Soll-Ist-Vergleich: sehen, wo der Plan nicht mehr stimmt, solange man noch etwas tun kann
Wer erst bei der Schlussrechnung merkt, dass ein Projekt Geld gekostet hat, hat zu spät hingeschaut. Der Vergleich von Plan und Wirklichkeit ist das einfachste Frühwarnsystem, das es gibt.
5 Minuten Lesezeit Stand:
Kurz erklärt
Was ist ein Soll-Ist-Vergleich?
Ein Soll-Ist-Vergleich stellt geplante Werte (Soll) den tatsächlich eingetretenen Werten (Ist) gegenüber, etwa bei Stunden, Kosten, Terminen oder Einnahmen. Die Differenz heißt Abweichung. Sie zeigt, wo ein Projekt vom Plan abweicht und ob Sie gegensteuern müssen.
- Ist minus Soll
- ein Plus heißt: mehr verbraucht als geplant
- 4 Größen
- Stunden, Kosten, Termine, Einnahmen genügen meist
- Laufend
- nicht erst am Projektende
Begriff
Was verglichen wird und was die Abweichung sagt
Das Soll steht im Plan: im Angebot, in der Kalkulation, im Terminplan. Das Ist kommt aus der Wirklichkeit: aus gebuchten Zeiten, bezahlten Rechnungen und tatsächlichen Terminen. Ihr Unterschied ist die Abweichung. Man spricht auch von Soll-Ist-Analyse oder Abweichungsanalyse.
Wichtig ist die Zeichenregel. Eine Abweichung kann günstig oder ungünstig sein, je nach Größe: Mehr Stunden als geplant sind schlecht, mehr Einnahmen als geplant gut. Legen Sie fest, wie Sie das darstellen, und prüfen Sie es nicht bei jedem Bericht neu.
Ein Beispiel
Ein Beratungsprojekt zum Festpreis
Die Müller Consulting GmbH hat für die Weber GmbH ein Projekt zum Festpreis von 14.400 € angeboten, mit 120 Stunden zu einem internen Kostensatz von 90 €. Nach der Umsetzung sieht der Vergleich so aus.
| Größe | Soll | Ist | Abweichung |
|---|---|---|---|
| Projektzeit | 120 h | 168 h | +48 h (+40 %) |
| Dauer | 12 Wochen | 15 Wochen | +3 Wochen (+25 %) |
| Arbeitskosten | 10.800 € | 15.120 € | +4.320 € |
| Deckungsbeitrag | 3.600 € | −720 € | −4.320 € |
Alle Zahlen sind erfunden. Der Deckungsbeitrag ist hier der Festpreis abzüglich der Arbeitskosten. Er schlägt von einem Plus ins Minus, weil die Einnahmen gleich blieben.
−720 €
statt 3.600 € Deckungsbeitrag
Was daraus folgt
Bei einem Festpreis zahlt das Unternehmen die Mehrstunden
Wären die 48 Stunden nach Aufwand abgerechnet worden, hätte die Weber GmbH sie bezahlt. Beim Festpreis trägt die Müller Consulting GmbH sie selbst.
Die Zahl allein erklärt nichts. Sie sagt nur: Hier lohnt sich ein genauer Blick, bevor Sie das nächste Angebot schreiben.
Vorgehen
Vom Vergleich zur Entscheidung
Vergleichen
Plan und tatsächliche Werte nebeneinanderlegen, am besten immer zum gleichen Stichtag.
Zerlegen
Die Gesamtabweichung in Teile aufteilen: welche Phase, welches Arbeitspaket, welcher Bearbeiter? Erst dort sehen Sie die Ursache.
Erklären
Warum ist es passiert? Zusätzliche Wünsche, falsche Schätzung, Wartezeit auf den Kunden? Die Ursache entscheidet, was Sie tun.
Gegensteuern
Maßnahme mit Namen und Termin festlegen, oder das Soll bewusst anpassen, wenn sich der Auftrag geändert hat.
Schwellen
Ab wann eine Abweichung ein Fall für die Leitung ist
Das können Sie vorab festlegen
- Eine Grenze, ab der der Projektleiter die Leitung informiert
- Eine zweite Grenze, ab der die Leitung eingreift
- Wer die Zahlen zusammenstellt und bis wann
Das geht schief
Ohne vereinbarte Grenzen entscheidet das Bauchgefühl, und das schwankt.
- Die Grenzen werden erst bei Streit festgelegt
- Der Vergleich kommt erst am Monatsende, wenn nichts mehr zu ändern ist
- Das Soll wird still angepasst, bis es zum Ist passt
In teamspace
Wenn Soll und Ist schon nebeneinanderstehen
Der Vergleich hängt davon ab, dass der Plan erhalten bleibt, auch wenn er sich ändert. In teamspace werden Start, Ende, Projektzeiten, Arbeitskosten, Fremdkosten und Einnahmen tagesaktuell gegenübergestellt.
- Basiswerte: Die ursprünglichen Plandaten bleiben erhalten, auch wenn sich der Plan ändert.
- Warnstufen: Hinweis, Warnung und kritische Warnung mit einstellbaren Schwellwerten.
- Earned Value: Plan- und Kostenabweichung sowie Effizienzen, dazu eine Hochrechnung des Projektrests.
Noch kein System im Einsatz?
Starten Sie mit unserer kostenlosen Vorlage.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Soll-Ist-Vergleich und Soll-Ist-Analyse?
Wie berechnet man die Abweichung beim Soll-Ist-Vergleich?
Wie oft sollte man Soll und Ist vergleichen?
Wer ist für den Soll-Ist-Vergleich zuständig?
Was gehört in einen Soll-Ist-Vergleich außer Kosten?
Was tun, wenn das Ist besser ist als das Soll?
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