Rechnungsnummer: fortlaufend ja, lückenlos nein
Um kaum eine Pflichtangabe halten sich so viele Mythen. Nein, das Finanzamt verlangt keine Folge ohne Lücke. Ja, jede Nummer darf es nur einmal geben. Dazwischen haben Sie ziemlich viel Freiheit.
5 Minuten Lesezeit Stand:
Kurz erklärt
Was ist eine Rechnungsnummer?
Eine Rechnungsnummer ist die fortlaufende Nummer, mit der der Aussteller eine Rechnung einmalig kennzeichnet. Sie ist nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 Umsatzsteuergesetz eine Pflichtangabe und darf aus einer oder mehreren Zahlenreihen bestehen. Die Finanzverwaltung lässt auch Buchstaben und getrennte Nummernkreise zu, eine lückenlose Abfolge verlangt sie nicht.
- 1 ×
- wird jede Nummer vergeben, das ist die eigentliche Regel
- Lücken
- sind nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht verboten
- 250 €
- bis zu diesem Betrag ist keine Nummer vorgeschrieben, § 33 UStDV
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jede Nummer, ohne Ausnahme
Was das Gesetz will
Fortlaufend heißt nicht lückenlos
Im Gesetz steht „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen“, die einmalig vergeben wird. Der Sinn ist schlicht: Eine Rechnung soll sich nicht mit einer anderen verwechseln lassen.
Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass wird deutlicher: Eine lückenlose Abfolge ist nicht zwingend (Abschnitt 14.5 Abs. 10). Eine Nummer auszulassen ist also kein Fehler an sich. Trotzdem sollten Sie eine Lücke erklären können, wenn in einer Prüfung jemand nachfragt. Ein verworfener Entwurf ist eine gute Erklärung, eine gelöschte Rechnung nicht.
Schema wählen
Welche Nummern gehen und welche nicht
| Schema | Beispiel | Geht das? | Darauf achten |
|---|---|---|---|
| Einfach durchzählen | 1042 | Ja | Am einfachsten, verrät aber grob, wie viele Rechnungen Sie schreiben |
| Jahr und Nummer | 2026-0142 | Ja | Das Jahr macht die Nummer auch beim Neustart im Januar einmalig |
| Standort und Nummer | KS-2026-0031 | Ja | Getrennte Kreise für Filialen oder Betriebsstätten sind ausdrücklich zulässig |
| Kunde und Nummer | 10077-0012 | In der Praxis verbreitet | Im Erlass nicht ausdrücklich genannt, die Nummer muss dem Kreis eindeutig zuzuordnen sein |
| Jedes Jahr wieder ab 1 | 1, 2, 3 | Nein | Ohne Jahr gibt es die Nummer 1 mehrfach |
| Nur das Datum | 30112026 | Nein | Spätestens die zweite Rechnung am selben Tag hat dieselbe Nummer |
Das Gesetz spricht nur von Zahlenreihen. Dass auch Buchstaben und Nummernkreise gehen, ist die Auffassung der Finanzverwaltung (Abschnitt 14.5 Abs. 10 und 11).
Ein November bei der Müller Consulting GmbH
So sieht eine Nummernfolge mit Storno und Lücke aus
Das Beispiel ist erfunden. Es zeigt, wie die Nummern im Alltag zusammenspielen, und zwar auch dann, wenn etwas schiefgeht.
| Nummer | Beleg | Bemerkung |
|---|---|---|
| 2026-0141 | Rechnung an die Bauer KG | Der Normalfall |
| 2026-0142 | Rechnung an die Weber GmbH | Enthält zwei Stunden zu viel |
| 2026-0143 | Stornorechnung | Nennt die 2026-0142 als aufgehobene Rechnung |
| 2026-0144 | Neue Rechnung an die Weber GmbH | Mit den richtigen Stunden |
| 2026-0145 | 1. Abschlagsrechnung an die Bauer KG | Abschläge bekommen eigene Nummern |
| 2026-0147 | Rechnung an die Weber GmbH | Die 0146 war ein Entwurf und ging nie raus, das sollte sich nachvollziehen lassen |
Für das Korrekturdokument selbst verlangt die Verwaltung keine neue Nummer (Abschnitt 14.11 Abs. 1), wichtig ist der Bezug auf die ursprüngliche Rechnung. Viele vergeben trotzdem eine, das hält die Ablage übersichtlich. Mehr dazu unter Stornorechnung.
Sonderfälle
Wer anders nummeriert oder gar nicht
Kleinbetragsrechnung
Bis 250 Euro brutto gehört die Nummer nicht zu den Mindestangaben (§ 33 UStDV).
Kleinunternehmer
Auch in der Liste von § 34a UStDV steht keine Rechnungsnummer. Für die eigene Ordnung lohnt sie sich trotzdem, und viele Kunden fragen danach.
Laufende Verträge
Dient ein Vertrag als Rechnung, etwa bei einer Miete, genügt eine einmalige Nummer im Vertrag, zum Beispiel die Mieter- oder Objektnummer. Die Zahlungsbelege brauchen dann keine eigene (Abschnitt 14.5 Abs. 12).
Gutschrift
Hier vergibt der Aussteller die Nummer, also der Leistungsempfänger (Abschnitt 14.5 Abs. 13). Mehr unter Gutschrift.
Abschläge
Jede Abschlagsrechnung ist eine Rechnung und bekommt eine eigene Nummer.
Eingangsrechnungen
Sie prüfen die Nummer Ihres Lieferanten nur. Eine fehlende Nummer ist Ihr Thema, weil der Vorsteuerabzug an der ordnungsgemäßen Rechnung hängt (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG).
Wenn es passiert ist
Was bei Fehlern zu tun ist und was nicht
Das hilft
- Doppelte oder fehlende Nummer: Berichtigen Sie mit einem Dokument, das sich eindeutig auf die Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV).
- Neues Schema: Führen Sie es am besten zum Jahreswechsel ein und notieren Sie, ab wann es gilt. Auch das ist eine Empfehlung, keine Vorschrift.
- Ablage: Rechnungen acht Jahre aufbewahren, die Frist beginnt zum Jahresende (§ 14b UStG).
Das sollten Sie lassen
- Rechnung löschen und Nummer neu vergeben: Eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO).
- Nummern in kopierten Dateien pflegen: So entstehen die meisten Dubletten, sobald zwei Leute Rechnungen schreiben.
In teamspace
Wenn die Rechnung nicht in einer Dateikopie entsteht
In teamspace entstehen Rechnungen aus dem Auftrag. Alle Belege sammeln sich im Belegüberblick, gefiltert nach Status, und jede Rechnung hat ihre eigene Historie.
- Nummer erst beim Validieren: Eine Rechnung bekommt ihre Nummer aus dem Nummernkreis erst, wenn sie validiert ist. Was noch nicht validiert ist, belegt keine Nummer.
- Eigene Nummernkreise: Jede Niederlassung kann mit eigenem Nummernkreis abrechnen.
- Sauber korrigieren: vollständiger Storno oder Rechnungskorrektur als eigener Belegtyp.
- Nichts verschwindet: Im aktivierten GoBD-Modus lassen sich Rechnungen, Stornos und freigegebene Belege nicht mehr löschen. Aktiviert wird er durch 5 POINT.
Noch kein System im Einsatz?
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Häufige Fragen
Muss eine Rechnungsnummer fortlaufend sein?
Sind Lücken in der Rechnungsnummer erlaubt?
Darf eine Rechnungsnummer Buchstaben enthalten?
Kann ich die Rechnungsnummer jedes Jahr neu beginnen?
Brauchen Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer?
Was passiert bei einer doppelten Rechnungsnummer?
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Rechnungen, die nicht aus Dateikopien entstehen?
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