn jemand dranbleibt.
Lead-Management, im Deutschen oft Vertriebsmanagement, meint die systematische Arbeit mit Interessenten: von der ersten Anfrage über die Entwicklung in Phasen bis zum Abschluss. Der Begriff Lead steht für einen Interessenten, dessen Kaufabsicht noch nicht feststeht.
Was den Vertrieb teuer macht, ist selten das Gespräch, sondern die Verwaltung drumherum: Wer hat schon geantwortet, wann war der letzte Kontakt, welches Angebot liegt offen. Wer diese Spur aus dem Kopf in ein System verlagert, gewinnt Zeit für das eigentliche Gespräch und vergisst keine Wiedervorlage mehr.
Spürbar wird der Bedarf, sobald mehrere Personen denselben Bestand bearbeiten und Anschluss-Aufträge nicht mehr aus persönlicher Erinnerung entstehen sollen. Dann trägt eine CRM-Software, die Leads, Vorgänge und Wiedervorlagen an einer Stelle führt, und das Vertriebscontrolling, das zeigt, an welcher Phase der Trichter dünn wird.
Verwandte Module
Drei Module grenzen ans CRM.
Aus einem Lead wird ein Auftrag, ein Projekt und ein Servicefall. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Projektmanagement
Aus dem gewonnenen Auftrag entsteht das Projekt mit Budget, Phasen und Team.
- Auftrag wird zum Projekt
- Soll-Ist und Forecast
- Team und Phasen an einem Ort
Rechnungssoftware
Aus dem Angebot wird die Rechnung, mit Stundensätzen, Pauschalen und E-Rechnung.
- Angebot, Auftrag, Rechnung
- ZUGFeRD und XRechnung
- Übergabe an DATEV Unternehmen online
Service Desk
Anfragen eines Kunden laufen als Tickets, mit SLA und Standardprojekt am Kontakt.
- Tickets aus Mail und Telefon
- SLA pro Kunde
- Standardprojekt für Buchungen
Häufige Fragen zum Lead-Management
Wie kommt ein Lead ins System?
Manuell, aus einer eingehenden Mail oder einem Anruf, oder per Import aus Excel. Mit einem Klick wird daraus ein Interessent am Kontakt; Adresse und Telefonnummer übernimmt teamspace mit, Quelle und Datum stehen am Vorgang.
Wie funktioniert der Vertriebstrichter?
Sie legen beliebig viele Trichter mit eigenen Phasen an. Jede Phase hat eine Wahrscheinlichkeit. Pro Chance hinterlegen Sie einen Zielwert; der aktuelle Wert ergibt sich aus Zielwert mal Wahrscheinlichkeit und zieht beim Phasenwechsel automatisch nach. Trichter und Forecast gehören zur enterprise-Edition.
Gibt es ein Lead-Scoring?
Ein eigenes Punkte-Scoring nach festen Kriterien gibt es nicht. Stattdessen trägt jede Vertriebschance einen aktuellen Wert aus Zielwert mal Wahrscheinlichkeit; dieser Wert lässt sich nach eigenen Regeln gewichten, etwa nach Auftragsvolumen. Zusätzlich stuft die ABC-Analyse jede Organisation für Vertrieb, Kunde und Lieferant ein, beste 20 Prozent A, mittlere 60 B, schwächste 20 C. So priorisieren Sie nach Wert und Einstufung, beides nachvollziehbar.
Was zeigt der Forecast?
Über den Trichter sehen Sie, wie viele Interessenten in der Pipeline stehen und wie wahrscheinlich ein Abschluss ist. So werden Auftragsspitzen und Umsatzlücken früh sichtbar, bevor sie im Quartal auffallen.
Wie hängt das mit dem Angebot zusammen?
Aus der Chance erstellen Sie das Angebot, mit Adresse und Ansprechpartner aus den Stammdaten. Nimmt der Kunde an, wird daraus mit einem Klick der Auftrag, aus dem Auftrag das Projekt.
Welche Edition brauche ich?
Der Lead als Vorgang mit Wiedervorlage und digitaler Kundenakte liegt im CRM der office-Edition. Vertriebschancen, Trichter und Forecast gehören zum Vertriebsprozess der enterprise-Edition.
Erinnert mich teamspace ans Nachfassen?
Ja. Aus jedem offenen Vorgang wird am Stichtag eine Wiedervorlage. Bleibt der Kontakt zu lange aus, warnt die Übersicht „Meine Vertriebschancen“ den zuständigen Bearbeiter. Ein Nachhaken-Vorgang hält mehrere Anrufversuche in einem Eintrag.
Was ist Vertriebsmanagement?
Vertriebsmanagement meint, den Verkaufsprozess vom ersten Kontakt bis zum Auftrag zu planen und zu steuern: Leads erfassen, in Phasen entwickeln und nachfassen, bis ein Abschluss entsteht. Eine CRM-Software unterstützt das, indem Kontakte, Vorgänge und Wiedervorlagen an einer Stelle liegen.
Wo werden die Daten gespeichert?
In einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, ausschließlich in der EU. teamspace ist Made in Germany und DSGVO-konform aufgesetzt. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft mit Sitz in Darmstadt.
Erstgespräch
Sprechen wir über Ihre Pipeline.
Sie zeigen uns, wie Ihre Interessenten heute zu Aufträgen werden. Wir sagen ehrlich, was im CRM-Kern steckt und wofür sich die Vertriebs-Ausbaustufe lohnt.