Projektmanagement: ein Vorhaben mit Anfang, Ende und einer Person, die geradesteht
Nicht alles, was die Firma tut, ist ein Projekt, und nicht jedes Projekt braucht Projektmanagement. Hier steht, woran man ein Projekt erkennt, was Projektmanagement dann leistet und wer dabei wofür zuständig ist.
7 Minuten Lesezeit Stand:
Kurz erklärt
Was ist Projektmanagement?
Projektmanagement ist das Planen, Steuern und Abschließen eines Projekts, also eines einmaligen Vorhabens mit festem Ziel, begrenzter Zeit und begrenztem Budget. Es sorgt dafür, dass Umfang, Termin und Kosten zusammenpassen und dass jemand für das Ergebnis geradesteht.
- 3 Stellschrauben
- Umfang, Termin und Kosten, die sich gegenseitig beeinflussen
- 1 Verantwortlicher
- für das Ergebnis, meist die Projektleitung
- 1 Ende
- hat jedes Projekt, sonst ist es Tagesgeschäft
Erst die Frage, was ein Projekt ist
Projekt oder Tagesgeschäft?
Entscheidend ist nicht die Größe, sondern ob es etwas Einmaliges mit einem Ende ist. Das monatliche Rechnungsschreiben wiederholt sich, es ist ein Prozess. Die Einführung einer neuen Buchhaltungssoftware passiert einmal, sie ist ein Projekt.
Das ist ein Projekt
- Einmalig: So etwas hat die Firma noch nicht gemacht oder nicht in dieser Form
- Befristet: Es gibt einen Start und einen Termin, an dem es fertig sein soll
- Mit Ziel: Am Ende steht ein Ergebnis, das man abnehmen kann
- Mit begrenzten Mitteln: Zeit, Geld und Leute sind festgelegt
Das ist Tagesgeschäft
Auch wichtig, aber anders zu steuern.
- Wiederholt sich: Rechnungen schreiben, Tickets bearbeiten, Zeiten prüfen
- Läuft ohne festes Ende weiter
- Hat Abläufe, die man verbessert, aber nicht plant wie ein Vorhaben
3
Stellschrauben: Umfang, Termin, Kosten
Was Projektmanagement ausbalanciert
Wer an einer dreht, verschiebt die anderen
Die Weber GmbH möchte das neue Kundenportal drei Wochen früher haben. Das geht, aber nicht umsonst. Entweder streicht man Funktionen (Umfang), oder man setzt mehr Leute ein (Kosten), oder beides. Drei Wochen früher bei gleichem Umfang und gleichem Budget geht nur, wenn der alte Plan Luft hatte.
Projektmanagement macht diese Abhängigkeit sichtbar, bevor jemand zusagt. Die Aufgabe der Projektleitung ist nicht, alle Wünsche zu erfüllen, sondern zu sagen, was sie kosten. Wie sich der Umfang sauber begrenzen lässt, steht unter Scope im Projekt.
Wer macht was
Die Rollen im Projekt
In kleinen Projekten sind mehrere Rollen in einer Person vereint. Entscheidend ist, dass jede Aufgabe einen Verantwortlichen hat.
| Rolle | Was sie tut | Beispiel |
|---|---|---|
| Auftraggeber | Gibt Ziel und Budget vor, entscheidet bei Zielkonflikten, nimmt das Ergebnis ab | Geschäftsführung der Weber GmbH |
| Projektleitung | Plant, steuert, hält den Kontakt zu allen, ist für das Ergebnis verantwortlich | Projektleiterin bei der Müller Consulting GmbH |
| Projektteam | Erledigt die Arbeitspakete | Beraterinnen, Entwickler, Sachbearbeiter |
| Beteiligte und Betroffene | Haben Interesse am Projekt oder sind von ihm betroffen | Fachabteilung, Anwender, Betriebsrat |
Projektleiter und Projektmanager werden unterschiedlich abgegrenzt. In vielen Firmen sind beide dieselbe Person. Wie Sie Beteiligte systematisch erfassen, steht unter Stakeholderanalyse.
Wie man vorgeht
Klassisch, agil oder hybrid
Es gibt nicht die eine richtige Methode. Die Wahl hängt davon ab, wie genau Sie am Anfang schon wissen, was am Ende herauskommen soll.
Klassisch
Erst planen, dann umsetzen, Phase für Phase. Passt, wenn Ergebnis und Weg feststehen, etwa bei einem Umbau. Mehr unter Projektphasen und Wasserfallmodell.
Agil
In kurzen Runden arbeiten, das Ergebnis zeigen, nachsteuern. Passt, wenn sich Anforderungen unterwegs klären. Mehr unter agiles Projektmanagement.
Hybrid
Ein klassischer Rahmen mit Terminen und Budget, darin wird agil gearbeitet. Das ist in der Praxis häufig, weil Auftraggeber feste Rahmen wollen und Teams Spielraum brauchen. Mehr unter hybrides Projektmanagement.
In teamspace
Projekte planen, steuern und abrechnen an einer Stelle
In teamspace gehört das Projektmanagement zur Edition office.
- Struktur: Hauptprojekt, Teilprojekt und Arbeitspaket, dazu Phasen und Meilensteine. Sie nutzen nur so viele Ebenen, wie der Fall braucht.
- Zuständigkeit: Bearbeiter und Verantwortliche sind je Teilprojekt zugeordnet, mit Haupt- und Nebenrollen.
- Soll und Ist: Der Soll-Ist-Vergleich läuft tagesaktuell mit Zeiten, Kosten und Einnahmen.
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Häufige Fragen
Was ist ein Projekt im Sinne des Projektmanagements?
Was macht ein Projektmanager?
Was ist der Unterschied zwischen Projektmanager und Projektleiter?
Wann braucht man Projektmanagement?
In welche Abschnitte teilt man ein Projekt ein?
Welche Methoden gibt es im Projektmanagement?
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