Proforma-Rechnung: sieht aus wie eine Rechnung, soll aber keine sein

Beim Warenversand ins Ausland gehört sie zum Alltag. Dienstleister kommen meist nur in Berührung, wenn ein Kunde vorab „mal eine Proforma“ möchte. Oft ist dann ein anderes Dokument besser, und mit der Umsatzsteuer auf einer Proforma können Sie sich richtig Ärger einhandeln.

5 Minuten Lesezeit Stand: 30. Oktober 2026

Kurz erklärt

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument im Aufbau einer Rechnung, das über keine Leistung abrechnet und nicht zur Zahlung auffordert. Gebraucht wird sie vor allem beim Zoll: Haben Waren keinen Handelswert, etwa Muster oder Schenkungen, belegt sie deren tatsächlichen Wert. Ob ein Dokument wirklich keine Rechnung ist, entscheidet aber nicht der Titel, sondern der Inhalt (§ 14 Abs. 1 UStG).

Zoll
der häufigste Einsatz, bei Waren ohne Handelswert: Keine Zahlung
sie fordert nichts ein, ausgewiesen wird nur ein Wert: § 14 Abs. 1
UStG: Wie das Dokument heißt, spielt keine Rolle

Wofür sie gut ist

Wann eine Proforma-Rechnung gebraucht wird

Kostenlose Muster

Die Ware geht ins Ausland, gezahlt wird nichts. Der Zoll will trotzdem den Wert wissen.

Messegut, Leihgeräte

Was nur vorübergehend ausgeführt wird und nicht verkauft werden soll.

Ersatzteile auf Garantie

Kostenlose Lieferungen, die für den Empfänger trotzdem einen Wert haben.

Schenkungen

Ausdrücklich beim Zoll genannt: Auch hier belegt die Proforma den tatsächlichen Wert.

Akkreditiv, Devisen, Importlizenz

Hier dient sie als Angebot, mit dem der Kunde bei seiner Bank oder Behörde etwas beantragt.

Budget beim Kunden

Der Einkauf braucht vorab ein Papier mit Betrag. Das kommt auch bei Dienstleistern vor, und hier passt oft ein Angebot besser.

Was ist was

Proforma, Angebot, Abschlagsrechnung, Rechnung

Dokument	Wofür	Zahlung?	Vorsteuer für den Kunden?
Proforma-Rechnung	Wertangabe für Zoll oder Vorab-Information	Nein	Nein
Angebot	Preis und Leistung vorab, bindend nach Ihren Bedingungen	Nein	Nein
Auftragsbestätigung	Hält fest, was vereinbart wurde	Nein	Nein
Abschlags- oder Anzahlungsrechnung	Geld vor oder während der Leistung	Ja	Ja, wenn Rechnung und Zahlung vorliegen
Rechnung	Abrechnung der Leistung	Ja	Ja, bei ordnungsgemäßer Rechnung

Wollen Sie wirklich Geld vor der Leistung, ist die Anzahlungsrechnung der richtige Weg, nicht die Proforma. Dafür gelten die Regeln zur Rechnung sinngemäß (§ 14 Abs. 5 UStG), und Ihr Kunde zieht die Vorsteuer, sobald Rechnung und Zahlung vorliegen (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG).

§ 14

Abs. 1 UStG: Die Bezeichnung zählt nicht

Die Falle

Der Titel „Proforma“ schützt Sie nicht

Rechnung ist nach dem Gesetz jedes Dokument, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie es im Geschäftsverkehr heißt. Schreiben Sie „Proforma“ drüber und dazu Umsatzsteuer, Zahlungsfrist und Bankverbindung, sieht das Papier sehr nach Rechnung aus.

Gefährlich wird das bei der Steuer: Wer in einer Rechnung Steuer ausweist, ohne dazu berechtigt zu sein, schuldet sie (§ 14c Abs. 2 UStG). Das kann auch eine Abrechnung über eine Leistung sein, die nie ausgeführt wird. Lassen Sie deshalb auf einer Proforma die Umsatzsteuer weg und schreiben Sie klar dazu, dass keine Zahlung fällig ist.

Ein Beispiel

Die Weber GmbH schickt Schulungsordner in die Schweiz

Für eine Schulung bei einem Kunden in Zürich gehen 20 Ordner auf den Weg, berechnet wird dafür nichts. Eine gesetzliche Liste für Proforma-Rechnungen haben wir nicht gefunden. Das hier sind die üblichen Angaben, und der Beispielwert ist erfunden.

Angabe	Im Beispiel	Hinweis
Bezeichnung	Proforma-Rechnung	Deutlich sichtbar, damit niemand sie bucht
Absender und Empfänger	Weber GmbH, Kunde in Zürich	Vollständig, wie auf einer Exportrechnung
Nummer und Datum	PF-2026-017, 30.11.2026	Eine eigene Reihe, nicht die der Rechnungen
Ware	20 Schulungsordner, Gewicht und Warentarifnummer	So genau, dass der Zoll einordnen kann, was es ist
Wert	240,00 €	Der tatsächliche Wert. Keine Nullrechnung, darauf weist auch die IHK hin
Vermerk	„Keine Zahlung fällig. Wert nur für Zollzwecke.“	Sagt in einem Satz, wozu das Papier da ist

Kurz zusammengefasst

So machen Sie es richtig

Gehört drauf

Das Wort „Proforma“ gut lesbar in der Überschrift
Der tatsächliche Wert, auch wenn Sie nichts berechnen
Der Satz, dass keine Zahlung fällig ist

Gehört nicht drauf

Ausgewiesene Umsatzsteuer
Zahlungsziel, Skonto oder Mahnhinweis
Eine Nummer aus Ihrem Rechnungskreis, das verwirrt bei der Prüfung

In teamspace

Vorab ein Papier mit Betrag, ohne Rechnung zu sein

Wo der Kunde vorab einen Beleg braucht, schicken Sie aus teamspace meist ein Angebot. Wird daraus ein Auftrag, übernimmt der die Positionen, und Geld vor der Leistung regelt der Zahlungsplan.

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Häufige Fragen

Ist eine Proforma-Rechnung rechtsgültig?

Als Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn soll sie gerade nicht gelten. Gültig ist sie als das, was sie ist: ein Beleg über den Wert einer Ware oder eine Vorabinformation. Rechnet sie in Wahrheit über eine Leistung ab, zählt das Dokument nach § 14 Abs. 1 UStG als Rechnung, egal wie es heißt.

Muss ich eine Proforma-Rechnung bezahlen?

Nein. Sie ist keine Zahlungsaufforderung. Fordert ein Lieferant auf einer Proforma Geld an, fragen Sie nach einer Anzahlungsrechnung, denn nur aus der können Sie Vorsteuer ziehen.

Darf auf einer Proforma-Rechnung Umsatzsteuer stehen?

Besser nicht. Wird Steuer ausgewiesen, ohne dass dazu eine Berechtigung besteht, kann sie geschuldet werden (§ 14c Abs. 2 UStG). Wenn Sie einen Betrag brauchen, nennen Sie den Wert ohne Steuerausweis.

Kann ich aus einer Proforma-Rechnung Vorsteuer ziehen?

Nein. Der Vorsteuerabzug setzt eine nach §§ 14 und 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus. Eine Proforma, die über nichts abrechnet, ist das nicht.

Gibt es Proforma-Rechnungen auch für Dienstleistungen?

Möglich ist das, ein Muster für Zollzwecke gibt es dort aber nicht, weil keine Ware über die Grenze geht. Meist hilft ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung besser. Für Geld vorab ist die Abschlags- oder Anzahlungsrechnung gedacht.

Wie lange muss ich eine Proforma-Rechnung aufbewahren?

Eine eigene Frist dafür nennt das Gesetz nicht. Als Geschäftsbrief gelten in der Regel sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO), Buchungsbelege acht Jahre. Am besten legen Sie das mit Ihrer Steuerberatung fest, denn Zollunterlagen können eigenen Regeln folgen.

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