Scope im Projekt: was dazugehört, was nicht und was bei Zusatzwünschen hilft
Selten scheitert ein Projekt an einem großen Fehler. Häufiger wächst es in lauter kleinen Gefälligkeiten über das Budget hinaus. Ein sauber abgegrenzter Umfang ist das beste Mittel dagegen.
6 Minuten Lesezeit Stand:
Kurz erklärt
Was ist der Scope eines Projekts?
Der Scope, auf Deutsch Projektumfang oder Leistungsumfang, beschreibt, welche Leistungen und Ergebnisse zu einem Projekt gehören und welche nicht. Er bildet zusammen mit Terminen und Budget den Rahmen des Projekts. Wächst der Umfang, ohne dass Zeit und Budget mitwachsen, spricht man von Scope Creep.
- In Scope
- was vereinbart und im Preis enthalten ist
- Out of Scope
- was ausdrücklich nicht dazugehört
- Scope Creep
- schleichender Mehraufwand durch Zusatzwünsche
Warum es so wichtig ist
Zwei Sätze im Angebot, zwei ganz verschiedene Projekte
So entsteht später Streit
„Einführung eines neuen Abrechnungsprozesses.“
- Der Kunde denkt, die Software sei inbegriffen
- Der Berater denkt das Gegenteil
- Das fällt meist erst in der Mitte des Projekts auf
So ist es klar
„Prozessbeschreibung für die Standorte Kassel und Fulda, zwei Workshops, Schulung von bis zu zehn Personen. Nicht enthalten: die technische Umsetzung in der Software.“
- Menge und Ergebnis lassen sich abnehmen
- Die Diskussion über die Software gibt es gar nicht erst
Ein Beispiel
So sieht die Abgrenzung im Angebot aus
Eine eigene Liste „Nicht enthalten“ ist oft der wertvollste Absatz eines Angebots. Schreiben Sie dort auf, was der Kunde vermuten könnte.
| Bereich | Enthalten | Nicht enthalten |
|---|---|---|
| Konzept | Prozessbeschreibung für zwei Standorte, zwei Korrekturschleifen | Weitere Standorte, Übersetzung |
| Workshops | Zwei halbtägige Termine in Kassel | Zusätzliche Termine, Reisekosten nach Aufwand |
| Schulung | Eine Schulung für bis zu zehn Personen | Einzelschulungen, Schulungsvideos |
| Technik | Anforderungen an die Software | Einrichtung und Programmierung |
So grenzen Sie ab
Vier Grundregeln
Ergebnisse beschreiben, nicht Tätigkeiten
„Abgestimmtes Konzept als Dokument“ lässt sich abnehmen. „Beratung zum Konzept“ nicht.
Mengen nennen
Zwei Workshops, drei Standorte, zwei Korrekturschleifen. Zahlen sind das beste Mittel gegen spätere Missverständnisse.
Das Ausgeschlossene aufschreiben
Reisekosten, Übersetzungen, Datenübernahme, Support nach dem Projektende: Alles, was der Kunde vermuten könnte, gehört auf die Liste.
Annahmen festhalten
„Der Kunde stellt die Daten bis zum 15. März bereit.“ Wenn das nicht klappt, ist klar, warum sich der Termin verschiebt.
Begriffe
Projektumfang, Produktumfang und magisches Dreieck
Oft werden zwei Dinge unterschieden: Der Produktumfang beschreibt, was am Ende geliefert wird. Der Projektumfang beschreibt die Arbeit, die dafür nötig ist, also auch Abstimmung und Projektleitung. Gerade diese zweite Hälfte wird im Angebot gern vergessen.
Der Umfang hängt außerdem mit Zeit und Kosten zusammen, das ist das sogenannte magische Dreieck: Wenn der Umfang wächst, muss sich mindestens eine der beiden anderen Seiten bewegen. Wer das sagt, bevor er Ja zu einem Zusatzwunsch sagt, hat die Diskussion schon halb gewonnen.
Bei agilen Projekten ist der Umfang bewusst offener: Zeit und Budget stehen fest, und was hineinpasst, wird laufend entschieden. Abgrenzen muss man trotzdem, nur eben Sprint für Sprint.
Wenn der Kunde „nur noch schnell“ etwas möchte
Ein einfacher Ablauf für Änderungen
Zusatzwünsche sind normal und oft sogar sinnvoll. Schwierig wird es nur, wenn sie niemand als solche erkennt.
Festhalten
Der Wunsch wird aufgeschrieben, auch wenn er am Telefon kam.
Einschätzen
Wie viele Stunden kostet das? Verschiebt sich ein Termin?
Entscheiden lassen
Der Kunde bekommt zwei Sätze per Mail: „Das kostet zusätzlich acht Stunden, die Abnahme verschiebt sich um eine Woche. Sollen wir?“
Nachziehen
Auftrag und Plan werden angepasst, damit Budget und Ist-Stunden wieder zusammenpassen.
Festpreis oder Aufwand
Der Vertrag entscheidet mit
Beim Werkvertrag schulden Sie ein bestimmtes Ergebnis (§ 631 BGB), und beim Festpreis gehen Mehrstunden auf Ihre Kosten. Beim Dienstvertrag schulden Sie die vereinbarte Tätigkeit (§ 611 BGB), wie es bei Beratung nach Aufwand häufig der Fall ist. Dort ist weniger der Umfang das Risiko als ein Budget, das unbemerkt aufgebraucht wird.
Regeln Sie im Vertrag, wie Änderungen beauftragt werden. Welcher Vertragstyp vorliegt, richtet sich nach dem tatsächlich Vereinbarten und nicht nach der Überschrift.
In teamspace
Mehraufwand sehen, bevor er in der Nachkalkulation auftaucht
In teamspace kennt jede verrechenbare Zeitbuchung ihre voraussichtliche Einnahme. Ein Aufwandsbudget lässt sich so schon vor der Rechnung als verbraucht ablesen.
- Im Angebot: optionale und alternative Positionen, die der Kunde dazunehmen kann.
- Warnstufen: Hinweis, Warnung und kritische Warnung mit eigenen Schwellwerten.
- Bei Änderungen: Wird der Auftrag von zehn auf zwölf Stunden erweitert, übernehmen Sie das ins Projekt, der ursprüngliche Wert bleibt als Basiswert erhalten.
Noch kein System im Einsatz?
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Häufige Fragen
Was bedeutet Scope auf Deutsch?
Was ist Scope Creep?
Was ist der Unterschied zwischen Scope und Lastenheft?
Wie gehe ich mit Zusatzwünschen eines Kunden um?
Was ist der Unterschied zwischen Festpreis und Aufwand beim Scope?
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