Ein Bestand, den jeder Bereich nutzt
- Organisation und Personen leben einmal, nicht parallel in Buchhaltung und Vertrieb
- Eine Adressänderung wirkt sofort in Angebot, Rechnung und Projekt
Kontaktverwaltung: ein Kontaktstamm für alle, die mit dem Kunden arbeiten.
Eine Kontaktverwaltung führt Organisationen, Personen und ihre Vorgänge an einer Stelle. In teamspace erbt jeder Kontakt die Adresse seiner Organisation, die Zeitleiste sammelt jede Berührung, und Angebote, Rechnungen, Tickets und Stunden lesen aus demselben Bestand.
Im Alltag
Was eine Kontaktverwaltung im Alltag leisten muss
Drei Dinge entscheiden, ob ein Adressbuch trägt oder nur Daten hortet.
Die ganze Historie pro Kunde
- Vorgänge, Tickets, Belege, Stunden, Termine und Mails in einer Zeitleiste
- Wer neu auf ein Mandat kommt, liest sich in einer Viertelstunde ein
Sichtbar nur, wer es braucht
- Berechtigung pro Rolle und pro Organisation, nach dem Need-to-know-Prinzip
- Verarbeitung ausschließlich in der EU, gehostet in Frankfurt am Main
In 90 Sekunden gesehen
Kontaktverwaltung live in der Cloud.
Ein kurzer Eindruck aus der teamspace-Oberfläche: einen Kontakt anlegen, ihn einer Organisation zuordnen, die Zeitleiste lesen und aus dem Kontakt heraus ein Angebot oder Ticket öffnen. Alles im Browser, ohne Tool-Wechsel.
-
Personen und Organisationen
Mehrere Personen pro Organisation mit eigener Rolle, Mutterorganisationen für Konzern- und Abteilungsstrukturen.
-
Eine Sicht auf alles
Aufträge, Rechnungen, Stunden, Termine und Tickets sind aus der Organisation direkt erreichbar.
-
Im Browser gepflegt
Kontakte gleichen sich mit Outlook, Mac und Smartphone ab, ohne doppelte Pflege.
Datenmodell
Eine Organisation, ihre Personen, eine Adresse.
Die Kontaktverwaltung kennt drei Datenarten: Organisation, Person und Vorgang. Personen hängen an ihrer Organisation und erben deren Adresse, sodass niemand sie zweimal tippt.
Übersicht Stammdaten Organigramm Kontakte Aktivitäten Dateien
HP
Heyer Plan AG
Nr 101 · Berlin · 87 Mitarbeitende
Interessent Kunde Lieferant
Kontakte · 3 Personen
VV Adresse geerbt
V. Vorstand
Geschäftsführung
MR Adresse geerbt
M. Roth
Einkauf · VIP
SB eigene Adresse
S. Berg
Buchhaltung
Mutterorganisation
Heyer Holding AG
↳ Heyer Plan AG
↳ Heyer Bau Süd GmbH
Stammdaten
Persönlich
Sprache Deutsch
Anrede Sehr geehrte …
Kaufmännisch
USt-ID DE 811…
Zahlungsziel 14 Tage
Beziehung
KAM M. Roth
ABC Vertrieb A · 240 k €
Freie Felder ohne Programmierung
Wartungsstufe: Gold Region: Ost
dynamischer Link → SharePoint-Ordner
Eine Adresse, von der Organisation auf jeden Kontakt vererbt, mit eigener Rechnungsadresse, wo es nötig ist.
Stammdaten
Mehr Wissen, als auf eine Visitenkarte passt.
In teamspace sammeln Sie Visitenkarten digital. Hinterlegt wird viel mehr: kaufmännische Konditionen, die Beziehung zum Haus und alles, was Sie sonst noch zu einem Kontakt wissen wollen.
- Persönlich und kaufmännisch: Anschrift, Telefon, E-Mail, USt-ID, Zahlungsziel und abweichende Rechnungsadresse, beliebig viele Werte pro Feld.
- Beziehung: Anrede, Branche, Key-Account-Manager und eine ABC-Einstufung für Vertrieb, Kunde und Lieferant.
- Markierungen: besondere Kontakte wie Datenschutzbeauftragte oder VIP-Einkäufer bleiben im Team sofort sichtbar.
- Freie Felder ohne Programmierung, dazu dynamische Links, etwa ein Shortcut in den passenden SharePoint-Ordner.
Zeitleiste
Alles, was am Kontakt passiert, in einer Spur.
Jede Organisation und jeder Kontakt hat eine Zeitleiste. Vorgänge, Angebote, Rechnungen, Stunden, Tickets, Termine und Mails erscheinen in der Reihenfolge, in der sie entstanden sind. Wer eine Anfrage bekommt, sieht den ganzen Verlauf, ohne in drei Tools zu suchen.
- Eine Aktivitätsspur über alle Vorgangsarten, durchsuchbar an einer Stelle.
- Drilldown aus der Zeitleiste direkt in den verknüpften Vorgang.
- Filterbar pro Typ: nur Tickets, nur Angebote, nur Mails, je nachdem, was gerade zählt.
„Sowohl im Support als auch in der Projektierung haben Mitarbeiter Einsicht in Aufträge und Rechnungen. Das war vorher nicht möglich."
Aus dem Kontakt heraus
Die Kontaktverwaltung ist kein passives Adressbuch.
Aus der Organisation heraus startet die operative Arbeit, mit Daten, die schon da sind.
Angebot erstellen
Aus dem Kontakt ein Angebot anlegen, Adresse und Konditionen kommen aus den Stammdaten.
Mehr erfahrenRechnungen einsehen
Alle Rechnungen pro Organisation mit Zahlungsstatus, Mahnstufe und offenen Posten.
Mehr erfahrenTermine verwalten
Vergangene und kommende Termine pro Kontakt, verbunden mit dem Teamkalender.
Mehr erfahrenOffene Tickets sehen
Anfragen aus dem Service Desk sind direkt im Kontakt sichtbar.
Mehr erfahrenFinden
Kontakte finden, nicht durch Listen scrollen.
Sobald der Bestand wächst, entscheidet die Suche. teamspace filtert die Kontakt- und Organisationsliste nach dem, was gerade zählt, nicht nach der Reihenfolge der Anlage.
- Nach Zahl: alle Organisationen mit mehr als 30.000 Euro offenem Bedarf.
- Nach Einordnung: alle Kontakte einer Kategorie oder Branche.
- Nach Zuständigkeit: alle Kontakte eines Key-Account-Managers, mit Datum des letzten Vorgangs und der nächsten Wiedervorlage.
Vergleich
Adressliste oder gemeinsamer Kontaktstamm?
Adressliste in Excel und Outlook
- Adressen in der Buchhaltung, Kontakte im Postfach, Verträge im Ordner
- Jede Änderung an mehreren Stellen nachpflegen
- Historie klebt an Personen, beim Wechsel ist sie weg
- Konzernstrukturen lassen sich kaum abbilden
- Wer was sehen darf, regelt niemand sauber
teamspace
- Organisation, Personen und Vorgänge in einem Bestand
- Adresse einmal pflegen, sie vererbt sich an die Kontakte
- Die Zeitleiste bleibt an der Organisation, auch beim Personalwechsel
- Mutterorganisation bildet Holding und Abteilungen als Baum ab
- Berechtigung pro Rolle und Organisation, nach Need-to-know
Passt das zu Ihrer Organisations-Struktur?
Wir schauen uns Ihre Konzern-Bäume, die Rollen pro Kontakt und die Berechtigungen an. Danach wissen Sie, ob teamspace Ihren Kontaktstamm trägt.
Microsoft 365
Ein Kontaktstamm, auch in Outlook.
Wer in Microsoft Outlook auf Kontakte zugreifen will, gleicht teamspace mit Outlook, Mac und Smartphone ab. Adressen, Telefonnummern und Mails liegen damit zentral und werden nur einmal geändert.
- Zentral gepflegt: ein Abgleich mit Outlook, Apple und Smartphone, ohne doppelte Pflege.
- Mails finden den Kontakt: eingehende Mails werden anhand der Adresse dem richtigen Kontakt zugeordnet.
- Auch in Microsoft Teams: über die [Microsoft-Teams-Integration](/microsoft-teams-integration/) sind Kontakte und Tickets direkt sichtbar.
Was am Kunden hängt
Service-Hinweis, Standardprojekt und SLA an einer Stelle.
An einer Organisation hängt mehr als die Adresse. teamspace hinterlegt Hinweise und Regeln, die im richtigen Moment im richtigen Bereich auftauchen.
- Service-Hinweis pro Organisation, modul-spezifisch sichtbar in Ticket, Projekt oder Finanzen.
- Standardprojekt: Tickets und Stunden eines Kunden landen automatisch auf dem richtigen Mandat.
- Service Level Agreement: schickt ein Kontakt der Organisation ein Ticket, wird das hinterlegte SLA automatisch zugeordnet.
Im Überblick
Woraus die Akte zusammenkommt.
Kontakt, Vorgang und Akte hängen an derselben Organisation. Auswertungen und Anbindungen entstehen aus denselben Sätzen, nicht aus parallelen Listen.
- 3
Datenarten
Organisation, Person, Vorgang
- ABC
Analyse pro Aspekt
Vertrieb, Kunde, Lieferant
- EU
Verarbeitung und Hosting
Rechenzentrum Frankfurt am Main
- 1999
in Darmstadt entwickelt
5 POINT AG, eigenfinanziert
Datenschutz
Wer was sehen darf, und was gelöscht wird.
Kontaktdaten sind sensibel. teamspace regelt den Zugriff nach dem Need-to-know-Prinzip und hält die Pflege DSGVO-konform, ohne dass die Geschäftsführung sich um Infrastruktur kümmern muss.
- Berechtigung pro Rolle und Organisation: Vertrieb sieht seine Pipeline, Customer Success seine Mandate, Buchhaltung die offenen Posten.
- Löschfristen: Kontakte ohne Aktivität innerhalb einer Frist werden als löschpflichtig erkannt.
- Externer Zugang für Kunden auf ihre eigenen Tickets, Projektvorgänge und Dateien, ohne dass sie eine volle Lizenz brauchen.
- Single Sign-On über Microsoft Entra, Hosting in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main.
Zielgruppen
Wer mit der Kontaktverwaltung arbeitet.
Drei Rollen, die im Alltag denselben Bestand nutzen, jede mit eigener Sicht.
Vertrieb und Account Management
Kontakte mit Rolle und Entscheidungsgewicht, ABC-Einstufung, vereinbarte Stundensätze pro Organisation, der letzte Vorgang im Blick.
Customer Success
Vollständige Historie pro Mandat, offene Tickets, hinterlegtes SLA und vergangene Stunden für die nächste Verlängerung.
Buchhaltung und Finanzen
Stammdaten mit USt-ID, offene Posten pro Kunde, Mahnstufen und Zahlungsbedingungen pro Organisation.
Funktionsumfang
Funktionen rund um die Kontaktverwaltung.
Organisationen und Kontakte
- Organisation als Interessent, Kunde oder Lieferant, Rollen kombinierbar
- Mutterorganisation als Baum für Konzern- und Abteilungsstrukturen
- Detail-Manager mit Übersicht, Stammdaten, Organigramm, Kontakte, Aktivitäten, Dateien
- Mehrere Personen pro Organisation mit eigener Rolle
- Adresse vererbt sich von der Organisation auf den Kontakt
- Freie Felder ohne Programmierung und dynamische Links
Historie und Akten
- Zeitleiste über Vorgänge, Tickets, Belege, Stunden, Termine, Mails
- Drilldown aus der Zeitleiste in jeden Vorgang
- Filter pro Vorgangstyp
- Eigene Dateiablage pro Kontakt und Organisation
- VIPs und Markierungen für besondere Kontakte
- Wiedervorlagen aus offenen Vorgängen
Finden und Einordnen
- Filter nach offenem Bedarf, Kategorie oder Key-Account-Manager
- ABC-Analyse pro Vertrieb, Kunde und Lieferant
- Branchen und Kundenkategorien frei definierbar
- Excel-Export der Organisationsliste
- Lieferanten-Bewertung über Kosten, Qualität, Zeit, NDA, AGB
- Standardprojekt und Service-Hinweise pro Organisation
Sicherheit und Compliance
- Need-to-know-Berechtigung pro Organisation und Kontakt
- Hosting in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main
- Verarbeitung ausschließlich in der EU, AVV als Standard
- DSGVO-konform, mit Löschfristen für inaktive Kontakte
- Single Sign-On über Microsoft Entra
- Externer Zugang für Kunden, ohne volle Lizenz
Teil des CRM
Die Kontaktverwaltung ist der Stamm, an dem das ganze CRM hängt.
Organisation, Person und Vorgang sind die drei Datenarten, aus denen sich alles Weitere zusammensetzt: die Kundenakte, die Wiedervorlagen, die Vertriebs-Sicht und die Auswertungen. Wer die Kontaktverwaltung pflegt, legt das Fundament für jeden anderen Bereich im CRM.
Zur CRM-SoftwareAnwendungsfälle
Was direkt auf der Kontaktverwaltung aufbaut.
Fünf Bereiche aus dem CRM, die denselben Kontaktstamm nutzen.
Digitale Kundenakte
Alle Dokumente, Vorgänge und Projekte pro Kunde als Akte.
Mehr erfahrenKey Account Management
Strategische Großkunden mit Key-Account-Manager, Vertreter und VIPs.
Mehr erfahrenKampagnenmanagement
Mail, Serienbrief und Adressetiketten aus der Kontaktliste heraus.
Mehr erfahrenLead-Management
Aus offenen Vorgängen werden Wiedervorlagen, Anfrage, Bedarf, Angebot.
Mehr erfahrenVertriebscontrolling
Kundenanalyse, CRM-Analyse und Vertriebschancen pro Phase.
Mehr erfahrenCRM-Software
Die Übersicht über das integrierte CRM von teamspace.
Mehr erfahrenWas eine Kontaktverwaltung ausmacht
Ein Kontaktstamm, der auch beim Personalwechsel bleibt.
Eine Kontaktverwaltung führt Organisationen, Personen und ihre Vorgänge an einer Stelle. Sie ist mehr als ein Adressbuch: das Ziel ist ein gemeinsamer Bestand, von dem Buchhaltung, Vertrieb, Service und Projektarbeit dieselben Daten lesen, statt sie in parallelen Listen zu pflegen.
Spürbar wird der Bedarf, sobald mehrere Personen denselben Bestand pflegen und eine Adressänderung nicht mehr an vier Stellen nachgezogen werden soll. Bei wachsenden Dienstleistern kippt das oft zwischen 5 und 15 Mitarbeitenden, wenn Kontakte im Postfach liegen, Verträge im Ordner und das Wissen mit der Person das Haus verlässt.
teamspace führt die Organisation als gemeinsames Fundament, das von Stundenerfassung, Auftrag, Rechnung, Mahnwesen, CRM und HR genutzt wird. Eine Änderung ist sofort überall sichtbar, ohne CSV-Brücke und ohne Synchronisations-Skript. Das gesamte Team greift im Browser darauf zu, auch im Außendienst und im Home Office.
Verwandte Module
Drei Bereiche lesen aus demselben Kontaktstamm.
Wer einen Kontakt pflegt, versorgt damit auch die Module, die am Kunden hängen.
Rechnungssoftware
Angebote und Rechnungen ziehen Adresse und Konditionen aus der Organisation.
- Adresse und Zahlungsbedingungen aus den Stammdaten
- Offene Posten und Mahnstufen pro Kunde
- Abweichende Rechnungsadresse, wo nötig
Projektmanagement
Aus dem Auftrag wird das Projekt, an derselben Organisation.
- Standardprojekt pro Organisation
- Projekthistorie in der Kundenakte
- Team und Budget am Mandat
Service Desk
Anfragen eines Kunden laufen als Tickets, mit SLA und Standardprojekt am Kontakt.
- Tickets aus Mail und Telefon am Kontakt
- Hinterlegtes SLA pro Organisation
- Standardprojekt für Zeitbuchungen
Erstgespräch
Sprechen wir über Ihren Kontaktstamm.
In 15 bis 30 Minuten gehen wir Ihre Mandantsstruktur, die Berechtigungs-Logik und die Outlook-Anbindung durch. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, womit teamspace Ihnen sofort hilft.
Kontaktverwaltung als gemeinsames Fundament
Die Kontaktverwaltung ist das Fundament einer Dienstleistungsorganisation. Wer Mandate in Excel führt, kennt das Problem: Adressen leben in der Buchhaltung, Kontakte im Postfach, Verträge im Ordner, Stundensätze im Erfassungs-Tool. Eine Adressänderung muss an vier Stellen nachgezogen werden, sonst entstehen Widersprüche.
teamspace führt die Organisation einmal, genutzt von Stundenerfassung, Auftrag, Rechnung, Mahnwesen, CRM und HR. Eine Änderung ist sofort überall sichtbar, ohne CSV-Brücke und ohne Synchronisations-Skript.
Cloud-Zugriff im Außendienst und Home Office
Das gesamte Team greift im Browser auf die Kontakte zu, besonders praktisch im Home Office und im Außendienst. Einzelne Kontakte lassen sich über den externen Zugang teilen, ohne dass jemand eine volle Lizenz braucht.
Personen und Organisationen
Sowohl Personen als auch Organisationen lassen sich als Kontakt anlegen. Tochtergesellschaften und Abteilungen innerhalb einer Organisation bildet die Mutterorganisation ab. Besondere Kontakte, etwa der Datenschutzbeauftragte oder ein VIP-Einkäufer, bekommen eine Markierung, damit sie im Team schnell sichtbar bleiben.
Passt das zu Ihren Anforderungen?
Sie überlegen, ob teamspace Ihre Kontaktverwaltung zusammenführen kann? Im 15- bis 30-minütigen Termin gehen wir Ihre Mandantsstruktur, die Berechtigungs-Logik und die Outlook-Anbindung durch.
Häufige Fragen zur Kontaktverwaltung
Können wir Konzern-Strukturen abbilden?
Ja. Über die Mutterorganisation bekommt eine Organisation eine übergeordnete Organisation zugewiesen, sodass Holding-, Tochter- und Abteilungsstrukturen als Baum sichtbar werden. Die Aktivitäten der Kontakte einer Tochter sind auch auf der Ebene der Mutterorganisation sichtbar.
Wie regelt teamspace, wer welche Kontaktdaten sieht?
Nach dem Need-to-know-Prinzip. Pro Rolle und pro Organisation ist festgelegt, welche Daten sichtbar oder bearbeitbar sind. Für sensible Mandate lässt sich der Zugriff auf das zuständige Account-Team beschränken. Die Verarbeitung findet ausschließlich in der EU statt, gehostet in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main.
Können wir Dateien wie Verträge oder NDAs am Kontakt ablegen?
Ja. Jede Organisation und jeder Kontakt hat eine eigene Dateiablage, in die sich Dokumente per Drag and Drop legen lassen. Für Lieferanten lässt sich zusätzlich festhalten, ob ein NDA oder die AGB unterschrieben vorliegen.
Wie hängt die Kontaktverwaltung mit Stunden und Rechnung zusammen?
Pro Organisation sind Konditionen wie vereinbarte Stundensätze und Zahlungsziele hinterlegt. Angebote, Stunden und Rechnungen laufen mit der richtigen Logik: Wer für Kunde A einen anderen Stundensatz vereinbart hat als für Kunde B, bekommt das automatisch in der Abrechnung.
Funktioniert die Synchronisation mit Outlook?
Ja. Kontakte gleichen sich mit Outlook, Mac und Smartphone ab und werden nur einmal gepflegt. Eingehende Mails werden anhand der Mail-Adresse dem richtigen CRM-Kontakt zugeordnet und erscheinen in dessen Zeitleiste.
Können externe Personen auf Teile der Kontaktdaten zugreifen?
Ja. Ausgewählte Kunden-Kontakte bekommen einen externen Zugang. Standardmäßig sehen sie nur ihre eigenen Tickets, Projektvorgänge und Dateien; konfigurierbar ist auch eine Sicht auf alle Daten ihrer Organisation. Eine volle Lizenz brauchen sie dafür nicht.
Wo werden die Kontaktdaten gespeichert?
In einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, mit Verarbeitung ausschließlich in der EU. Vertragspartner ist die 5 POINT AG mit Sitz in Darmstadt, eine deutsche Aktiengesellschaft. DSGVO-konform, mit Auftragsverarbeitungs-Vertrag.