PMO: wenn Projekte nicht mehr jeder auf seine Art führt
Ab einer gewissen Zahl gleichzeitiger Projekte fehlt der Überblick, und jeder Projektleiter pflegt seine eigene Tabelle. Hier steht, was ein PMO leistet, welche Arten es gibt und wann es überdimensioniert ist.
5 Minuten Lesezeit Stand:
Kurz erklärt
Was ist ein PMO?
Ein PMO (Project Management Office) ist eine zentrale Stelle im Unternehmen, die Projektmanagement unterstützt, vereinheitlicht und überwacht. Sie führt selbst keine Projekte, sondern stellt Vorlagen, Regeln und einen Überblick über alle laufenden Projekte bereit. Je nach Reifegrad berät sie nur oder greift auch steuernd ein.
- 3 Arten
- unterstützend, kontrollierend, steuernd
- Keine Projektleitung
- das PMO ordnet den Rahmen, die Projekte führen andere
- Nicht für jeden
- wenige Projekte brauchen eher eine Rolle als eine Abteilung
Aufgaben
Was ein PMO konkret macht
Regeln und Vorlagen
Es legt fest, wie ein Projekt gestartet, berichtet und abgeschlossen wird, und stellt dafür Vorlagen bereit.
Überblick
Es führt zusammen, wo welches Projekt steht, damit die Geschäftsführung nicht bei jedem Projektleiter einzeln nachfragen muss.
Ressourcen abstimmen
Es erkennt, wenn dieselbe Person in drei Projekten gleichzeitig fest eingeplant ist.
Unterstützen
Es hilft Projektleitern, die zum ersten Mal ein größeres Projekt führen, und schult in den Methoden.
Berichten
Es bereitet Zahlen für die Leitung auf, in einer Form, die jedes Projekt gleich liefert.
Lernen sichern
Es sammelt Erkenntnisse aus abgeschlossenen Projekten, etwa aus den Lessons Learned, und gibt sie weiter.
Arten
Wie weit darf ein PMO eingreifen?
Gängig ist die Einteilung nach dem Grad der Einflussnahme. Wie viel davon Sie brauchen, hängt davon ab, wie einheitlich Ihre Projekte heute schon laufen.
| Art | Was es tut | Passt, wenn |
|---|---|---|
| Unterstützend | Berät, stellt Vorlagen und Beispiele bereit | Projektleiter sind erfahren, es fehlt nur ein gemeinsamer Standard |
| Kontrollierend | Prüft, ob Vorgaben eingehalten werden, und berichtet | Die Leitung will wissen, was läuft, und es gibt schon Regeln |
| Steuernd | Führt Projekte oder Teile davon selbst und entscheidet mit | Projekte sind kritisch, und es fehlt bislang jede Linie |
Mehrere Projekte als Bündel nennt man Programm, die Gesamtheit aller Vorhaben Portfolio. Wenn Ihr PMO auch das im Blick hat, sprechen manche von Portfolio-Office. Mehr dazu auf der Seite zur Projektportfolio-Software.
Ein Beispiel
Müller Consulting GmbH: vier Projektleiter, vier Berichte
Die Müller Consulting GmbH hat zwölf laufende Projekte bei vier Projektleitern. Jeder berichtet monatlich, aber in einem anderen Format. Die Geschäftsführung braucht zwei Tage, um daraus ein Bild zu machen.
Ein Kollege übernimmt die Rolle des PMO, zwei Tage pro Woche. Er legt ein Berichtsformat fest und einen Rhythmus. Danach liest die Geschäftsführung eine Seite statt vier.
| Vorher | Nachher |
|---|---|
| Vier Berichtsformate | Ein Format für alle Projekte |
| Monatlicher Zusammentrag per Hand | Gleicher Stichtag, gleiche Kennzahlen |
| Wer wann frei ist, weiß nur der Projektleiter | Kapazitäten werden zentral abgestimmt |
Ehrlich gesagt
Wann ein PMO zu viel ist
Das spricht dafür
- Mehrere Projekte laufen parallel und konkurrieren um dieselben Leute
- Die Geschäftsführung bekommt Berichte, die man nicht vergleichen kann
- Neue Projektleiter fangen jedes Mal bei null an
Das spricht dagegen
Dann reicht oft eine Person mit einer klar beschriebenen Rolle, nicht eine eigene Abteilung.
- Drei, vier Projekte pro Jahr, alle vom Inhaber selbst geführt
- Das PMO würde vor allem Formulare verteilen, die niemand liest
- Es gibt keinen, der die Rolle ausfüllen kann, ohne anderswo zu fehlen
In teamspace
Wenn alle Projekte in derselben Übersicht liegen
Ein PMO lebt von einem gemeinsamen Blick. In teamspace sehen Sie alle laufenden Projekte mit Status und Fortschritt, geordnet in Verzeichnissen nach Branche, Niederlassung oder Größe.
- Gleicher Aufbau: Projektvorlagen bringen Struktur, Meilensteine und Ressourcen mit.
- Einheitliche Berichte: Projektberichte und Arbeitsaufträge haben eigene Layouts, neue Dokumente entstehen per Klick.
- Mehr Kapazität im Blick: In der Edition enterprise planen Sie Mitarbeiter über Projekte hinweg ein und sehen die Auslastung pro Person und Woche.
Noch kein System im Einsatz?
Starten Sie mit unserer kostenlosen Vorlage.
Häufige Fragen
Wofür steht die Abkürzung PMO?
Was ist der Unterschied zwischen PMO und Projektleiter?
Braucht ein kleines Unternehmen ein PMO?
Was kostet ein PMO?
Wie misst man den Erfolg eines PMO?
Gibt es ein PMO auch im agilen Umfeld?
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