Zeitraum mit einem Klick
Quickfilter wie Letzter Monat oder Letztes Jahr sitzen direkt über der Tabelle. Für alles Genauere gibt es Von und Bis im Filterfenster.
Berichtswesen für Dienstleister, in dem jede Summe ihre Buchungen zeigt.
Ein Berichtswesen ist die feste Sammlung von Auswertungen, mit der ein Unternehmen regelmäßig sieht, wo es steht. In teamspace sind das fertige Berichte zu Projekten, Finanzen, Mitarbeitern, Vertrieb und Tickets, alle auf denselben Daten. Sie stellen Zeitraum und Filter ein und öffnen aus jeder Summe die einzelnen Buchungen dahinter.
Bedienung
Wer einen Bericht bedienen kann, kann alle.
Ob Fakturaanalyse oder Ticketbericht: Jeder Bericht in teamspace folgt demselben Prinzip. Ihr Team lernt die Handgriffe einmal.
Aufteilen und zusammenfassen
Aufteilen gliedert den Bericht nach Projekt, Kunde oder Bearbeiter in eigene Teillisten. In den Analysen bestimmt Zeige, wonach summiert wird.
Von der Summe zum Vorgang
Der Drill-Down öffnet die Liste hinter einer Zahl: aus der Fakturaanalyse die Fakturapositionen, aus der Ticketanalyse die einzelnen Tickets.
Export und Lesezeichen
Jeder Bericht lässt sich drucken und als Excel-Bericht exportieren. Das Lesezeichen speichert Filter und Spalten, sodass er beim nächsten Mal genauso aufgeht.
Die Berichte
Sechs Gruppen, jede mit ihrer Frage.
Die meisten Berichte kommen als Paar: eine Liste, die jede Buchung einzeln zeigt, und eine Analyse, die summiert. Welche Berichte wo im Menü liegen, legen Sie in Ihrem Mandanten selbst fest.
- Projektberichte
- Projektzeiten, Projektzeitanalyse, Projektanalyse, Projektstatus-Analyse Was wurde an den Projekten gearbeitet, und welches Projekt bringt den besten Deckungsbeitrag?
- Finanzberichte
- Finanzanalyse, Fakturaanalyse, Fakturapositionen, Zukünftige Einnahmen, Nachkalkulation, Kostenanalyse, Kostenpositionen Was kommt herein, was geht hinaus, und was ist in den nächsten Monaten zu erwarten?
- Mitarbeiterberichte
- Arbeitszeitanalyse, Arbeitstage, Kapazitätsanalyse, Mitarbeiterdaten, Mitarbeiteranalyse, Provisionen, Urlaub Wie ist das Team ausgelastet, und was trägt jeder zum Deckungsbeitrag bei?
- CRM- und Vertriebsberichte
- Analyse der Vertriebschancen, Vertriebschancen, CRM-Analyse, Kundenanalyse, Aktivitätsanalyse, Aktivitäten Wo steckt die Pipeline, und welcher Kunde rechnet sich?
- Ticketberichte
- Ticketbericht, Ticketanalyse Wie viele Tickets liegen bei wem, für welchen Kunden und welches Projekt?
- Sonstige Berichte
- Bereich/Rubrikanalyse, Ad-hoc-Bericht Wofür wurde die Zeit verwendet, und wer muss von sich aus etwas erfahren?
Projekte
Die Projektanalyse sortiert nach Deckungsbeitrag.
Die Projektzeiten listen jede gebuchte Stunde mit Kunde, Projekt, Bearbeiter und Rubrik und dienen bei Bedarf direkt als Tätigkeitsnachweis. Die Projektzeitanalyse fasst dieselben Stunden je Woche oder Monat zusammen und stellt geplante und gebuchte Zeit nebeneinander.
Die Projektanalyse rechnet aus Zeiten, Einnahmen und Ausgaben den Deckungsbeitrag und die durchschnittliche Einnahme pro Stunde. Sortiert nach Deckungsbeitrag, stehen die Projekte, die sich nicht mehr lohnen, unten. Ein Klick auf das Projekt der Müller GmbH zeigt, woraus sich die Zahl zusammensetzt.
- Ob der Erfolg aus Buchungen, Belegen oder Kosten gerechnet wird, stellen Sie im Bericht ein.
- Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger lassen sich in den Projektzeiten als Spalte einblenden und filtern.
- Grundlage für den Deckungsbeitrag ist der interne Kostensatz je Mitarbeiter, gepflegt mit Gültigkeitsdatum.
Finanzen
Zukünftige Einnahmen zeigt, was die nächsten Monate bringen.
Die Finanzberichte schauen in drei Richtungen. Die Fakturaanalyse zeigt Einnahmen und Ausgaben je Projekt oder Kunde im Zeitverlauf, wahlweise mit gebuchten oder geplanten Werten. Die Finanzanalyse gliedert alles nach Herkunft, also Rechnung, Eingangsrechnung, Projektzeit und Kostenelement, und beantwortet Fragen wie: Welcher Kunde hat im Quartal den meisten Umsatz gebracht?
Zukünftige Einnahmen rechnet hoch, was in einem kommenden Zeitraum zu erwarten ist. Einfließen können Auftragsbestätigungen, offene Auftragspositionen, Zahlungspläne und die Abrechnungsregeln Ihrer Aufträge. Die Nachkalkulation schließlich legt neben jeden Auftrag, was im Projekt tatsächlich angefallen ist und was bereits abgerechnet wurde. Ein Mehr- oder Mindererlös steht damit beim Abschluss fest, nicht erst in der Jahresbilanz.
Kostenseitig zeigen Kostenanalyse und Kostenpositionen Reisekosten, Spesen, Provisionen und Material, summiert oder einzeln.
Mitarbeiter
Auslastung und Beitrag stehen getrennt nebeneinander.
Die Arbeitszeitanalyse summiert Wochen-Arbeitszeit, Urlaub und Krankheit je Mitarbeiter, der Bericht Arbeitstage geht auf den einzelnen Tag. Die Kapazitätsanalyse stellt in der Edition enterprise verfügbare Kapazität und Geplantes gegenüber, mit einer Linie für die freie Zeit pro Tag.
Die Mitarbeiteranalyse beantwortet eine andere Frage: wie viel jeder zum Deckungsbeitrag der Projekte beigetragen hat, an denen er beteiligt war. Der Provisionsbericht zeigt, welche Provision aus den gebuchten Projektzeiten auszuzahlen ist, der Urlaubsbericht den Resturlaub zum Jahreswechsel.
Vertrieb, Service, Tätigkeiten
Weitere Berichte für die Fragen dazwischen.
Analyse der Vertriebschancen Die Pipeline als Trichter nach Phasen, mit Anzahl und aktuellem Wert je Phase. Vertriebsanalysen gehören zur Edition enterprise. Kundenanalyse Deckungsbeitrag und durchschnittliche Einnahme pro Stunde je Kunde, wahlweise mit allen Abteilungen eines Kunden. Ticketanalyse Anzahl der Tickets nach Bearbeiter, Kunde oder Projekt. Der Drill-Down führt in den Ticketbericht, der auch nach SLA-Status filtert. Bereich/Rubrikanalyse Bis zu fünf Kriterien gleichzeitig, etwa verrechenbare und nicht verrechenbare Zeit je Rubrik und Mitarbeiter über drei Monate.
Für die Geschäftsführung
Wenige Kennzahlen, aus drei Richtungen gelesen.
Eine Geschäftsführung braucht nicht jeden Bericht, sondern eine Handvoll Zahlen, die sie jede Woche ansieht. Hilfreich ist, sie nach ihrer Blickrichtung zu ordnen. Nach vorn: Reicht, was wir aufbauen? Das zeigen Zukünftige Einnahmen und die Analyse der Vertriebschancen. Zurück: Wie gut waren wir? Das zeigen Nachkalkulation und Projektanalyse. Im Moment: Kümmern wir uns um das Richtige? Das zeigen die Projektstatus-Analyse mit ihren Warnungen und der Ad-hoc-Bericht, der Aufgaben, Warnungen, Wiedervorlagen und neue Tickets von sich aus per Mail meldet.
Wie daraus ein Cockpit mit wenigen Kennzahlen und Ampel wird, beschreibt die Seite zur Unternehmenssteuerung. Vor dem Monatsgespräch hilft außerdem der Eintrag Mit KI analysieren im Aktionen-Menü eines Berichts: Er liest die angezeigte Auswertung und nennt, was auffällt. Die Zahlen im Bericht bleiben dabei die Grundlage, die KI-Analyse ist ein Hinweis. Mehr dazu unter KI in teamspace.
So versteht teamspace KI im Controlling: Die KI liest und weist hin, gerechnet wird in den Berichten. Die Funktion ist in jeder Edition enthalten, läuft mit der KI-Anbindung, die Ihr Unternehmen selbst einträgt, und wird von der Administration freigeschaltet. Wer lieber im eigenen Assistenten fragt, nutzt den MCP-Server, etwa in Claude mit „Welche Rechnungen an die Müller GmbH sind noch offen?“. Voraussetzung ist ein passender MCP-Zugang, der für Sie konfiguriert und freigeschaltet ist, und dass Sie diese Rechnungen in teamspace selbst sehen dürfen.
Grenze
Fertige Berichte statt Berichts-Designer.
Die Berichte in teamspace sind vordefiniert. Sie passen sie über Spalten, Zeitraum, Aufteilung, Filter und Reporteinstellungen an und speichern Ihre Fassung als Lesezeichen. Einen Designer, in dem Sie eigene Datenmodelle und Dashboards frei zusammenstellen, gibt es nicht.
Für Auswertungen darüber hinaus exportieren Sie nach Excel oder holen die Daten ab der Edition enterprise über die REST-API in ein eigenes Werkzeug. Wie Sie darauf mit einem KI-Coding-Assistenten ein eigenes Dashboard bauen, zeigt die Seite Vibe-Coding.
Ihr Bericht
Welche Auswertung bauen Sie heute von Hand?
Bringen Sie die Excel-Liste mit, die jeden Monat neu entsteht. Im Erstgespräch zeigen wir Ihnen den teamspace-Bericht, der dieselbe Frage beantwortet, und welche Daten dafür gepflegt sein müssen.
Im Controlling
Wo die Berichte weiterführen.
Das Berichtswesen ist ein Baustein des Controllings in teamspace.
Controlling
Die Übersicht: Marge, Auslastung und Stundensätze aus einem Datenstamm.
- drei Hebel eines Dienstleisters
- alle Bausteine im Überblick
- Grenzen und Erweiterung
Kosten- und Leistungsrechnung
Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger an jeder Buchung, als Spalte in den Berichten.
- Zuordnung per Regel
- filterbar in den Projektzeiten
- Grundlage für den Deckungsbeitrag
Vertriebscontrolling
Pipeline, gewichtete Prognose und Kundenanalyse für den Vertrieb.
- Trichter nach Phasen
- Kunden nach Deckungsbeitrag
- Aktivitäten quer über Module
Erstgespräch
Wir gehen Ihre Monatsberichte gemeinsam durch.
Sagen Sie uns, welche Zahlen Ihre Geschäftsführung jeden Monat sehen will. Wir zeigen Ihnen, welche teamspace-Berichte sie liefern und wie Sie sie als Lesezeichen griffbereit halten.
Häufige Fragen zum Berichtswesen
Was ist ein Berichtswesen?
Ein Berichtswesen ist die feste Sammlung von Auswertungen, mit der ein Unternehmen regelmäßig verfolgt, wie Projekte, Finanzen, Mitarbeiter und Vertrieb stehen. In teamspace besteht es aus fertigen Berichten in sechs Gruppen, die alle auf denselben Daten rechnen und gleich bedient werden.
Kann ich eigene Berichte anlegen?
Sie passen die vorhandenen Berichte an: Spalten, Zeitraum, Aufteilung, Filter und Reporteinstellungen. Ihre Fassung speichern Sie als Lesezeichen. Einen frei modellierbaren Berichts-Designer gibt es nicht. Für weitergehende Auswertungen exportieren Sie nach Excel oder nutzen ab der Edition enterprise die REST-API.
Wie exportiere ich einen Bericht nach Excel?
Über das Aktionen-Menü oben rechts im Bericht, Eintrag Excel Bericht. In den Exporteinstellungen legen Sie fest, ob Zeiten in Minuten, Stunden oder Tagen ausgegeben werden. Drucken geht über dasselbe Menü.
Bekomme ich Berichte automatisch per Mail?
Der Ad-hoc-Bericht meldet per Mail, wenn Ihnen Aufgaben zugeteilt werden, Warnungen auftreten, Wiedervorlagen fällig sind oder neue Tickets eingehen. Wie oft er kommt, stellt jeder Benutzer in seinen persönlichen Einstellungen ein.
Warum bleibt der Deckungsbeitrag in einer Analyse leer?
Projekt-, Mitarbeiter- und Kundenanalyse rechnen mit dem internen Kostensatz der Mitarbeiter. Fehlt er, fehlen die Arbeitskosten. Sie hinterlegen ihn je Mitarbeiter und Zeitraum im Personalbereich.
In welcher Edition sind die Berichte enthalten?
Die Berichte sind ab der Edition office enthalten. Vertriebsanalysen und die Kapazitätsanalyse gehören zur Edition enterprise, ebenso die REST-API.